Cómo exportar datos de DriCloud: qué sale, en qué formato y qué cuesta

1. El orden: primero exportar, después la baja

1.1. La regla que evita el problema

No se comunica la baja hasta tener los datos descargados, revisados y guardados en dos sitios. Parece obvio y se salta constantemente, porque la baja se da en caliente el día que se firma con el proveedor nuevo. En el caso de DriCloud hay un motivo añadido: su contrato dice por un lado que la descarga está disponible también después de la baja, y por otro que al comunicar que no se continúa se procederá a la supresión definitiva de los datos. Son dos cláusulas del mismo documento que no dicen lo mismo, y el lado bueno de esa contradicción no lo eliges tú.

1.2. Fija una fecha de corte

Un día y una hora a partir de los cuales nada nuevo se apunta en el programa viejo. Lo que entre después se carga a mano en el nuevo, y se cuenta con los dedos. Sin fecha de corte pasa lo de siempre: la exportación se hizo el martes, el equipo siguió trabajando dos semanas allí y hay que volver a bajarlo todo, esta vez sin saber qué había cambiado.

1.3. Cuidado con el impago

No se deja de pagar la cuota para forzar nada. Su contrato suspende el servicio cuando el pago lleva cinco días sin hacerse, conserva los datos un plazo mínimo de treinta días para que la clínica pague o los pida, y después los suprime definitivamente. Un servicio suspendido es un programa al que no entras, y la ventana de treinta días se agota sola mientras alguien discute una factura por correo.

2. Lo que baja gratis: el CSV desde el programa

2.1. Qué dice el contrato exactamente

Merece la pena leerlo, porque es la parte buena de su letra pequeña. La clínica puede, en cualquier momento y también tras la baja, descargar sus datos por sí misma y sin coste, desde el propio programa, en formato CSV abierto y legible por máquina. El contrato añade que esa función está permanentemente a su disposición y que satisface tanto el derecho de portabilidad como la obligación de devolución del encargado. Es un compromiso escrito, no una promesa comercial, y eso vale mucho más.

2.2. Cómo salen los informes de gestión

Aparte del CSV, sus páginas de estadística repiten que cualquier informe se exporta a Excel de una vez: producción por profesional, por consulta y por tratamiento, cuentas por cobrar con la antigüedad de la deuda, cuentas por pagar, tiempos de espera y evolución de citas. Eso te resuelve la parte de dirección y la de tu asesoría, y no te resuelve la clínica: son tablas de resultado, no el expediente del paciente.

2.3. Lo que hay que mirar en el CSV antes de fiarse

• Una columna por concepto, con cabecera. Si vienen datos juntos en un mismo campo, alguien los va a tener que separar.
• El identificador de paciente. Es lo que permite volver a atar cada cita, cada documento y cada factura a su ficha.
• Las fechas y los acentos. Un apellido con tilde mal codificado se detecta en treinta segundos y se arregla en un minuto; a los seis meses, no.
• Los campos vacíos. Vacío en el CSV puede ser vacío de verdad o un campo que la exportación no incluye.

3. El XML completo y sus 500 dólares

3.1. Qué es y qué no es

Su contrato lo describe como un servicio opcional de exportación asistida: un fichero único en XML estructurado, con la totalidad de la información relacionada y ordenada, preparado para cargarlo directamente en otra plataforma. Lo presentan como una prestación de ingeniería hecha a medida por su equipo técnico, no como la vía para recuperar los datos. Su precio son 500 dólares y se comunica y se acepta antes de ejecutarlo.

3.2. Por qué no es un rescate

Conviene decirlo, porque en un post de este tipo la tentación es contarlo como un peaje de salida y no lo es. El propio contrato aclara que no pagar ese servicio no puede impedir, condicionar ni retrasar el derecho a recuperar los datos por la vía gratuita, y que destruir la información almacenada no cuesta nada. Lo que compras con los 500 dólares es que la relación entre las tablas venga ya resuelta.

3.3. Cuándo compensa pagarlo

Compensa cuando la clínica es grande y el coste de recomponer las relaciones a mano supera esa cifra: miles de pacientes con historias largas, muchos documentos y varios años de facturación. No compensa en una consulta pequeña con dos o tres años de datos, donde el CSV y unas horas de revisión llegan de sobra. Pide antes una muestra del XML y que quien vaya a cargarlo la mire: quinientos dólares por un fichero que tu proveedor nuevo no sabe leer no arreglan nada.

