Contrato de tratamiento de ortodoncia: qué debe incluir

1. Contrato y presupuesto: por qué no son lo mismo

En muchas clínicas, el único papel que firma el paciente de ortodoncia antes de empezar es el presupuesto. Funciona mientras todo sale como estaba previsto. Cuando no sale —y en un tratamiento de dos o tres años algo casi siempre cambia—, el presupuesto no tiene nada que decir.

1.1. El presupuesto dice qué y cuánto

El presupuesto describe el tratamiento y su precio: qué se va a hacer, qué incluye y cuánto cuesta. Es imprescindible, y lo que debe contener en ortodoncia está en qué incluir en un presupuesto de ortodoncia. Pero es una foto del día en que se firma.

1.2. El contrato dice qué pasa si algo cambia

El contrato de un tratamiento largo regula lo que el presupuesto no alcanza a prever: qué ocurre si el tratamiento dura más, si el paciente deja de pagar, si pierde un aparato, si abandona o si se traslada. Son las situaciones en las que la clínica y el paciente discuten, y el contrato existe para que la discusión tenga un papel al que remitirse.

1.3. Cuándo hace falta

Un empaste no necesita contrato. Un tratamiento de ortodoncia con pago fraccionado durante dos años, sí: son muchos meses de relación, con dinero de por medio y un resultado que depende en parte del paciente. El marco de lo que registra cada área de la clínica dental está en el registro clínico por especialidad dental.

2. Las partes y el caso al que se refiere

La primera parte del contrato parece trámite y es la que más se descuida: quién contrata, con quién y sobre qué tratamiento exactamente.

2.1. Quién contrata

El contrato lo firman la clínica y el paciente o, si es menor, su representante legal. Conviene que identifique a los dos con claridad y, en los menores, en qué condición firma quien lo hace. Quien firma el contrato y quien firma el consentimiento clínico no tienen por qué ser la misma persona, sobre todo en familias separadas, y la ficha tiene que saberlo.

2.2. El caso concreto, no «ortodoncia»

El contrato se refiere a un caso: un paciente, un plan de tratamiento, un sistema de aparatología y unas arcadas. Si dice solo «tratamiento de ortodoncia», no sirve para saber si un cambio de plan posterior está dentro o fuera. Lo prudente es que el contrato esté atado al caso clínico que regula y que cualquiera que abra el caso pueda ver qué contrato lo gobierna.

2.3. El profesional responsable

El contrato identifica al ortodoncista responsable del caso y, si la clínica lo prevé, qué pasa si ese profesional deja la clínica a mitad de tratamiento. Es una situación frecuente y casi nunca está escrita.

3. El tratamiento: qué se hace y cuánto se estima

La descripción del tratamiento en el contrato no es la del diagnóstico: es la que el paciente tiene que poder entender y que la clínica tiene que poder cumplir.

3.1. El tratamiento, por fases

Describir el tratamiento por fases —estudio, fase activa, retirada y retención— permite que el contrato diga qué incluye cada una y que el paciente sepa en qué punto está. El reparto habitual de etapas, visto desde la ficha, está en qué se registra en cada fase de ortodoncia.

3.2. La duración estimada, dicha como estimación

La duración de un tratamiento de ortodoncia es una estimación que hace el ortodoncista, y depende en parte del paciente. El contrato tiene que decirla así: como estimación, con los factores que la alargan —citas perdidas, roturas, falta de uso de los aparatos— dichos antes de empezar. Una duración escrita como compromiso es la primera cláusula que se reclama.

3.3. Lo que no incluye

Tan importante como lo que incluye es lo que no: tratamientos previos o auxiliares que hará otro profesional, extracciones, higienes o reposiciones fuera de lo pactado. Lo que no está escrito como excluido se entiende incluido cuando llega la discusión.

4. Precio, entrada y cuotas

La parte económica del contrato es la que más se lee y la que más se discute. Tiene que ser completa y, sobre todo, coherente con el presupuesto y con lo que la clínica va a cobrar.

4.1. Precio total y qué cubre

El contrato repite el precio total del presupuesto aceptado y dice qué cubre: qué fases, qué aparatología, qué número de controles y qué retención. Si el precio del contrato y el del presupuesto no coinciden, la duda siempre se resuelve contra la clínica.

Entrada, cuotas y calendario: el contrato dice también qué pasa con una cuota impagada.

4.2. Entrada, cuotas y calendario

Si el tratamiento se paga en cuotas, el contrato dice la entrada, el número de cuotas, su importe, su periodicidad y cuándo empieza a pagarse. Cómo se organiza el fraccionado propio, y en qué se diferencia de financiar con un tercero, está en cómo se fracciona el pago de la ortodoncia.

4.3. Qué pasa con una cuota impagada

El contrato tiene que prever el impago: cómo se avisa, cuánto tiempo se espera y qué consecuencias tiene sobre el tratamiento. Una clínica que no lo ha escrito tiene que improvisar la respuesta con el paciente sentado en el sillón, que es el peor momento para hacerlo.

5. Retención, reposiciones y visitas no previstas

Estas tres cláusulas son las que más discusiones evitan, y las que menos contratos recogen. Todas tienen algo en común: se leen años después de firmar.

5.1. La retención, dentro o fuera del precio

El contrato dice si la retención está incluida, qué tipo, durante cuánto tiempo hay controles dentro del precio y qué pasa con las reparaciones. Qué retención lleva cada paciente lo decide el ortodoncista al final; lo que el contrato fija es cómo se paga. Qué se registra en esa fase está en lo que se registra en la retención.

