Exportar datos de Dentalink: qué pedir y cómo comprobarlo

1. Exportar datos de Dentalink: dos operaciones distintas

Casi toda la confusión viene de mezclar dos cosas que no se parecen ni en el procedimiento ni en quién las hace.

1.1. Descargar informes: lo haces tú, si tu plan lo permite

Su centro de ayuda documenta informes descargables en Excel que se sacan desde el propio programa, con el permiso de informes activado y en los planes Pro y Titanium. Sirven para revisar, contrastar y guardar una copia de consulta. No sirven para cargar en otro programa: un informe resume, no conserva la estructura del dato.

1.2. Obtener la información completa: la pides, por escrito

Es lo que hace falta para una migración de verdad: pacientes, historia, odontogramas, periodontogramas, imágenes con su pieza, presupuestos con su estado, citas, facturación y consentimientos firmados. No hemos encontrado un procedimiento público para esa extracción, así que es una solicitud al proveedor, con su calendario, y no un botón.

1.3. Por qué importa no confundirlas

Porque una clínica puede creer que tiene sus datos a salvo tras descargar los informes y descubrir al migrar que lo que tiene son tablas de consulta, no información que otro programa pueda cargar. Es el error más caro de corregir a destiempo. El marco completo de la decisión está en el software para clínicas dentales y cómo elegirlo.

2. De quién son los datos y qué dice la ley

Conviene separar lo jurídico de lo práctico: lo primero está bastante resuelto; lo segundo, no siempre.

2.1. La clínica es la responsable; Dentalink, el encargado

Sus términos de servicio lo dicen así: el cliente es el responsable del tratamiento, Healthatom —la empresa chilena detrás de Dentalink— es el encargado, y el cliente retiene todos los derechos sobre los datos. El Reglamento (UE) 2016/679 exige que el contrato de encargo estipule que el encargado, a elección del responsable, suprimirá o devolverá todos los datos al terminar el servicio (artículo 28.3.g).

2.2. La portabilidad del artículo 20 es del paciente, no de la clínica

Se cita mucho y se aplica mal. El artículo 20 reconoce al interesado —el paciente—, en determinados supuestos, el derecho a recibir sus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Es un derecho frente al responsable, tu clínica; tu relación con el proveedor se apoya en el contrato de encargo. Qué se entrega al paciente está en el derecho de portabilidad de la historia clínica.

2.3. Lo que ni la ley ni su web fijan: el formato

El artículo 28 obliga a devolver los datos, pero no dice en qué formato, y la web de Dentalink promete una entrega de toda la información sin decir tampoco en cuál. Una devolución puede cumplir la letra y llegar de una forma que ningún otro programa sepa leer. Por eso lo que se pacta y se comprueba no es el derecho, sino la forma: los datos de tu clínica dental son tuyos.

3. El calendario que marca su contrato

Es el dato que más gente descubre tarde, y ordena todas las demás decisiones del cambio. Lo que sigue sale de sus términos, en la versión fechada el 2 de febrero de 2026 y vigente a septiembre de 2026.

3.1. El preaviso de 30 días

Puedes terminar el contrato en cualquier momento con un aviso escrito de al menos 30 días, y lo pagado por adelantado no se devuelve. La baja, por tanto, no es inmediata y hay que encajarla: primero se obtiene la extracción, después se comprueba y solo entonces se comunica. Invertir el orden convierte el plazo en una urgencia.

3.2. La promesa de su web y la cláusula no dicen lo mismo

Su página de historia clínica promete que, si cancelas, te aseguran «una entrega rápida de toda la información almacenada», sin formato. Sus términos ponen la descarga del lado del cliente, antes del final. Pueden convivir, pero no son lo mismo: pregunta por escrito cuál aplica a tu caso, quién hace la entrega y en qué formato.

3.3. Quién puede pedirla, y qué pasa si se alarga

Sus términos dicen que la información solo se entrega al usuario registrado como dueño de la cuenta o a un representante legal acreditado. Comprueba hoy quién figura como dueño en tu clínica —a veces es alguien que ya no está— y corrígelo antes de pedir nada. Y si la cuenta se suspende por impago y pides conservar los datos más de 12 semanas, ese almacenamiento se cobra aparte.

