Cómo exportar los datos de Dendoo antes de cambiar de programa

1. El orden: primero exportar, después la baja

1.1. La regla que evita el problema

Todo se descarga mientras sigues siendo cliente y con el programa funcionando a diario. Cursar la baja primero y descargar después es la forma habitual de descubrir tarde que falta algo, y en una clínica dental lo que falta suelen ser imágenes.

Hay una razón práctica: mientras el programa está vivo puedes repetir una descarga que salió mal, comparar una cifra rara o pedir ayuda a su soporte. Con la cuenta cerrada, cualquiera de esas tres cosas se convierte en una cadena de correos.

1.2. Fija una fecha de corte

Elige un día a partir del cual lo que se escriba habrá que llevarlo a mano o repetir la descarga. Díselo al equipo: recepción, higienistas y doctores. Sin fecha de corte, la exportación se queda vieja mientras la revisas.

Y avisa también a quien lleva la facturación: si el corte cae a mitad de mes, conviene saber qué facturas se emiten en cada programa antes de que alguien emita la primera en el nuevo y rompa la numeración. En cómo cambiar de software dental sin parar la clínica está el calendario completo de una semana de cambio.

1.3. Reparte el trabajo

• Una persona descarga los listados y los guarda con su nombre y su rango de fechas.
• Otra comprueba, porque quien descarga no ve sus propios huecos.
• Empezad por los pacientes en tratamiento, que son los que vais a necesitar la primera semana.

2. Los listados que salen solos

2.1. Lo que documenta Dendoo

Su web indica la descarga de pacientes, citas y pagos en CSV o PDF. Y su ayuda añade varias exportaciones a Excel que conviene conocer: el informe de servicios prestados, el reporte de pagos de pacientes, la liquidación con su tabla de totales y el «informe E-recibo».

2.2. Las citas del calendario

Desde su actualización del 17 de septiembre de 2026, el calendario exporta a Excel lo que tengas abierto en pantalla —un día, cinco, la semana o el mes— con los filtros puestos. Es cómodo y tiene truco: si exportas con un filtro aplicado, sale solo lo filtrado. Repite por meses y apunta cuántas filas trae cada uno.

Un consejo que ahorra disgustos: descarga cada listado dos veces, con una semana de diferencia. La segunda recoge lo que se escribió entre medias —altas nuevas, cobros, citas movidas— y sirve además para comprobar que las dos exportaciones dicen lo mismo de los datos viejos. Si una fila cambió sin motivo, es mejor descubrirlo ahora.

2.3. El resumen por paciente

Su propia ayuda explica cómo sacar el E-recibo a Excel y montar una tabla dinámica para resumir pagos por paciente. Si lo necesitas para cuadrar el cambio, hazlo antes de perder el acceso: después ya no hay de dónde sacarlo.

3. Radiografías, fotos y vídeos

3.1. Dónde están

En Dendoo, la ficha del paciente separa fotos, vídeos y radiografías en secciones distintas, con su fecha, su marca de agua y sus collages de antes y después. Es una galería clínica bien montada, y por eso mismo acumula mucho material.

3.2. Por qué es la parte crítica

Porque no sale en ningún listado: se descarga entrando en cada ficha. Y porque, según su documentación, borrar un archivo es irreversible. Una radiografía perdida no se recupera: se repite, con su radiación y su coste.

Hay otro motivo para no dejarlo para el final: las imágenes pesan. Bajar diez años de panorámicas por una conexión normal no se hace en una tarde, y si lo intentas el último día acabarás eligiendo qué pacientes se quedan sin su histórico. Empieza por aquí en cuanto tengas decidido el cambio.

3.3. Cómo organizarlo

• Carpeta por paciente, con su número de ficha en el nombre.
• La fecha en el nombre del archivo, porque al descargar se pierde el orden de la galería.
• Prioriza: pacientes en tratamiento, después ortodoncia en curso, después el archivo histórico.
• Comprueba el espacio: los planes traen 10 o 120 GB, así que sabes de antemano cuánto vas a mover.

4. Consentimientos y documentos firmados

4.1. Cómo se guardan allí

Su ayuda no tiene un artículo de consentimientos: lo que recomienda es subir escaneados los consentimientos firmados a los archivos del paciente. Eso significa que están donde las fotos, y que se descargan igual, uno a uno.

4.2. Qué comprobar en cada uno

Que se lea la fecha, la firma y quién firmó, y que el documento corresponda al tratamiento que dice. Si hay menores, que esté la firma del tutor. Son los que te van a pedir si algún día hay una reclamación.

4.3. Qué cambia en obeliOmed

El consentimiento no se escanea: se firma dentro del programa y queda atado a la versión exacta del texto, con un sello que cubre el documento, los datos del paciente y del tutor, la firma y la fecha. Publicar una versión nueva vuelve a pedir las pendientes en vez de dejarlas a medias.

5. La parte clínica: odontograma, planes y tratamientos

5.1. Lo que hay que pedir por escrito

Los listados cubren pacientes, citas y dinero, pero la historia clínica dental es otra cosa: odontograma, periodontograma, planes de tratamiento y evolución. Pide por correo —no por chat— una copia completa en formato reutilizable, y guarda la respuesta.

