Cómo exportar los datos de Gesvision: guía para la migración sin pérdidas

1. Qué es Gesvision y qué datos guarda

1.1. Un software de gestión para ópticas, en la nube

Gesvision es el programa de Coantex Baza S.L.U., una empresa de Baza (Granada), y su portada lo presenta como software de gestión para ópticas: facturación, pacientes, CRM, stock y contabilidad en un solo panel, con más de mil ópticas en doce países. Se usa desde el navegador: su página de precios explica que, al ser un software en la nube, se accede desde cualquier dispositivo.

Sus términos y condiciones añaden que los datos que introducen los usuarios se alojan en España. Todo ello, consultado el 14 de septiembre de 2026. Para quien quiere irse, la consecuencia es directa: no hay una base de datos en la clínica que un técnico pueda copiar. El servidor es del proveedor, y la salida pasa por lo que su aplicación deja descargar y por lo que su equipo te entregue.

1.2. Lo comercial: clientes, ventas, stock y cuentas

La mayor parte de lo que guarda es la vida diaria de una óptica. Las fichas de cliente, con sus datos, contactos asociados y la firma del consentimiento de protección de datos. El ciclo de venta, del presupuesto al ticket, el encargo y la factura, con cobros y cierres de caja. Compras, stock por tienda, campañas del CRM y, en el plan Profesional, la contabilidad y el registro de trabajadores.

1.3. Lo clínico: una historia optométrica

La parte clínica vive en la pestaña Óptica de cada cliente. Su centro de ayuda describe cinco apartados: el historial, que es una anamnesis; la optometría, con exámenes que cada óptica diseña a su medida; la contactología; el seguimiento, un texto amplio con imágenes adjuntas; y la audiología.

Su página de gestión de pacientes detalla qué registra la optometría: refracción, presión intraocular, anatomía externa, segmento posterior y binocularidad, entre otras pruebas, y la tabla de precios incluye además un libro de graduaciones. Es una historia optométrica completa y bien pensada. Lo que no documenta es lo propio de una consulta médica: la codificación de diagnósticos, la cirugía o la facturación a mutuas.

2. Antes de nada: si eres óptica, no cambies

2.1. Para una óptica, Gesvision hace lo que tiene que hacer

Si tu negocio es una óptica —vender gafas y lentes, llevar el stock, graduar y hacer revisiones—, lo más probable es que no necesites exportar nada. Gesvision está hecho para eso, vincula la graduación con la venta y el encargo, y un software clínico te haría perder justo lo que te sostiene: el punto de venta. La comparativa entre obeliOmed y Gesvision por especialidad llega a la misma conclusión.

Tampoco hay que cambiar por tener un gabinete de optometría dentro: la historia optométrica que guarda cubre ese trabajo. Esta guía es para el otro caso, el de la clínica.

2.2. Cuándo sí: la clínica oftalmológica que se quedó con él

Hay centros que empezaron con óptica, adoptaron Gesvision por la parte comercial y han ido metiendo consulta médica dentro. Con el oftalmólogo llegan los diagnósticos codificados, la cirugía, las pruebas con equipos y la facturación a mutuas, y la historia optométrica se queda corta. Ahí es cuando se busca una alternativa a Gesvision para oftalmología, y cuando exportar bien deja de ser opcional.

Estas son las señales de que tu centro ya no es solo una óptica:

• Un oftalmólogo pasa consulta y firma diagnósticos, no solo graduaciones.
• Operas o derivas a cirugía y necesitas seguir el proceso de principio a fin.
• Facturas a mutuas actos médicos, no ventas de producto.
• Los equipos de la consulta generan pruebas que tienen que vivir en la historia.

Y aun con esas señales, muchos centros mixtos resuelven mejor con dos herramientas, una para la óptica y otra para la consulta, que forzando una sola a hacerlo todo.

