Cómo exportar los datos de Klinikare antes de cambiar de programa

1. El orden: primero exportar, después la baja

1.1. La regla que evita el problema

Todo se descarga mientras sigues siendo cliente y con el programa funcionando a diario. Cursar la baja primero y bajar los datos después es la forma habitual de descubrir tarde que falta algo, y en una clínica dental lo que falta casi siempre son imágenes. Con la cuenta viva puedes repetir una descarga que salió mal, comparar una cifra que no cuadra o preguntar a su soporte; con la cuenta cerrada, cualquiera de esas tres cosas se convierte en una cadena de correos con un plazo corriendo.

1.2. Fija una fecha de corte y dila en voz alta

Elige un día a partir del cual lo que se escriba habrá que llevarlo a mano o repetir la descarga, y comunícalo a recepción, higienistas y doctores. Sin fecha de corte, la exportación envejece mientras la revisas. Avisa también a quien lleva la facturación: si el corte cae a mitad de mes, hay que decidir qué facturas se emiten en cada programa antes de que alguien rompa la numeración. El calendario de una semana de cambio está en cambiar de software dental sin parar la clínica.

1.3. Reparte el trabajo entre dos personas

• Una persona descarga y guarda cada fichero con su nombre, su rango de fechas y el número de filas que trajo.
• Otra comprueba, porque quien descarga no ve sus propios huecos.
• Empezad por los pacientes en tratamiento, que son los que hacen falta la primera semana.
• Apuntad quién puede descargar: una exportación completa es la clínica entera en un fichero.

2. Los dos meses que fija su contrato

2.1. Lo que dice su web y lo que dicen sus condiciones

Sus preguntas frecuentes son claras y tranquilizadoras: los datos son tuyos y hay una función dentro del programa para descargar una copia de tu base de datos en cualquier momento. Sus condiciones de uso matizan la misma idea con otras palabras: facilitarán un sistema de descarga «si fuera oportuno», en formato inteligible y de uso común, y el plazo para pedirla tras la extinción del contrato es de dos meses. Las dos frases son suyas y conviene tener las dos delante.

2.2. «Formato inteligible» no significa «formato migrable»

Este es el detalle que más trabajo da después, y está escrito en su propio texto: no tienen obligación de entregar los datos en un formato que facilite la portabilidad o la migración directa a otra plataforma. Traducido a la práctica: una copia que se lee no es lo mismo que una copia que se carga. Un PDF por paciente cumple para archivar y para conservar, pero nadie va a teclear dos mil fichas otra vez.

2.3. Qué pedir, y por escrito

Pide por correo —no por chat— una copia completa en formato reutilizable, y guarda la respuesta con su fecha. Pregunta explícitamente si entran las historias médicas, el odontograma, los planes de tratamiento, los documentos firmados y las imágenes, y en qué formato sale cada cosa. Si algo no entra, mejor saberlo con la cuenta viva. Cómo se plantea esa carta y qué se hace con lo que no viene está en migrar historiales clínicos a otro software.

3. La copia de la base y los listados

3.1. La descarga de la base de datos

Es la primera que hay que lanzar, porque es la que su web anuncia como derecho del titular y la que nadie sabe cómo es hasta que la pide. Lánzala, ábrela y mírala con quien vaya a migrar los datos, no la guardes sin abrir. De ahí sale la única respuesta que importa: si esa copia se puede cargar en otro programa o si solo se puede leer.

3.2. Los listados, que son lo más versátil que tienen

Aquí Klinikare está bien resuelto y hay que decirlo. Su ayuda explica que cualquier listado se filtra por fechas y por columnas, que los filtros se guardan con un nombre y se comparten con otro compañero, y que se exporta a XLS y a CSV. Un aviso de su propia documentación que cuesta caro si se pasa por alto: la descarga contiene solo las columnas activas en pantalla, así que antes de exportar hay que activar todas las que interesen.

3.3. Qué listados sacar, y por ejercicios

• Pacientes completos, activos e inactivos, con filiación y datos de contacto.
• Citas por meses cerrados, anotando cuántas filas trae cada mes.
• Presupuestos por estado: pendientes, aceptados y rechazados, que es el listado que más se echa de menos.
• Producción por profesional, impagos, tratamientos no facturados y facturas emitidas.
• El panel de control, cuyos gráficos también se bajan como listado desde su menú de tres puntos.

