Clínica dental con varias sedes: lo que cambia en los sillones, el equipo y el laboratorio

1. Qué cambia en una clínica dental con varias sedes

Una clínica dental con varias sedes no es una clínica más grande. Es una organización distinta, con problemas que no existían cuando todo estaba bajo el mismo techo.

1.1. Lo que vale para cualquier red de centros

Hay problemas que aparecen en cualquier red sanitaria: los censos de pacientes que se separan, las cajas que no cuadran al sumarlas, los permisos por centro, la dirección que necesita ver el conjunto. Están contados en el software médico para varias sedes, agendas y cajas. Este artículo se centra en lo que solo pasa cuando los centros son dentales.

1.2. Lo propio de la odontología

En odontología, el problema de las sedes gira alrededor de tres cosas que no se mueven fácilmente: los gabinetes y su equipo, los especialistas que no están en todas partes y el laboratorio, que tiene que saber dónde recoger y dónde entregar. El paciente se mueve entre sedes; el sillón de cirugía, no.

1.3. Los planes largos cruzan sedes

Un paciente con un plan de rehabilitación puede hacer la cirugía en una sede, las pruebas en otra y las revisiones en la más cercana a su casa. Si cada sede solo ve su parte, el plan se rompe en trozos y nadie tiene la foto completa.

2. Sillones y gabinetes por sede

Cada sede tiene sus sillones, y no todas tienen los mismos. Esa diferencia decide qué se puede hacer en cada una.

2.1. Cada sede, con su dotación

Una sede grande puede tener gabinete de cirugía, sala de radiología y varios gabinetes polivalentes; una pequeña, dos sillones de conservadora e higiene. La agenda de cada sede tiene que saber qué gabinetes tiene y qué equipo hay en cada uno, porque citar una cirugía en una sede sin gabinete de cirugía es citar algo imposible. Cómo se cita por recurso está en cómo se organiza la agenda por sillón dental.

2.2. El gabinete que solo existe en una sede

Lo habitual es que ciertos equipos —el de cirugía, el escáner, el ortopantomógrafo, el microscopio— estén en una sola sede. Todos los pacientes de la red que los necesiten tienen que ir allí. Esa sede es un recurso de toda la red, y su agenda tiene que gestionarse pensando en los pacientes de las demás, no solo en los suyos.

2.3. Cada centro, con sus papeles

Cada sede es un centro distinto a ojos de la administración sanitaria, con sus instalaciones de rayos X y su equipamiento. Conviene no dar por hecho que la documentación de la primera sede cubre la segunda y revisarlo antes de abrir. Qué incluye la autorización sanitaria de una clínica dental, con su norma, está en los requisitos de autorización sanitaria de la clínica dental.

3. El profesional que rota entre sedes

Casi todas las redes dentales tienen profesionales que trabajan en más de una sede, y es donde más errores de agenda aparecen.

3.1. Una agenda que ve las dos sedes

El profesional que rota necesita una agenda personal que refleje dónde está cada día. Si cada sede lleva su agenda y no ve la de la otra, acabará citado a la misma hora en dos sitios. Su horario y sus ausencias tienen que estar en la agenda, con la sede de cada franja, para que nadie le cite donde no está.

3.2. El tiempo de desplazamiento

Cuando un profesional pasa consulta en dos sedes el mismo día, entre la última cita de una y la primera de la otra hay un desplazamiento que tiene que estar bloqueado en la agenda. Si no, la primera cita de la tarde empieza siempre con retraso.

3.3. El especialista de una sola sede

El implantólogo, el endodoncista o el ortodoncista que vienen un día a la semana suelen trabajar en una sola sede. Sus pacientes vienen de toda la red, derivados por los odontólogos generales de cada centro. La derivación tiene que dejar la cita dada en la sede del especialista, no una instrucción de llamar a otro centro.

4. El paciente con el plan repartido

El caso más delicado de una red dental es el paciente cuyo plan de tratamiento se hace en más de una sede.

4.1. Cirugía en una sede, prótesis en otra

El paciente se opera donde está el gabinete de cirugía y vuelve a su sede para la prótesis y las revisiones. Cada sede hace su parte del mismo plan. Si el plan existe dos veces, una en cada sede, lo aceptado, lo hecho y lo cobrado dejan de coincidir antes de que termine el tratamiento.

4.2. La historia tiene que ser una sola

El odontograma, las radiografías, los consentimientos y el plan de ese paciente tienen que verse desde cualquier sede donde le atiendan, con los permisos de cada perfil. Si el paciente es de cada sede, acabará teniendo dos historias incompletas, y la sede que coloca la corona no sabrá qué se hizo en la cirugía.

Si el plan existe dos veces, lo aceptado y lo hecho dejan de coincidir.

4.3. El presupuesto y el cobro, ¿de qué sede?

Un plan que se hace en dos sedes necesita una regla: si el presupuesto es de la sede que lo propuso, si cada sede cobra lo que hace o si el cobro se centraliza. Cualquiera funciona si está decidida; lo que no funciona es que el paciente pague un anticipo en una sede y la otra no lo vea.

5. El laboratorio compartido

Muchas redes dentales trabajan con el mismo laboratorio para todas las sedes. Es más eficiente y más fácil de controlar, siempre que el circuito esté claro.

