Alternativa a Klinikare: qué mirar antes de cambiar de programa dental

1. Quién busca una alternativa a Klinikare

1.1. El perfil que llega hasta aquí

Clínicas dentales que llevan años funcionando, con dos o tres gabinetes, recepción, higienista y algún colaborador. No vienen huyendo de un programa roto: Klinikare hace muchas cosas y las hace bien. Vienen porque una parte concreta se les ha quedado justa, o porque la factura del primer año fue bastante mayor de lo que esperaban cuando pidieron presupuesto.

1.2. Los cuatro motivos que se repiten

• La cuenta por gabinete: cada cita que cabe a la misma hora es una suscripción, y al abrir el tercer sillón la cuota se mueve antes que la facturación.
• La implantación: es un pago único que no se recupera, y por eso el primer año pesa mucho más que la cuota mensual.
• El seguimiento periodontal: hace falta comparar el sondaje de hoy con el anterior, sitio a sitio, no mirar dos fichas en paralelo.
• Demostrar lo que pasó: quién abrió una historia, qué había antes de una corrección y desde dónde se cambió.

1.3. Lo que no es motivo suficiente

Cambiar solo porque la cuota mensual parece alta no sale a cuenta, y conviene saberlo antes de la tercera llamada comercial. En una clínica pequeña, con un sillón y un dentista, Klinikare es barato: 61,06 € al mes cubren a todo el personal, porque su tarifa no cobra por persona. Si la clínica vive de la ortodoncia o del laboratorio, la comparación se decide a su favor casi en la primera pantalla.

2. El precio: la cuota va por gabinete

2.1. Lo que dice su tarifa publicada

Su tarifa de 2026 son 61,06 € al mes por suscripción, y una suscripción es un gabinete: una cita a la misma hora. El gabinete adicional cuesta 28,99 €, pero su propia letra dice «a partir de la 3.ª suscripción contratada», y esa frase admite dos lecturas: que el tercero ya entra barato o que hace falta tener tres completas antes. Es la primera pregunta que hay que hacerles, porque cambia la cuenta de cualquier clínica de tres sillones.

2.2. La implantación, que es donde está el dinero

Aparte de la cuota hay un pago único de implantación: 990 €, que sube a 1.835 con importación de datos y a 2.835 con estudio previo, sin IVA. Su tarifa añade además «contrato de mantenimiento obligatorio». Eso significa que el primer año de una clínica de un gabinete ronda los 1.700 € solo de programa, y bastante más si hay que traer los datos del sistema anterior. Nuestro modelo va por centro y por módulos, desde 29 €/⁠mes por centro, IVA aparte, sin implantación de pago y con la migración incluida. El desglose completo está en los planes y precios de obeliOmed.

2.3. Lo que se factura aparte en cada sitio

Antes de comparar cuotas, suma los consumos. En Klinikare la firma va incluida hasta 150 documentos al mes y después cuesta 0,13 € cada uno, la firma avanzada con código al móvil 0,98 €, cien gigas más de espacio 13,40 € al mes y cada conexión de radiovisiografía adicional 73 €. La cefalometría es un producto aparte, a 58,14 € mensuales. En nuestro caso lo que va por módulos son el portal del paciente y el multicentro. Una cuota baja con cuatro extras encima deja de ser una cuota baja, y eso vale para los dos: hay más detalle en lo que cuesta un software dental.

3. El contrato y la puerta de salida

3.1. Permanencia: depende de qué documento leas

Sus preguntas frecuentes dicen que no hay periodo mínimo de permanencia. Su tarifa, en la misma web, exige contrato de mantenimiento. Las dos frases pueden convivir, pero no dicen lo mismo a quien firma, así que conviene pedir por escrito qué es ese contrato, cuánto dura y qué ocurre si se deja. Sus condiciones añaden que al cancelar el servicio sigue hasta el final del periodo facturado y que las cuotas pagadas no se devuelven.

3.2. Lo que sus condiciones permiten cambiar

Tres cláusulas que conviene leer despacio, porque están publicadas y son suyas: pueden modificar las tarifas en cualquier momento, con efecto en el periodo siguiente, y seguir usando el programa cuenta como aceptarlas; el impago lleva una penalización del 10 % mensual acumulativo sobre lo debido; y los conflictos se resuelven por arbitraje en Madrid. Añaden también que pueden cortar el acceso en cualquier momento. Nada de esto es ilegal ni raro en el sector; simplemente es información que no aparece en la página de precios.

3.3. Los dos meses del final

Aquí está el punto que más pesa cuando llega el momento de irse. Sus preguntas frecuentes dicen que puedes descargar una copia de tu base de datos cuando quieras. Sus condiciones dicen otra cosa: que facilitarán la descarga «si fuera oportuno», en formato inteligible y de uso común, pero sin obligación de darlo en un formato que sirva para migrar a otra plataforma, y que el plazo para pedirla es de dos meses desde la extinción del contrato. El paso a paso de esa descarga está en cómo exportar los datos de Klinikare.