4. Radiografías, fotos y documentos

4.1. Dónde vive cada cosa

En la ficha del paciente, la pestaña de documentos organiza los ficheros en un árbol de carpetas —presupuestos, recetas, firmados— y desde cada cita se ven, se descargan o se eliminan los adjuntos de esa visita. Las radiografías, las fotos intraorales y los escaneos se guardan también en la ficha, con series y comparativas de antes y después. Nada de eso aparece en un listado: se baja entrando en cada ficha.

4.2. Por qué es la parte crítica

Por dos razones. La primera, el volumen: su tarifa incluye cien gigas y una clínica con diez años de panorámicas los usa, así que bajarlo todo no se hace en una tarde por una conexión normal. La segunda, que una radiografía perdida no se recupera: se repite, con su radiación y su coste. Empieza por aquí en cuanto tengas decidido el cambio, no cuando ya hayas firmado con el programa nuevo.

4.3. Los consentimientos firmados, uno a uno

Su firma digital es una de sus piezas fuertes: se firma en cualquier dispositivo, con código en la clínica o con enlace por correo, admite varios firmantes —el paciente y sus dos tutores— y une varios documentos en una sola firma. Al descargarlos, comprueba en cada uno que se lea la fecha, quién firmó y el tratamiento al que corresponde, y que en los menores esté la firma del tutor. Es la parte que no se puede rehacer: volver a pedir una firma de hace tres años suele ser imposible.

5. Historia médica, odontograma y plan

5.1. La historia médica y sus epígrafes

En Klinikare la clínica define sus propias historias médicas con epígrafes —anamnesis, implantes, lo que haga falta— y dentro se escriben anotaciones de texto. Su ayuda explica que la historia se imprime entera o filtrada, y que el programa puede generar historias completas con evolución y planificación para traslados. Eso es exactamente lo que hay que pedir: la historia generada de cada paciente, y no solo la impresión de pantalla.

5.2. Las tres preguntas del odontograma

• ¿Sale el odontograma como datos o solo como imagen y PDF dentro del informe?
• ¿Van los planes de tratamiento con lo aceptado, lo hecho y lo pendiente, y con su pieza y cara?
• ¿Entra el periodontograma con sus valores por diente, o solo la gráfica que pinta la pantalla?

Sus páginas de formación no describen la exportación de la parte clínica, así que no hay forma de responderlo leyendo su web: hay que preguntarlo. Y conviene hacerlo antes de firmar con nadie, porque de esa respuesta depende que la parte clínica se cargue como datos o se conserve como archivo consultable. En comparar periodontogramas para ver la evolución está lo que se pierde si llega solo la gráfica.

5.3. Lo que tu programa nuevo necesita entender

Un dato suelto no vale: hace falta saber a qué proceso pertenece. Las anotaciones por epígrafes cargan bien como texto de la anamnesis y de la evolución, pero el diagnóstico rara vez viene codificado, y sin código no hay estadística posible. Ese salto —de la lista de citas al proceso clínico con su estado— está explicado en la diferencia entre episodio, visita y expediente.

6. Dinero: cobros, cuotas y liquidaciones

6.1. Lo que sale sin problema

Toda la parte económica vive en sus listados, y sus listados se exportan. Saca cobros, facturas emitidas, ingresos no facturados, tratamientos no facturados, impagos y el listado de saldos de paciente, separado por ejercicios y no solo del año en curso. Su pantalla de remesas también exporta a Excel. Es el material que pide la gestoría y el que permite cuadrar el cambio sin discusiones.

6.2. Lo que está a medias y hay que fotografiar

En una clínica dental siempre hay dinero en el aire, y es lo que más cuesta reconstruir. Saca el mismo día del corte: los pendientes de cobro, las entregas a cuenta y el saldo sobrante de cada paciente, los planes de cuotas de ortodoncia con lo pagado y lo que queda, y las financiaciones en curso con la entidad que las aprobó. Ese último bloque es suyo y es propio: si la financiación la tramitó Klinikare desde el presupuesto, apunta el estado de cada expediente antes de perder el acceso.

