Anticipo en tratamientos dentales: cuándo pedirlo y cómo dejarlo atado

1. Qué es un anticipo en un tratamiento dental

Un anticipo en un tratamiento dental es un pago que el paciente hace antes de que se realicen los actos a los que corresponde. Es habitual en odontología, porque muchos tratamientos obligan a la clínica a asumir costes antes de empezar.

1.1. Un pago antes de hacer

A diferencia del cobro al acto, en el que el paciente paga lo que se le acaba de hacer, el anticipo paga algo que todavía no se ha hecho. Eso invierte el riesgo: si el tratamiento no se hace, es la clínica la que tiene dinero que no corresponde a trabajo realizado, y tendrá que explicar qué hace con él.

1.2. Anticipo, señal o entrada: lo que importa es lo escrito

En el día a día se usan varias palabras para lo mismo: anticipo, señal, entrada, depósito. Más que el nombre, importa lo que se deja escrito: a qué actos corresponde el pago y qué ocurre si esos actos no se hacen. Un anticipo bien documentado se resuelve solo; uno que se llama de cualquier manera y no dice nada se discute.

1.3. Anticipo no es pago fraccionado

El anticipo es un pago previo a actos concretos. El pago fraccionado reparte el precio total en plazos a lo largo del tratamiento, y puede empezar con una entrada que funciona como anticipo. Cómo se organiza el fraccionado está en el pago fraccionado de la ortodoncia en la clínica.

2. Cuándo tiene sentido pedirlo

No todos los tratamientos justifican un anticipo. Tiene sentido cuando la clínica asume un coste o un compromiso antes de hacer el acto.

2.1. Cuando hay un coste previo

Coronas, puentes, prótesis, férulas o alineadores se encargan al laboratorio antes de colocarlos. Los implantes y sus componentes se compran para el caso. Si el paciente no sigue, ese coste ya está asumido. El anticipo tiene sentido para cubrir exactamente ese coste, como se cuenta en el coste de laboratorio en el presupuesto dental.

2.2. Cuando se reserva mucho tiempo de sillón

Una cirugía larga reserva varias horas de sillón y a veces de un profesional que viene solo para ese caso. Si el paciente no se presenta, ese tiempo no se recupera. Algunas clínicas piden un anticipo para confirmar esas citas, siempre explicando por qué y qué pasa si se anula con antelación.

2.3. Cuándo no hace falta

En actos sencillos que se hacen y se cobran en la misma cita —una obturación, una limpieza, una revisión— el anticipo no aporta nada y solo complica. Pedir anticipo por sistema, sin coste previo que lo justifique, transmite desconfianza y añade una devolución potencial a cada tratamiento.

3. Cuánto pedir

El importe del anticipo no debería ser un porcentaje arbitrario del presupuesto, sino una cifra que responda a lo que la clínica adelanta.

3.1. Lo que cuesta lo que se adelanta

La referencia razonable es el coste de lo que la clínica va a encargar o reservar antes de hacer el acto: el laboratorio de la prótesis, los componentes del implante, el tiempo de una cirugía. Un anticipo que cubre ese coste protege a la clínica sin cobrar por delante lo que no necesita.

3.2. Un ejemplo

Un plan con dos coronas de circonio a 450 euros cada una, en el que el laboratorio cobra 130 euros por corona. La clínica encarga las coronas antes de colocarlas, así que un anticipo de 260 euros cubre lo que adelanta. Pedir el 50 % del total, 450 euros, cobraría por delante casi el doble de lo que la clínica arriesga, y generaría una devolución mayor si el paciente no sigue.

3.3. Un criterio igual para todos

El importe del anticipo no se negocia paciente a paciente en el mostrador. La clínica decide una vez cómo lo calcula —el coste del laboratorio, el de los componentes, un importe por hora de cirugía reservada— y lo aplica igual a todos. Así la recepción no tiene que justificar cada cifra y ningún paciente siente que a él se le pide más que al anterior.

4. A qué actos se imputa

La regla que más problemas evita es la más sencilla: un anticipo siempre corresponde a actos concretos del presupuesto.

4.1. Atado a actos concretos

«Anticipo de las coronas del 36 y el 46», no «anticipo del tratamiento». Si el anticipo está atado a actos, en cualquier momento se sabe qué parte del dinero corresponde a qué, y qué pasa si alguno no se hace. Qué más tiene que decir el presupuesto está en qué incluye un presupuesto dental.

4.2. Descontado al cobrar el acto

Cuando se hace el acto al que corresponde, el anticipo se descuenta de su precio y el paciente paga solo la diferencia. El paciente tiene que ver ese descuento en lo que paga, igual que tiene que ver cuánto le queda por pagar. Un anticipo que no se refleja al cobrar el acto parece un pago de más.

4.3. Varios anticipos en un plan largo

En una rehabilitación por fases puede haber un anticipo por fase: uno para las coronas de la primera y otro, meses después, para la prótesis de la segunda. Cada uno va atado a sus actos y se descuenta cuando se hacen. Mezclarlos en un único saldo «a cuenta» es la forma más rápida de perder la pista de qué se ha pagado por qué.

Un anticipo va atado a actos concretos, como las coronas que se encargan antes de colocarlas.