4. Las historias clínicas y los informes

4.1. Lo que hay que pedir por escrito

Aquí está la parte cara de reconstruir, y también la que ninguna web detalla. Sus formularios de historia se crean a medida por especialista y por tipo de visita, así que la pregunta no es «¿se exporta la historia?», sino «¿se exporta cada campo de cada formulario, con su etiqueta y su fecha?». La diferencia entre un CSV con una columna por campo y un PDF por visita son meses de trabajo cuando alguien quiera buscar algo.

4.2. El informe sale en Word, y eso tiene dos caras

Su web cuenta que los informes se generan en Word con el diseño de la clínica, para imprimirlos tal cual o editarlos antes de entregarlos, y su API tiene una llamada que devuelve el historial del paciente en ese mismo formato. Para exportar es cómodo: un fichero por paciente, legible en cualquier ordenador. Y tiene el inconveniente de siempre: un documento editable no prueba qué se entregó, porque no queda copia sellada de la versión que firmó o recibió el paciente.

4.3. Las cuatro preguntas del correo

• ¿La exportación incluye los campos de los formularios propios, o solo la ficha básica del paciente?
• ¿Sale el texto de las evoluciones y de la anamnesis, o un documento por visita?
• ¿Viene el código de diagnóstico de cada proceso, y de qué clasificación es?
• ¿Se exporta el registro de accesos y de cambios, o se queda dentro?

5. Imágenes, pruebas y documentos firmados

5.1. Dónde están y por qué es la parte crítica

En su programa las imágenes, radiografías, informes adjuntos y consentimientos firmados cuelgan de la ficha del paciente, y el paciente puede ver algunos desde su portal. Al exportar, lo normal es que el CSV traiga la referencia y no el fichero. Un listado que nombra documentos que no has descargado no es una copia: es un inventario de lo que has perdido. Los ficheros se bajan aparte y se bajan todos.

5.2. Los documentos van cifrados en reposo

Su contrato compromete cifrado de los datos en reposo, copias incluidas. Es una buena noticia mientras eres cliente y una pregunta obligada cuando te vas: los ficheros tienen que llegarte legibles, no como un volcado que solo abre su programa. Confírmalo en el correo, con esas palabras, y pide dos o tres documentos de prueba antes de encargar nada.

5.3. Cómo organizar lo que baja

Una carpeta por paciente, nombrada con el identificador que trae el CSV y no con el nombre, y dentro un nombre de fichero que empiece por la fecha. Es media hora de trabajo al principio que ahorra semanas después, porque es lo que permite que la carga en el programa nuevo se haga sola. Si además guardas el listado con la cuenta de ficheros por paciente, tienes el control de la sección 8 hecho. La casuística de quién puede pedir todo esto está en quién puede exportar los datos clínicos.

6. Facturación, cobros y lo que pide tu asesoría

6.1. Lo que sale bien

Esta es la parte fácil. Sus informes económicos se exportan a Excel completos, con producción por profesional y por tratamiento, cuentas por cobrar con la antigüedad de la deuda, cuentas por pagar con proveedores y el consolidado por sede si tienes varias. Además conectan con programas de contabilidad externos y ofrecen un perfil de acceso para el contable, así que en muchos centros esa parte ya está saliendo cada mes.

6.2. El corte del ejercicio

Cierra el ejercicio en el programa viejo y descarga el año completo antes de tocar nada, con las facturas emitidas, los cobros aplicados y los pendientes. Conservar la facturación es obligación de la clínica, no del proveedor, y una exportación a medio año obliga a explicar a la asesoría por qué hay dos fuentes para el mismo periodo. Si el cambio puede esperar a enero, espera a enero.

6.3. Los pendientes de cobro

Es el dato que más se olvida y el que más dinero cuesta. Descarga el listado de deuda viva por paciente con su antigüedad, y compáralo a mano con lo que el equipo cree que hay pendiente. Si no cuadra, lo que falla es el listado y hay que aclararlo antes de la baja, no después, cuando ya no tienes desde dónde mirarlo.

