Exportar datos de Gesden: qué sale y en qué formato

1. Exportar son dos operaciones distintas

Casi toda la confusión sobre este asunto viene de mezclar dos cosas que no se parecen ni en el procedimiento ni en quién las hace.

1.1. Sacar listados: lo haces tú, hoy, desde el programa

Es la exportación que está descrita en su documentación de usuario: listados e informes que se vuelcan a formatos ofimáticos. Sirve para trabajar, para revisar y para conservar copias de consulta, y no sirve para cargar automáticamente en otro programa, porque un documento ofimático no es un fichero de datos estructurado.

1.2. Obtener la base clínica completa: lo pides, por escrito

Es lo que hace falta para una migración de verdad: pacientes, historia, odontogramas, periodontogramas, presupuestos con su estado y las imágenes. Eso no está documentado públicamente como una función de usuario, así que es una solicitud al proveedor y no un botón. Cuanto antes se plantee, mejor, porque de ella depende el calendario entero.

1.3. Por qué importa no confundirlas

Porque una clínica puede creer que tiene sus datos a salvo después de exportar unos listados, y descubrir al migrar que lo que tiene son documentos de lectura y no información cargable. Es el error más frecuente y el más caro de corregir a destiempo. El mapa completo del cambio está en cambiar de software dental sin parar.

2. El derecho: de quién son los datos y qué obliga la ley

Conviene separar lo jurídico de lo práctico, porque en este asunto lo primero está resuelto y lo segundo no siempre.

2.1. La clínica es la responsable, y el software un encargado

El Reglamento General de Protección de Datos configura al proveedor del programa como encargado del tratamiento, obligado por contrato a actuar según tus instrucciones y a devolver o suprimir los datos cuando termina el servicio. La responsable eres tú, y la Ley 41/2002 te obliga además a conservar la documentación clínica durante los plazos que fija.

2.2. Y el propio contrato de Gesden lo dice igual

Sus condiciones generales de venta recogen que los datos e informaciones que el cliente introduzca en el software «serán de su exclusiva titularidad». Su propio blog lo formula todavía más directo: «Los datos de una clínica dental pertenecen al centro, nunca al software de gestión que los puede tener alojados». La propiedad, por tanto, no es el punto de discusión.

2.3. Lo que la ley no resuelve es el formato

Aquí está el matiz que decide todo. La normativa garantiza que los datos son tuyos y que te los tienen que devolver; no dice en qué formato, y un proveedor puede cumplir entregando algo que ningún otro programa sabe leer. Por eso lo que hay que pactar y comprobar no es el derecho, que ya lo tienes, sino la forma. Está desarrollado en los datos de la clínica son tuyos.

3. El plazo contractual, que marca el calendario

Es el dato que más gente descubre tarde y el que ordena todas las demás decisiones del proyecto.

3.1. El preaviso de resolución

Las mismas condiciones fijan una duración de un mes con prórroga tácita mensual, y exigen comunicar por escrito la voluntad de resolver con al menos un mes de antelación. Eso significa que la baja no es inmediata y que hay que encajarla en el calendario: primero se obtiene la extracción, después se comprueba y solo entonces se comunica la resolución.

3.2. El orden que evita el problema

Solicitar la extracción completa con semanas de margen, recibirla, abrirla, comprobar que trae lo que tiene que traer, cargarla en el destino y verificarla con casos reales. Solo cuando eso está hecho se comunica el preaviso. Invertir el orden —dar de baja y luego pedir los datos— es lo que convierte un mes de ventana en una urgencia.

3.3. Y el acceso de lectura durante la transición

Merece la pena negociar, por escrito, mantener acceso de solo lectura al sistema antiguo durante unas semanas después del corte. Es la red que resuelve los huecos que siempre aparecen los primeros días. Los plazos realistas de cada fase están en cuánto tarda de verdad una migración dental.

4. La exportación de listados, que está documentada

Esto sí puedes hacerlo tú y conviene hacerlo, aunque no sustituya a la extracción completa.

