Alternativa a Gesden: cómo comparar sin quedarse a medias

1. Por qué se busca una alternativa, y cuándo no compensa

Antes de comparar productos conviene escribir el motivo real del cambio, porque hay motivos que otro programa resuelve y motivos que no.

1.1. Los motivos que otro programa sí resuelve

Necesitar trabajar desde fuera de la clínica, dejar de mantener un servidor propio, tener la contabilidad y la gestión clínica en el mismo sistema, un coste que no encaja con el tamaño del centro, o una funcionalidad concreta que hace falta y no está. Todos ellos son motivos de producto y se comparan con la tabla de criterios del apartado 6.

1.2. Los motivos que probablemente no resuelve

Que el equipo no use bien el programa que hay, que los procesos internos no estén definidos o que falte formación se parecen mucho a un problema de software y casi nunca lo son. Cambiar de programa con esos síntomas suele reproducir el mismo cuadro seis meses después, con el coste añadido de la migración. Merece la pena descartarlos antes.

1.3. Y el motivo que hay que tratar aparte: el cambio de modelo

Pasar de un programa de escritorio a uno de navegador es un cambio de modelo, no solo de proveedor, y se puede hacer sin cambiar de fabricante. Qué cambia de verdad entre las dos opciones está en software dental en la nube o local, y el mapa completo de la decisión, en el software para clínicas dentales y cómo elegirlo.

2. Qué es Gesden y quién está detrás

Empezamos por lo verificable, porque hay bastante información circulando que no se sostiene y que conviene no usar para decidir.

2.1. El fabricante es Infomed Software, no una filial con su nombre

El titular de la web del producto y propietario del programa es Infomed Software, S.L., con domicilio en Barcelona, según su propio aviso legal. Sus condiciones generales lo dicen igual de claro: es «la empresa desarrolladora y propietaria de los programas informáticos denominados GESDEN ONE, GESDEN G5, IMAGEONE y DentIA». Es útil saberlo porque el interlocutor contractual es esa sociedad.

2.2. Su relación con Henry Schein

En su propia página de historia sitúan en 2012 la «incorporación al grupo Henry Schein» y en 2018 el paso a la división de software del grupo, Henry Schein ONE. La matriz lo confirma en una nota de prensa de abril de 2025, donde cita a Infomed y Gesden One como su presencia en España. Lo que no existe es una entidad llamada «Henry Schein One España» ni un dominio propio del producto distinto del de Infomed.

2.3. Qué implica esto para ti

Poco, salvo dos cosas prácticas. La primera: el contrato lo firmas con Infomed Software, S.L., y es su clausulado el que rige, no una política global del grupo. La segunda: las comunicaciones oficiales sobre el producto están en su web, y cualquier dato que no esté ahí —plazos, formatos, versiones, precios— conviene pedirlo por escrito antes de darlo por bueno.

3. Las dos ediciones vivas, según su propia web

Este apartado importa porque lo primero que hay que saber antes de migrar es qué tienes exactamente delante.

3.1. Gesden G5 y Gesden ONE conviven, y son cosas distintas

El selector que aparece en sus páginas de producto distingue literalmente «GESDEN ONE — CLOUD» y «GESDEN G5 — ESCRITORIO». Y sus condiciones generales de venta lo formulan en términos contractuales: «Gesden podrá ser contratado en la modalidad de prestación de servicios (GesdenOne) o de adquisición de licencia (Gesden G5)».

Las dos ediciones conviven y son cosas distintas: una se adquiere como licencia y la otra se contrata como servicio.

3.2. Dónde se aloja cada una

La misma cláusula añade que Gesden G5 puede estar «alojado en los servidores del CLIENTE o de INFOMED», y que «el resto del Software estará alojado en los servidores de INFOMED». Es decir: el escritorio admite servidor propio y la edición de navegador, no. Es un dato que conviene tener presente si tu motivo de cambio tiene que ver con dónde viven los datos.

3.3. Lo que NO se puede afirmar de las versiones

Conviene decirlo porque circula bastante: no hay ninguna comunicación oficial que declare G5 descatalogado, en fin de vida o sin soporte, ni ninguna página de ciclo de vida de versiones. Tampoco existe ninguna comunicación de un plan de migración de G5 a ONE: se comercializan en paralelo. Cualquier decisión basada en lo contrario se está apoyando en algo que su fabricante no ha dicho. Qué diferencia de verdad a las dos ediciones está en elegir entre Gesden G5 y Gesden One.

