Software de clínica para 4 a 8 profesionales: precio real y cuentas hechas

1. Por qué de cuatro a ocho es la franja caliente

1.1. Donde los modelos se cruzan

Con una persona, las tarifas quedan pegadas y la decisión no la toma el precio. Con treinta, casi todos los modelos convergen en un tramo alto. En medio, entre cuatro y ocho profesionales, es donde cada modelo crece a su manera: el que cobra por persona multiplica, el que cobra por tramo salta de golpe y el que cobra por centro sube por lo que añades. El mismo equipo puede costar el triple en una tarifa que en otra sin que ninguna de las dos sea abusiva.

1.2. El equipo cambia más rápido que el contrato

A este tamaño la plantilla se mueve cada pocos meses: entra alguien a media jornada, se cubre una baja, se prueba una especialidad nueva dos tardes por semana. Un contrato de doce meses con renovación automática se firma con la plantilla de enero y se paga con la de octubre. Por eso, en esta franja, la pregunta que decide no es cuánto cuesta hoy, sino qué pasa cuando entra el cuarto y qué pasa cuando se va.

1.3. Lo que se queda en la mesa

El sobrecoste de esta franja casi nunca es una tarifa mal elegida: es una tarifa elegida con la plantilla de hace dos años y nunca revisada. La suma de plazas que ya no se usan, módulos activos que nadie abre y un tramo que se subió para una persona que se marchó llega con facilidad a un mes de cuota al año. Se recupera con una revisión anual de dos horas, y casi nadie la hace. Qué se repasa en esa revisión está en la guía de precios del software clínico.

2. Los tres modelos de tarifa a este tamaño

2.1. Por profesional: crece en línea recta

La cuota base cubre a una persona y cada profesional suma una cantidad fija. Eholo cobra 20 € al mes por profesional adicional sobre un plan de 79,90 € si el centro quiere estadísticas y agenda en su propia web; Docfav suma 10 € por trabajador sobre 39,90 €. El modelo es transparente y su problema es la aritmética: no tiene techo. Seis personas cuestan seis veces algo, y el profesional que entra tres tardes cuesta lo mismo que el que está a jornada completa. El mismo modelo, medido con las tarifas de un sector concreto, en el precio por terapeuta de psicología.

2.2. Por centro con módulos: sube por lo que añades

Se paga una licencia del centro y se activa lo que cada clínica necesita: quién trabaja dentro, qué especialidades y qué funciones. La primera factura parece más alta, porque incluye cosas que un profesional solo no usa. A cambio, el salto de tres a seis no multiplica la licencia, el administrativo no cuesta lo mismo que un especialista y un módulo que deja de hacer falta se da de baja. Es el modelo de obeliOmed y se detalla en la página de precios y planes.

2.3. Por tramos, y por sillón

El tramo es un precio plano por franja de tamaño. DriCloud cobra 249 € con impuestos —unos 205,79 € sin ellos— para todo centro de cuatro a treinta usuarios: carísimo con cuatro personas y muy competitivo con veinte. Klinikare no cuenta personas sino gabinetes, a 61,06 € cada uno y 28,99 € los adicionales, con 990 € de implantación en pago único. Gana quien tenga muchas personas por sillón; pierde quien tenga muchos sillones y poca gente. Los tres modelos, comparados aparte, en los modelos comerciales del software clínico.

3. Software de clínica para 4 a 8 profesionales: precio mes a mes

3.1. Qué se está comparando

Comparar portadas de tarifas no sirve, porque cada una reparte las funciones en planes distintos. Fijamos el suelo de un centro que trabaja de verdad: recordatorio al paciente, reserva de cita, consentimiento firmado, facturación, presupuestos y alguna estadística de ocupación. Con ese suelo, varios planes de entrada se caen solos y la comparación se hace entre planes equivalentes. El perfil de la tabla es seis profesionales y una persona en mostrador, siete usuarios, una sola sede.

3.2. Lo que pide cada uno al mes

Las cifras salen de las tarifas públicas de septiembre de 2026, sin impuestos, y de la ayuda de cada proveedor cuando la tarifa no lo dice. Donde el proveedor no publica cómo cobra al administrativo, se cuenta como una plaza más; ese supuesto está señalado. Las cifras con el impuesto dentro se han convertido antes de entrar en la tabla, porque compararlas con las de al lado sin convertirlas infla o desinfla el resultado casi un veintiuno por ciento.

Tarifas públicas sin impuestos, leídas entre el 14 y el 22 de septiembre de 2026 en Nubimed, Docfav, Klinikare, Eholo, DriCloud y flowww.

