Cómo elegir el software de un centro de psicología

1. Por qué esta decisión no se parece a la de una consulta médica

El método general para elegir un programa de gestión —escribir el problema, hacer la lista corta, conducir la demo, calcular el coste completo— es el mismo en cualquier especialidad, y está desarrollado en cómo elegir un software clínico. Esta guía no lo repite: se ocupa de lo que en psicología se decide con otro criterio.

1.1. Tres cosas que en el resto de especialidades no existen

La primera es que el dinero entra antes que el servicio. Un centro de psicología vende paquetes de sesiones que el paciente consume durante semanas o meses, así que el saldo pendiente es a la vez un pasivo contable y el motivo por el que la recepción llama.

La segunda es que una parte de lo escrito tiene un régimen de acceso propio. El artículo 18.3 de la Ley 41/2002 permite al profesional oponer al derecho de acceso del paciente «la reserva de sus anotaciones subjetivas». Eso no es una preferencia de estilo: es una capa distinta de documentación.

La tercera es que buena parte del equipo no está en nómina. El colaborador autónomo cobra un porcentaje de lo que factura, y ese cálculo sale de las sesiones registradas.

1.2. Lo que esas tres cosas hacen con la evaluación

Convierten en decisivas funciones que en una demo estándar ni se enseñan, porque el comercial las considera secundarias. Y dejan en empate técnico casi todo lo que sí se enseña.

Un centro que evalúa por agenda, ficha y facturación acaba eligiendo por precio o por trato, que es exactamente lo que ocurre cuando la lista de requisitos no discrimina.

1.3. Qué queda fuera de esta guía

Qué hace exactamente cada una de esas funciones —cómo se descuenta un bono, cómo se separan las notas, cómo se calcula una liquidación— está en software para clínicas de psicología. Aquí solo se comprueban.

2. Escribir el circuito del centro antes de mirar nada

El documento que más ahorra en todo el proceso cabe en una hoja y no menciona ningún producto. Describe cómo entra un paciente en el centro y qué pasa con su dinero, su expediente y la retribución de quien lo atiende.

2.1. Los seis datos que hay que tener escritos

• Cuántos terapeutas hay y cuáles son empleados y cuáles autónomos con porcentaje.
• Qué tipos de bono se venden: por número de sesiones, por importe, con caducidad o sin ella.
• Qué modalidades se ofrecen —individual, pareja, familia, grupo, evaluación— y si tienen tarifas distintas.
• Si se trabaja con mutuas o aseguradoras, y con cuáles.
• Cuántas sedes hay y si un mismo terapeuta pasa consulta en varias.
• Qué se hace hoy con las sesiones online, si es que se hacen.

2.2. El paso que casi nadie da: marcar dónde duele

Sobre ese circuito se señalan los dos o tres puntos que hoy cuestan dinero o tiempo. Un centro con veinte requisitos no puede decidir, porque todos los productos cumplen la mitad; uno con tres problemas señalados descarta candidatos en la primera llamada.

Y sirve para lo contrario: si el problema principal resulta ser el absentismo, la decisión no es de software sino de política de cancelaciones, y cambiar de programa no lo va a arreglar. Distinguir un problema de herramienta de uno de organización antes de firmar evita el diagnóstico más caro que se hace en este sector: comprar un sistema para arreglar algo que el sistema no toca.

2.3. Quién tiene que estar en la sala

La dirección decide, pero quien usa el sistema ocho horas al día es la recepción y quien escribe en él es el terapeuta. Una elección que el equipo rechaza se abandona en tres meses y se paga igual.

Basta con que una persona de cada papel esté en la demo y pueda decir «esto que acabas de enseñar, yo lo hago cuarenta veces al día». Esa frase cambia la evaluación más que cualquier lista de requisitos.

3. Los cuatro criterios que separan de verdad

De todo lo que puede evaluarse, estos cuatro son los que producen diferencias reales entre productos. El resto —agenda, ficha, facturación, informes— está resuelto en cualquier programa serio del mercado.

3.1. Qué ocurre cuando el bono llega a cero

El criterio no es que el programa gestione bonos, que lo dicen todos. Es qué hace exactamente en el momento en que un terapeuta cierra una sesión que ya no tiene saldo detrás: si avisa, si bloquea, si lo deja pasar en silencio.

La diferencia entre las tres respuestas es el dinero que un centro pierde al año sin enterarse. El funcionamiento completo del ciclo está en control de bonos de sesiones.

3.2. Si la separación de las notas es técnica o solo visual

Muchos productos ofrecen un campo llamado «notas privadas» dentro del mismo formulario y con los mismos permisos que el resto. Eso no es una capa protegida: es un campo con otro nombre.

La pregunta que discrimina es si el acceso está controlado a nivel de registro, de modo que un usuario sin permiso no pueda recuperar ese contenido ni exportándolo. El régimen legal de esa reserva está en custodia de la historia clínica en psicología.