5.2. Qué preguntar exactamente

• ¿Sale el odontograma como datos o solo como imagen o PDF?
• ¿Van los planes de tratamiento con lo aceptado, lo hecho y lo pendiente?
• ¿Incluye la información médica del paciente, que en su programa se rellena por columnas anuales?

Pregunta también por la información médica del paciente, que en su programa se rellena una vez al año en columnas y se arrastra de un año al siguiente. Es el equivalente a la anamnesis y, si no viene en la copia, la clínica pierde el historial de alergias, medicación y antecedentes que ha ido reuniendo. En obeliOmed eso vive en la anamnesis del episodio, que se explica en la diferencia entre episodio, visita y expediente.

5.3. Qué hacer si solo hay PDF

Un PDF por paciente sirve para archivar y cumplir, pero no para migrar: nadie va a teclear otra vez dos mil fichas. Si es lo único que hay, decide qué se traslada como datos —pacientes, citas, pagos, documentos— y qué se conserva como archivo consultable.

6. Pagos, facturas y lo que pide tu asesoría

6.1. Lo que sale

Cobros y saldos salen en PDF o Excel, que es lo que su ayuda recomienda pasar a la gestoría. Descarga el histórico completo, no solo el año en curso, y sepáralo por ejercicios.

6.2. El corte del ejercicio

Si puedes, haz el cambio con un trimestre cerrado. Si no, decide de antemano qué serie sigue en cada programa y comunícalo a tu asesoría antes de emitir la primera factura en el sistema nuevo.

Si trabajas con seguros dentales o con financiación a plazos, saca también el detalle de lo que está en curso: cuotas pendientes, reembolsos solicitados y lo que cada aseguradora tiene aprobado. Es información que vive repartida entre la ficha del paciente y los informes de cobro, y que nadie recuerda hasta que hay que reclamarla. Con la exportación delante, reconstruirlo cuesta una tarde; sin ella, cuesta llamadas.

6.3. Los pendientes de cobro

Exporta la lista de lo pendiente el mismo día del corte y guárdala aparte. Es el dato que más rápido envejece y el que más se echa de menos la primera semana en el programa nuevo.

7. Cómo comprobar que no falta nada

7.1. Las tres cuentas

• Pacientes: los del CSV frente a los que ves en el programa, activos e inactivos.
• Citas de un mes cerrado: el número tiene que coincidir con el del calendario.
• Pagos de un trimestre: el total del Excel frente al que ya conoces.

Guarda esas cifras en la misma libreta donde apuntes los nombres de los ficheros. Cuando el programa nuevo cargue los datos, son las que permiten decir «faltan cuatro citas de marzo» en vez de «creo que falta algo», que es una conversación mucho menos útil.

7.2. Tres fichas al azar

Una de un paciente de ortodoncia en curso, una de un periodontal con dos exámenes y una de alguien con muchas radiografías. Si esas tres salen completas, el resto suele estar bien.

7.3. Acentos, fechas y tildes en los apellidos

Un CSV mal codificado convierte los apellidos en símbolos y una fecha en formato americano manda las citas de marzo a diciembre. Se ve en un minuto abriendo el fichero, y se arregla antes de cargarlo, no después.

8. Lo que sigue siendo responsabilidad de la clínica

8.1. Los datos son tuyos y la responsabilidad también

El programa es el encargado del tratamiento; la responsable es la clínica. Durante la mudanza, las copias que descargues y quién las abre son cosa tuya: guárdalas cifradas o en un equipo con acceso controlado, no en un pendrive en el mostrador.

8.2. La historia clínica tiene sus plazos

Cambiar de programa no cambia los plazos de conservación. Antes de pedir que borren tu cuenta, comprueba que la copia está completa y que se consulta desde el sistema nuevo. Lo desarrollamos en cómo migrar historiales clínicos a otro software.

Otra cosa que conviene tener resuelta antes de empezar: quién del equipo puede descargar y quién no. Una exportación completa es, literalmente, la clínica entera en un fichero, y conviene que no acabe en el ordenador personal de nadie. Si quieres el criterio con el que repartimos esos permisos, está en la custodia legal de la historia clínica, que vale igual para dental.

8.3. Ojo con «borrar»

Un detalle de su documentación: borrar un paciente en Dendoo solo lo oculta. Conviene saberlo para responder bien si alguien ejerce sus derechos, y para no dar por hecho que algo desapareció cuando sigue ahí.

9. De la exportación al programa nuevo

9.1. Primero una muestra

Se cargan cincuenta pacientes con sus citas, sus pagos y sus imágenes, y los revisa alguien de la clínica. Solo cuando esa muestra está bien se pasa el resto, fuera de horario, para no parar los sillones.

Esa muestra se elige con criterio, no al azar: un paciente con ortodoncia en curso, uno periodontal con dos exámenes, uno con presupuesto a medias y uno dado de alta hace años. Si los cuatro llegan enteros, el volcado completo es un trámite.

9.2. Quién lo hace

En obeliOmed la migración la lleva nuestro equipo: pedimos la exportación de prueba, decimos por escrito qué se trae y qué no, y no se mueve nada hasta que la clínica da el visto bueno. Con unos miles de pacientes, una semana es un plazo realista.

9.3. Qué ganas al llegar

Lo que se nota el primer mes: el periodontograma comparado con el examen anterior, el presupuesto aceptado línea a línea y el registro de quién ve y quién cambia cada dato. La comparación completa está en la alternativa a Dendoo para clínicas dentales.