4.1. Qué formatos entrega, según su manual

Su página de manuales publica sin necesidad de acceso el manual de usuario de Gesden G5, donde se describe de forma repetida la posibilidad de exportar un listado a formato Word, Excel, PDF, HTML o texto. Se menciona expresamente para el listado de pacientes, para la hoja de cobros y para los informes en general, y en algunos puntos el botón descarga directamente a hoja de cálculo.

Un listado impreso sirve para consultar; no lleva la estructura del dato y no se puede cargar en otro programa.

4.2. Qué listados conviene sacar de todos modos

Aunque después haya una extracción completa, tener por tu cuenta el listado de pacientes con sus datos de contacto, la hoja de cobros y los informes de facturación del periodo te da una referencia con la que contrastar lo que te entreguen. Es la forma más sencilla de detectar que en la carga faltan registros: si tu listado tiene más pacientes que el destino, hay un problema.

4.3. Y lo que un listado no puede hacer

Un documento ofimático no lleva la estructura del dato. Un odontograma exportado a documento es un dibujo o un texto, no el estado de cada superficie con su fecha; un periodontograma es una tabla impresa, no seis valores por diente asociados a una exploración. Sirven para consultar y para archivar, no para cargar. Por eso el apartado 6 es el importante.

5. La parte contable, que va aparte

Es una advertencia concreta y sale de su propia documentación, así que conviene tenerla en cuenta al planificar.

5.1. Lo que dice el manual

El manual de usuario de Gesden G5 indica que el programa no dispone por defecto de una forma de exportar automáticamente la contabilidad introducida —facturación, cobros, gastos, proveedores— y que el sistema de exportación contable disponible no está incluido en la instalación estándar. Dicho de otro modo: esa parte puede requerir un módulo adicional.

5.2. Por qué esto afecta al calendario

Porque si la clínica descubre en la semana del corte que la salida contable exige contratar algo, el proyecto se para justo donde menos margen hay. Preguntarlo al principio cuesta un correo y evita ese bloqueo. Y conviene además aclarar qué periodo se puede extraer y en qué formato.

5.3. Lo que además hay que conservar por obligación

Con independencia del cambio de programa, la clínica tiene obligaciones de conservación de la documentación fiscal y contable que no dependen del proveedor. Conviene tener una copia propia de la facturación del periodo antes del corte, en un formato que se pueda leer sin el programa. Cómo encaja esto en el coste del cambio está en el precio de un software de clínica dental.

6. La extracción completa: qué pedir y cómo pedirlo

No hemos localizado en la documentación pública de Gesden ninguna herramienta de exportación completa de la base clínica en formato abierto, ni manual público de la edición de navegador. Eso no significa que no exista: significa que hay que solicitarla y que el alcance se pacta.

6.1. La solicitud, por escrito y por bloques

Lo que funciona es pedirlo desglosado, porque «una copia de mis datos» admite interpretaciones muy distintas. Los bloques son siempre los mismos y conviene enumerarlos uno a uno en el correo, pidiendo para cada uno el formato de entrega y si hay coste asociado.

• Pacientes con sus datos de contacto y administrativos.
• Historia clínica y anotaciones, con su fecha y su autor.
• Odontogramas, con el estado de cada pieza y cada superficie.
• Periodontogramas, con los valores de cada sitio de sondaje.
• Presupuestos y planes, con su estado de aceptación por líneas.
• Facturación y cobros del periodo que necesites conservar.
• Imágenes, con la pieza y la fecha a las que corresponden.

6.2. Las tres cosas que hay que preguntar de cada bloque

Formato exacto de entrega, si el contenido viaja estructurado o como documento, y plazo de entrega desde la solicitud. Con esas tres respuestas por bloque, el alcance del proyecto deja de ser una incógnita y se puede planificar. Sin ellas, cualquier fecha que fijes es una hipótesis.

6.3. Y quién lo recibe

Conviene que la extracción llegue a la clínica y no solo al proveedor de destino, aunque sea este quien la cargue. La copia es tuya, la necesitas para tus obligaciones de conservación y es la única garantía si la migración se complica o si hay que repetir la carga. Guárdala aparte y no la borres cuando termine el proyecto.