3. Exportar datos de Gesvision desde la propia aplicación

3.1. Los listados, con el botón de descarga

Lo que sí está documentado es la descarga de listados. El artículo «Descarga de listados» de su centro de ayuda lo explica en dos pasos: filtras por fechas, pulsas el icono de la nube, arriba a la derecha, y eliges el formato. Aplica a los listados de la aplicación —cobros, stock, pagos, ventas— y sirve para sacar hoy mismo, sin pedir nada a nadie, el inventario de lo que tienes.

Un matiz: el texto del artículo no nombra los formatos. Salen en las capturas, no en la explicación, así que conviene que lo abras en tu cuenta y compruebes cuáles te ofrece.

3.2. Los informes, a PDF o Excel

Su portada añade que los informes de análisis se pueden exportar a PDF o Excel o compartir con un enlace, y que las ventas pendientes de cobro también se exportan. Su página de facturación para ópticas habla también de exportar los informes de facturación, como los libros de IVA. Es la salida de la parte económica: sirve para cerrar el ejercicio y guardar lo fiscal, no para migrar una historia.

3.3. Lo que no está documentado: la historia completa

Para la historia optométrica completa —cada examen de optometría y contactología, el seguimiento, la audiología y los adjuntos de cada cliente—, no hay una exportación masiva documentada públicamente. No aparece en el centro de ayuda ni en sus condiciones. No documentado no significa que no exista: significa que hay que pedirla al soporte y que la respuesta tiene que llegar por escrito.

Mientras tanto, esto lo puedes sacar tú, hoy, antes de pedir nada:

• El listado de clientes que te dé la descarga de listados, para saber cuántas fichas tienes y contrastarlo después.
• Los informes de facturación de los ejercicios que aún debes conservar.
• Los cobros pendientes, para que la deuda viva no se pierda en el cambio.

4. Lo que hay que pedir al soporte, y cómo pedirlo

4.1. La copia de tus datos

Su portada y su página quiénes somos dicen que hacen copias diarias cifradas y que podrás descargarlas cuando quieras o recibirlas de forma automática. Es la promesa más útil para quien se va, y también la más escueta: no dice en qué formato sale esa copia, qué contiene ni si incluye las imágenes adjuntas.

Una copia pensada para restaurar el propio programa puede no leerla ningún otro. Antes de contar con ella, pregunta al soporte tres cosas: en qué formato llega, qué bloques de datos incluye y cómo se relaciona cada imagen o documento con su cliente.

4.2. La API: útil, pero no cubre la historia clínica

Gesvision publica una API documentada, con un usuario de API que hereda los permisos de la aplicación. En su referencia pública aparecen clientes, facturas, abonos, pedidos, pagos, productos y agenda, y los encargos ópticos llevan la graduación de cada ojo. No aparecen los exámenes de optometría, la anamnesis ni el seguimiento, que son el corazón de la historia.

Sirve para sacar lo comercial de forma ordenada, si tu plan la incluye —no lo documenta, así que pregúntalo—, y para contrastar recuentos. No sirve para llevarte la historia optométrica.

4.3. La petición, por escrito y por bloques

La petición se hace por un canal que deje rastro, un ticket o un correo, y bloque a bloque, no como un «pásame mis datos». Para cada bloque pide lo mismo: formato, fecha de entrega y cómo viene identificado el cliente al que pertenece cada registro.

• Clientes: datos personales, contacto y consentimiento de protección de datos firmado.
• Historia: anamnesis, exámenes de optometría y contactología, seguimiento y audiología, con fecha y profesional.
• Graduaciones: el libro de graduaciones, por ojo y con fecha.
• Adjuntos: imágenes y documentos, con la referencia al cliente y al examen al que pertenecen.
• Lo económico: ventas, encargos, facturas y cobros de los ejercicios que debes conservar.

5. El plazo: treinta días desde la baja

5.1. Lo que dice su política de cancelación

Su política de cancelación, consultada el 14 de septiembre de 2026, fija el procedimiento: la baja se pide por correo, con la razón social de la empresa en el asunto. Y fija el plazo que importa: una vez tramitada la solicitud, todo el contenido se elimina a los treinta días. Además, pagas completo el mes en que dejas el servicio.