4. Lo que dice su contrato sobre tus datos

Es la parte que más conviene leer antes de mover nada, y está publicada en abierto.

4.1. Los datos son tuyos, y lo dicen ellos

Su clausulado recoge que los datos e informaciones que el cliente introduzca en el software «serán de su exclusiva titularidad». Y su propio blog lo formula de forma aún más directa: «Los datos de una clínica dental pertenecen al centro, nunca al software de gestión que los puede tener alojados». No hay discusión sobre la propiedad; la discusión es siempre sobre el formato, y eso es el apartado 5.

4.2. La duración y el preaviso

Las mismas condiciones fijan una duración de un mes con prórroga tácita mensual, salvo que cualquiera de las partes comunique por escrito su voluntad de resolver con al menos un mes de antelación. Conviene cuadrar ese preaviso con el calendario de migración: es un dato que se maneja mal cuando se decide con prisa.

4.3. Y la revisión anual del precio

Su cláusula económica prevé un ajuste anual conforme al índice general de precios al consumo, con efecto cada 1 de febrero. No es una cifra que podamos dar aquí —no publican el precio del producto—, pero sí un mecanismo que conviene tener en cuenta al comparar el coste a tres años frente a otras ofertas. El método está en el precio de un software de clínica dental.

5. Qué exportación está documentada, y qué no

Aquí está el núcleo práctico de todo el artículo, y lo que sigue sale de su manual de usuario público, no de suposiciones.

5.1. Lo que sí está documentado

Su página de manuales publica sin necesidad de acceso el manual de usuario de Gesden G5, donde se describe repetidamente la exportación de listados a formato Word, Excel, PDF, HTML o texto: el listado de pacientes, la hoja de cobros y los demás informes salen por esa vía. También documenta la exportación e importación de remesas bancarias y la exportación de plantillas del editor de textos a formato RTF.

5.2. Lo que su propio manual dice que no viene de serie

El mismo manual advierte que el programa «no dispone por defecto de una manera de exportar automáticamente la contabilidad» y que el sistema de exportación contable «no está incluido en la instalación estándar». Es un dato relevante para planificar: la parte económica puede requerir un módulo adicional, y eso se pregunta antes de fijar fechas.

5.3. Y lo que no está documentado en ninguna parte

No hemos localizado en su documentación pública ninguna herramienta de exportación completa de la base de datos clínica —historiales, odontogramas e imágenes— en un formato abierto, ni ninguna mención a formatos de intercambio estándar. Tampoco hay manual de usuario público de Gesden ONE. Eso no significa que no exista: significa que no está publicado y que hay que pedirlo por escrito. Es exactamente la pregunta con la que se abre el apartado 8, y el procedimiento está en cómo exportar los datos de tu Gesden.

6. Con qué criterios se evalúa el destino

Con lo anterior resuelto, la comparación de candidatos se hace con la misma tabla para todos, y dos criterios funcionan como eliminatorios.

6.1. Los dos que eliminan candidatos

El registro clínico y la salida de datos. Sus fallos no tienen arreglo posterior: un año de historias en texto libre no se estructura después, y unos datos que no se pueden exportar dejan atrapado todo lo que registres desde hoy. Un candidato que falle cualquiera de los dos queda fuera aunque gane en todo lo demás.

6.2. El criterio que solo aparece cuando ya has vivido esto

La entrada de datos. Si estás leyendo esto es porque sacar información de un programa es más difícil de lo que parecía, así que el candidato tiene que decir por escrito qué bloques se compromete a traer y qué pasa si algo falta tras el corte. Ese compromiso vale más que cualquier funcionalidad.

6.3. Y el resto, ponderado según tu clínica

Velocidad de uso, agenda por gabinete, permisos, soporte, continuidad del producto y coste a tres años se ponderan según el tamaño y el tipo de centro. La tabla completa, con sus pesos y su forma de desempatar, está en los criterios del mejor programa de gestión dental.

7. Las trampas de comparar contra lo que ya conoces

Quien lleva años con un programa arrastra tres sesgos que conviene nombrar, porque los tres llevan a decisiones peores.

7.1. Confundir «distinto» con «peor»

Durante las primeras semanas, cualquier programa nuevo parece torpe comparado con el que manejas con los ojos cerrados. Ese efecto dura unas tres semanas y no dice nada sobre la calidad del producto. Por eso la evaluación se hace con comprobaciones concretas y cronometradas, no con la sensación de comodidad, que está sistemáticamente sesgada a favor de lo conocido.

