Qué preguntar al elegir software de oftalmología

1. Cómo usar esta lista en tres demos

1.1. Una hoja, tres columnas

Imprime las preguntas y añade tres columnas a la derecha, una por proveedor. No apuntes impresiones: apunta la respuesta literal y quién la dio. A los diez días nadie recuerda cuál de los tres dijo que el consentimiento se firmaba a distancia, y esa confusión es la que hace firmar el contrato equivocado. Si una casilla se queda vacía porque no hubo tiempo, también es información: significa que la demo la llevó el guión del vendedor y no el tuyo.

1.2. La pregunta se hace abierta

Evita las preguntas que se contestan con un sí. «¿Tiene trazabilidad?» siempre se responde que sí. «¿Cómo veo quién abrió esta historia el mes pasado?» obliga a enseñar una pantalla. La diferencia entre las dos versiones de la misma pregunta es la diferencia entre una demo útil y un folleto hablado. Y hay un truco que funciona con cualquier proveedor serio: pide que lo haga en el momento, sobre la pantalla, en vez de explicarte que se puede hacer.

1.3. Qué respuesta debe preocuparte

Hay tres contestaciones que valen como aviso, y aparecen en todos los bloques de esta lista. La primera es «eso está en el roadmap», que significa que hoy no existe. La segunda es «eso se puede configurar» sin enseñar dónde, que a veces quiere decir que lo hará un técnico y se factura. Y la tercera, la más cara: «eso lo vemos luego». Anótalas con una marca al margen y úsalas para decidir el orden de la segunda ronda.

2. La historia clínica y su rastro

2.1. ¿Quién ha abierto esta historia?

Una reclamación por acceso indebido no pregunta si el programa puede registrar quién entra en una historia: pide ver la lista. Y es un supuesto más frecuente de lo que parece en un centro con mostrador, gabinete y personal que rota. La pregunta buena es «¿me enseñas la lista de quién ha entrado en la ficha de este paciente?». Si la respuesta es que se consulta en la base de datos o que lo mira el soporte, no lo tienes. Nosotros registramos los accesos de lectura, no solo los cambios, y se consultan desde la propia pantalla.

2.2. ¿Qué valor tenía antes este campo?

Que un dato se pueda corregir es correcto y necesario: si alguien anota mal una presión, tiene que poder arreglarla. Lo que no puede pasar es que el valor anterior desaparezca. Pregunta por un campo concreto, delante de ti: cámbialo y pide ver el registro con lo que había antes, lo que hay ahora, quién lo hizo y cuándo. Es la forma más rápida de separar un programa con trazabilidad real de uno que solo guarda la última versión del dato.

2.3. ¿Cómo se corrige un informe ya cerrado?

Un informe firmado y entregado no se reescribe sin dejar rastro. Pregunta qué pasa cuando hay que rectificar algo de una visita de hace tres meses: si el original queda intacto y la corrección nace como documento nuevo que apunta al anterior, vas bien. Si el programa te deja sobrescribir sin más, lo estás heredando tú. La forma de organizarlo está en la historia clínica digital en oftalmología.

3. Las pruebas y su almacenamiento

3.1. ¿La prueba es un dato o es un texto?

Esta es la pregunta que más separa a un programa generalista de uno pensado para la especialidad. Si la paquimetría, la refracción y la presión intraocular acaban en un campo de notas, después no se pueden comparar ni buscar: hay que abrir las visitas una a una. Pide que te enseñen dónde se escribe una tonometría y, sobre todo, dónde se lee el histórico de ese paciente. En el registro de las pruebas complementarias está el detalle.

3.2. ¿Cómo veo tres años de presión intraocular?

Hazla tal cual, con esas palabras, y después cierra la boca. Es la pregunta que más información devuelve de toda la lista, porque la respuesta honesta de muchos programas es «se imprime y se compara a ojo». Lo que tú quieres ver es una curva con los dos ojos y su línea de referencia. En el nuestro salen en gráfica las trece pruebas que se miden, la presión con su límite, y las de imagen se ordenan como línea de tiempo con su texto.

3.3. ¿Qué espacio traigo y qué cuesta el siguiente?

Una consulta de oftalmología genera archivo pesado todas las semanas, y el tramo de espacio del plan de entrada se agota antes de lo que nadie calcula. Pregunta dos cifras y pide las dos por escrito: qué espacio trae el plan y a qué precio está el paquete siguiente. Y una tercera que casi nadie hace: si me voy, ¿me llevo las imágenes o solo los informes de texto? Lo desarrollamos en la página de precios por centro, desde 29 €/⁠mes.