5.1. Recogidas y entregas por sede

El laboratorio tiene que saber en qué sede recoge cada trabajo y en cuál lo entrega, que no siempre es la misma. Una orden de trabajo que no dice la sede de entrega es una corona que viaja al sitio equivocado.

5.2. El trabajo que llega a la sede equivocada

Cuando pasa, alguien tiene que llevarlo a la otra sede antes de la cita, o la cita se pierde. La forma de evitarlo es que cada trabajo esté unido al plan del paciente con su sede de colocación, y que la sede que lo recibe lo compruebe al llegar.

5.3. Un laboratorio o varios

Algunas redes usan un laboratorio para todo y otras uno por tipo de trabajo. Lo importante es poder comparar: plazos, repeticiones y documentación de cada laboratorio en todas las sedes. Cómo se evalúa está en cómo elegir laboratorio dental con criterios medibles.

6. El equipo entre sedes

Con varias sedes, el equipo se reparte y hay que decidir quién accede a qué y quién cubre a quién.

6.1. Permisos por sede

La recepcionista de una sede gestiona la agenda y la caja de su centro, no las de la otra. El profesional que rota accede a las sedes donde trabaja, con una sola cuenta. La dirección ve todas. Cómo se diseñan estos accesos está en los permisos por rol en la clínica dental.

6.2. Auxiliares y coberturas

Con varias sedes es más fácil cubrir una baja moviendo a una auxiliar de un centro a otro, siempre que conozca los montajes de la otra sede. Tener los protocolos de gabinete iguales en todas las sedes es lo que hace posible esa flexibilidad.

6.3. El colaborador que trabaja en dos sedes

Si un colaborador trabaja en dos sedes, su liquidación tiene que sumar lo que hizo en las dos, con las mismas reglas. Si cada sede liquida por su lado, el colaborador recibe dos cuentas que no siempre casan, y a menudo reclama actos que ninguna de las dos incluyó.

7. Tarifa, caja y producción por sede

La parte económica de una red dental combina lo que se decide para toda la red y lo que se lleva en cada centro.

7.1. Tarifa común o por sede

Lo más sencillo es una tarifa común para toda la red: el paciente paga lo mismo en cualquier sede. Algunas redes tienen precios distintos por zona, lo que complica el plan repartido entre sedes. En cualquier caso, el catálogo de actos tiene que ser uno solo, para poder comparar.

7.2. Caja por sede

Cada sede cierra su caja con su responsable. Los anticipos, las cuotas y los cobros de un paciente que va a varias sedes tienen que verse desde cualquiera, o el paciente recibe una reclamación de algo que ya pagó en la otra.

Comparar sedes solo sirve si los indicadores se calculan igual en todas.

7.3. Producción por sillón y por sede

La dirección necesita saber qué produce cada sede y cada sillón, y dónde hay gabinetes infrautilizados. Comparar sedes solo tiene sentido con los mismos indicadores, calculados igual en todas. Los indicadores de una clínica dental están en los indicadores de la clínica dental.

8. Abrir la segunda sede

La mayoría de los problemas de una red dental se deciden antes de abrir la segunda sede, aunque se noten meses después.

8.1. Cuándo tiene sentido

Una segunda sede tiene sentido cuando la primera tiene sus sillones llenos de forma estable y hay demanda en otra zona, no para llenar una agenda que ya tiene huecos. El modelo, propio o franquiciado, también cambia lo que hay que decidir; las opciones están en clínica dental independiente o franquicia.

8.2. Qué se decide antes de abrir

• Qué gabinetes y equipos tendrá la nueva sede y cuáles se quedan solo en la primera.
• Qué profesionales rotan y qué días está cada uno en cada sede.
• Cómo se reparte un plan que se hace en dos sedes: presupuesto y cobro.
• Cómo trabaja el laboratorio con las dos sedes: recogidas y entregas.
• Qué indicadores se miden igual en las dos.

8.3. Los primeros meses

En los primeros meses aparecen los fallos de diseño: el trabajo que llega a la sede equivocada, el profesional citado en dos sitios, el paciente duplicado. Revisar cada semana esos incidentes y corregir la regla que los produjo es lo que hace que la red funcione antes de que los problemas se vuelvan costumbre.

9. Qué aporta obeliOmed

Una red dental funciona si las sedes son independientes en su operación y el paciente, el plan y el equipo pueden cruzarlas sin romperse. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. Centros separados, acceso por usuario

Las sedes funcionan como centros separados dentro de la misma empresa, y cada usuario tiene acceso a los centros donde trabaja. Hay cuatro roles dentales con permisos por rol y por pantalla. El sillón y el gabinete de cada sede se agendan como recurso, y cada profesional tiene su horario y sus ausencias en la agenda, que no deja citarle fuera de ellos.

9.2. El plan y el laboratorio, en el mismo sistema

El plan de tratamiento nace del odontograma y el trabajo de laboratorio va dentro del plan, con su laboratorio, sus fechas de envío y entrega y el estado del trabajo. Los requisitos de un software dental para centros con varios profesionales y sedes están en el software dental para policlínicas, y el resto de circuitos, en la gestión de la clínica dental por circuitos.

9.3. Lo que no hacemos

• No decidimos cómo se reparte un plan entre sedes. La regla de presupuesto y cobro es de tu red.
• No estamos conectados con ningún laboratorio. Recogidas y entregas se registran en cada sede.
• No tramitamos la autorización de una sede nueva. Es un trámite de tu clínica con la administración.