5. Si el paciente no sigue

Es la situación para la que existe todo lo anterior. Si el anticipo estaba bien atado, se resuelve con una cuenta; si no, con una discusión.

5.1. Lo hecho y lo encargado

El anticipo cubre, en primer lugar, los actos que se hayan hecho y, si así se pactó por escrito, el coste de lo que ya se encargó al laboratorio. Si el paciente abandona con la prótesis ya fabricada, ese coste está asumido y el anticipo lo cubre.

5.2. Lo que se devuelve

La parte del anticipo que no corresponde a actos hechos ni a costes asumidos se devuelve o se regulariza. Hacerlo de forma rápida y con una cuenta clara es lo que distingue una clínica en la que el paciente confía de una en la que no. El caso completo está en el tratamiento dental abandonado a medias.

5.3. Escribirlo antes de cobrar

Todo lo anterior solo funciona si se dejó escrito antes de cobrar el anticipo: a qué actos corresponde, qué costes cubre si el paciente no sigue y qué se devuelve. Después de cobrar ya no es una condición, es una negociación.

6. Anticipo y cambios de plan

Los planes dentales cambian. Cuando cambian con un anticipo de por medio, hay que decidir qué pasa con él.

6.1. Si el plan cambia

Si el acto al que correspondía el anticipo se sustituye por otro —una corona en lugar de un implante, por ejemplo—, lo más limpio es emitir un presupuesto nuevo y trasladar el anticipo a los actos nuevos, dejándolo escrito. Si el nuevo acto cuesta menos, la diferencia se devuelve o se imputa a otro acto del plan.

6.2. Si el paciente cambia de material

Un paciente que decide pasar de metal cerámica a circonio cuando la corona ya estaba encargada genera un coste doble. El anticipo pagado cubre lo que ya se encargó; el cambio se presupuesta aparte. Decirlo en el momento del cambio evita que el paciente espere que el anticipo cubra las dos cosas.

7. Justificante e impuestos

Un anticipo es un cobro, y como tal tiene que quedar documentado para el paciente y para la contabilidad de la clínica.

7.1. El justificante del anticipo

El paciente tiene que recibir un justificante de lo que ha pagado, que diga a qué actos corresponde. Es su prueba de que pagó y la de la clínica de a qué se destinaba el dinero. Sin justificante, el anticipo es la palabra de uno contra la del otro.

7.2. Tratamientos exentos y con IVA

La mayoría de los tratamientos dentales van exentos de IVA, pero los puramente estéticos no, y el anticipo de un tratamiento con IVA tiene su propio tratamiento fiscal. Cómo funciona está explicado en el IVA de los tratamientos dentales estéticos, y conviene revisarlo con el asesor antes de pedir anticipos por carillas o blanqueamientos.

Si el paciente cambia de material con la corona ya encargada, el anticipo cubre lo encargado y el cambio va aparte.

8. Errores habituales

Los problemas con anticipos dentales se repiten, y casi todos nacen de cobrar antes de dejar escrito para qué.

8.1. El anticipo genérico

Un porcentaje del presupuesto «para empezar», sin decir a qué actos corresponde. Funciona mientras el tratamiento avanza y estalla el día que se para. Es el origen de la mayoría de las reclamaciones por anticipos.

8.2. Cobrar por delante de lo que se arriesga

Pedir mucho más de lo que la clínica adelanta no la protege más: solo aumenta lo que habrá que devolver si el paciente no sigue y hace que parezca que se cobra antes de trabajar. Si el paciente necesita otra forma de pago para el resto, conviene hablar de plazos o de financiación, como se cuenta en la financiación de tratamientos dentales.

• Solo cuando hay coste previo o reserva de mucho tiempo de sillón.
• Importe ligado al coste que la clínica adelanta.
• Atado a actos concretos del presupuesto.
• Qué pasa si no se hacen, escrito antes de cobrar.
• Justificante para el paciente y descuento visible al cobrar el acto.

9. Qué aporta obeliOmed

Un anticipo bien atado necesita un presupuesto por actos y un registro de lo que se ha hecho. Es lo que ofrece obeliOmed.

9.1. El anticipo, registrado contra el presupuesto

El anticipo queda registrado contra el presupuesto del paciente, así que se sabe en cualquier momento cuánto se ha adelantado y a qué presupuesto corresponde. Ese presupuesto lleva exactamente los actos que el paciente aceptó, cada uno con su pieza y su precio, y si tu clínica lo exige, no se aprueba hasta que el paciente lo firma en su móvil.

9.2. Lo hecho, a la vista

Bajo cada plan se ve en importe cuánto hay aceptado, presupuestado y realizado, y marcar un acto como realizado lo pinta en el odontograma con su fecha. La prótesis y su trabajo de laboratorio van dentro del mismo plan. Con esos datos, la cuenta de un anticipo cuando el paciente no sigue es una comparación, no una reconstrucción.

9.3. Lo que no hacemos

• No decidimos cuánto pedir ni si hay que devolver algo: la política de anticipos es de la clínica.
• No asesoramos fiscalmente. El tratamiento del anticipo de un acto con IVA se revisa con el asesor.

Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed. El circuito completo, en el presupuesto de clínica dental, del plan al cobro.