3.3. La liquidación de colaboradores, y quién ve el expediente de quién

Si la liquidación se calcula a partir de las sesiones registradas en el expediente, el sistema es coherente y la cifra es auditable. Si se teclea aparte en una hoja, el programa no ha resuelto nada: ha movido el problema. Conviene comprobarlo con porcentajes distintos por modalidad, que es el caso real de casi cualquier centro con más de dos terapeutas — el detalle del cálculo está en cómo liquidar honorarios de colaboradores.

Y en un centro con varios terapeutas, el criterio por defecto debería ser que cada uno vea a sus propios pacientes. Si la respuesta en la demo es «todos ven todo», la confidencialidad entre compañeros depende de la buena voluntad, no del sistema.

4. Cómo se comprueba cada criterio en la demo

Una demostración enseña lo que el proveedor domina. La única forma de que enseñe otra cosa es llevar el guion escrito y pedir que se ejecute en pantalla, no que se explique.

A la demostración se va con el guion escrito, o la enseña quien vende.

Lo que existe se enseña en segundos; lo que está en la próxima versión se explica. Por eso el guion se ejecuta en pantalla, no se pregunta.

4.1. Las cinco pruebas que hay que ver ejecutadas

• Configurar un bono de diez sesiones, cerrar tres notas y enseñar el saldo resultante.
• Cerrar una sesión con el bono a cero, para ver qué hace el sistema en ese momento.
• Entrar con el usuario de otro terapeuta e intentar abrir un expediente ajeno.
• Calcular la liquidación de un colaborador con un porcentaje para sesión individual y otro para pareja.
• Exportar los datos de un paciente completo en un formato que se pueda abrir fuera del programa.

4.2. La regla de la respuesta verbal

Si algo no puede enseñarse en pantalla durante la demo, se anota como no disponible hasta que se demuestre. Las funciones que existen se enseñan en segundos; las que están «en la próxima versión» se explican.

4.3. Qué llevar preparado

Dos o tres casos propios, con los datos personales cambiados: un paciente con bono a medias, uno de mutua y uno atendido por un colaborador. Con casos reales la demo dura lo mismo y se ve el producto en vez del guion.

Conviene además repetir el mismo guion con cada proveedor, en el mismo orden. Dos demos que enseñan cosas distintas no se pueden comparar, y la que mejor recuerdo deja suele ser la última, no la mejor.

5. Lo que hay que leer antes de firmar

Tres documentos deciden más que cualquier funcionalidad, porque son los que gobiernan lo que pasa el día que algo va mal o el día que el centro quiere marcharse.

El contrato de encargado del tratamiento, la salida por escrito y el compromiso deontológico deciden más que cualquier funcionalidad. Se leen antes de firmar, no después.

5.1. El contrato de encargado del tratamiento

Un proveedor de software clínico trata datos de salud por cuenta del centro, y el artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos exige que esa relación esté regulada por contrato. Si tarda en llegar o hay que pedirlo dos veces, es un dato sobre el proveedor.

Los datos de salud mental son además categoría especial del artículo 9, con lo que el listón de las medidas técnicas es más alto que en otros sectores. Conviene pedir ese contrato antes de la demo y no después de decidir: llega con el detalle de dónde se alojan los datos, quiénes son los subencargados y qué pasa al terminar la relación, y eso describe al proveedor mejor que una hora de presentación.

5.2. La salida, por escrito y sin coste

El derecho de portabilidad del artículo 20 del RGPD es del paciente, pero lo que un centro necesita pactar es lo suyo: poder llevarse todo su histórico en formato abierto, cuando quiera y sin factura de por medio. Un proveedor que cobra por la exportación tiene al cliente cautivo por contrato, no por calidad.

Cómo se ejecuta ese traslado sin perder nada está en cambiar de software sin perder datos.

5.3. El compromiso deontológico que no está en el contrato

El Código Deontológico del Consejo General de la Psicología obliga al profesional, no al proveedor. Pero es el profesional quien responde, así que las decisiones técnicas del programa —qué se guarda, quién accede, qué se puede borrar— acaban siendo suyas.

6. Menores: el criterio que casi nadie comprueba

Es la parte donde más centros descubren tarde que su sistema no distingue nada, y donde el error tiene consecuencias legales inmediatas.

6.1. Los dieciséis años, y sus dos excepciones

El artículo 9 de la Ley 41/2002 sitúa en dieciséis años la edad a partir de la cual no cabe el consentimiento por representación. Por debajo, consiente el representante legal cuando el menor no es capaz de comprender el alcance de la intervención, escuchada siempre su opinión. Y por encima, vuelve a intervenir el representante si la actuación es de grave riesgo para la vida o la salud.

