Exportar datos de flowww: qué te llevas y qué no

1. Antes de pedir nada, mira el calendario

1.1. Doce meses que se renuevan solos

Sus condiciones generales dicen que la licencia dura doce meses desde la entrada en funcionamiento y se entiende renovada de forma automática por otros doce, salvo renuncia a la prórroga con un preaviso de treinta días. Su web enseña el precio al mes; el contrato habla de año. Eso quiere decir que la fecha de salida no la eliges el día que te cansas: la eliges treinta días antes de que acabe el periodo en curso. Si no sabes cuándo empezó el tuyo, pídelo por escrito antes de cualquier otra cosa.

1.2. Lo que cuesta irse a mitad de periodo

El mismo documento añade dos reglas que conviven. Si resuelves el contrato sin respetar ese preaviso, te comprometes a abonar el equivalente al cien por cien de las cantidades que resten hasta el final del plazo. Y si te das de baja o el servicio se suspende antes de que termine el periodo, no se devuelve el tiempo que no has disfrutado. Añade también que el precio pactado se puede ajustar una vez al año según el mercado. Nada de esto es raro en el sector: lo caro es descubrirlo el mes en que quieres marcharte.

1.3. Fija la fecha de corte y trabaja hacia atrás

Con esas dos fechas delante —fin de periodo y límite de preaviso— pon la fecha de corte del cambio y cuenta hacia atrás: una semana para la exportación, dos para revisar la carga en el programa nuevo y el margen que necesite tu asesoría con la numeración de facturas. Si el corte cae a mitad de mes, decide antes en qué programa se emite cada factura, porque una numeración partida se arregla peor que se previene. El calendario completo de una semana de cambio está en cómo cambiar de software de clínica.

2. La copia completa vive en la licencia alta

2.1. Lo que dicen sus condiciones, literalmente

La frase que importa es esta: «El cliente podrá exportar desde su copia SQL los datos que necesite cuando se encuentre dado de alta en la versión que autoriza esta prestación». Lleva dos condiciones dentro, y las dos se cumplen o no se cumplen. La primera es estar dado de alta, así que la exportación se pide antes de la baja y no después. La segunda es estar en la versión que lo permite: el acceso a SQL aparece en su página de precios solo en Ultimate, 249 € al mes sin IVA según la tarifa leída en septiembre de 2026.

2.2. Qué te queda si tu licencia es la de entrada

En Boss, la de 59 € al mes sin IVA, ese acceso no figura, y entonces la salida ordenada depende de lo que te faciliten. Su ayuda documenta exportaciones a Excel desde los listados: la búsqueda avanzada de clientes, la facturación filtrada por forma de pago, el inventario. Sirve para el maestro de pacientes y para la contabilidad, y no sirve para la parte clínica. La pregunta que hay que hacerles es exactamente esta: qué columnas trae cada fichero y qué se queda dentro del programa, con un ejemplo real delante y no una descripción.

2.3. Subir de licencia un mes solo para salir

Es una decisión legítima y conviene calcularla con números en vez de por intuición. Suma la diferencia entre las dos licencias durante el mes que necesites, lo que costaría transcribir a mano lo que no salga y las horas del equipo que se van en ello. Si el salto sale más barato que la transcripción, el salto gana; si no, gana pedir por escrito qué entregan en tu licencia actual. La plantilla para hacer esa cuenta está en lo que cuesta de verdad una migración.

3. La historia clínica, que no sale en un listado

3.1. Qué hay que reclamar, y con estas palabras

Pide por escrito el contenido clínico de cada ficha: antecedentes, alergias y medicación, notas de sesión con su fecha y su autor, diagnósticos, y los formularios y cuestionarios rellenados. Pide también que te digan en qué formato viene cada cosa, porque no es lo mismo una columna de texto que un documento suelto por visita. Y pide el histórico completo, no el último año: los plazos de conservación de la historia clínica no cambian porque cambies de programa, y el que responde de ellos sigue siendo el centro.

3.2. Los formularios médicos y el complemento de doctor

Conviene saber qué parte de lo que tienes vive detrás de flowww doctor, el complemento de 19 € al mes por usuario que hace privados los formularios médicos y da al profesional su propia agenda. Si lo contrataste, pregunta si la exportación incluye esos formularios privados o solo los generales, porque son dos permisos distintos dentro del programa y pueden ser dos salidas distintas. Si no lo contrataste, pregunta igual: lo que un día se rellenó en un formulario general tiene que salir en algún sitio.

