Demo de software dental: qué preguntar antes de firmar

1. Quien dirige la demo decide qué se ve

La demostración estándar tiene un recorrido ensayado que pasa por lo que el producto resuelve mejor y rodea lo que resuelve peor. No es mala fe: es lo que haría cualquiera. El remedio no es desconfiar, es llevar tú el orden.

1.1. Preguntar no sirve, pedir que lo hagan sí

A la pregunta «¿el programa permite comparar dos periodontogramas?» la respuesta siempre va a ser afirmativa, y además va a ser sincera, porque en algún sentido casi todos lo permiten. A la petición «enséñame los dos en la misma pantalla con las diferencias marcadas» solo hay dos respuestas posibles, y las dos son informativas. Toda la diferencia entre una demo útil y una demo cordial está en ese cambio.

1.2. El caso tiene que ser tuyo, no el suyo

Los datos de demostración están elegidos para que todo encaje. Lleva un caso real anonimizado de tu clínica —uno complicado, con varias piezas, un presupuesto aceptado a medias y una radiografía— y pide que lo monten con él. Lo que no encaje va a aparecer en los primeros cinco minutos.

1.3. Y conviene que esté la persona que va a usarlo

Quien decide la compra no suele ser quien pasa ocho horas al día en la pantalla. Si en la demo está la persona de recepción y la auxiliar que va a registrar, las preguntas cambian por completo: dejan de ser sobre funciones y pasan a ser sobre cuántos clics cuesta lo que se hace cuarenta veces al día. El mapa completo de la decisión está en el software para clínicas dentales y cómo elegirlo.

2. Lo que hay que preparar antes de conectarse

Media hora de preparación convierte una demostración en una evaluación. Sin ella, la reunión la ocupa entera el recorrido de siempre.

2.1. El caso de prueba, escrito

Elige un paciente con historia: caries en dos superficies de un molar, una pieza ausente, una exploración periodontal con bolsas, un presupuesto de seis tratamientos de los que se aceptaron tres y una radiografía periapical. Anónimo, pero completo. Ese caso es la vara de medir y sirve igual para todos los candidatos, que es lo que hace posible compararlos.

2.2. Las tres cosas que tu clínica no puede dejar de hacer

Antes de mirar productos, escribe las tres operaciones que haces todos los días y que no podrían empeorar: puede ser registrar una exploración completa entre paciente y paciente, cuadrar la caja al cerrar o mover una serie de citas de ortodoncia cuando alguien se va de viaje. Son tuyas y nadie las va a adivinar. Si el programa las hace peor que lo que tienes hoy, da igual todo lo demás.

2.3. Y avisar de que vas a pedir cosas concretas

Decirlo al concertar la cita ahorra tiempo a todos: que llevarás un caso propio, que quieres ver el circuito completo y que necesitarás una exportación de datos al final. Quien tenga el producto resuelto lo va a preparar encantado; quien no, va a proponer una segunda sesión, y esa propuesta ya es una respuesta.

3. El circuito de paciente, que es el núcleo de la demo

Es la petición central y ocupa unos veinte minutos. Consiste en recorrer entero el camino que hace un paciente real, sin saltos.

• Crear el paciente y marcar cuatro piezas en el odontograma, una con dos superficies.
• Generar el plan de tratamiento desde esas piezas, sin volver a teclearlas.
• Convertir el plan en presupuesto y aceptar solo tres de sus líneas.
• Citar una de las líneas aceptadas en un gabinete concreto.
• Registrar el tratamiento como hecho y ver cómo queda el odontograma.
• Facturar lo realizado y comprobar que los importes vienen del presupuesto.
• Exportar todos los datos del paciente y abrir el fichero en pantalla.

3.1. Dónde se rompe el circuito en la mayoría de los programas

Hay dos puntos de ruptura habituales. El primero, entre el odontograma y el plan: si el plan hay que escribirlo a mano, ahí se pierde la mitad de la ventaja. El segundo, entre el presupuesto aceptado y la factura: si hay que transcribir conceptos e importes, ahí aparecen los descuadres que nadie entiende tres meses después. Pide expresamente ver esos dos saltos.

3.2. Cuenta los clics de lo que se hace cuarenta veces al día

Registrar una caries en dos superficies es la operación más repetida de una clínica dental. Si cuesta seis clics y tres menús, el programa va a consumir minutos todos los días durante años. Es la medida más aburrida de la demo y la que mejor predice si el equipo lo va a usar bien o va a acabar apuntando cosas en un papel.