Treinta días parecen mucho hasta que el soporte tarda una semana en contestar, la copia llega en un formato que nadie abre y hay que pedirla otra vez. Por eso la exportación va antes de la baja, nunca después.

5.2. Y el impago, que también borra

Dejar de pagar no es una forma de irse. Los términos y condiciones prevén que, tras un impago o una devolución del recibo, el acceso se suspende a los quince días y los datos se eliminan a los sesenta días del impago. Te quedas sin entrar antes de haber exportado, y lo que no sacaste desaparece igual.

5.3. El orden que evita el problema

Durante la transición conviene mantener la cuenta activa. Sus condiciones no documentan un acceso de solo lectura después de la baja, así que el mes de solapamiento es el precio de poder volver a consultar algo que falte en la entrega. Suele salir barato comparado con reconstruir una historia a mano.

6. Tu derecho a recuperar los datos: el artículo 28.3.g del RGPD

6.1. La clínica es la responsable; Gesvision, el encargado

Con los datos de tus pacientes, la clínica es la responsable del tratamiento y el proveedor del software es un encargado. El artículo 28.3.g del Reglamento General de Protección de Datos obliga al encargado a que, a elección del responsable, suprima o devuelva todos los datos personales cuando termina el servicio.

La palabra que importa es «elección», y es tuya. Si no la ejerces, el plazo de treinta días elige por ti. Lo prudente es pedir la devolución por escrito antes de la baja, citando ese artículo y el contrato de encargado del tratamiento con tu proveedor, que es donde deberían estar las condiciones de la entrega.

6.2. No es el artículo 20

Es frecuente invocar la portabilidad del artículo 20, y es el artículo equivocado. Ese derecho lo ejerce el paciente sobre sus propios datos. La clínica que recupera su base entera no está ejerciendo portabilidad: está pidiendo al encargado que cumpla el artículo 28 y el contrato que firmó.

Gesvision, por su parte, lo dice en su página de empresa: «tus datos te pertenecen y lo harán siempre», y promete facilitarlo todo si cambias de solución. La propiedad no es el problema; el formato y el plazo, sí.

6.3. Lo que la ley te obliga a conservar

Si tu centro es sanitario, la Ley 41/2002, de autonomía del paciente, obliga en su artículo 17 a conservar la documentación clínica como mínimo cinco años desde el alta de cada proceso asistencial, y la normativa autonómica puede alargarlo. Perder la historia en un cambio de proveedor no es solo un problema operativo. Los plazos por tipo de dato están en la retención de la historia clínica por tipo de dato.

7. Mapeo de campos: de la historia optométrica a la oftalmológica

7.1. Refracción y graduación: dato, no texto

El campo que más se estropea en una migración es la graduación. En Gesvision la refracción se registra por ojo, con sus valores numéricos, y al abrir un examen nuevo se muestra la última RX final. En destino tiene que llegar igual: esfera, cilindro, eje y adición por ojo, con su fecha y su profesional, en campos numéricos. Si llega como texto, deja de poder compararse de una visita a otra.

Lo mismo vale para la agudeza visual y la presión intraocular. Son las series que un oftalmólogo mira en el tiempo, y es lo que explica la historia clínica de glaucoma con dato estructurado. Esta es la correspondencia de partida:

La graduación tiene que llegar por ojo y como número: es lo primero que se comprueba al mapear la historia.

7.2. Los exámenes personalizados, que cambian de una óptica a otra

En Gesvision cada óptica diseña sus exámenes: les pone nombre, marca qué campos lleva cada prueba y cuáles son obligatorios, y crea desplegables con sus propios valores. Dos clínicas con Gesvision pueden tener estructuras distintas. Por eso el mapeo empieza por inventariar tus plantillas, no las de un manual: qué exámenes creaste, qué campos usaste de verdad y qué valores tienen tus listas.