3.3. Si lo único que te dan es PDF

Un PDF por paciente vale como archivo consultable y no vale como dato: no se busca por diagnóstico, no se filtra por fecha y no alimenta un informe. Si es todo lo que hay, acéptalo para el histórico y decide qué se transcribe a mano en el programa nuevo. Lo razonable es transcribir alergias, medicación activa y diagnósticos, y dejar el resto como documento adjunto. El criterio completo de qué se migra y qué se archiva está en cómo migrar historiales clínicos a otro software.

4. Documentos firmados, fotos y adjuntos

4.1. Los consentimientos que se firmaron en la tablet

Su ayuda describe la firma del paciente en la tablet o el móvil del centro, con el documento generado desde la ficha. Eso significa que cada consentimiento firmado es un documento dentro de su ficha, y que si no se descarga uno a uno, se queda donde está. Antes de pedir la exportación, cuenta cuántos consentimientos firmados tienes y con qué tipos de documento: es el recuento que después te dirá si la copia está completa o solo parece completa.

4.2. Las fotos y los adjuntos de cada ficha

Las fotos de los servicios médicos están sujetas a permiso en su programa, así que la persona que haga la descarga tiene que tener ese permiso o no verá la mitad del material. Comprueba también el peso total: un centro con años de fotografías clínicas no cabe en un correo, y la descarga se organiza por lotes y con un disco preparado. Es la parte más pesada de todo el proceso y la que peor se reconstruye, porque una fotografía de hace seis años no se repite.

4.3. La interfaz de programación, cuando la tienes

Su ayuda documenta comandos para leer clientes, ventas, presupuestos, citas, fotos del cliente y documentos firmados, y ese acceso figura en la misma licencia alta que la copia en SQL. Si estás en Ultimate, es la vía más limpia para bajar lo que los listados no dan, y necesitas a alguien que la use. Si no lo estás, no cuenta como plan: cuenta como argumento para pedir la entrega por escrito. Quién del equipo puede hacer una descarga así lo tratamos en quién puede exportar los datos clínicos.

5. Pide una exportación de prueba siendo cliente

5.1. El orden que evita el problema

Primero la exportación, después la revisión, y la baja al final. Parece obvio y casi nadie lo hace en ese orden, porque la baja es el trámite que uno tiene ganas de cerrar. Mientras sigues de alta tienes soporte, tienes acceso a la aplicación y tienes con quién hablar si el fichero sale mal; el día siguiente a la baja ya no tienes ninguna de las tres cosas. Y la propia frase de sus condiciones ata la exportación a estar dado de alta.

5.2. Qué mirar en el fichero que te dan

• Que estén los pacientes de baja o inactivos, no solo los que vinieron el último año.
• Que las notas de sesión lleven fecha y autor, porque sin eso son texto sin valor clínico.
• Que los documentos firmados vengan como ficheros, y no como una lista de nombres.
• Que el histórico de citas incluya las ausencias: es lo que explica el comportamiento de cada paciente.
• Que los pendientes de cobro cuadren con lo que tu asesoría tiene apuntado.

5.3. Quién del equipo la descarga

Una exportación completa es la clínica entera en un fichero, y conviene decidir antes en qué equipo se guarda, quién tiene la clave y cuánto tiempo se queda ahí. No es un trámite informático: es un tratamiento de datos de salud con el centro como responsable. Lo sensato es una persona, un equipo cifrado y una fecha de borrado escrita. El criterio con el que se reparten esos permisos está en la custodia legal de la historia clínica.

6. Las cuentas que dicen si falta algo

6.1. Tres cuentas que cuadran o no cuadran

Antes de aceptar la copia, cuenta tres cosas en el programa viejo y las mismas tres en el fichero: cuántos pacientes hay en total, cuántas citas hay en el último ejercicio y cuántos documentos firmados figuran. Si los tres números coinciden, la copia es probablemente buena; si uno baila, ya sabes por dónde preguntar. Es media hora de trabajo y es lo único que distingue una exportación revisada de una exportación recibida, que no es lo mismo aunque pese igual.

6.2. Tres fichas al azar, de punta a punta

Elige un paciente antiguo con mucho historial, uno reciente y uno que dejó el tratamiento a medias. Ábrelos en el programa viejo y busca los mismos datos en el fichero, campo por campo: nombre completo, teléfono, alergias, la primera nota y la última, el consentimiento firmado y el saldo. Tres fichas revisadas así encuentran más problemas que mil filas mirando por encima, porque los huecos no se reparten al azar: se concentran en lo que se rellenó a mano.

6.3. Acentos, fechas y apellidos compuestos

Los fallos silenciosos de una exportación son casi siempre de codificación. Busca un apellido con tilde y una eñe y comprueba que se leen bien; mira si las fechas vienen con el día delante o detrás, que es lo que convierte un 3 de diciembre en un 12 de marzo; y comprueba qué pasa con los apellidos compuestos y las partículas. Si algo de eso está mal en la muestra, está mal en las cuarenta mil filas, y se arregla antes de cargar, no después.