3.3. Dónde está el cruce

La lectura es incómoda para todo el mundo: con esta plantilla, entre la tarifa más barata y la más cara hay casi ciento treinta euros al mes, unos mil quinientos al año, y el más caro no es el más completo. El tramo plano de DriCloud, que a este tamaño sale carísimo, pasa a ser el más barato a partir de diez o doce usuarios. Y el modelo por gabinete cambia de signo según cuánta gente comparta sillón, no según cuánta gente tengas.

4. El mostrador y los turnos

4.1. El usuario que no ve pacientes

A esta escala ya hay gente dentro del programa que no atiende a nadie: quien coge el teléfono, quien factura, quien cuadra agendas, la gestoría. Varias tarifas crean todos los usuarios iguales y los diferencian solo por permisos, con lo que cada una de esas personas ocupa una plaza al precio de un profesional. En un centro de seis con dos personas en mostrador, esa decisión de diseño de la tarifa vale cuarenta euros al mes sin que nadie la haya negociado.

4.2. Dos personas en mostrador y un turno partido

Cuando el centro abre de nueve a nueve, el mostrador son dos personas y a veces tres, con solape a mediodía. Nadie contrata tres plazas para dos puestos, así que se comparte usuario —y entonces el registro de quién ha entrado en cada historia deja de valer para nada— o se pagan tres. La salida buena es que el administrativo sea un tipo de usuario distinto y más barato: en obeliOmed cuesta bastante menos de la mitad que un especialista y el plan ya trae uno.

4.3. Qué preguntar en la demo

Tres preguntas, en este orden, y antes de mirar ninguna pantalla:

• ¿Qué cuesta el profesional número siete?
• ¿Qué cuesta la persona de mostrador, y la segunda del turno de tarde?
• ¿Qué cuesta quien solo entra a mirar informes o a facturar?

Si las tres respuestas son la misma cifra, ya sabes cómo va a crecer tu factura. Y pide que te lo pongan en el presupuesto con la plantilla real, turnos incluidos, no con el número redondo de profesionales que dijiste por teléfono.

5. El segundo local

5.1. Los que piden otra licencia

flowww necesita una licencia por clínica, según su propia documentación, de modo que el segundo local no cuesta un poco más: cuesta otra vez casi lo mismo, complementos incluidos. Clinic Cloud funciona por clínica y hay centros de dos sedes con dos cuentas separadas. Para un centro de seis personas repartidas en dos direcciones, esa regla decide la comparación antes de que nadie abra una pantalla, y duplica además el trabajo de mantener catálogos y plantillas.

5.2. Los que no lo publican

De varios programas no hay forma de saber cómo cobran el segundo local, y eso también es un dato: significa que lo negocia el comercial. Si tienes previsto abrir en el próximo año, pregúntalo ahora, con el presupuesto del primer local todavía sobre la mesa. Después, cuando el programa ya tenga dentro tus historias y tus plantillas, esa conversación se tiene desde una posición mucho peor y las dos partes lo saben.

5.3. Una instalación, varias sedes

Hay una diferencia de fondo entre dos cuentas y dos sedes dentro de la misma instalación. Con dos cuentas, el mismo paciente existe dos veces con dos historias distintas, y ese duplicado acaba costando más que la licencia. Con una sola instalación, las sedes comparten pacientes, agenda y facturación, y además conviven varias especialidades sin contratar dos programas. Si el cambio implica traer dos bases de datos a una, las partidas están en las partidas del coste de migrar.

6. Los mensajes al paciente

6.1. El precio por mensaje, no el del complemento

El complemento de mensajería cuesta cinco euros en flowww; parece barato y no es el dato. El dato es el precio unitario y quién lo cobra: los envíos van en paquetes cuyo precio no publican y la plataforma de mensajería cobra por conversación aparte. Eholo incluye una cuota por profesional y mes según el plan y cobra 0,05 € por mensaje a partir de ahí. Nubimed cobra 0,08 € por cada aviso que no va por correo.

6.2. Lo que la web dice y la ayuda desmiente

Merece la pena leer la ayuda, no la página de ventas. La web de Docfav afirma dos veces que los recordatorios van incluidos «sin coste por envío»; su propio centro de ayuda sitúa el mensaje automático en 0,06 € desde el primero, y aclara que lo gratuito es el correo y el envío manual, ese que alguien lanza cita a cita desde su teléfono. No es lo mismo: el manual consume media hora de mostrador cada mañana.

6.3. Cuánto suma en un centro de seis

Con seis profesionales, unas cien sesiones al mes cada uno y dos avisos por sesión —confirmación y recordatorio— son mil doscientos mensajes al mes. A 0,06 € son setenta y dos euros; a 0,05 €, sesenta. Es decir: en esta franja, los avisos al paciente pueden costar tanto como tres plazas de profesional. Y no es gasto discutible, porque cada aviso que no sale es un hueco que nadie llena. Lo importante es que el aviso reintente si falla y que el paciente pueda confirmar desde el propio mensaje.

