Alta y baja documental del profesional sanitario en la clínica privada

No necesariamente separado, pero sí que contenga las piezas específicas del profesional sanitario que un expediente laboral genérico no incluye: la colegiación, el título habilitante, la especialidad, el seguro de responsabilidad civil y el registro de la firma. Un expediente de recursos humanos estándar recoge el contrato, la nómina y las ausencias, pero no verifica que el empleado puede ejercer una profesión sanitaria. La diferencia entre un administrativo y un médico, a efectos documentales, es exactamente esa: el médico necesita que alguien compruebe que puede ejercer y que esa comprobación quede archivada.

Se puede crear su registro, pero no debería programársele citas hasta que el expediente esté completo. En la práctica, muchas clínicas crean el usuario, le dan acceso y programan citas el mismo día, dejando la documentación para «cuando llegue». El riesgo es que nunca llegue y que el profesional lleve semanas o meses atendiendo sin que la clínica tenga constancia documental de su habilitación. El orden correcto es: recabar los documentos, verificar las credenciales, registrar la firma y solo entonces dar acceso a la agenda.

Los mismos de acreditación profesional que a un empleado: título, colegiación, especialidad, seguro de responsabilidad civil y firma. Lo que cambia es la documentación laboral: en vez de un contrato de trabajo habrá un contrato de prestación de servicios, y en vez de un compromiso de confidencialidad del empleado habrá una cláusula de confidencialidad en el contrato mercantil o un acuerdo de encargado del tratamiento si el colaborador accede a datos personales. El expediente documental del colaborador externo es igual de necesario que el del empleado, porque a efectos de la habilitación para ejercer la normativa no distingue entre empleados y colaboradores.

Como mínimo, una vez al año para pedir la renovación del certificado del seguro de responsabilidad civil, que es el documento con caducidad más corta. La colegiación debería verificarse con la misma periodicidad. El resto de documentos —título, especialidad, compromiso de confidencialidad— no caducan y solo necesitan actualizarse si cambian: una nueva especialidad, una ampliación del contrato, un cambio de colegio profesional. El expediente que no se toca en tres años no es un expediente bien gestionado: es un expediente que nadie revisa.

Pasan dos cosas. La primera es que su cuenta puede seguir activa en el sistema, lo que significa que alguien con sus credenciales podría acceder a historiales clínicos después de que la relación laboral haya terminado. La segunda es que su expediente figura como activo cuando ya no debería estarlo, lo que distorsiona cualquier auditoría o revisión que cuente profesionales activos. El procedimiento de baja debería activarse automáticamente cuando el contrato vence, no cuando alguien se acuerda de que el profesional ya no viene. Si la baja es imprevista — un abandono del puesto, por ejemplo —, la clínica tiene que cerrar el expediente y el acceso el mismo día que tiene constancia de la situación.

Sí, pero con un procedimiento documentado. La destrucción de documentos que contienen datos personales está sujeta al RGPD: tiene que garantizarse que la destrucción es efectiva —que no se puede recuperar la información— y que queda constancia de qué se destruyó, cuándo y por qué. No basta con tirar una carpeta a la papelera. Los documentos en papel se destruyen con destructora o con un servicio certificado. Los documentos digitales se eliminan de todos los soportes, incluidas las copias de seguridad, lo que en la práctica es más difícil de lo que parece. Y antes de destruir, hay que verificar que no hay ninguna reclamación o procedimiento abierto que pueda necesitar esos documentos.

Tiene derecho de acceso a sus datos personales según el artículo 15 del RGPD, lo que incluye el derecho a obtener una copia de los datos que la clínica tiene sobre él. No tiene derecho a que le entreguen los documentos originales — la clínica necesita conservarlos —, pero sí a que le faciliten una copia de su contrato, de su compromiso de confidencialidad y de los registros que contengan sus datos personales. La clínica tiene un mes para atender la solicitud. Lo que no tiene que entregar son los documentos internos de la clínica sobre el profesional que no contengan datos personales suyos: valoraciones de desempeño internas, notas de gestión o actas de reuniones.

Si atendió a algún paciente, sí. El expediente se conserva mientras puedan derivarse responsabilidades de los actos que realizó, que es el mismo criterio que para cualquier otro profesional. Si no atendió a nadie —se incorporó, firmó el contrato y se fue antes de la primera cita—, los documentos laborales se conservan por los plazos de la legislación laboral y los de acreditación profesional pueden destruirse antes, porque no hay actos clínicos que respaldar. Pero en la práctica, conservar un expediente de un día cuesta lo mismo que conservar uno de un año, y destruirlo pronto no ahorra nada salvo el riesgo de haberlo destruido demasiado pronto.