7. Cómo se comprueba lo que te entregan

Recibir la extracción no es tenerla: hay que abrirla y contar. Tres comprobaciones bastan para saber si sirve.

7.1. El recuento, que detecta lo que falta en bloque

Cuenta pacientes, presupuestos e imágenes en la extracción y compáralo con los listados que sacaste tú del programa. Una diferencia grande indica un filtro aplicado sin avisar —solo pacientes activos, solo los últimos años— y es mucho más fácil de discutir antes del corte que después.

7.2. El caso de prueba, que detecta lo que llega vacío

Elige tres pacientes con historia complicada y revísalos uno a uno en la carga: que estén sus piezas con el estado por superficie, que estén sus exploraciones periodontales con sus valores, que sus presupuestos conserven qué se aceptó y qué no, y que sus radiografías se abran y correspondan a la pieza correcta. Es media hora y es la comprobación que de verdad decide.

7.3. Y el acta de lo que falta

Lo que no llegue, se escribe: qué bloque, qué volumen y qué se ha decidido hacer con ello. No es burocracia, es lo que permite reclamar mientras el contrato sigue vivo y lo que evita que dentro de dos años nadie sepa por qué falta el histórico de una época. Qué se pierde con más frecuencia está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

8. Las imágenes, que viajan por su cuenta

Merecen apartado propio porque casi nunca salen por el mismo camino que el resto de los datos y son el bloque más voluminoso.

Sin la correspondencia que dice a qué paciente y a qué pieza pertenece cada imagen, la carpeta vale muy poco.

8.1. El fichero sin su vínculo no vale gran cosa

Una carpeta con miles de radiografías es recuperable y es muy poco útil si se pierde a qué paciente, a qué pieza y a qué fecha corresponde cada una. Ese vínculo es un dato aparte del fichero, y es exactamente lo que hay que pedir junto con las imágenes: la correspondencia, en un fichero que se pueda leer.

8.2. Dónde vive realmente la imagen dental

En muchas clínicas la imagen no está en el programa de gestión sino en el software del equipo de rayos o del escáner, que la guarda en su propio archivo. Conviene comprobarlo antes de planificar: si es el caso, la extracción de imágenes es una conversación con el fabricante del equipo, no con el del programa de gestión, y tiene su propio calendario.

8.3. Y el volumen, que condiciona el método

El bloque de imágenes suele pesar más que todo lo demás junto, así que la entrega no siempre es una descarga: puede ser un disco físico o una transferencia larga. Preguntar el volumen aproximado al principio evita descubrir en la última semana que la copia tarda tres días. El orden completo de los pasos está en migrar desde Gesden a otro software dental, y la comparación de destinos, en buscar una alternativa a Gesden con criterio.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Qué resuelve obeliOmed de todo lo anterior, tanto al entrar como el día que quisieras salir.

9.1. La entrada

Los datos del programa anterior se importan al empezar. Lo que conviene fijar por escrito, aquí y con cualquier proveedor, es qué bloques concretos viajan, en qué formato los necesita el destino y quién responde si falta algo tras el corte: eso se pacta en el presupuesto de migración con la lista del apartado 6 delante, y no se da por supuesto.

9.2. La salida, disponible desde el primer día

En cualquier momento puedes descargarte una copia completa de tus datos, sin solicitarla, sin coste añadido y sin que dependa de estar al corriente de pago. No hay una ventana de días tras la baja: la copia la tienes cuando quieras, también mientras eres cliente, que es cuando conviene tomarla y guardarla.

9.3. Y lo que se conserva de la estructura

El odontograma trabaja con notación FDI y guarda el estado de cada pieza por superficie, con el historial de cada cambio y su autor; el periodontograma recoge los seis sitios de sondaje de cada diente; las radiografías quedan asociadas a la pieza que documentan; los presupuestos conservan qué líneas aceptó el paciente. Esa estructura es justamente lo que hace que una futura salida sea información y no documentos de lectura: la portabilidad de los datos clínicos.