Cómo exportar tus datos de Doctoralia: lo que puedes descargar y lo que no

1. Qué tipo de datos tiene Doctoralia sobre tu consulta

1.1. Datos del directorio: el perfil público del profesional

Doctoralia nació como un directorio de profesionales de la salud. El perfil público —nombre, especialidad, dirección, horarios, opiniones de pacientes— pertenece a la plataforma tanto como al profesional. Esos datos son visibles para cualquiera y no forman parte del expediente clínico. Al dar de baja el perfil, dejan de aparecer en el directorio, pero las opiniones pueden quedar archivadas según las condiciones de uso de la plataforma.

1.2. Datos de gestión: lo que la clínica ha ido acumulando

Si la clínica usa Doctoralia para gestionar citas, enviar recordatorios, registrar historiales o comunicarse con pacientes, esos datos sí forman parte del expediente clínico y están sujetos al RGPD. El volumen y la profundidad dependen de cuánto ha usado la clínica la plataforma: una consulta que solo usa la agenda tiene pocos datos; una que ha registrado historiales completos tiene un volumen significativo que migrar.

1.3. Lo que no se ve pero existe: metadatos y trazas de actividad

Además de los datos que el profesional introduce a mano, Doctoralia registra metadatos que la clínica rara vez consulta: la hora exacta a la que se abrió un historial, quién modificó un campo, cuándo se envió cada recordatorio. Esos metadatos son relevantes para cumplir con la obligación de retención del historial clínico y para demostrar la cadena de custodia de los datos del paciente. Si la exportación no los incluye, la clínica pierde la trazabilidad del expediente desde la fecha de alta en la plataforma hasta la fecha de baja.

2. Qué se puede descargar desde el panel de Doctoralia

2.1. Listado de pacientes y datos de contacto

El panel de gestión de Doctoralia permite exportar el listado de pacientes con datos básicos: nombre, teléfono, email y, en algunos casos, la fecha de la última cita. Esa exportación suele salir en formato CSV, y es el punto de partida para cualquier migración. Lo que no incluye son los historiales clínicos, las notas del profesional ni los documentos adjuntos: solo la ficha demográfica.

2.2. Historial de citas y calendario

Las citas pasadas y futuras pueden exportarse como listado, pero no siempre con el detalle de qué se hizo en cada una. El dato exportable suele ser la fecha, la hora, el paciente y el motivo de consulta —si se rellenó—, no la evolución clínica ni los resultados de la exploración. Para la migración de la agenda basta; para la migración del expediente clínico, no.

3. Qué hay que solicitar al soporte o ejercer por RGPD

3.1. La exportación completa de historiales clínicos

Si la clínica ha registrado historiales clínicos dentro de Doctoralia —antecedentes, evoluciones, diagnósticos, prescripciones—, esos datos no siempre están disponibles como descarga directa. La clínica puede solicitar su exportación al soporte técnico invocando el derecho de portabilidad del RGPD. El plazo legal de respuesta es de un mes, ampliable a tres en casos complejos.

3.2. Las opiniones y valoraciones de pacientes

Las opiniones que los pacientes han dejado en el perfil de Doctoralia pertenecen a la plataforma según sus condiciones de uso. El profesional no puede exportarlas ni trasladarlas a otro sistema. Al dar de baja el perfil, las opiniones dejan de aparecer públicamente, pero la clínica pierde ese historial de reputación sin posibilidad de migrarlo. Es un dato que no se lleva.

4. Datos del directorio frente a datos de gestión

4.1. El directorio no es un software de gestión

Doctoralia empezó como directorio y fue añadiendo funciones de gestión: agenda, historiales, comunicaciones. Pero la arquitectura de los datos refleja esa evolución: los datos del directorio —perfil, opiniones, visibilidad— y los datos de gestión —pacientes, citas, historiales— no se tratan igual al exportar. Confundirlos lleva a asumir que todo lo que se ve en la plataforma es exportable, cuando en realidad una parte está ligada al servicio de directorio y no al expediente de la clínica.

4.2. Lo que se queda con la plataforma al salir

Al dar de baja Doctoralia, la clínica conserva los datos que ha podido exportar: la ficha de pacientes, el historial de citas y, si lo ha solicitado, los historiales clínicos. Lo que se queda son las opiniones de pacientes, el posicionamiento en el directorio, el historial de mensajes dentro de la plataforma y cualquier dato vinculado al servicio de marketplace que Doctoralia ofrece. No son datos clínicos, pero son activos que la clínica pierde al cambiar.

4.3. El coste de la visibilidad perdida y cómo compensarlo

Para muchas consultas, Doctoralia es la principal fuente de nuevos pacientes: el perfil en el directorio atrae visitas que se convierten en primeras citas. Al salir de la plataforma, esa fuente desaparece y la clínica necesita un canal alternativo. Un sitio web propio con posicionamiento en buscadores, un perfil verificado en Google Business y un sistema que permita la reserva online directa sustituyen la visibilidad que Doctoralia proporcionaba, con la ventaja de que los datos de los pacientes que llegan por esos canales son de la clínica desde el primer momento, no de un intermediario.