6.3. La liquidación a profesionales

Su liquidación mensual es detallada —porcentaje sobre ingresos o sobre tratamientos, parte del material y del laboratorio que asume el profesional, retención aplicada— y todo eso se exporta desde su listado. Descarga las liquidaciones cerradas de los dos últimos ejercicios, no solo la última: son el histórico que necesitas para reproducir el mismo cálculo en el programa nuevo sin que nadie discuta su nómina el primer mes.

7. Lo que no sale del todo

7.1. El buzón de voz y sus transcripciones

Está escrito en sus condiciones y es el hallazgo más concreto de toda la lectura. Si tienes contratado su buzón de voz con transcripción automática: las grabaciones se conservan un máximo de treinta días, las transcripciones no se pueden descargar desde la plataforma, el audio de cada llamada se baja de una en una y, al darse de baja, ni las grabaciones ni las transcripciones se entregan. Lo único exportable a Excel es el listado de llamadas, sin su contenido.

7.2. El número de teléfono no se puede llevar

El mismo apartado añade algo que no es un dato técnico sino comercial: el número que dan para el buzón no es portable a otra compañía ni se puede transferir fuera de su ecosistema. Si ese número está impreso en tarjetas, en el rótulo o en tu ficha de Google, resolverlo no es una tarea de la mudanza de datos: es un cambio que hay que planificar con semanas de margen.

7.3. Lo que se queda en su lado por diseño

Hay piezas que no son datos tuyos aunque las uses a diario, y conviene inventariarlas antes de la baja: los filtros de listado que compartiste con el equipo, las plantillas de consentimiento con sus macros, las plantillas de presupuesto y las órdenes de laboratorio abiertas. Si tu laboratorio trabaja conectado a su programa, pregunta qué pasa con las órdenes en curso el día que dejas de ser cliente. La respuesta se pide antes, no después.

8. Cómo comprobar que no falta nada

8.1. Las cuatro cuentas

• Pacientes: los del fichero frente a los que ves en el programa, activos e inactivos.
• Citas de un mes cerrado: el número tiene que coincidir con el de la agenda.
• Cobros de un trimestre: el total del Excel frente al que ya conoces.
• Presupuestos aceptados del último año, que son los tratamientos que vas a seguir ejecutando.

8.2. Cuatro fichas elegidas a mano

No al azar: un paciente de ortodoncia con su plan de cuotas en curso, un periodontal con dos exámenes, uno con presupuesto aceptado a medias y uno dado de alta hace años con muchas radiografías. Si esas cuatro llegan completas, el resto suele estar bien. Guarda las cifras y los nombres de fichero en el mismo sitio: son lo que permite decir «faltan cuatro citas de marzo» en vez de «creo que falta algo».

8.3. Acentos, fechas y columnas ocultas

Tres fallos que se ven en un minuto y que cuestan un día si se descubren tarde. Un fichero mal codificado convierte los apellidos en símbolos. Una fecha en formato americano manda las citas de marzo a diciembre. Y una columna que estaba oculta en pantalla no viaja en la descarga, que es el aviso que da su propia ayuda. Ábrelo, míralo y arréglalo antes de cargar nada.

9. De la exportación al programa nuevo

9.1. Primero una muestra pequeña

Se cargan cincuenta pacientes con sus citas, sus cobros, sus documentos y sus imágenes, y los revisa alguien de la clínica que conozca esas fichas. Solo cuando la muestra está bien se pasa el resto, fuera de horario, para no parar los sillones. Es media tarde de trabajo que evita descubrir un problema con dos mil fichas ya cargadas.

9.2. Quién lo hace y cuánto tarda

En obeliOmed la migración la lleva nuestro equipo: pedimos la exportación de prueba, decimos por escrito qué se trae y qué no, y no se mueve nada hasta que la clínica da el visto bueno. Con unos miles de pacientes, una semana es un plazo realista y la clínica no para mientras tanto. Si estás comparando programas antes de decidir, la comparativa completa está en la alternativa a Klinikare para dentales.

9.3. Qué se gana al llegar

Lo que se nota el primer mes es concreto: el periodontograma comparado con el examen anterior, el presupuesto que se acepta línea a línea, el episodio que no se cierra sin su código y el registro que guarda el valor anterior de cada cambio y quién abrió cada ficha. El mismo recorrido para otro programa está en cómo se exportan los datos de Dendoo, y el mapa entero del sector en la guía de software para clínicas dentales.