5.2. Reposición de aparatos perdidos o rotos

Brackets despegados, retenedores perdidos, alineadores rotos: el contrato dice cuáles se reponen dentro del precio y cuáles se cobran aparte, y a qué precio o con qué criterio. Sin esa cláusula, cada reposición es una negociación.

5.3. Refinamientos y visitas no programadas

Con alineadores, el contrato dice cuántas series adicionales incluye el tratamiento; con brackets, qué pasa con las visitas por roturas. Las diferencias entre sistemas, vistas desde la clínica, están en alineadores o brackets vistos desde la clínica.

6. Abandono, interrupción y cambios de plan

Es la parte del contrato que la clínica prefiere no pensar al firmar y la que más va a necesitar. Un tratamiento de años tiene muchas ocasiones de interrumpirse.

6.1. Cuándo se considera abandonado

No hay una regla externa que diga cuántas citas perdidas son un abandono, así que la fija la clínica en el contrato: cuánto tiempo sin acudir, cómo se avisa al paciente y cómo se cierra el caso. El procedimiento clínico del abandono —información, firma y registro del estado del caso— está en el consentimiento y registro del abandono.

6.2. Cómo se liquida lo hecho y lo pagado

El contrato dice cómo se calcula lo que se debe cuando el tratamiento se interrumpe: si se cobra por fases completadas, por actos realizados o con otro criterio, y qué se devuelve de lo adelantado. El detalle económico está en qué cobrar cuando se abandona un tratamiento dental.

6.3. Cambios de plan o de sistema

Si el ortodoncista cambia el plan o el sistema a mitad de tratamiento, el contrato tiene que prever si eso modifica el precio y cómo se acepta. Un cambio de plan sin documento firmado deja el contrato original regulando un tratamiento que ya no existe.

7. Traslado y final del contrato

Hay dos formas de que un contrato de ortodoncia termine: que el tratamiento acabe o que el paciente se vaya. Las dos necesitan su cláusula.

7.1. Si el paciente se traslada

El contrato prevé qué pasa si el paciente se muda y sigue en otra clínica: cómo se liquida, qué se le entrega y en qué plazo. Es una situación frecuente en pacientes jóvenes, y el procedimiento está en el traslado de un paciente de ortodoncia.

Cada cambio de plan o de pagos, una versión firmada, con copia para el paciente.

7.2. Cuándo termina el contrato

El contrato termina cuando termina lo que regula, y en ortodoncia eso incluye la retención si estaba dentro. Conviene que diga qué hecho lo cierra —el alta del caso, el último control incluido— para que no quede abierto indefinidamente.

8. Cómo se firma y dónde vive el contrato

Un buen contrato mal archivado no sirve de mucho. El momento de firmarlo y el sitio donde queda deciden si se va a poder usar el día que haga falta.

8.1. Antes de empezar, con copia para el paciente

El contrato se firma antes de colocar nada, junto con el presupuesto aceptado y el consentimiento informado, y el paciente se queda una copia. Un contrato firmado después de empezar el tratamiento se firma con el paciente ya comprometido, y pierde fuerza como acuerdo libre.

8.2. Atado al caso, no en una carpeta aparte

El contrato tiene que estar donde se lee el caso. Si vive en una carpeta de administración y el caso en la historia clínica, se queda viejo en cuanto el caso cambia de fase o de plan, y nadie lo vuelve a mirar hasta que hay un conflicto. Lo prudente es que quien abra el caso vea qué contrato lo regula y en qué versión.

8.3. Cada cambio, una versión firmada

Si el contrato cambia —un cambio de plan, un nuevo calendario de pagos—, se firma una versión nueva y se conserva la anterior. El contrato vigente en cada momento tiene que poder saberse con una fecha.

• Partes y en qué condición firma cada una.
• Caso, plan, sistema y profesional responsable.
• Duración estimada, dicha como estimación, y lo que la alarga.
• Precio, entrada, cuotas e impago.
• Retención, reposiciones y refinamientos.
• Abandono, cambio de plan y traslado, con cómo se liquida.
• Hecho que cierra el contrato.

9. Qué aporta obeliOmed

El contrato lo redacta tu clínica, con su asesoría. Lo que el programa aporta es todo lo que el contrato tiene que poder citar: el plan, lo aceptado, lo cobrado y lo firmado. Lo que existe, y lo que no.

9.1. Lo que hay

El plan de tratamiento sale del odontograma y el paciente acepta o rechaza cada línea por separado, y el presupuesto lo firma en su móvil con un enlace de un solo uso. Para las cuotas de un tratamiento largo hay cobro recurrente, y para lo que la clínica paga antes de tratar, anticipo. Los consentimientos dentales se firman igual, y si el paciente es menor firma su tutor, con la relación de tutela registrada.

La ortodoncia es una de las tres especialidades dentales del programa, con su rol de ortodoncista. La foto completa, en el software para clínicas dentales de obeliOmed.

9.2. Lo que no hacemos

• No redactamos contratos ni damos asesoramiento jurídico. El texto del contrato es de tu clínica.
• No estimamos la duración de ningún tratamiento. Eso es del ortodoncista.
• No estamos conectados a ninguna financiera. Si el paciente financia, lo hace con la que trabaje tu clínica.