5. Formatos de exportación y qué se puede hacer con ellos

5.1. CSV para datos demográficos: importable pero incompleto

El CSV de pacientes es el formato más directo para la migración: una fila por paciente, una columna por campo. Cualquier software de gestión puede importarlo con un mapeo de campos. El problema es que solo contiene la ficha demográfica, no el historial clínico ni las citas. Para una migración completa, el CSV es el primer paso, no el único.

5.2. PDF para historiales: legible pero no importable

Si los historiales se exportan como PDF —un documento por paciente—, se pueden archivar y consultar, pero no se pueden importar automáticamente a otro sistema. El dato está dibujado en la página, no estructurado en campos. Migrar desde PDF a un sistema con campos estructurados requiere un trabajo manual o un proceso de extracción de datos que tiene un coste proporcional al volumen de historiales.

6. Lo que suele quedarse fuera

6.1. Recordatorios enviados y comunicaciones con pacientes

Los recordatorios de cita, los mensajes enviados a pacientes por la plataforma y las respuestas recibidas suelen quedarse en Doctoralia. No forman parte de la exportación estándar y, en algunos casos, no son exportables ni bajo petición. Si la clínica necesita conservar el historial de comunicaciones por razones legales o de calidad, conviene descargarlo antes de la baja, o al menos guardar capturas del registro.

6.2. Configuraciones de agenda y disponibilidad

Las reglas de disponibilidad, los tipos de cita, la duración por servicio y las pausas configuradas en la agenda de Doctoralia no se exportan. Son configuraciones del sistema que la clínica ha ido ajustando y que tendrá que recrear desde cero en el sistema de destino. No es un dato del paciente, pero es un trabajo que costó horas y que hay que volver a hacer.

6.3. Documentos adjuntos y archivos subidos al historial

Si el profesional ha adjuntado informes de pruebas, imágenes clínicas o consentimientos firmados al historial de un paciente dentro de Doctoralia, esos archivos pueden no salir en la exportación estándar. La descarga uno a uno desde cada ficha es posible, pero para volúmenes grandes es impracticable. La solicitud formal al soporte es el camino para obtener una carpeta con todos los adjuntos, y conviene verificar que la entrega incluye una correspondencia clara entre cada archivo y su paciente. Un ZIP con miles de archivos sin nombres legibles no cumple el estándar de seguridad que exige la normativa, porque dificulta el control de acceso por paciente.

7. Cómo preparar la salida antes de pedir la baja

7.1. Exportar primero, cancelar después

El orden importa: la exportación se pide —y se verifica— mientras el servicio está activo. Si la baja se comunica antes de tener los datos, el acceso puede cerrarse antes de que la exportación esté lista. La recomendación es descargar todo lo que la interfaz permite, solicitar al soporte lo que falta, verificar que está completo y solo entonces comunicar la baja.

7.2. Documentar qué había en la plataforma antes de perder el acceso

Un inventario rápido antes de la baja: cuántos pacientes, cuántos con historial, cuántos documentos adjuntos, qué tipos de cita configurados, qué plantillas creadas. Ese inventario sirve después para saber si lo exportado coincide con lo que había. Sin él, no hay forma de saber si falta algo.

8. Qué hacer con los datos una vez exportados

8.1. Custodia mientras se migra

Los datos exportados de Doctoralia contienen información de salud protegida por el RGPD. Mientras estén en un archivo local —en un USB, en un disco duro, en una carpeta compartida—, la clínica es responsable de su custodia. Cifrado, acceso restringido y registro de quién los abre son obligatorios, igual que cuando estaban en la plataforma.

8.2. Transformación y carga en el sistema de destino

El archivo exportado rara vez encaja directamente en el sistema nuevo. Los campos se llaman diferente, las fechas pueden estar en otro formato y la estructura de los historiales puede ser completamente distinta. La transformación —manual o asistida— es una partida más de la migración. La guía de migración de historiales detalla los pasos y los errores habituales.

8.3. Verificación post-importación: lo que hay que comprobar antes de cerrar

La verificación no es un paso opcional: es lo que separa una migración terminada de una migración que parece terminada. Con el acceso a Doctoralia todavía activo, la clínica abre una muestra de pacientes —al menos el 5 % o todos los que tengan historial completo, lo que sea menor— y compara campo a campo con lo que aparece en el nuevo sistema. Las discrepancias más comunes son fechas que pierden la hora, diagnósticos que se importan como texto libre en vez de como código estructurado, y documentos adjuntos que están en la carpeta pero no vinculados al paciente correcto. El retorno de la inversión de un software clínico empieza aquí: una migración limpia ahorra las horas de corrección que una migración sucia reparte durante meses.

9. Cómo facilita obeliOmed la importación desde Doctoralia

9.1. Migración asistida con mapeo de campos

obeliOmed ofrece un servicio de migración asistida para clínicas que vienen de Doctoralia. El equipo analiza los archivos exportados, mapea los campos al modelo de obeliOmed, importa los datos y verifica el resultado con la clínica. El presupuesto es cerrado y se acuerda antes de empezar.

9.2. Lo que Doctoralia no exporta, obeliOmed sí

obeliOmed permite exportar en cualquier momento todos los datos de la clínica —pacientes, historiales, documentos, configuraciones— en formato estándar y documentado, sin tarifa de salida. Los datos se alojan en servidores en España, con cifrado AES-256-GCM. La diferencia con un servicio que nació como directorio es que obeliOmed nació como software de gestión, y la portabilidad de los datos está diseñada desde el principio.