7. Cobros, bonos y puesta en marcha

7.1. La comisión que nadie suma

Si el paciente paga por internet hay comisión, y la comisión de la pasarela no la rebaja el proveedor del programa: la cobra la pasarela. Eholo publica un 2 % más 0,34 € por cobro, que en una sesión de cincuenta euros es 1,34 €. Con seiscientos cobros al mes entre seis profesionales, eso son ochocientos euros: cuatro veces la cuota del programa. No es un argumento contra cobrar por internet, es un argumento para sumarlo antes de comparar tarifas.

7.2. Bonos de sesiones y cuota recurrente

A partir de cuatro profesionales, la forma de cobrar pesa más que la tarifa del programa. Un bono de diez sesiones que se consume solo, sesión a sesión, sin que nadie lleve la cuenta en una hoja aparte, y una cuota mensual que se emite sin que nadie la persiga valen más dinero al año que la diferencia entre dos proveedores. Comprueba si el programa descuenta la sesión del bono al cerrar la cita o si eso lo hace una persona.

7.3. Puesta en marcha y almacenamiento

Dos partidas de una sola vez que descuadran el primer año. La puesta en marcha: flowww la cobra entre 190 y 390 € según licencia y Klinikare pide 990 € de implantación, mientras otros la incluyen. Y el almacenamiento, que en un centro con radiología o imágenes de prueba crece de verdad: Nubimed incluye 25 GB y cobra 0,20 € por giga de más. Pregunta cuánto cuesta el siguiente paquete de espacio antes de necesitarlo, no después.

8. El coste del hueco vacío

8.1. La partida que no está en ninguna tarifa

Con seis profesionales y agenda llena, un 8 % de citas perdidas son varias horas de consulta a la semana que ya están pagadas: local, nómina y luz encendida. Esa cifra no aparece en ninguna comparativa de precios y es, casi siempre, mayor que la diferencia entre el programa más barato y el más caro de la tabla de arriba. La cuenta completa, con el margen por hora, está en el coste real de una cita perdida.

8.2. Qué reduce el hueco de verdad

Tres cosas, y ninguna es un recordatorio suelto. Que el aviso reintente cuando el primer envío no llega y el paciente pueda confirmar desde el mensaje. Que la cita tenga estados de verdad —pedida, confirmada, presentada, no presentada, anulada— para saber qué hueco se puede reofertar y cuál no. Y que el hueco liberado se ofrezca a quien está esperando, en vez de quedarse en blanco hasta que alguien mire la agenda por casualidad.

8.3. Cómo medirlo en tu agenda

No hace falta un cuadro de mando: hace falta un mes de datos. Cuenta las citas cerradas como no presentadas, divídelas entre las citas totales y multiplica por tus horas de consulta al mes. Compara después ese número con la diferencia de cuota entre los dos programas que estás valorando. Si el hueco cuesta más que la diferencia —y suele costar más—, el criterio de elección cambia de sitio y deja de ser el precio.

9. Cómo calcular a tres años

9.1. La cuenta, partida por partida

• Cuota del plan que de verdad necesitas, no el del escaparate.
• Plazas de profesional y plazas de mostrador, con los turnos contados.
• Mensajes al paciente al precio unitario, con dos avisos por cita.
• Comisión de la pasarela por el número de cobros que haces al mes.
• Puesta en marcha, migración y almacenamiento extra, una sola vez.
• Segunda sede, si entra en el plan de los tres años.

Se suma, se multiplica por treinta y seis y se compara. La calculadora de precios del software clínico hace la parte aritmética.

9.2. Con el equipo del tercer año

El error más repetido de esta franja es hacer la cuenta con la plantilla de hoy. Si esperas ser nueve en el tercer año, el modelo por persona se separa del de tramo mucho antes de lo que parece; si esperas seguir siendo cinco pero con dos sedes, gana otro. Haz la cuenta dos veces, con el equipo de hoy y con el previsto, y elige mirando la segunda. Qué se trae y qué se pierde al moverse, en cambiar de software en la clínica.

9.3. Qué mirar del contrato, y qué aporta obeliOmed

Pide por escrito duración, preaviso de baja, subida anual de precio y cómo salen los datos: hay condiciones de doce meses con renovación automática, sin devolución del tiempo no disfrutado, y contratos que reservan la subida de tarifa una vez al año. En obeliOmed no hay permanencia en mensual, la prueba es de un mes, la migración la hace nuestro equipo y no se da por buena sin el visto bueno de la clínica, y la copia de los datos se descarga cuando quieras.