Cálculo automatizado de comisiones de cirujanos oftalmólogos

1. Los tres modelos de retribución que conviven en una clínica

1.1. Porcentaje, tarifa fija o variable ligada a productividad

En la oftalmología privada española, las clínicas suelen combinar al menos dos —y a menudo tres— modelos de retribución para sus cirujanos en la misma plantilla. El primero es el porcentaje sobre acto facturado, con tablas que pueden diferir por tipo de procedimiento. El segundo es la tarifa fija por acto: un importe acordado por intervención, independiente del precio de venta. El tercero, menos frecuente pero presente en algunas estructuras, es el salario más variable ligado a productividad.

Ninguno de los tres modelos es mejor que los otros en abstracto: cada uno responde a una forma distinta de repartir el riesgo entre la clínica y el facultativo, y la elección suele venir dada por la relación previa entre ambos, no por una preferencia del software.

1.2. Cuando esos modelos conviven en el mismo médico

El problema operativo aparece cuando esos modelos conviven. Un mismo médico puede cobrar porcentaje en cirugía privada directa, tarifa fija en actos de aseguradoras con baremo cerrado y un porcentaje distinto en cirugía refractiva donde la clínica asume parte de la captación. Cuatro o cinco facultativos con configuraciones distintas, multiplicado por las decenas de actos del mes, generan una matriz que solo el software puede gestionar sin errores sistemáticos.

Cuanto mayor es la plantilla de cirujanos, más rápido crece esa matriz: no es una suma lineal de complejidad, sino una combinación de modelos, tipos de acto y aseguradoras que a mano se vuelve inmanejable a partir de un volumen relativamente modesto.

2. Qué datos necesita el sistema para calcular bien

2.1. La configuración del facultativo y el acto realizado

Para que el cálculo sea correcto sin intervención manual, el sistema necesita la configuración del facultativo —su escala de honorarios por tipo de acto, el modelo de retribución aplicable a cada uno y su régimen de facturación— y el acto realizado, registrado con su tipo, fecha, paciente, cirujano y precio facturado. Ese registro nace del parte quirúrgico cerrado y firmado, no de una anotación administrativa posterior. La automatización de esa captura está desarrollada en la guía sobre automatización de protocolos quirúrgicos y partes de cirugía ocular.

El cálculo necesita varias capas de datos correctas, no solo el precio del acto.

2.2. Estado de cobro, consumibles y reglas fiscales

Además hace falta el estado de cobro del acto —facturado, cobrado, parcialmente cobrado—, porque unas clínicas calculan honorarios sobre facturado, otras sobre cobrado y otras combinan ambos. También los consumibles y material asociados al acto, cuya trazabilidad está descrita en la guía de trazabilidad de lentes intraoculares, y las reglas fiscales aplicables a cada facultativo, especialmente la retención de IRPF cuando factura como autónomo.

Ninguna de estas capas sustituye a las demás: falta una sola —por ejemplo, el estado de cobro sin actualizar— y la liquidación entera queda mal, aunque el resto de los datos sean correctos. Por eso conviene tratarlas como un conjunto, no como campos sueltos que se rellenan cuando hay tiempo.

3. El flujo del cierre mensual automatizado

3.1. La propuesta se genera sola, el primer día del mes

Con esas capas de información registradas durante el mes, el sistema genera la propuesta de liquidación por facultativo: listado de actos con su precio, cirujano, fecha y estado de cobro; aplicación automática de la escala configurada; deducciones de consumibles que correspondan; subtotal de honorarios brutos; retención aplicable; importe líquido a abonar y, en su caso, actos pendientes que se trasladan a la liquidación siguiente.

3.2. La administración revisa, no construye

El responsable administrativo revisa la propuesta, no la construye. Su trabajo es verificar excepciones —un acto mal asignado, un cobro pendiente que conviene retener, una deducción no estándar pactada para un caso concreto— y validar el documento. La diferencia de tiempo respecto al cálculo manual se mide en horas frente a días; la diferencia en errores, en discusiones evitadas con los facultativos.

Ese cambio de rol —de construir el cálculo a revisar una propuesta ya construida— es el que libera tiempo real de administración, más que cualquier ahorro puntual en un mes concreto.

4. Consumibles, materiales y deducciones por acto

4.1. El caso más habitual: la LIO premium

En cirugía oftalmológica, los acuerdos de honorarios con frecuencia incluyen deducciones específicas por materiales de alto coste. El caso más habitual: en cirugía de cataratas con lente intraocular premium donde el paciente asume un diferencial, parte de ese diferencial se descuenta del precio base sobre el que se calcula el porcentaje del cirujano. Otra variante frecuente son las clínicas que descuentan parte del coste de viscoelástico o suturas especiales en intervenciones con uso intensivo. Nuestro artículo sobre quirófano avanzado explica cómo se registra el consumo real de estos materiales en el propio acto quirúrgico.

4.2. Reglas configurables, no excepciones manuales

Estas reglas son tan variables como acuerdos hay, y registrarlas como excepciones manuales en cada liquidación es lo que convierte el cierre mensual en un problema. La forma correcta es configurar las reglas de deducción como parte del perfil del facultativo: porcentaje sobre precio neto descontado el material premium, importe fijo por unidad consumida, escala por tipo de lente. Una vez configuradas, se aplican solas en cada acto. El registro fiable de qué se consumió realmente en cada intervención es lo que hace exactas estas deducciones, y es uno de los efectos prácticos de la integración entre el parte quirúrgico y el inventario.