7.2. Buscar el mismo programa con otro nombre

Pedir que el destino replique pantalla por pantalla lo que ya tienes suele llevar al producto más parecido y no al que mejor encaja, y desaprovecha la única oportunidad real de arreglar los procesos que llevan años torcidos. Cambiar de programa es caro; hacerlo para quedarse igual, más.

7.3. Y dar por hecho que lo que tienes hoy se puede recuperar

Es la trampa cara. Antes de valorar ningún destino hay que saber qué se puede sacar del origen y en qué forma, porque eso condiciona el alcance del cambio entero. Lo que se pierde con más frecuencia está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

8. El orden correcto de los pasos

Todo lo anterior se ejecuta en un orden concreto, y alterarlo es lo que produce migraciones a medias.

La exportación se comprueba antes de dar de baja nada: la ventana para recuperar el contenido no es indefinida.

• Escribir el motivo real del cambio y descartar que sea un problema de procesos.
• Identificar qué edición y versión tienes hoy funcionando.
• Pedir por escrito qué exportación completa existe y qué bloques incluye.
• Comprobar el preaviso y la ventana de recuperación del contrato actual.
• Evaluar candidatos con la misma tabla y el mismo caso de prueba.
• Exigir por escrito qué se compromete a traer el destino elegido.
• Fijar la fecha de corte solo cuando los seis puntos anteriores estén cerrados.

8.1. Por qué la exportación va antes que la evaluación

Porque condiciona el alcance. Si resulta que el odontograma no se puede extraer estructurado, el proyecto deja de ser «cambiar de programa» y pasa a ser «cambiar de programa asumiendo que el estado bucal se recarga a partir de ahora», que es una decisión distinta, con otro calendario y otra conversación con el equipo.

8.2. Por qué la fecha de corte va la última

Porque una fecha fijada antes de conocer el alcance obliga a recortar comprobaciones para llegar, y lo primero que se recorta siempre es la verificación de la carga. Los plazos realistas de cada fase están en cuánto tarda de verdad una migración dental, y cómo se hace sin cerrar la agenda, en cambiar de software dental sin parar.

8.3. Y una nota sobre el sector

Conviene señalar que el propio fabricante de Gesden denuncia en su blog prácticas de bloqueo de datos por parte de otras empresas de software —negarse a entregarlos, entregarlos cifrados o no ayudar con el traspaso—, y afirma realizar varios cientos de migraciones al año hacia sus productos. Es una descripción del sector que comparten casi todos los que han cambiado de programa, y el motivo por el que la exportación se comprueba antes de firmar y no al marcharse: los datos de la clínica son tuyos.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Los criterios anteriores aplicados a un caso concreto, para que sirvan de referencia al rellenar la tabla del apartado 6.

9.1. Los dos criterios eliminatorios

Registro clínico: odontograma con notación FDI por superficie, histórico de cada cambio con su autor y su fecha, índice CAOD, periodontograma de seis sitios comparable entre exploraciones y radiografías asociadas a la pieza que documentan. Salida de datos: en cualquier momento puedes descargarte una copia completa de lo tuyo, sin solicitarla, sin coste añadido y sin que dependa de estar al corriente de pago.

9.2. La entrada, que es el criterio de quien ya ha vivido esto

Los datos del programa anterior se importan al empezar, de modo que la portabilidad funciona en los dos sentidos y no solo al marcharse. Lo que conviene fijar por escrito, aquí y con cualquier proveedor, es qué bloques concretos viajan y quién responde si falta algo después del corte: eso se pacta en el presupuesto de migración, no se da por supuesto.

9.3. El resto de la tabla

El plan de tratamiento nace del odontograma y el presupuesto sale del plan con las líneas aceptadas, se firma, y lo aceptado viaja a facturación sin transcribir; los tratamientos largos se reparten en cuotas que se facturan de principio a fin y la tarifa de la aseguradora se aplica sola en los pacientes de mutua. Se usa desde el navegador, hay cuatro perfiles dentales con permisos distintos, los servidores están en España, los documentos y campos marcados van cifrados con AES-256-GCM y la infraestructura hace copias cada tres horas, además de diarias, semanales y mensuales. La tarifa está publicada.