Cómo exportar los datos de Eholo antes de cambiar de programa

1. Antes de tocar nada: el orden correcto

1.1. Primero exportar, después dar de baja

Parece obvio y es el error más común. La baja se cursa cuando ya tienes los ficheros descargados, comprobados y guardados fuera del programa. Hacerlo al revés convierte una mudanza tranquila en una carrera contra un plazo.

1.2. Decide primero adónde vas

El formato que necesitas depende del destino. Si el programa nuevo va a migrar tus datos, quien los va a cargar tiene que ver una muestra antes de que pidas nada: así te dice qué columnas hacen falta y evitas repetir la descarga tres veces.

Aprovecha para contar qué hay: pacientes activos, pacientes de alta hace años, fichas duplicadas y menores con tutor. Lo que esté duplicado en el programa viejo se duplica también en el nuevo si nadie lo mira, y las fichas duplicadas son el problema más caro de deshacer después. Si te suena el caso, te interesa cómo resolver la duplicidad de fichas en una migración.

1.3. Avisa a tu equipo de la fecha

• Congela los cambios masivos: nada de limpiar fichas la semana de la exportación.
• Fija un corte: a partir de ese día, lo que se escriba habrá que llevarlo a mano o repetir la descarga.
• Reparte el trabajo: una persona descarga, otra comprueba. Quien descarga no ve sus propios huecos.

2. Qué se puede sacar desde el propio programa

2.1. Los listados a Excel

Mientras eres cliente, la ayuda de Eholo documenta la descarga a Excel de dos listados que son la base de cualquier migración: el listado de sesiones, con su precio y su estado de cobro, y el listado de facturas. Los dos admiten filtros, así que conviene descargarlos por rangos de fecha y no en un único fichero gigante.

2.2. Las fichas de paciente

Su importador trabaja con tres bloques —pacientes, sesiones y notas de historia—, lo que dice bastante de cómo está organizada la información por dentro. Pide la salida en esa misma estructura: es la que el programa nuevo va a entender sin inventarse nada.

Un único fichero con seis años de sesiones es difícil de comprobar y fácil de cortar por la mitad si la descarga falla. Trocea por año o por trimestre, nombra cada fichero con su rango y apunta cuántas filas trae. Cuando el programa nuevo cargue los datos, esas cifras son lo que permite decir «faltan tres sesiones de marzo» en vez de «creo que falta algo».

Y descarga dos veces con una semana de diferencia si el centro sigue trabajando: la segunda descarga recoge lo que se escribió entre medias, que suele ser justo lo que nadie recuerda.

2.3. Lo que no es un fichero

Las etiquetas de paciente y de sesión, los cuestionarios respondidos y las plantillas que hayas creado son tuyos, pero no siempre salen en el mismo sitio que los listados. Anótalos aparte para no descubrirlos cuando ya no tengas acceso.

3. Lo que hay que pedir expresamente

3.1. La copia completa

Un listado de sesiones no es tu historia clínica. Pide por escrito —correo, no chat— una copia completa de los datos del centro, indicando que la necesitas en formato reutilizable y no en PDF por paciente. Guarda la respuesta: es la prueba de que lo pediste dentro de plazo.

3.2. Qué tiene que incluir

• Pacientes con sus datos de contacto, tutores y datos de facturación.
• Sesiones con fecha, profesional, precio y estado de cobro.
• Notas de historia asociadas a su paciente y a su fecha.
• Documentos firmados: consentimientos y cualquier PDF subido a la ficha.
• Facturas emitidas, con su serie y su numeración.

Que lo pida la persona que figura como titular de la cuenta, desde el correo con el que se contrató. Parece burocrático hasta que el proveedor responde que no puede atender la petición porque llega de una dirección que no reconoce, y ahí se van cuatro días del plazo. Pon en copia a alguien más del centro para que la conversación no dependa de un buzón.

3.3. Pregunta por el formato antes de recibirlo

Un Excel por listado es manejable. Un ZIP con un PDF por paciente sirve para cumplir y no sirve para migrar: habría que teclear otra vez cada ficha. Si es lo único que ofrecen, conviene saberlo antes de cursar la baja, no después.

4. El plazo de treinta días y cómo no perderlo

4.1. Qué dicen sus condiciones

Eholo da treinta días desde la baja para descargar la información. La suscripción se renueva de forma automática, los importes ya cobrados no se devuelven y la prueba inicial dura tres días, así que el calendario tiene dos fechas que conviene no cruzar: la de renovación y la del final del plazo de descarga.

4.2. Un calendario que funciona

1. Semana 1: exportación de prueba y revisión con quien va a migrar.
2. Semana 2: descarga completa por rangos y copia fuera del programa.
3. Semana 3: comprobaciones y carga en el programa nuevo.
4. Semana 4: baja, con todo ya guardado y verificado.

4.3. Guarda la copia en dos sitios

Si el centro tiene varias sedes o varios terapeutas descargando a la vez, pon a una sola persona a cargo del archivo final; en coordinar a varios terapeutas en un centro está el criterio para repartir ese tipo de tareas. Una copia en el ordenador de la clínica y otra en un disco que no esté conectado. Son datos de salud: la copia también hay que protegerla, y quien la tenga debe estar autorizado para ello.