5. Comisiones sobre actos de mutuas y aseguradoras

5.1. Un precio que no es libre y un cobro que llega tarde

Los actos facturados a mutuas y aseguradoras tienen reglas de comisión propias que conviene aislar. Primero, porque el precio del acto no es libre —lo fija el baremo de cada aseguradora— y los porcentajes acordados con el médico suelen ser distintos a los de la consulta privada directa. Segundo, porque el cobro de la mutua llega en bloque, semanas o meses después de la facturación, y las clínicas que liquidan sobre cobrado necesitan vincular cada cobro recibido a los actos que lo originaron.

5.2. Conciliar el cobro con el acto, sin cruzarlo a mano

El sistema debe permitir aplicar tablas de honorarios diferenciadas por aseguradora y por tipo de acto, y enlazar cada cobro recibido —vía remesa o transferencia— con la liquidación de los actos correspondientes. La automatización del lado del cobro está desarrollada en la guía sobre automatización del cobro a mutuas y aseguradoras: cuando ese cobro entra correctamente identificado al acto, la liquidación del médico sobre actos cobrados se cierra sola.

Sin esa conciliación automática, alguien tiene que abrir la remesa de la aseguradora, identificar qué actos incluye y marcarlos uno por uno como cobrados, un trabajo que se repite cada vez que llega un pago en bloque.

6. Retención fiscal y forma de facturación del médico

6.1. Autónomo, sociedad profesional o asalariado

La forma jurídica con la que el cirujano factura sus servicios a la clínica determina el tratamiento fiscal del pago que recibe cada mes. El caso más extendido es el del facultativo autónomo que emite factura a la clínica por sus honorarios, con la retención de IRPF aplicable a profesionales —que la clínica practica y deposita en la AEAT— y el IVA que corresponda según el servicio prestado.

6.2. Cada régimen, con su propia configuración

El sistema debe conocer el régimen de cada médico y aplicar automáticamente las retenciones procedentes en la liquidación, además de generar el detalle necesario para la declaración informativa anual de retenciones que la clínica está obligada a presentar ante la Agencia Tributaria. En el caso de cirujanos que facturan a través de sociedad profesional, las reglas cambian —la retención no aplica del mismo modo— y el perfil del facultativo se configura con ese régimen específico. Cualquier cambio normativo debe poder reflejarse desde la configuración, sin requerir intervención técnica.

7. El informe de liquidación: lo que el médico debe poder ver

7.1. Un informe opaco genera desconfianza

El informe que el facultativo recibe cada mes es, en la práctica, el documento que sostiene la relación administrativa con la clínica. Un informe opaco —un total sin desglose, una transferencia sin explicación— genera desconfianza, preguntas y tiempo dedicado a aclaraciones. Un informe correcto y transparente cierra el mes sin conversaciones, y esa confianza acumulada mes a mes es parte de lo que sostiene una buena relación laboral con el cirujano a largo plazo.

7.2. Qué debe incluir el estándar

El estándar debe incluir, por facultativo: el periodo cubierto, el listado de actos con paciente, fecha, tipo de intervención y precio facturado, el porcentaje o tarifa aplicada a cada uno, las deducciones por material con el detalle de qué se descuenta y por qué, el subtotal de honorarios, la retención aplicada, el importe líquido y la relación de actos pendientes que se trasladan a la liquidación siguiente. Cuando el cirujano detecta una discrepancia, el origen es trazable hasta el acto concreto, y la conversación deja de ser «tu liquidación está mal» para ser «este acto del día 12 tiene un descuento que no nos cuadra», que es una conversación bastante más corta y mucho más fácil de resolver.

8. Quién decide las reglas: la dirección, no el software

8.1. El sistema aplica, no negocia

Automatizar el cálculo no significa que el software decida cuánto cobra cada cirujano ni qué se descuenta. Las escalas, los porcentajes y las deducciones son acuerdos que la dirección de la clínica pacta con cada facultativo; el sistema se limita a aplicarlos de forma consistente, acto tras acto, mes tras mes, sin criterio propio sobre lo que sería justo cobrar.

8.2. Cambiar un acuerdo es cambiar una configuración

Cuando un acuerdo cambia —una revisión de porcentaje, una nueva deducción pactada—, se actualiza en el perfil del facultativo y se aplica desde ese momento en adelante, sin tener que reconstruir nada más. El histórico de liquidaciones ya cerradas no se toca: cada una refleja las reglas vigentes cuando se generó, tal como se pactaron entonces.

9. Cómo se implanta en una clínica con varios cirujanos

9.1. Configurar cada perfil, una vez

La implantación empieza por trasladar al sistema los acuerdos ya existentes con cada facultativo: su escala de honorarios, su modelo de retribución por tipo de acto y su régimen fiscal. Es un trabajo de configuración inicial, no de rediseño de los acuerdos que ya tiene la clínica. El módulo se incluye dentro de la especialidad de oftalmología, con el detalle de planes y módulos en la página de precios.

Cada facultativo se configura una vez, con sus propias reglas.

9.2. La primera liquidación automática, con margen de revisión

La primera liquidación generada automáticamente conviene revisarla con más detalle que las siguientes, para confirmar que la configuración de cada facultativo refleja bien lo acordado. A partir de ahí, el ritmo mensual pasa a ser el que describe este artículo: el sistema propone, la administración verifica excepciones y valida, y el cirujano recibe un informe que puede consultar por sí mismo sin tener que pedirlo.