3.3. Y pide deshacer algo

Pregunta qué pasa cuando alguien se equivoca: si se puede corregir un tratamiento marcado como hecho, si queda constancia de la corrección y quién puede hacerla. Un sistema donde el error no se puede corregir es tan problemático como uno donde se puede corregir sin dejar rastro. Lo que hay que ver es trazabilidad: cada cambio con su autor, su fecha y el valor anterior.

4. Las comprobaciones clínicas, una a una

Cuatro peticiones cortas que descartan candidatos en menos de diez minutos.

Preguntar si el programa lo hace no sirve: hay que pedir que lo hagan delante de ti.

4.1. El odontograma: superficies e histórico

Pide marcar la distal y la oclusal del mismo molar con estados distintos, guardar, cambiar uno de los dos y después volver a ver cómo estaba antes del cambio. Si el odontograma solo pinta el diente entero de un color, o si al cambiar algo la versión anterior desaparece, ya sabes lo que hay. Por qué esto es lo que más pesa está en las funcionalidades que un software dental necesita.

4.2. El periodontograma: seis sitios y comparación

Pide registrar una exploración periodontal completa, guardarla, registrar una segunda con valores distintos y ver las dos comparadas en la misma pantalla. Si la respuesta es que se pueden imprimir ambas y compararlas en papel, la funcionalidad no está. Es la comprobación que más rápido separa un software dental serio de uno que gestiona citas y facturas.

4.3. La imagen: que se sepa a qué pieza pertenece

Pide subir una radiografía periapical y después abrirla desde el diente al que corresponde, sin mirar el nombre del fichero. Si la única forma de saber de qué pieza es consiste en que alguien lo escribió en el nombre del archivo, no hay gestión de imágenes: hay una carpeta con orden manual, y el orden manual se pierde en cuanto entra una persona nueva.

5. Presupuesto, cobro y lo que se acepta a medias

Es el bloque donde más se parecen los folletos y más se diferencian los productos.

5.1. La aceptación por líneas, que es la prueba de fuego

Un presupuesto de seis tratamientos del que el paciente acepta tres no está aceptado ni rechazado. Pide verlo: aceptar tres líneas, rechazar dos, dejar una pendiente, y después enseñar en una pantalla qué queda por hacer de ese paciente. Si el programa solo sabe marcar el documento entero, la clínica va a acabar emitiendo presupuestos nuevos cada vez que alguien decide algo.

5.2. Firma, versiones y qué pasa si se modifica

Pregunta cómo se firma el presupuesto, dónde queda guardado tal como se le presentó al paciente y qué ocurre si alguien lo modifica después. La respuesta correcta incluye que el documento firmado se conserva como se firmó y que cualquier cambio posterior queda registrado con su autor y su fecha.

5.3. Los pagos que duran meses

Una clínica dental cobra a plazos, cobra por adelantado parte de un tratamiento largo y tiene pacientes por mutua con su tarifa. Pide ver cómo se representa un tratamiento de ortodoncia que se cobra mes a mes durante dos años, y cómo se sabe en cualquier momento cuánto debe ese paciente y por qué concepto. Los modelos de precio del propio software están en el precio de un software de clínica dental.

6. Los datos: exportación, propiedad y salida

Es la parte que más incomoda y la más importante de toda la reunión, porque es la única que no tiene arreglo si se descubre tarde.

6.1. En qué formato sale y qué incluye exactamente

Lo que hay que mirar en el fichero no es que exista, es qué trae. Los pacientes y la facturación salen casi siempre, porque son tablas. Lo que hay que buscar es el odontograma con el estado por superficie, el periodontograma con sus seis sitios por diente y las radiografías con la pieza y la fecha a las que corresponden. Qué se pierde habitualmente está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

6.2. Quién puede pedirla, cuándo y con qué coste

Tres preguntas con respuesta de una palabra: ¿la exportación la lanzo yo o hay que solicitarla? ¿Está disponible siempre o solo mientras esté al corriente de pago? ¿Tiene algún coste? Si alguna de las tres respuestas incomoda, apúntala y compárala con la del otro candidato. Por qué esto es la cláusula que de verdad protege está en los datos de la clínica son tuyos.

