Alineadores o brackets en la clínica: lo que cambia en registro, agenda y cobro

1. La pregunta que no es de este artículo, y la que sí

«¿Alineadores o brackets?» es una pregunta que el paciente hace en la primera visita y que tiene respuesta clínica. Aquí no se contesta. Se contesta otra, que casi nadie se hace en voz alta: qué le exige a la clínica cada uno de los dos caminos una vez que el ortodoncista ha decidido.

1.1. La indicación es del ortodoncista

Qué aparato lleva cada paciente depende del caso, y lo decide el ortodoncista con su criterio. No es una decisión de gestión ni de precio, aunque el precio pese en lo que el paciente acepta. Lo que sí es de la clínica es organizarse para que los dos caminos se registren, se controlen y se cobren bien.

1.2. Cinco frentes donde los dos caminos no se parecen

Los registros de partida, el lugar donde vive el plan, la forma de los controles, el coste que se adelanta y el tipo de incidencias. En los cinco, una clínica que trata a los pacientes de alineadores con la ficha de los de brackets pierde información o la guarda en el sitio equivocado. El marco de lo que registra cada área dental está en el registro clínico por especialidad dental.

1.3. Las diferencias, de un vistazo

2. Registros iniciales: escaneado y modelos

El estudio de partida es parecido en los dos sistemas: fotografías, radiografías y un registro de las arcadas. Lo que cambia es para qué se usa ese registro de las arcadas y dónde acaba guardado.

2.1. Con alineadores, el escaneado es también un pedido

En un tratamiento con alineadores el escaneado intraoral o la impresión no es solo un registro de estudio: suele ser lo que se envía al proveedor para fabricar la serie. Eso tiene una consecuencia para la historia: el registro que se envió tiene que quedar identificado, con su fecha, porque es el punto de partida de todo lo que el proveedor fabrique después.

2.2. Con brackets, el registro se queda en casa

Con aparatología fija, los modelos o el escaneado sirven para el estudio y para comparar al final, y no salen de la clínica salvo que se pida un aparato a un laboratorio. El riesgo aquí es el contrario: que el registro exista en el escáner y nadie lo ate al caso.

2.3. Dónde vive cada registro

En los dos casos la regla es la misma: cada registro con su fecha y su tipo, atado al caso, y la historia sabiendo dónde está si no está dentro. Un escaneado que solo existe en la plataforma de un proveedor depende de que esa plataforma siga dándote acceso. El detalle, en qué registros iniciales guardar en ortodoncia.

3. El plan: dónde vive y quién lo aprueba

La diferencia menos visible entre los dos sistemas es de dónde sale el plan. Con brackets lo escribe el ortodoncista en la historia. Con alineadores, una parte la propone el proveedor y el ortodoncista la revisa y la aprueba.

3.1. Con alineadores: una propuesta externa que se aprueba

El plan virtual que devuelve el proveedor es una propuesta hasta que el ortodoncista la aprueba. Esa aprobación es un acto clínico con fecha y autor, y la historia tiene que recogerla, junto con la versión del plan que se aprobó. Si mañana hay una discusión sobre el resultado, la pregunta será qué plan se aprobó y cuándo.

3.2. Con brackets: el plan está en la historia

Con aparatología fija, el plan es lo que el ortodoncista escribe en el estudio y ajusta en los controles. No hay una versión externa: hay una historia que tiene que conservar los cambios sin sobrescribirlos, con su fecha y su motivo.

3.3. Refinamientos y cambios de plan

Con alineadores es habitual que la serie inicial no termine el caso y haya que pedir alineadores adicionales. Cada petición es una versión nueva del plan, con su propio escaneado y su propia aprobación. Anotarla como versión nueva, no como continuación, es lo que permite saber después cuántas veces se replanteó el tratamiento y si estaba incluido en el presupuesto.

4. Controles: el sillón frente a las entregas

La forma de las visitas cambia más de lo que parece. Con brackets el paciente viene a que le hagan algo; con alineadores, en buena parte, viene a que le comprueben y le entreguen.

4.1. Brackets: el control se hace en el sillón

Arcos, auxiliares, reposiciones: cada control con brackets modifica lo que el paciente lleva en boca, y el registro tiene que decir qué llevaba al llegar y qué lleva al irse. Qué se anota en cada visita, en qué registrar en cada control de ortodoncia.

4.2. Alineadores: posición en la serie y entregas

Con alineadores, el dato central de cada visita es qué alineador lleva el paciente y cuántos se le entregan. A eso se suman los aditamentos que se reponen, los alineadores perdidos y lo que el paciente declara sobre el uso, anotado como declaración.

Con alineadores, el dato de cada visita es qué alineador lleva y cuántos se le entregan.

4.3. La agenda no es la misma

Frecuencia y duración de las citas cambian entre los dos sistemas, y también el tipo de urgencia. Una agenda que reserva el mismo hueco para todos los controles de ortodoncia se descuadra en cuanto la clínica trabaja con los dos a la vez. Si el caso sabe qué sistema lleva, recepción puede reservar el tiempo que toca.

5. Presupuesto y coste: lo que la clínica paga antes

La diferencia que más se nota en la cuenta de la clínica es cuándo sale el dinero. Con alineadores, una parte importante del coste se paga al proveedor antes de que el paciente haya pagado casi nada.