4. La maquinaria del gabinete

4.1. La pregunta que falla: «¿está conectado con mi OCT?»

Preguntado así, casi todo el mundo dice que sí. La versión que sirve es otra: «¿habéis visto alguna vez cómo exporta este modelo, con esta versión de su programa?». Los aparatos del gabinete sacan los datos de maneras muy distintas —un fichero en una carpeta, una base de datos propia, a veces solo una impresión— y la marca no determina nada. Una lista de modelos compatibles sin haber visto el tuyo es material de venta, no un compromiso.

«¿Está conectado con mi OCT?» se contesta con un sí. La pregunta útil es cómo exporta.

4.2. ¿Qué datos se traen y a dónde van?

Que un aparato «se conecte» puede significar tres cosas muy diferentes: que su informe se guarde como documento adjunto, que su imagen se abra en el visor del expediente, o que sus valores caigan en campos de la historia y se puedan comparar. Solo la tercera te ahorra teclear. Pide que te lo digan campo por campo para una prueba concreta, y que figure así en el presupuesto. Amplía en centralizar los OCT de varias marcas.

4.3. ¿Quién lo mantiene cuando el equipo se actualiza?

Estas conexiones se rompen, y casi siempre por lo mismo: el fabricante actualiza el programa del aparato y cambia el formato de salida. Pregunta quién lo arregla, en cuánto tiempo y si eso se factura aparte. Si nadie asume el mantenimiento, la conexión es un trabajo de una vez disfrazado de función permanente. Nosotros lo presupuestamos por equipo, como pago único, después de ver cómo exporta ese aparato: depende del equipo y del fabricante, y no se da un plazo antes de mirarlo.

5. Agenda, salas y gabinetes

5.1. ¿La agenda es del médico o también de la sala?

Una consulta con dos oftalmólogos y dos gabinetes necesita cuatro huecos que no se pisen. Pide que te monten en la pantalla una mañana como la tuya: dos médicos pasando consulta mientras el gabinete hace una campimetría, y comprueba que la sala ocupada no aparece libre para otra cita. Si la única forma de conseguirlo es crear usuarios de más, eso se paga cada mes. Cuándo conviene separar tipos de visita, en repartir la agenda entre primeras y revisiones.

5.2. ¿Cuántos estados tiene una cita?

Parece una pregunta de detalle y es de gestión pura: sin estados no sabes cuántos pacientes no vienen, cuántos avisan y cuántos se reprograman, y sin eso no puedes atacar el absentismo. Pregunta la lista completa de estados y quién los cambia. El nuestro maneja doce, desde la solicitud hasta el alta, precisamente para que cada situación tenga su nombre y se pueda contar después. Si el programa solo distingue entre pendiente y atendida, no vas a medir nada.

5.3. ¿Qué pasa cuando alguien cancela?

Un hueco a media mañana es una consulta que no se factura, y en oftalmología suele ser también un gabinete parado. Pregunta qué hace el programa por sí mismo: si avisa a la lista de espera, en qué orden, por qué canal y qué sucede si el primero no contesta. La respuesta buena incluye un reintento y un paso a correo cuando el mensaje no llega. La mala es «recepción llama por teléfono», que es exactamente el trabajo que quieres quitarte.

6. Consentimiento quirúrgico y firma

6.1. ¿Qué versión firmó este paciente?

El consentimiento de una cirugía de cataratas se revisa cada cierto tiempo, y en una reclamación lo que importa es el texto exacto que el paciente leyó aquel día. Pregunta si el documento firmado queda atado a su versión y sellado, de modo que actualizar la plantilla no cambie los que ya se firmaron. Un programa que guarda la plantilla viva y una firma suelta no te sirve para eso. Los elementos obligatorios están en el consentimiento de cirugía de cataratas.

6.2. ¿Se puede firmar sin venir a la clínica?

Hacer volver al paciente para una firma cuesta una cita y un desplazamiento, y en cirugía programada suele resolverse a distancia. Pregunta cómo se manda, por qué canal, cuánto dura el enlace y qué pasa si lo reenvían a otra persona. Lo razonable es un enlace de un solo uso, que caduca y queda registrado. Y pregunta también lo aburrido: si el documento firmado aparece solo en el expediente o hay que subirlo a mano después.

6.3. ¿Y si firma un tutor o un representante?

En oftalmopediatría y en pacientes con la capacidad modificada no firma el paciente, y el documento tiene que decir quién firmó y en qué calidad. Pregunta si el programa distingue al firmante del paciente, si guarda la relación entre los dos y si te deja consultar después quién firmó cada cosa. Si la respuesta es que se pone el nombre en el campo de observaciones, eso no es un registro: es una nota que nadie va a poder defender.

7. Facturación a mutuas y aseguradoras

7.1. ¿Dónde vive el precio pactado?

Cada compañía tiene su baremo y su forma de llamar a las cosas, y la primera pregunta es dónde se guarda ese precio: si hay una tarifa por entidad dentro del programa o si alguien lo consulta en una hoja de cálculo y lo teclea. La segunda es quién puede cambiarlo. Un precio de mutua que vive fuera del sistema se convierte antes o después en una factura mal emitida. Lo tratamos en facturar a mutuas y aseguradoras médicas.