4. Odontograma, periodontograma y presupuesto

4.1. El odontograma, con una diferencia de detalle

Klinikare anuncia un odontograma interactivo con patologías y tratamientos por colores, y no hay motivo para dudarlo. Lo que no aparece en ninguna de sus páginas de formación es hasta dónde llega: si marca por caras, corona, raíz y ápice, si cubre dentición mixta o si guarda el historial de cada pieza. En su ayuda, la pieza de un tratamiento se apunta como texto en las observaciones. En nuestro caso el diente se dibuja en dos vistas, admite veinte hallazgos por cara y guarda qué tenía, quién lo cambió y en qué consulta.

4.2. El periodontograma: el núcleo empata, el seguimiento no

Los dos registran sondaje, nivel de encía, sangrado y movilidad, y los dos pintan la gráfica. Ellos añaden algo que nosotros no tenemos: dictado por voz para rellenarlo. Lo que sus fuentes no describen es la parte que usa quien hace mantenimiento: seis sitios por diente, inserción calculada, índices y comparación sitio a sitio con el examen anterior. Eso es media sesión de trabajo, y está explicado en comparar periodontogramas para ver la evolución.

4.3. El presupuesto: ellos venden mejor, nosotros aceptamos mejor

Su presupuesto es más comercial que el nuestro y hay que reconocerlo: plantillas, duplicar para ofrecer una alternativa, tarifa de aseguradora por concepto, descuentos con mínimo y máximo, firma del presupuesto y financiación del paciente. Donde nos separamos es en cómo se acepta. En su ayuda, la pieza y la cara se teclean y el presupuesto pasa a pendiente, aceptado o rechazado. En obeliOmed el plan nace de pulsar el diente y se acepta línea a línea: entra la endodoncia, se queda fuera el blanqueamiento, y lo pendiente sigue guardado para retomarlo.

5. La historia clínica y su rastro

5.1. Quién tocó qué, y qué ponía antes

Su web dice que queda registro de cada acceso y de cada modificación, y su anexo de seguridad concreta que guardan usuario, fecha, fichero y si se autorizó, con dos años de conservación. Lo que sus fuentes no dicen es si guardan el valor anterior de lo que se cambia, ni desde qué pantalla se consulta, ni si la clínica puede exportarlo. En obeliOmed cada cambio deja usuario, rol, fecha, origen, valor anterior y valor nuevo, y también queda registrado quién abre una ficha sin tocarla.

5.2. Corregir una anotación: aquí ganan ellos

Merece un párrafo propio porque está bien pensado. En Klinikare las anotaciones de la historia vienen bloqueadas por defecto: un error no se reescribe, se corrige con un comentario que guarda la fecha, la hora y el usuario del original y de la corrección. Nosotros permitimos editar la nota, y lo que queda es el rastro del cambio. Son dos filosofías distintas, y la suya es más estricta en ese punto concreto; la nuestra cubre toda la historia, no solo las anotaciones.

5.3. Diagnóstico codificado y consentimiento con versión

Sus fuentes no dicen si el diagnóstico se codifica ni con qué clasificación. En obeliOmed el episodio no se cierra sin su código CIE-10-ES, del catálogo completo, lo que permite saber cuántos pacientes con la misma patología se han tratado este año. Y el consentimiento queda atado a la versión exacta del texto que leyó el paciente, con un sello que cubre el documento, sus datos, el tutor y la fecha; al publicar una versión nueva, las firmas pendientes se vuelven a pedir con el texto nuevo.

6. Agenda, recordatorios y canales

6.1. Su agenda es buena, y su tarifa la limita

La agenda de Klinikare tiene vista por gabinete, arrastrar y redimensionar citas, bandeja de citas sin día ni hora con lista de espera y cita vinculada al tratamiento pendiente. Todo eso funciona. El límite no es funcional, es de tarifa: el número de citas que caben a la misma hora es el número de suscripciones que pagas. En nuestro caso lo que veta una reserva es el choque de sala, no la factura.

6.2. El canal de aviso, que es donde más se nota

Su tarifa incluye 300 mensajes de texto de recordatorio al mes, el día anterior a la cita. La confirmación que entra directa en la agenda es un servicio aparte, a 0,1062 € por mensaje, y en su ayuda el WhatsApp automático aparece dentro del asistente con inteligencia artificial, que se paga por consumo. En obeliOmed los recordatorios salen por WhatsApp y email, con la clínica como titular del número, mil mensajes al mes incluidos, reintento si no llega y paso a email si el canal falla.

6.3. El hueco vacío y el que no se presenta

• Confirmar o cancelar desde el propio mensaje, sin llamar a recepción y sin coste por mensaje.
• Aviso de hueco en cadena cuando alguien cancela: se ofrece y se lo queda el primero que acepta.
• No presentados marcados solos, sin que nadie los teclee, y doce estados de cita con su registro de cambios.
• Aviso al paciente si la cita se mueve, con los recordatorios reprogramados detrás.

