Elegir laboratorio dental: criterios medibles para decidir con datos y no solo por precio

1. Por qué elegir laboratorio es una decisión de gestión

Muchas clínicas eligen laboratorio por recomendación, por costumbre o por precio, y lo mantienen durante años sin revisar si sigue siendo la mejor opción. El laboratorio pesa demasiado en el resultado y en la cuenta como para decidirlo así.

1.1. El laboratorio forma parte del tratamiento

La prótesis que el paciente lleva en la boca la fabrica el laboratorio. Su calidad, su plazo y su documentación forman parte del tratamiento que la clínica ofrece. Un buen laboratorio hace mejor a la clínica; uno malo le genera repeticiones, retrasos y reclamaciones, que el paciente atribuye a la clínica, no al laboratorio.

1.2. El precio es el criterio más visible y el menos completo

El precio por trabajo es lo único que aparece en la tarifa del laboratorio, y por eso domina la comparación. Pero un laboratorio más barato que repite más o entrega tarde puede salir más caro por cada trabajo colocado. El precio es un dato necesario, no suficiente.

1.3. Decidir con datos propios

La mejor información para elegir laboratorio no está en su catálogo, sino en los datos de la propia clínica: cuántos trabajos entregó a tiempo, cuántos se repitieron y por qué, cuánto costó cada uno colocado. Si la clínica registra esos datos, la decisión deja de ser una cuestión de sensaciones.

2. Los criterios para elegir laboratorio dental

Hay seis criterios que se pueden medir o comprobar, y que juntos dan una imagen bastante completa de un laboratorio.

2.1. Lo que se mide

Plazos, repeticiones, documentación y coste real se pueden medir con los datos que la clínica genera al trabajar, si los registra. Son los criterios que más peso deberían tener, porque son los menos discutibles.

2.2. Lo que se comprueba

La licencia del laboratorio y sus condiciones de garantía se comprueban una vez, al empezar, y se revisan de vez en cuando. No cambian cada mes, pero sin ellas no tiene sentido empezar a trabajar con un laboratorio.

2.3. Lo que se valora

La comunicación, la disposición a resolver problemas o la flexibilidad con las urgencias son más difíciles de medir, pero importan. Conviene que el equipo que trata con el laboratorio —profesionales y auxiliares— anote las incidencias, para que la valoración no dependa de la memoria de una persona.

3. Plazos cumplidos

Un laboratorio que entrega tarde obliga a mover citas, alarga los tratamientos y hace que la clínica deje márgenes cada vez más grandes.

3.1. Entregas a tiempo

El dato básico es qué parte de los trabajos llega en la fecha pactada o antes. Para tenerlo, cada trabajo tiene que tener una fecha de entrega pactada y la fecha real de llegada. Un laboratorio puede ser excelente fabricando y malo cumpliendo plazos, y en una clínica con agenda por sillón eso cuesta citas.

3.2. Plazos por tipo de trabajo

No basta con una media: conviene ver los plazos por tipo de trabajo. Un laboratorio puede cumplir con las coronas y retrasarse siempre con las prótesis sobre implantes. Cómo se relacionan las entregas con las citas está en los plazos del laboratorio dental y las citas.

3.3. Las urgencias

A veces la clínica necesita un trabajo antes de lo normal. Saber si el laboratorio lo atiende, con qué margen y con qué coste añadido es un criterio práctico, sobre todo para clínicas con muchas rehabilitaciones o pacientes que vienen de lejos.

4. Calidad: la tasa de repetición

La forma más objetiva de medir la calidad de un laboratorio es contar cuántos de sus trabajos hay que repetir, y por qué.

4.1. Por causas del laboratorio

Lo que mide al laboratorio son las repeticiones por causas suyas: un ajuste defectuoso con una buena impresión, un material distinto del pedido, un defecto de fabricación. Las repeticiones por impresiones o color mal indicado son de la clínica y no deberían contar contra él. Por eso el motivo de cada repetición tiene que quedar registrado; cómo se hace está en las repeticiones y ajustes de la prótesis dental.

4.2. Por tipo de trabajo

Un laboratorio puede ser muy bueno en coronas unitarias y flojo en prótesis sobre implantes o en removibles. Mirar la tasa de repetición por tipo de trabajo permite, si hace falta, trabajar con dos laboratorios según lo que haga mejor cada uno.

Lo que mide al laboratorio son las repeticiones por causas suyas, no las de la clínica.

4.3. El ajuste en boca

Además de las repeticiones, cuenta cuánto hay que ajustar cada trabajo al colocarlo. Un laboratorio cuyos trabajos necesitan poco ajuste ahorra tiempo de sillón en cada colocación. Es un dato más difícil de medir, pero los profesionales lo notan enseguida y conviene recogerlo.

5. Documentación y trazabilidad

Un laboratorio no solo entrega un trabajo: entrega un producto sanitario a medida con su documentación. Es un criterio que no se negocia.

5.1. La declaración con cada trabajo

Cada trabajo a medida tiene que llegar con la declaración de su fabricante, que identifica el producto, el paciente y quien lo prescribió. Un laboratorio que no la envía sin que se la pidan es un laboratorio con un problema de organización. Qué contiene la declaración está en la declaración de conformidad de la prótesis dental.