7. Lo que no sale en ningún listado

7.1. El dominio de tu web

Si contrataste con ellos la página de la clínica, revisa a nombre de quién está el dominio. Su web dice que nunca lo registran por ti; su contrato dice que lo registra el proveedor a su nombre y que recuperarlo cuesta 120 dólares. No es una cifra que arruine a nadie y sí es una llamada que conviene hacer con tiempo, porque un dominio que caduca en medio de una mudanza se lleva por delante el correo de la clínica y las reseñas que apuntan a él.

7.2. Lo que se queda dentro del programa

• El registro de accesos y de cambios. Su contrato lo compromete como función interna; que se exporte, no lo dice ninguna fuente.
• Las plantillas. Los formularios de historia, los modelos de informe y los textos de consentimiento que montaste tú.
• La configuración. Agendas, tipos de cita, tarifas, permisos por puesto y avisos programados.
• El histórico de mensajes. Qué aviso se envió a qué paciente y cuándo.

7.3. Qué hacer con eso

Nada de lo anterior se migra: se reconstruye. Y como se reconstruye, la semana anterior al cambio hay que dedicarla a fotografiar la configuración, no los datos. Un pantallazo de cada agenda, la lista de tipos de cita con su duración, la tarifa vigente exportada a Excel y una copia de cada texto de consentimiento en Word. Con eso el programa nuevo se configura en un día, y sin eso se configura a preguntas durante un mes. La cuenta de lo que cuesta en tiempo está en los costes ocultos de cambiar de programa.

8. Cómo comprobar que no falta nada

8.1. Las tres cuentas

• Pacientes. Los del listado del programa frente a las filas del CSV. Si sobran o faltan, mira si cuenta los dados de baja.
• Documentos. Ficheros descargados frente a documentos que el programa dice que tiene. Es la cuenta que casi nunca cuadra a la primera.
• Facturas del último ejercicio. Número de facturas y suma total, contra lo que tiene tu asesoría.

8.2. Tres fichas al azar, abiertas a la vez

El control que más encuentra y el que menos se hace. Eliges tres pacientes con historia larga y abres su ficha en el programa y su copia descargada, una al lado de la otra. En cinco minutos ves si falta un campo del formulario, si una evolución se quedó sin texto o si un documento firmado no bajó. Y si falla en tres de tres, falla en todas: no sigas hasta aclararlo.

8.3. Guarda la copia en dos sitios

Una copia en un disco de la clínica y otra fuera, y las dos con fecha en el nombre. La exportación es el único punto del proceso en el que existe un único ejemplar de la historia de tus pacientes, y dura desde que se descarga hasta que la carga en el programa nuevo está revisada. Ese rato conviene que sea corto y conviene que esté duplicado.

9. De la exportación al programa nuevo

9.1. Primero una muestra

Nunca se carga todo de golpe. Se suben cincuenta o cien pacientes, los revisa alguien de la clínica que conozca las fichas de memoria, y solo entonces va el resto. Es lo que convierte un error de columnas en veinte minutos de trabajo en vez de en una base de datos entera que hay que borrar y volver a cargar. El plazo realista y lo que pasa cada día está en cómo cambiar de software de clínica sin pararla, y la parte delicada, en migrar historiales clínicos a otro software.

9.2. Quién lo hace

Su web anuncia que su equipo migra tus datos de entrada y que la importación desde Excel es gratis; su contrato la deja como servicio opcional con gastos no incluidos en la cuota y sin responsabilidad por los datos que no encajen. En obeliOmed la migración la hace nuestro equipo y va incluida, con el visto bueno de la clínica antes de dar por buena la carga. Con unos miles de pacientes, una semana es un plazo realista y la clínica no para.

9.3. Qué ganas al llegar

Base de datos propia por clínica y servidores en España, diagnóstico con la CIE-10-ES completa, consentimiento atado a la versión exacta del texto que leyó el paciente, registro de lecturas y de cambios con el valor anterior junto al nuevo, recordatorios por WhatsApp y correo con reintento, y la contabilidad del motor contable del núcleo debajo. Si además estás comparando programas y no solo preparando la salida, en la comparación con DriCloud y XDentalCloud está lo que gana cada uno, y el mismo ejercicio para otros proveedores, en cómo exportar los datos de Dendoo y en cómo exportar los datos de Eholo. Y una idea que conviene tener clara desde el principio: los datos de tu clínica son tuyos.