4. Los informes en Excel, que sí están documentados

Esto sí puedes hacerlo tú, si tu plan lo incluye, y conviene hacerlo aunque no sustituya a la extracción completa. Si todavía estás decidiendo si cambiar, empieza por qué comprobar antes de buscar una alternativa a Dentalink.

4.1. Qué dice su centro de ayuda

Su artículo de reportes en Excel documenta «más de 50 reportes» descargables, en categorías como agenda, arancel de precios, convenios, finanzas, laboratorios, pacientes y tratamientos, y los limita a los planes Pro y Titanium, a septiembre de 2026. Ese centro de ayuda es común a todos sus países —el mismo artículo cita una categoría solo para Chile—, así que confirma qué ves tú.

4.2. Qué informes conviene descargar de todos modos

Los que el propio artículo destaca entre los más descargados, y los de la categoría de pacientes:

• Citas de pacientes, con su estado y el profesional.
• Pagos de pacientes del periodo que necesites.
• Estado de los presupuestos generados.
• Acciones realizadas en un periodo.
• Los informes de la categoría de pacientes.

Te dan una referencia propia para contrastar lo que te entreguen: si tu informe tiene más pacientes que la carga en el destino, hay un problema.

4.3. Lo que un informe no es

Un informe resume. No lleva el estado de cada superficie del odontograma con su fecha, ni los valores de sondaje de cada diente en cada exploración, ni la radiografía unida a su pieza. Sirve para contar y para archivar, no para cargar en otro programa. Y si tu plan es Esencial, pregunta cómo obtienes esas referencias antes de pedir la baja.

5. Lo que no está documentado, y cómo preguntarlo

Aquí está el hueco, y conviene nombrarlo con precisión para que la pregunta que envíes no admita respuestas vagas.

5.1. El formato de la entrega completa

No hemos localizado en su documentación pública el formato de la exportación completa, ni una mención a formatos de intercambio estándar. Su web promete «toda la información almacenada», y sus términos, que el cliente la descargue. Ninguno de los dos dice cómo llega. Eso no significa que no exista: significa que no está publicado y que hay que pedirlo.

Lo estructurado se puede cargar en otro programa; lo que llega como documento suelto solo se consulta.

5.2. Estructurado o como documento

La diferencia decide la migración: lo estructurado se puede cargar en otro programa; lo que llega como documento solo se puede consultar. Pregunta, bloque a bloque, cuál de las dos cosas te van a dar.

5.3. Cómo lo documenta otro proveedor

Sirve de comparación ver qué publica otro fabricante sobre su propia exportación y qué deja sin publicar, porque las preguntas son las mismas: está en cómo exportar los datos de tu Gesden. Y cómo se comparan los dos programas en conjunto, más allá de la salida de datos, en Dentalink frente a Gesden, punto por punto.

6. La solicitud completa: qué pedir y cómo pedirlo

Lo que funciona es pedirlo desglosado, porque «toda la información» admite interpretaciones muy distintas y la que te conviene es la más completa.

6.1. Por escrito y por bloques

Envía la solicitud por escrito desde la cuenta que figura como dueña, con fecha, y enumera los bloques uno a uno:

• Pacientes, con sus datos de contacto y administrativos.
• Historia clínica y notas, con su fecha y su autor.
• Odontogramas, con el estado de cada pieza y cada superficie.
• Periodontogramas, con los valores de cada punto de sondaje y su fecha.
• Imágenes y radiografías, con su paciente, su fecha y su pieza.
• Presupuestos y planes, con el estado de aceptación de cada línea.
• Citas, con su estado y el profesional que atendió.
• Facturación y pagos del periodo que debes conservar.
• Consentimientos firmados, con el documento y la constancia de la firma.

6.2. Las preguntas de cada bloque

Formato exacto de entrega, si viaja estructurado o como documento, plazo desde la solicitud y si tiene coste. Con esas respuestas por bloque, el alcance deja de ser una incógnita; sin ellas, cualquier fecha es una hipótesis. Cómo se encaja todo en el calendario está en cuánto tarda de verdad una migración dental.