6.3. Y qué pasa con los datos al cancelar

El Reglamento General de Protección de Datos obliga al encargado del tratamiento a devolver o suprimir los datos cuando termina el servicio, y eso tiene que estar en el contrato de encargo. Pide verlo por escrito, junto con el plazo durante el cual conservan tu copia tras la baja. No es desconfianza: es documentación que necesitas para tu propio registro de actividades de tratamiento.

7. Soporte, actualizaciones y letra pequeña

Lo que menos se luce en una demostración y lo que más se nota a partir del tercer mes.

7.1. El soporte, con horario y plazo escrito

Pregunta el horario real, el canal, el tiempo de respuesta comprometido y qué se considera una urgencia. «Soporte incluido» no significa nada; «respuesta en dos horas laborables y atención telefónica de ocho a veinte» sí. Y pregunta cuánta gente hay detrás: un producto excelente con una persona de soporte se convierte en un problema en cuanto esa persona está de vacaciones.

7.2. Con qué frecuencia sale una versión nueva

Dos respuestas son malas por motivos opuestos. Si hace más de un año que no hay versión nueva, el producto está parado. Si sale una cada dos semanas y cada una rompe algo, la clínica vive en pruebas. Pregunta también quién decide cuándo se actualiza tu instalación y si hay ventana de mantenimiento.

Hay tres cosas que ninguna demostración enseña, y las tres se comprueban llamando a quien ya lo usa.

7.3. La letra pequeña que conviene leer antes

Permanencia mínima, subidas de precio y con cuánto preaviso, qué pasa si crece el número de usuarios a mitad de año, y qué incluye y qué no la puesta en marcha. Son cuatro líneas del contrato que se leen en diez minutos y que explican la mitad de las sorpresas del primer año. Los multiplicadores del precio están en los criterios del mejor programa de gestión dental.

8. Lo que la demo no puede contestar, y cómo se resuelve

Hay tres cosas que ninguna demostración enseña, por bien dirigida que esté, y las tres se resuelven fuera de la reunión.

8.1. Cómo responde el soporte de verdad

La única forma de saberlo es probarlo: durante el periodo de prueba, manda una consulta un martes por la mañana y otra un viernes a última hora, y mide cuánto tardan. Vale más que cualquier compromiso escrito, porque mide lo que ocurre y no lo que se promete.

8.2. Cómo va con diez mil pacientes dentro

Las demostraciones corren sobre bases de datos pequeñas. Pregunta por la clínica más grande que tienen funcionando y pide hablar con ella, o pide una prueba cargando tus propios datos. Una pantalla que tarda tres segundos con cien pacientes puede tardar quince con los tuyos.

8.3. Y qué opina quien ya lo usa

Pide dos referencias de clínicas parecidas a la tuya en tamaño y tipo de tratamiento, y llámalas. La pregunta que más información da no es si están contentas, sino qué es lo que peor lleva el programa y qué hacen ellas para sortearlo. Cómo se organiza la puesta en marcha después está en implantar un software clínico sin frenar la consulta, y el guion equivalente para cualquier especialidad, en qué comprobar antes de firmar un contrato.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Las peticiones de este guion aplicadas a un caso concreto, para que sirvan de referencia al compararlo con otros.

9.1. El circuito completo se puede hacer entero en la demo

Marcar piezas por superficie en el odontograma, generar el plan desde esas marcas, convertirlo en presupuesto, aceptar unas líneas y rechazar otras, citar en un gabinete concreto, registrar el tratamiento como hecho y facturar lo aceptado sin transcribir importes. Es el recorrido del apartado 3, sin saltos manuales entre pasos.

9.2. Las comprobaciones clínicas, resueltas

El odontograma usa notación FDI, registra por superficie, calcula el índice CAOD y conserva el historial de cada cambio con su autor y su fecha. El periodontograma recoge los seis sitios de sondaje de cada diente y compara dos exploraciones en la misma pantalla. Las radiografías quedan asociadas a la pieza que documentan y se abren desde el propio odontograma. Los consentimientos dentales y el trabajo de laboratorio cuelgan del mismo plan.

9.3. Y la exportación, que es la petición que no se negocia

En cualquier momento puedes descargarte una copia completa de tus datos, sin solicitarla y sin coste añadido. Al entrar, los datos del programa anterior se importan. Los servidores están en España, los documentos y los campos marcados van cifrados con AES-256-GCM y la infraestructura hace copias cada tres horas, además de diarias, semanales y mensuales. Se usa desde el navegador, así que las actualizaciones no dejan trabajo en la clínica: qué implica eso está en software dental en la nube o local.