7. Dónde gana Klinikare, y hay que decirlo

7.1. Lo dental profundo

Aquí no hay discusión y conviene ponerlo antes de la demo, no después. Klinikare lleva laboratorio de punta a punta: orden atada al tratamiento y a su cita, estados con historial, etiqueta con código, envíos con albarán de contenido, coste imputado a la liquidación del profesional y la posibilidad de que el laboratorio trabaje conectado. Tiene módulo de implantes con catálogo, medidas y registro del colocado, seguimiento de ortodoncia por fases y retenciones, y cefalometría de pago. De eso nosotros no tenemos nada.

7.2. El mostrador y el dinero

Su circuito de recepción está muy trabajado: cobrar desde la cita con los tratamientos cargados, entregas a cuenta, devoluciones al paciente o a su saldo, cierre de caja con retirada al banco, terminal físico que recibe el importe al pulsar cobrar, pago por enlace y financiación al paciente con varias entidades desde el propio presupuesto. También control horario del equipo y liquidación mensual a profesionales con mucho detalle. Nosotros llevamos la factura y el cobro al motor contable del núcleo, con su asiento por partida doble, y tenemos bono con consumo automático y cuota recurrente.

7.3. La inteligencia artificial y la formación

Su asistente graba la consulta, la transcribe y redacta la nota para que el profesional la valide, y su asistente de recepción atiende llamadas y mensajes. Nosotros no vendemos inteligencia artificial hoy, y prometerla sería mentir. Su formación también es mayor que la nuestra: videoteca amplia, sesiones semanales en directo y encuentros presenciales por ciudades. Si lo que buscas es dictar la consulta y formar a un equipo grande, la comparación termina en su terreno.

8. Tus datos: dónde están y qué puedes pedir

8.1. Dónde están alojados

Klinikare trabaja sobre infraestructura de Amazon, con la base en una región europea y copia diaria en una segunda región; también publican su plan de recuperación, con objetivos de veinticuatro horas de pérdida máxima y setenta y dos de vuelta al servicio. Qué país concreto, sus fuentes no lo dicen. En obeliOmed los servidores están en España, cada clínica tiene su instalación y su base de datos, y la infraestructura hace copias cada tres horas además de las diarias, semanales y mensuales.

8.2. La pregunta que hay que hacer a cualquier proveedor

Su página de seguridad presenta la norma ISO 27001 como algo ya conseguido. El anexo técnico de su propio contrato habla de un proceso todavía abierto, y una de sus páginas publica una nota de redacción interna pidiendo que se indique la norma si de verdad la tienen. No es un reproche: es exactamente lo que hay que pedir por escrito a cualquiera, con número, entidad emisora y alcance. Nosotros no tenemos esa norma y no la anunciamos.

8.3. Qué se puede sacar, y cuándo

Hay dos detalles suyos que conviene conocer antes de firmar. El primero, ya visto: dos meses para pedir la descarga después de la baja, sin obligación de un formato migrable. El segundo, que sus condiciones permiten usar datos anonimizados y agregados para estadística y estudios de mercado. En obeliOmed la descarga de los datos está disponible en cualquier momento, no solo al irse, y la forma de traerlos desde otro programa está contada en migrar historiales clínicos a otro software.

9. Cómo decidir sin perder tres semanas

9.1. Lleva el mismo caso a las dos demos

Un paciente periodontal con dos exámenes, un presupuesto de cinco líneas del que se aceptan tres, un menor que necesita la firma del tutor y una historia que hay que auditar. En veinte minutos por proveedor se ve cuál resuelve tu clínica y quién improvisa. El guion por perfil está en criterios para elegir un programa dental, y es el mismo que usamos frente a la misma comparación frente a Dendoo.

9.2. Las cinco preguntas que sitúan

• ¿Cuántos gabinetes pago y qué cuesta el tercero, a 61,06 o a 28,99 €?
• ¿Cuánto pagué de implantación y qué pasa si me suben la tarifa?
• ¿El registro guarda el valor anterior de lo que alguien cambia, y lo puedo exportar?
• ¿El periodontograma se compara con el anterior, sitio a sitio?
• ¿En qué formato me dan los datos si me voy, y entran imágenes y firmados?

9.3. Qué aporta obeliOmed, en una línea

De la primera demo a trabajar con el programa nuevo hay tres o cuatro semanas: una para decidir, otra para la exportación de prueba y su revisión, y una para el volcado y la formación. El volcado va fuera de horario, y el calendario completo está en cambiar de software dental sin parar la clínica. Si tu problema es la ortodoncia, el laboratorio o dictar la consulta, Klinikare gana. Si tu problema es demostrar lo que ha pasado en tu clínica y no pagar por cada cita simultánea, míralo con nosotros.