5. Consentimientos, informes y grabaciones

5.1. Los consentimientos firmados

Son la parte más cara de reconstruir: si se pierden, no se rehacen sin volver a pedirle la firma al paciente. Descárgalos todos, comprueba que el PDF lleva fecha y firmante, y guárdalos con un nombre que incluya el paciente y la fecha.

5.2. Los documentos subidos a la ficha

Informes de otros profesionales, derivaciones, pruebas externas. No suelen salir en los listados: se descargan desde la ficha, uno a uno, y por eso conviene empezar por los pacientes activos y no dejarlo para el último día.

Si mandas cuestionarios a los pacientes, sus respuestas forman parte de la historia igual que una nota de sesión. Comprueba si salen en algún listado o si hay que abrirlas una a una, y decide qué haces con las que estén a medio contestar: normalmente no se migran, pero conviene que sea una decisión y no un descubrimiento.

5.3. Las grabaciones de videollamada

Si usas la videollamada de Eholo y grabas sesiones, ten en cuenta que su ayuda indica que la grabación queda disponible veinticuatro horas. Lo que no se haya descargado en ese plazo no está esperando en ninguna parte a que llegue la mudanza.

6. Cómo comprobar que la exportación sirve

6.1. Las tres cuentas

• Cuenta pacientes: los del listado tienen que ser los que ves en el programa, activos e inactivos.
• Cuenta sesiones de un mes: coge un mes cerrado y compara el número con el del programa.
• Cuenta facturas de una serie: si falta una, falta un asiento, y eso se nota en el cierre.

6.2. Abre tres fichas al azar

Una de un paciente antiguo, una de un menor con tutor y una de alguien que haya cambiado de teléfono. Si las tres salen completas, el resto suele estar bien. Si falla la del menor, revisa cómo están guardados los tutores antes de seguir.

6.3. Comprueba los acentos y las fechas

Suena menor y no lo es: un Excel mal codificado convierte los apellidos en símbolos, y una fecha en formato americano mete las sesiones de marzo en diciembre. Se ve en treinta segundos y se arregla antes de cargar, no después.

7. Tus obligaciones mientras dura el cambio

7.1. La responsable sigues siendo tú

El programa es el encargado del tratamiento; la responsable de los datos es tu clínica. Eso no cambia durante la mudanza: las copias que descargues, los ficheros que mandes y quién los abre son responsabilidad del centro.

7.2. Conservación de la historia clínica

La historia clínica tiene plazos de conservación propios y no se borra porque cambies de programa. Antes de pedir la eliminación de tu cuenta, asegúrate de que la copia está completa y accesible desde el sistema nuevo. Lo tratamos en detalle en la custodia legal de la historia clínica en psicología.

7.3. Pide la supresión al final

Cuando ya tengas todo cargado y comprobado, pide por escrito la supresión de los datos en el proveedor anterior y guarda su confirmación. Es el paso que casi nadie hace y el que cierra el círculo si alguien pregunta.

8. De la exportación al programa nuevo

8.1. La prueba antes que el volcado

Primero se carga una muestra pequeña —cincuenta pacientes y sus sesiones— y se revisa con alguien de la clínica. Solo cuando esa muestra está bien se pasa el resto. Es lo que hacemos en obeliOmed: la migración la lleva nuestro equipo y no se mueve nada hasta que la clínica da el visto bueno.

8.2. Qué se traslada y qué se queda

Si vienes de otro programa de psicología y quieres ver antes en qué se diferencian, tienes la comparación en Eholo frente a obeliOmed para centros de psicología. Se traslada lo que tiene valor clínico o fiscal: pacientes, historias, documentos firmados y facturas. Se queda lo que es del programa viejo y no significa nada fuera de él, como sus plantillas internas o sus etiquetas de flujo. Decirlo por escrito antes de empezar evita discusiones después.

8.3. Cuánto tarda

Con una exportación limpia y unos pocos miles de pacientes, una semana es un plazo realista, y el volcado se hace fuera de horario para no parar la consulta. El procedimiento completo está en cómo cambiar de software psicológico sin perder datos.

9. Los errores que cuestan una semana

9.1. Los cuatro clásicos

• Dar de baja primero y descubrir después que falta algo.
• Aceptar PDF por paciente como si fuera una migración.
• Olvidar los consentimientos, que no salen en los listados.
• No comprobar nada hasta que el programa viejo ya no está.

9.2. El que nadie espera

Cambiar de programa en mitad de un trimestre y partir la numeración de facturas. Si puedes, haz el corte con el trimestre cerrado; si no puedes, decide de antemano qué serie sigue en cada sistema y anótalo.

Dar por buena la exportación sin abrir ni un fichero. El error no aparece el día del cambio: aparece tres meses después, cuando alguien busca la historia de un paciente que dejó de venir y no está. Media hora de comprobación a tiempo evita esa llamada incómoda y la búsqueda a ciegas que viene detrás.

9.3. Qué hacemos nosotros con esto

Pedimos la exportación de prueba, decimos qué se trae y qué no antes de firmar, cargamos una muestra, la revisáis, y solo entonces va el resto. Los tres centros que entrevistamos este año dijeron lo mismo de su migración: lo que daba miedo no era aprender el programa, era perder las historias.