7.2. ¿Cómo se cierra el mes?

Pide ver el cierre, no que te lo cuenten. Qué pantalla usa la persona que factura, cuántos pasos tiene, dónde ve lo que falta por facturar y qué sucede con una prueba que se hizo y nadie pasó. Y pregunta si la facturación y la contabilidad viven en el mismo sistema o hay que exportar a otro programa cada mes, porque ese trasvase es donde se pierden las horas que nadie cuenta al comparar cuotas.

7.3. ¿Qué pasa con el copago y con lo que queda a deber?

En una consulta con aseguradoras conviven tres cobros: lo que paga la compañía, lo que pone el paciente y lo que se queda pendiente. Pregunta cómo se registra cada uno, si el programa avisa de la deuda cuando ese paciente vuelve a pedir cita y si sabe manejar un bono de sesiones. Si la deuda solo está en la cabeza de recepción, el dinero se pierde despacio y sin ruido, y nadie lo detecta hasta el cierre del año.

8. Contrato, permanencia y salida de datos

8.1. ¿Cuánto dura el contrato y cómo se sale?

La web dice «sin permanencia» y las condiciones generales dicen otra cosa más a menudo de lo que parece: licencias de doce meses que se prorrogan solas, preavisos de treinta días y periodos iniciados que no se devuelven. Pide el documento de contratación antes de firmar y busca dos cláusulas: duración y baja. En nuestro caso no hay permanencia en la modalidad mensual y la prueba es de un mes con tus propios datos dentro del sistema.

8.2. ¿Cuánto tardo en tener mis datos fuera?

Pregunta tres cosas y anótalas literalmente: en qué formato salen, cuánto tiempo tengo para descargarlos después de terminar y si la exportación cuesta dinero. Hay proveedores que dan una ventana de treinta días y después suprimen. Hay otros que exportan las historias en documentos, uno por paciente, y dejan fuera las imágenes. Nosotros dejamos descargar los datos en cualquier momento y sin coste. Cómo se hace en un caso real, en cómo exportar los datos de Gesvision.

8.3. ¿Quién hace la migración y qué cuesta?

Hay dos modelos y conviene saber cuál te están vendiendo: la migración la hace el proveedor, o te dan plantillas y la haces tú. La segunda es gratis en la factura y carísima en horas de tu equipo. Pregunta quién la ejecuta, en qué orden, si hay una prueba previa que puedas revisar antes de dar el visto bueno y qué se queda fuera. La cuenta completa está en cuánto cuesta migrar de software clínico.

9. Qué exigir en la demo

9.1. Con un paciente tuyo, no con el suyo

El paciente de demostración de cualquier proveedor está preparado para que todo salga bien. Lleva un caso real anónimo de los tuyos —un glaucoma con cuatro revisiones, una cirugía con su consentimiento y su factura a mutua— y pide que lo metan delante de ti. Lo que tarda en cargarse ese caso es lo que vas a tardar todos los días. Y si la respuesta es que eso se prepara para otra sesión, ya sabes algo útil sobre el proveedor.

Tres demos, una hoja y tres columnas: la respuesta literal de cada uno, sin interpretar.

9.2. Que lo haga quien lo va a usar

La persona que decide no es la que sufre el programa. Que la segunda demo la conduzca recepción y la tercera, quien factura: son los dos puestos que lo usan ocho horas y los dos que detectan en cinco minutos lo que un gerente no ve. Dales la lista de este artículo y que pregunten ellos. El mejor indicador de una implantación que va a ir bien no es la firma del titular, es que la persona del mostrador salga de la demo tranquila.

9.3. Las diez preguntas que caben en una hoja

Si solo te llevas una cosa de este artículo, que sea esta lista. Imprime, pon tres columnas y anota la respuesta literal de cada proveedor sin interpretarla. Al comparar las tres hojas, la decisión se toma casi sola.

• ¿Cómo veo quién ha abierto la historia de este paciente?
• Cambia este campo delante de mí: ¿dónde veo el valor anterior?
• ¿Cómo veo tres años de presión intraocular de un paciente?
• ¿Habéis visto cómo exporta este modelo de aparato, con esta versión?
• ¿Quién arregla la conexión cuando el fabricante actualice el equipo?
• Monta una mañana con dos médicos y dos gabinetes: ¿se pisan?
• ¿Qué versión del consentimiento firmó este paciente, y quién firmó?
• ¿Dónde vive el precio pactado con cada compañía, y quién lo cambia?
• ¿Qué espacio trae el plan y qué cuesta el paquete siguiente?
• Si me voy: ¿en qué formato salgo, cuándo y con las imágenes dentro?