7. La baja por escrito y el reloj de los tres meses

7.1. El preaviso deja rastro o no existe

El aviso de no renovación se manda por escrito, a la dirección que digan sus condiciones, y se guarda con su fecha y su acuse. No es desconfianza: es que el preaviso de treinta días es un plazo con consecuencias económicas, y un plazo solo se demuestra con un documento. Guarda en la misma carpeta el presupuesto que firmaste, la respuesta que te dieron sobre la exportación y la confirmación de la baja. Esa carpeta es la que responde por el centro si algo se discute después.

7.2. Tres meses desde que la baja es efectiva

Sus condiciones dicen que, en caso de baja del servicio, los datos se borran tres meses después de que sea efectiva. Y describen un camino parecido cuando un recibo se devuelve: el sistema se suspende, los datos se conservan tres meses y, si no se paga, la baja pasa a definitiva y se borra todo. En los dos casos el plazo corre solo, sin que nadie te avise, así que la fecha de borrado va apuntada en el calendario desde el primer día.

7.3. No des de baja hasta tener la carga revisada

La regla es simple: la cuenta vieja se mantiene abierta hasta que el equipo trabaja en el programa nuevo sin volver a mirarla. Eso suele ser un mes de convivencia, no una tarde. Cuesta una cuota más y ahorra el único escenario que no tiene arreglo, que es descubrir el hueco cuando la fuente ya no existe. Qué debe recoger el contrato del programa nuevo para que esto no se repita lo desglosamos en qué debe incluir el contrato de suscripción.

8. Dónde están tus datos mientras salen

8.1. Dos documentos suyos, dos proveedores distintos

Sus condiciones generales dicen que la aplicación se aloja en servidores de Google Cloud Platform. Su política de privacidad nombra a Arsys y a Amazon Web Services. Ninguno de los dos documentos dice el país. Puede ser simplemente que uno esté sin actualizar, y aun así es una pregunta que toca contestar por escrito cuando lo que guardas son datos de salud y un paciente te la hace. Pídela antes de irte, porque después ya no vas a tener interlocutor.

8.2. Copias diarias y diez días de retención

Ahí sus condiciones son concretas y conviene reconocerlo: comprometen una copia diaria y la conservación de las de los últimos diez días, con una recuperación estimada de hasta ocho horas en caso de incidente grave. También fijan una disponibilidad del 99,9 % y respuesta en seis horas en lo crítico. Lo que no está publicado es lo que pasa con esas copias al darte de baja, que es justo lo que a ti te interesa saber en este momento.

8.3. Lo que repiten sus reseñas públicas

En su perfil de Trustpilot, consultado el 21 de septiembre de 2026, hay dieciocho reseñas con una nota media de 2,7 sobre 5 y la mitad de una estrella. Entre las negativas se repiten tres asuntos: lo prometido en la demostración que después no se pudo configurar, migraciones de entrada con varios intentos fallidos, y cobros posteriores a haber pedido la baja. Es información pública y sirve para una cosa concreta: dejar por escrito lo que te prometan, tanto al entrar como al salir.

9. De la exportación al programa nuevo

9.1. Primero una muestra, nunca todo de golpe

De la copia revisada se carga primero un lote pequeño y representativo: cincuenta pacientes con historial largo, sus citas, sus documentos y sus saldos. Ese lote lo mira el equipo que va a trabajar con él, no quien hace la carga, porque el que reconoce un dato raro es el que lo escribió. Solo cuando el centro da el visto bueno entra el resto, y entra fuera del horario de consulta. En obeliOmed la migración la hace nuestro equipo y funciona así, con ese visto bueno por delante.

9.2. Qué hacer con lo que no se puede migrar

• Documentos históricos sin estructura: entran como adjunto del expediente, consultables y sin transcribir.
• Citas de hace más de cinco años: se conservan como listado y no se recrean en la agenda.
• Campos que el programa viejo tenía y el nuevo no: se decide dónde van antes de cargar, no durante.
• Saldos y pendientes: se cargan a fecha de corte y se cierran en el programa viejo el mismo día.

9.3. Qué cambia al llegar

Lo que se nota el primer mes es el rastro: cada cambio queda registrado con su autor, su fecha y el valor que había antes, y si alguien abre una historia clínica queda constancia. El diagnóstico se codifica contra el catálogo CIE-10-ES y el consentimiento queda atado a la versión exacta que el paciente leyó. La comparación funcionalidad por funcionalidad, con sus fuentes, está en la alternativa a flowww para centros clínicos.