6.3. Y quién la recibe

Que la extracción llegue a la clínica, no solo al proveedor de destino, aunque sea este quien la cargue. La copia es tuya, la necesitas para tus obligaciones de conservación y es la única garantía si hay que repetir la carga. Las cláusulas que conviene tener con cualquier proveedor están en el contrato de encargado del tratamiento con un proveedor.

7. Cómo se comprueba que ha salido entero

Recibir la extracción no es tenerla: hay que abrirla y contar. Tres comprobaciones bastan para saber si sirve, y conviene hacerlas mientras el contrato sigue vivo.

7.1. Los recuentos

Cuenta pacientes, citas, presupuestos, imágenes y consentimientos en lo entregado y compáralo con los informes que descargaste tú. Una diferencia grande indica un filtro aplicado sin avisar —solo pacientes activos, solo los últimos años— y es mucho más fácil de discutir antes de la baja que después.

7.2. Los casos de prueba

Elige tres pacientes con historia complicada y revísalos uno a uno: que estén sus piezas con el estado por superficie, sus exploraciones periodontales con sus valores, sus presupuestos con lo aceptado y lo rechazado, y sus radiografías abriéndose en la pieza correcta. Es media hora y es la comprobación que de verdad decide.

7.3. Abrir los ficheros, y levantar acta

Abre cada fichero en un ordenador que no sea del proveedor: que se lea sin su programa, que los acentos salgan bien y que las fechas sean fechas. Lo que no llegue, se escribe —qué bloque, qué volumen, qué se decide—. Lo que se pierde con más frecuencia está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

8. Imágenes y consentimientos, lo que se pierde primero

Merecen apartado propio porque suelen salir por otro camino y son lo más difícil de reconstruir si se pierden.

Imágenes y consentimientos firmados se piden aparte, con su paciente, su fecha y su pieza.

8.1. La imagen sin su paciente, su fecha y su pieza

Una carpeta con miles de radiografías es recuperable y es muy poco útil si se pierde a qué paciente, a qué pieza y a qué fecha corresponde cada una. Ese vínculo es un dato aparte del fichero, y es exactamente lo que hay que pedir junto con las imágenes: la correspondencia, en un fichero que se pueda leer sin el programa.

8.2. Los consentimientos firmados

Un consentimiento firmado no es una plantilla: es el documento concreto que firmó un paciente, con su fecha y la constancia de la firma. Pide que salgan así, uno por paciente, y abre un par de ellos al recibirlos. Si lo que llega es solo el texto del modelo, lo firmado se ha quedado atrás, y eso se reclama antes de la baja.

8.3. El volumen, y lo que no sale estructurado

Las imágenes suelen pesar más que todo lo demás junto: pregunta el volumen al principio, porque la entrega puede ser una descarga larga. Y comprueba si parte de tus radiografías vive solo en el programa del equipo de rayos. Si el odontograma no sale estructurado, se recarga desde la siguiente exploración, como al pasar desde el odontograma en papel a uno digital.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Qué resuelve obeliOmed de todo lo anterior, tanto el día que empiezas como el día que quisieras irte.

9.1. La salida, disponible desde el primer día

Puedes descargar en cualquier momento una copia completa de los datos de tu clínica, sin esperar al final del contrato ni a una ventana tras la baja. Es cuando conviene tomarla y guardarla: mientras eres cliente. Y los servidores están en España.

9.2. La estructura que hace que la salida sea información

El odontograma trabaja con notación FDI, por pieza y superficie, con el histórico de cada cambio y su autor; el periodontograma recoge seis puntos por diente y se compara entre exploraciones; la radiografía se adjunta al diente y queda en su historia. El presupuesto conserva la aceptación línea a línea, con su firma, y la tarifa de cada compañía.

9.3. La entrada, que se pacta

Si cambias, qué bloques viajan, en qué formato y quién responde si falta algo tras el corte se fija por escrito antes de firmar, con la lista del apartado 6 delante. Aquí y con cualquier proveedor: lo que viaja se pacta y se comprueba, no se da por supuesto.