7.3. Lo que no tiene equivalente directo

El diagnóstico es el caso claro: el historial de Gesvision lo recoge en campos de texto libre, y una clínica oftalmológica trabaja con diagnósticos codificados. El texto no se convierte solo en un código: se importa como antecedente y la codificación empieza en la primera visita en el sistema nuevo. La audiología, las ventas y los encargos no tienen sitio en una historia médica: se archivan o se quedan en la óptica.

8. Imágenes, adjuntos y la comprobación de lo que te entregan

8.1. Adjuntos: el fichero vale lo que vale su vínculo

Gesvision permite adjuntar imágenes —retinografías, biometrías, topografías— y documentos escaneados a la ficha de cada cliente, y el seguimiento admite imágenes PNG o JPG. Sus condiciones incluyen un gigabyte de almacenamiento y el espacio adicional se compra aparte. Al salir, el fichero sin su cliente y su fecha no sirve: pide que la entrega diga a qué ficha y a qué examen pertenece cada adjunto.

Los estudios que generan los equipos de la consulta, como una OCT, suelen vivir en el propio equipo o en su software, no en Gesvision. Compruébalo antes: si es tu caso, son un proyecto aparte y hay que presupuestarlo como tal.

8.2. Cómo se comprueba lo que te entregan

La comprobación se hace en dos pasadas. La primera es un recuento: cuántos clientes, cuántos exámenes y cuántos adjuntos hay en la aplicación, y cuántos llegan en la entrega; un bloque que falta entero se ve ahí. La segunda es una muestra: una veintena de pacientes con muchos exámenes y adjuntos, abiertos a la vez en Gesvision y en lo recibido, campo a campo.

Lo que suele fallar: fechas que pierden la hora, el signo del cilindro, los decimales de la presión intraocular y desplegables que llegan como un código en vez de su valor. El protocolo completo está en cómo migrar historiales clínicos a un nuevo software.

Lo que te entregan se cuenta y se compara antes de la baja: un bloque que falta no se recupera pasados los treinta días.

8.3. Guarda tu propia copia, intacta

Lo que te entregue Gesvision se guarda tal cual, sin tocar, en un almacenamiento de la clínica y aparte del proveedor nuevo. Es tu archivo frente a la obligación de conservar y la única prueba de lo que recibiste si más adelante falta algo. Si hay que corregir, se corrige sobre una copia de esa copia, nunca sobre el original.

9. Qué aporta obeliOmed si vienes de Gesvision

Si has llegado hasta aquí porque tu centro ya es una clínica, esto es lo que resuelve obeliOmed. Si todavía estás comparando, mira también Clinic Cloud o Gesvision, software de clínica frente a software de óptica y Doctoralia o Gesvision, directorio frente a software de óptica.

9.1. Una historia oftalmológica donde la graduación encaja

obeliOmed es software clínico por especialidad, y la oftalmología es la más desarrollada: refracción, agudeza visual y presión intraocular como datos que se comparan de una visita a otra, diagnósticos codificados, consentimientos y la cirugía en la gestión del quirófano. Lo que traes de Gesvision tiene dónde quedarse como dato y no como texto. Está explicado en el software para clínicas oftalmológicas.

9.2. Una auditoría gratuita de migración, con una muestra real

No hay un importador automático desde Gesvision, y no lo prometemos: cada exportación llega distinta, según lo que entregue su soporte y las plantillas que creaste. Por eso el primer paso es una auditoría gratuita de migración: miramos una muestra real de lo que te han entregado y te decimos qué encaja en cada campo, qué se queda como archivo, cuánto cuesta y cuánto tarda. Antes de que firmes nada.

9.3. La salida, disponible desde el primer día

Los servidores están en España, y los documentos y los campos marcados como sensibles se cifran con AES-256-GCM. Puedes descargar una copia de tus datos en cualquier momento, sin esperar a irte, que es cuando conviene tenerla. Los planes empiezan desde 29 €/⁠mes, y obeliOmed encaja en el mapa del software de gestión para clínicas privadas como la opción clínica, no la comercial.