5.1. Con alineadores, la fabricación se adelanta

Cuando el tratamiento arranca, la clínica ya ha encargado y a menudo pagado la serie. Por eso es habitual pedir al paciente un anticipo atado a ese coste, con lo que se devuelve dicho antes de cobrarlo si el tratamiento no llega a empezar. Cómo se organiza, en el anticipo en los tratamientos dentales.

5.2. Con brackets, el coste es sobre todo sillón

Con aparatología fija, el material pesa menos y el tiempo de sillón más, repartido a lo largo del tratamiento. El riesgo financiero de un abandono temprano es menor para la clínica, y el cobro fraccionado encaja mejor con el ritmo del coste.

5.3. Qué incluye cada presupuesto

Los dos presupuestos tienen que decir qué cubren y qué no: con alineadores, cuántos refinamientos están incluidos y qué cuesta reponer un alineador perdido; con brackets, qué pasa con las reposiciones y las visitas no programadas; en los dos, la retención. Lo que no está escrito en el presupuesto se discute al final. La lista completa está en qué incluir en un presupuesto de ortodoncia.

6. Las incidencias típicas de cada sistema

Cada sistema falla a su manera, y el registro de incidencias tiene que estar preparado para las dos. Son las que explican, al final, por qué un tratamiento duró más de lo previsto.

6.1. Brackets: roturas y visitas no programadas

Brackets despegados, arcos que molestan y aparatos que se rompen generan visitas que no estaban en la agenda. Cada una con su pieza, su fecha y lo que se hizo. Contadas a lo largo del tratamiento, son uno de los datos más útiles para hablar con el paciente de la duración.

6.2. Alineadores: pérdidas, ajuste y uso

Con alineadores, las incidencias típicas son un alineador perdido o roto, uno que no ajusta, aditamentos que se caen y un uso por debajo de lo pactado. Las tres primeras se observan y se anotan como hechos. La última se anota como lo que el paciente declara y lo que el profesional observa, por separado, porque son cosas distintas.

7. El paciente, la colaboración y el consentimiento

Con alineadores, una parte del resultado depende de algo que ocurre fuera de la clínica: que el paciente lleve los alineadores las horas pactadas. Eso cambia lo que se le explica y lo que conviene dejar escrito.

7.1. Lo que se le explica, y cuántas veces

Las instrucciones de uso se dan al empezar y se repiten en los controles. Si el tratamiento se alarga por falta de uso, la clínica tiene que poder enseñar que se le explicó, en qué fechas y qué respondió el paciente. En un menor, además, a quién de la familia.

Con alineadores, una parte del tratamiento depende de lo que pasa fuera de la clínica.

7.2. El consentimiento, adaptado a cada sistema

El consentimiento informado de un tratamiento de ortodoncia tiene que recoger lo que es propio de cada sistema, incluido lo que depende de la colaboración del paciente. Cuál es su contenido y cómo se estructura un consentimiento dental está en el contenido del consentimiento informado dental.

8. Final, retención y cambio de sistema

Al final del tratamiento los dos caminos vuelven a parecerse: registros finales, retirada y retención. Y hay un caso que la ficha tiene que prever aunque sea poco frecuente: el paciente que cambia de sistema a mitad.

8.1. Registros finales comparables

Sea cual sea el sistema, el final se juzga contra el principio. Los registros finales tienen que ser equivalentes a los iniciales y quedar atados al mismo caso. Con alineadores, además, conviene saber con qué versión del plan se comparan.

8.2. La retención después de cada sistema

Qué retención lleva el paciente lo decide el ortodoncista. Lo que cambia para la clínica es el registro de lo que se entrega, sus instrucciones y sus controles, que es igual de importante en los dos casos. Está en lo que se registra en la retención.

8.3. Cuando el paciente cambia de sistema

Pasar de alineadores a brackets, o al revés, es un cambio de plan con consecuencias en todo lo demás: un plan nuevo, un presupuesto nuevo y a menudo un consentimiento nuevo. No se escribe encima del caso anterior: se anota el cambio, su fecha y su motivo, y lo que ya se había cobrado y hecho. Qué debe prever el acuerdo con el paciente para estos casos está en lo que debe incluir un contrato de ortodoncia.

9. Qué aporta obeliOmed

Los dos sistemas conviven en muchas clínicas. Lo que resuelve no es un módulo para cada uno, sino una historia en la que los dos se registran, se presupuestan y se cobran con las mismas reglas. Lo que existe, y lo que no.

9.1. Lo que hay

La ortodoncia es una de las tres especialidades dentales del programa, con su rol de ortodoncista. El plan de tratamiento sale del odontograma y el paciente acepta o rechaza cada línea por separado; para lo que la clínica paga antes de tratar hay anticipo, y para las cuotas, cobro recurrente. Los consentimientos dentales se firman en el móvil con un enlace de un solo uso.

Cada radiografía queda asociada a la pieza que muestra, y las fotografías intraorales y extraorales en JPG quedan en el expediente, donde las abre el visor. La foto completa, en el software para clínicas dentales de obeliOmed.

9.2. Lo que no hacemos

• No decidimos qué sistema lleva cada paciente. Eso es del ortodoncista.
• No estamos conectados a la plataforma de ningún proveedor de alineadores. El plan del proveedor vive donde lo guarda el proveedor.
• El visor no abre los modelos 3D del escáner: trabaja con imágenes.
• No estamos conectados a ninguna financiera. Si el paciente financia, lo hace con la que trabaje tu clínica.