Coste de laboratorio dental: cómo imputarlo a cada acto y qué hace con tu margen

1. Por qué el coste de laboratorio no es un gasto general

En la contabilidad, el laboratorio aparece como un proveedor más: una factura mensual con un total. En la gestión de una clínica dental, eso esconde uno de los costes más importantes de cada tratamiento.

1.1. El albarán mensual lo esconde

Cuando el coste de laboratorio llega agrupado en una factura a fin de mes, se sabe cuánto se ha gastado, pero no en qué. Un total mensual no dice qué corona dejó margen y cuál no, ni qué profesional o qué tipo de trabajo concentra las repeticiones. Para eso hay que bajar al acto.

1.2. Una parte del precio de cada acto

En una corona, un puente o una prótesis removible, el laboratorio puede ser una parte muy importante del precio. No es un gasto de estructura como la luz o el alquiler: es un coste directo que existe porque existe ese acto concreto, para ese paciente. Tratarlo como gasto general impide saber cuánto se gana en cada prótesis.

1.3. La tarifa lo prevé; la imputación lo comprueba

Al construir la tarifa, la clínica calcula el precio de cada acto contando el laboratorio que suele llevar. Cómo se hace ese cálculo está en cómo montar la tarifa de actos de la clínica dental. Lo que viene aquí es lo siguiente: comprobar, acto a acto, si el laboratorio real coincide con el previsto.

2. Imputar el coste de laboratorio dental a cada acto

Imputar es anotar cada coste de laboratorio contra el acto al que corresponde. Parece burocracia y es lo que permite todo lo demás.

2.1. Cada trabajo, contra su línea del plan

Cada trabajo de laboratorio corresponde a una línea del plan de tratamiento: la corona del 36, el puente del 14 al 16. El coste se anota en esa línea, no en una lista aparte. Así, al mirar el acto se ve su precio, su coste de laboratorio y lo que queda. Si la orden de trabajo sale del plan, como se cuenta en la orden de trabajo para el laboratorio dental, la imputación es casi automática.

2.2. Del albarán al acto

El laboratorio factura normalmente por trabajo, con una referencia. Si esa referencia permite identificar al paciente y al trabajo, el albarán se puede cruzar con los actos. Si el albarán solo dice «corona circonio» sin más, alguien tiene que adivinar a qué paciente corresponde. Pedir al laboratorio que incluya la referencia de la clínica en cada línea es la medida más barata.

2.3. Lo que se cuela en el coste

Además del trabajo, el laboratorio puede facturar transporte, suplementos por urgencia, componentes protésicos de implantes o pruebas adicionales. Esos conceptos también pertenecen a un acto concreto y conviene imputarlos a él. Si se quedan como gasto general, el margen del acto parece mejor de lo que es.

3. Cuánto pesa el laboratorio en cada tipo de trabajo

El peso del laboratorio no es igual en todos los actos, y conocerlo ayuda a revisar la tarifa y a detectar desviaciones.

3.1. Prótesis fija

En coronas y puentes, el coste depende sobre todo del material y de si hay pruebas. Las desviaciones suelen venir de repeticiones de color o de ajuste, y de pruebas adicionales que no estaban previstas.

3.2. Prótesis sobre implantes

Aquí el coste tiene dos partes: el trabajo del laboratorio y los componentes protésicos. Los componentes pueden variar mucho según el sistema de implantes y el caso, y son la desviación más habitual. Conviene anotarlos por separado, porque mezclados con el laboratorio impiden saber qué ha cambiado.

Los componentes protésicos se anotan aparte: son la desviación más habitual del coste.

3.3. Prótesis removible y férulas

La removible pasa por varias fases, y cada cambio tras una prueba puede tener coste. La férula suele ser un coste estable. En ambos casos, lo importante es que el coste real se compare con el previsto en la tarifa.

4. El margen real de un acto con laboratorio

Con el coste de laboratorio imputado, la clínica puede calcular lo que de verdad le deja cada acto.

4.1. Lo que queda de cada acto

El margen de un acto con laboratorio es su precio menos el laboratorio, el material, el tiempo de sillón y, si es de un colaborador, su parte. Un ejemplo: una corona facturada a 600 euros, con 150 de laboratorio, deja 450 antes de pagar el sillón, el material y al profesional. Si ese laboratorio sube a 200, la corona deja 50 euros menos sin que nadie haya tocado el precio. Cómo pesa cada hora de sillón está en la guía de rentabilidad de la clínica dental.

Si el laboratorio sube de precio y la tarifa no se revisa, el margen se va sin que nadie lo decida.

4.2. El mismo acto con dos laboratorios

Si la clínica trabaja con dos laboratorios, el mismo acto puede tener dos costes distintos. Eso no significa que el más barato sea mejor: si repite más o entrega tarde, su coste real es mayor. La comparación útil incluye las repeticiones y los plazos, no solo el precio de la tarifa del laboratorio.

4.3. Cuando la tarifa se queda atrás

Los laboratorios actualizan sus precios, y si la clínica no revisa su tarifa, el margen de las prótesis se va comiendo poco a poco. Mirar cada trimestre el coste real de laboratorio de los actos más frecuentes, frente al que se previó, avisa de cuándo hay que revisar precios.

5. Las repeticiones y quién las paga

Toda clínica repite trabajos. Lo que cuesta no es solo el segundo laboratorio: es el tiempo de sillón de las citas adicionales.