5.2. Licencia y técnico responsable

Antes de empezar, conviene comprobar que el laboratorio tiene la licencia de funcionamiento que la norma exige a los fabricantes de productos a medida y que su fabricación la supervisa un técnico responsable. Es una pregunta sencilla que un laboratorio en regla responde sin problema, y cuya respuesta conviene guardar.

5.3. Datos de material y lotes

Un laboratorio que indica con cada entrega el material usado y, cuando hay componentes de serie, sus lotes, hace que la trazabilidad de la clínica sea casi automática. Por qué importa está en la trazabilidad de la prótesis dental a medida.

6. Coste real, no precio de tarifa

El coste que importa es el de cada trabajo colocado en boca, no el precio de la tarifa del laboratorio.

6.1. Precio, repeticiones y citas perdidas

Un ejemplo con cifras redondas. El laboratorio A cobra 150 euros por corona, repite 12 de cada 100 por causas suyas y entrega tarde 1 de cada 10; el B cobra 160, repite 3 de cada 100 y entrega tarde 1 de cada 50. Si cada repetición le cuesta a la clínica 60 euros de sillón, aunque el laboratorio rehaga el trabajo, y cada colocación perdida por retraso 90, la corona colocada sale a 166,2 euros con A y a 163,6 con B. El laboratorio más caro resulta más barato por cada trabajo terminado.

6.2. Los conceptos que no están en la tarifa

Transporte, suplementos por urgencia, pruebas adicionales, componentes. Algunos laboratorios los incluyen y otros los facturan aparte. Para comparar, hay que sumarlos. Cómo se imputa el coste de laboratorio a cada acto está en el coste de laboratorio dentro del presupuesto dental.

6.3. Las condiciones de garantía

Qué cubre el laboratorio si un trabajo falla, durante cuánto tiempo y en qué condiciones es parte del coste real: una garantía amplia y escrita reduce el riesgo de la clínica. Cómo se organiza está en la garantía de las prótesis dentales.

7. Comunicación y forma de trabajar

Hay criterios más difíciles de medir que pesan mucho en el día a día de la relación con el laboratorio.

7.1. Respuesta a las dudas

Un laboratorio que llama al profesional cuando la orden tiene una duda, en vez de suponer, evita repeticiones. Uno que tarda días en responder a una consulta alarga los tratamientos. La calidad de la comunicación se nota en cuántas órdenes vuelven con preguntas y en cuánto se tarda en resolverlas.

7.2. Flujo digital y analógico

Si la clínica trabaja con escáner intraoral, el laboratorio tiene que recibir y trabajar bien los archivos digitales. Si trabaja con impresión convencional, recogerlas y devolver los modelos. Comprobar que el laboratorio encaja con la forma de trabajar de la clínica evita fricciones desde el primer trabajo. Qué debe llevar la orden, sea digital o en papel, está en la orden de trabajo para el laboratorio dental.

7.3. Recogidas y entregas

Con qué frecuencia recoge y entrega, a qué hora, y si puede servir a varias sedes. Un laboratorio que recoge una vez a la semana obliga a encadenar las citas de otra manera que uno que pasa a diario.

8. Cómo probar un laboratorio y revisar el actual

Elegir laboratorio no es una decisión única: se prueba, se mide y se revisa.

8.1. Un periodo de prueba

Antes de cambiar todo el trabajo a un laboratorio nuevo, conviene probarlo durante unos meses con una parte de los trabajos, empezando por los más sencillos. Así se ven sus plazos, sus repeticiones y su documentación sin arriesgar los casos complejos. Y conviene avisar al laboratorio de que está en periodo de prueba y de qué se va a medir: un laboratorio que sabe qué se espera de él suele responder mejor.

Trabajar con varios laboratorios sin medir ninguno es perder la ventaja de comparar.

8.2. Una revisión con datos cada semestre

Cada seis meses, la clínica revisa a sus laboratorios con los datos registrados: entregas a tiempo, repeticiones por causa, documentación y coste por trabajo colocado. Una revisión con datos convierte la conversación con el laboratorio en una conversación útil, en lugar de una queja.

8.3. Uno o varios laboratorios

Trabajar con un solo laboratorio simplifica la relación y da más peso a la clínica. Trabajar con dos permite comparar y cubrir especialidades distintas. Lo que no funciona es trabajar con varios sin medir ninguno, porque se pierde la ventaja de comparar.

9. Qué aporta obeliOmed

Elegir laboratorio con datos exige que cada trabajo quede registrado con su laboratorio, sus fechas y su coste. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. Cada trabajo, con su laboratorio, fechas y coste

El trabajo de laboratorio y prótesis va dentro del plan de tratamiento, en la línea del acto que lo necesita, con su laboratorio, su fecha de envío, su fecha de entrega, su coste y el estado del trabajo, y la declaración de conformidad adjunta. Con esos datos registrados trabajo a trabajo, comparar laboratorios deja de ser una cuestión de memoria.

9.2. La cita, con el trabajo a la vista

La cita de colocación se da en el sillón que necesita, porque el sillón y el gabinete se agendan como recurso, y los recordatorios y la confirmación salen por WhatsApp y por email. El resto de circuitos, en la gestión de la clínica dental por circuitos.

9.3. Lo que no hacemos

• No recomendamos laboratorios. La elección es de tu clínica.
• No estamos conectados con ningún laboratorio. Los datos de cada trabajo los registra la clínica.
• No comprobamos licencias. Verificar al laboratorio es tarea de tu clínica.