La cifra importa porque circula mucho el intervalo «de catorce a dieciocho», que corresponde a otra norma y a otro supuesto.

6.2. Qué tiene que saber hacer el sistema

Registrar al representante legal, dejar constancia de quién consintió cada cosa y permitir que el expediente cambie de régimen el día que el menor cumple la edad. Sin eso, la trazabilidad depende de que alguien lo recuerde.

6.3. Los documentos que lo sostienen

El consentimiento firmado por el tutor es el que se pide en una inspección o en un procedimiento judicial, y el que casi nunca aparece cuando se busca. Si el sistema no lo guarda unido al expediente del menor, con su fecha y quién lo firmó, acaba en una carpeta compartida o en el correo de alguien, que es donde no sirve.

7. Lo que cuesta de verdad el cambio

La cuota mensual es la parte fácil de comparar, y por eso es la que se compara. Las diferencias grandes entre presupuestos parecidos están casi siempre fuera de ella.

7.1. Las partidas que no salen en la cuota

La puesta en marcha, el traslado del histórico, la formación del equipo, las integraciones con lo que ya se usa y los usuarios que se añaden al crecer. Un presupuesto que solo dice el precio por mes está incompleto, aunque sea barato.

El desglose completo de esas partidas, con lo que suele costar cada una, está en precios y planes.

7.2. Cómo se pide un precio comparable

Con los números del centro delante: tantos terapeutas, tantos administrativos, tantas sedes. Un rango no sirve para decidir, y dos rangos de dos proveedores distintos no se pueden restar.

En obeliOmed el plan arranca en 29 € y cada usuario se suma aparte según su tipo: +25 €/⁠mes por especialista y +10 €/⁠mes por administrativo. Precios por centro y mes, IVA no incluido. El cálculo para un centro concreto sale del configurador.

7.3. El coste de no cambiar

Tiene la ventaja de no aparecer en ninguna factura y el inconveniente de existir igual: horas de recepción cuadrando bonos, sesiones cobradas dos veces o ninguna, liquidaciones rehechas. Ese cálculo, hecho con los datos propios, es lo que convierte una intuición en una decisión.

Se estima en una tarde: se cuentan las horas que el equipo dedica al mes a cuadrar cosas a mano y se multiplican por su coste. Si el resultado es menor que la diferencia de cuota entre dos productos, la decisión ya está tomada y no hacía falta la comparativa.

8. Los errores de proceso que se repiten

No son errores de criterio sobre qué producto es mejor. Son errores sobre cómo se toma la decisión, y por eso se repiten con productos distintos.

8.1. Elegir el programa que usa el vecino

Que funcione bien en el centro de medicina general de al lado no dice nada sobre bonos, anotaciones subjetivas ni liquidaciones, que es donde se juega la operativa de un centro de psicología.

8.2. Fiarse de la adaptación prometida

Lo que no está construido el día de la demo tiene un plazo incierto y una prioridad que fija otro. Si una función es decisiva y no existe todavía, la decisión correcta es esperar a que exista o elegir otra cosa.

8.3. Firmar sin haber trabajado dentro

Un periodo de prueba con datos propios enseña en dos semanas lo que ninguna demo enseña en una hora: cuántos clics cuesta lo que se hace treinta veces al día. Esa cuenta es la que decide si el equipo va a usar el sistema o a construirse un atajo por fuera, que es como vuelven las hojas de cálculo a un centro que acaba de cambiar de programa.

9. Dónde encaja obeliOmed, y dónde no

Aplicado el método a nuestro propio producto, con el mismo criterio que se pide a los demás: lo que hace y lo que no.

9.1. Para qué centro está pensado

Para centros de psicología con varios terapeutas, con bonos, con colaboradores a porcentaje y con la necesidad de que cada profesional vea solo lo suyo. El expediente, sus capas y su funcionamiento están en la historia clínica para psicología.

9.2. Las tres cosas que no incluye

• No hay canal de vídeo integrado. Las sesiones a distancia se hacen con la herramienta que el centro elija; en el expediente queda la nota, el bono descontado y la factura. Cómo se evalúa esa herramienta externa está en cómo elegir una plataforma para sesiones a distancia y el marco legal en los requisitos legales de la consulta a distancia.
• No hay cobro anticipado en la reserva. El paciente reserva y paga en el centro o por transferencia; no hay pasarela de pago en el momento de coger la cita.
• Los instrumentos con licencia editorial no vienen incluidos. El expediente tiene el campo y la estructura para registrar la evaluación, pero las baterías protegidas las licencia el centro con su editorial.

9.3. Cómo comprobarlo sin fiarse de esta página

Con las cinco pruebas de la sección 4, ejecutadas en pantalla y con casos propios. Es el mismo listón que se le pide a cualquier otro proveedor, y el motivo de que esta guía no lleve tabla comparativa ni puntuaciones.