5.1. El motivo decide quién paga

Una repetición por un error del laboratorio, como un ajuste defectuoso con una buena impresión, suele asumirla el laboratorio. Una repetición por una impresión deficiente o una orden incompleta es de la clínica. Una por un cambio de opinión del paciente sobre el color, depende de lo que se le dijo. Registrar el motivo de cada repetición es lo que permite asignar el coste.

5.2. Pactarlo con el laboratorio

Qué repeticiones asume el laboratorio, cuáles cobra y a qué precio conviene pactarlo al empezar a trabajar con él, no discutirlo en cada caso. Cómo se registran las repeticiones y qué dicen sobre la clínica y el laboratorio está en las repeticiones y ajustes de la prótesis dental.

5.3. El coste que no factura nadie

Aunque el laboratorio asuma el segundo trabajo, la clínica pierde las citas de más: una nueva impresión, una nueva prueba, una nueva colocación. Ese tiempo de sillón no aparece en ningún albarán, y es a menudo mayor que el propio coste del laboratorio.

6. El laboratorio en la liquidación del colaborador

Cuando el acto lo hace un colaborador que cobra un porcentaje, el laboratorio entra de lleno en su liquidación.

6.1. Descontarlo antes del porcentaje

Lo habitual es descontar el laboratorio antes de aplicar el porcentaje del colaborador, para que no cobre una parte de lo que cobra el laboratorio. Para eso el coste tiene que estar anotado contra el acto concreto, no en el total del mes. Cómo se hace la liquidación está en la liquidación de odontólogos colaboradores.

6.2. El laboratorio que elige el colaborador

Algunos colaboradores quieren trabajar con su propio laboratorio. Es razonable si el coste es comparable, pero conviene que la clínica sepa qué cobra ese laboratorio y que la diferencia, si la hay, esté pactada: si el colaborador elige uno más caro, quién asume la diferencia.

6.3. Las repeticiones del colaborador

Si un colaborador repite trabajos con frecuencia por causas de la clínica, como impresiones o registros, el coste recae en la clínica y reduce el margen de sus actos. Tener pactado qué parte asume el colaborador en esos casos evita que las repeticiones se conviertan en un motivo de conflicto.

7. Laboratorio, presupuesto y cobro al paciente

El coste de laboratorio también condiciona cómo se presupuesta y cómo se cobra al paciente.

7.1. El laboratorio dentro del precio del acto

Al paciente se le presupuesta el acto, con su precio, no el laboratorio por separado. Lo que sí conviene dejar claro en el presupuesto es qué incluye —prueba, colocación, ajustes— y qué no, para que una repetición por un cambio de opinión del paciente no se convierta en una discusión.

7.2. El anticipo cuando se encarga a medida

Encargar un trabajo a medida significa asumir un coste antes de colocarlo. Pedir un anticipo atado a ese acto protege a la clínica si el paciente no vuelve. Los criterios están en el anticipo en los tratamientos dentales.

7.3. El trabajo encargado y el paciente que no vuelve

Si el paciente abandona el tratamiento con el trabajo ya encargado, el coste de laboratorio está pagado y el acto no se cobra. Saber cuánto laboratorio hay inmovilizado en trabajos no colocados es un dato que pocas clínicas miran y que puede ser sorprendente.

8. Cómo controlar el coste de laboratorio

El control del coste de laboratorio es una rutina mensual sencilla si la imputación está hecha.

8.1. Cruzar el albarán con los actos

Cada mes, el albarán del laboratorio se cruza con los trabajos imputados: cada línea del albarán tiene que corresponder a un acto, y cada acto con laboratorio tiene que tener su coste. Lo que no cuadra —un trabajo facturado que no aparece, un acto sin coste— se revisa ese mes, no al final del año.

8.2. Comparar laboratorios

Con los costes imputados, las repeticiones registradas y los plazos anotados, la clínica puede comparar a sus laboratorios con datos. Los criterios están en cómo elegir laboratorio dental con criterios medibles.

8.3. Revisar la tarifa cuando cambia el laboratorio

Cuando el laboratorio sube precios o la clínica cambia de laboratorio, el coste de todos los actos con prótesis cambia. Es el momento de revisar la tarifa de esos actos, y el esquema de comisiones de los colaboradores, antes de que el margen se erosione sin que nadie lo decida.

9. Qué aporta obeliOmed

El coste de laboratorio sirve para gestionar si está al lado del acto al que pertenece. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. El coste, en la línea del plan

El trabajo de laboratorio va dentro del plan de tratamiento, en la línea del acto que lo necesita, con su laboratorio y su coste, además de sus fechas de envío y entrega, el estado del trabajo y la declaración de conformidad adjunta. El plan nace del odontograma y el presupuesto se acepta línea a línea, con el precio del artículo que fija tu tarifa.

9.2. Contabilidad y comisiones, en la misma pila

La facturación y la contabilidad viven en el mismo sistema que la historia clínica, y las comisiones de los colaboradores las calcula el núcleo contable sobre lo facturado, con un porcentaje por profesional y por tipo de acto. El anticipo queda registrado contra el presupuesto. El resto de circuitos, en la gestión de la clínica dental por circuitos.

9.3. Lo que no hacemos

• No estamos conectados con ningún laboratorio. El coste lo anota la clínica a partir de su albarán.
• No decidimos quién paga una repetición. Eso lo pactas con tu laboratorio y tus colaboradores.
• No fijamos tus precios. La tarifa es de tu clínica.