Funciones del auxiliar dental: cómo se organiza el trabajo que sostiene el gabinete

1. Qué hace el auxiliar en una clínica dental

El trabajo del auxiliar dental es de los que solo se ven cuando falta. Si está bien organizado, el sillón está listo cuando llega el paciente, el instrumental está esterilizado y el trabajo del laboratorio está donde tiene que estar. Si no, todo eso lo acaba haciendo otra persona, peor y más tarde.

1.1. El gabinete listo a su hora

La primera función del auxiliar es que cada gabinete esté preparado para el acto que viene: el material, el instrumental y el equipo que ese tratamiento necesita, ni más ni menos. Un gabinete que no está listo retrasa la cita aunque el profesional sea puntual, y el retraso se arrastra el resto del día.

1.2. Trabajo a cuatro manos

Durante el tratamiento, el auxiliar asiste al profesional: le pasa el instrumental, aspira, ilumina, prepara materiales y anticipa lo siguiente. Un buen trabajo a cuatro manos acorta el tratamiento, lo hace más cómodo para el paciente y reduce el cansancio del profesional. Es la función que más se nota en el sillón.

1.3. Lo que corresponde a cada titulación

En una clínica dental conviven perfiles con titulaciones distintas, y lo que puede hacer cada uno lo determina su formación y su norma, no la organización del día. El caso del higienista, con su marco legal, está explicado en qué puede hacer un higienista dental. Lo que toca a la organización es que cada persona tenga por escrito lo que hace en la clínica y que ese reparto respete lo que corresponde a cada titulación.

2. Antes de cada cita: el gabinete preparado

La preparación del gabinete empieza antes de que llegue el paciente, y empieza por saber qué va a pasar en esa cita.

2.1. Montar según el acto

Una obturación, una endodoncia, una cirugía o un control de ortodoncia piden montajes distintos. El auxiliar necesita saber qué acto viene para preparar lo que toca. Por eso la agenda tiene que decir el acto, no solo el nombre del paciente, y conviene que cada tipo de acto tenga su montaje estándar escrito.

2.2. Mirar lo que viene en la cita

Antes de la cita, el auxiliar comprueba lo que la cita necesita: si hay un trabajo del laboratorio que colocar, si el paciente tiene alguna alergia o condición a tener en cuenta, si hace falta un material concreto. Esa comprobación de dos minutos evita los parones con el paciente ya en el sillón.

2.3. Recibir y sentar al paciente

En muchas clínicas es el auxiliar quien recoge al paciente en la sala de espera, lo acompaña al gabinete, le coloca el babero y le explica qué va a pasar. Es un momento que tranquiliza al paciente y que permite al profesional llegar a un sillón con todo listo.

3. Durante la cita: el trabajo a cuatro manos

El trabajo a cuatro manos es una técnica, y como toda técnica se aprende y se mejora.

3.1. Instrumentación, aspiración e iluminación

El auxiliar anticipa el instrumento siguiente, mantiene el campo seco y limpio y ajusta la luz. En los actos largos o quirúrgicos, esa coordinación es lo que permite que el profesional no tenga que parar. Un auxiliar que conoce la secuencia del acto ahorra minutos en cada cita.

La trazabilidad del instrumental empieza en quien carga el autoclave.

3.2. Anotar lo que dicta el profesional

En algunas clínicas el auxiliar anota lo que el profesional dicta durante la exploración: el estado de cada pieza, las mediciones del sondaje. Si es así, conviene que su acceso al sistema le permita registrar solo eso, y que cada anotación quede atribuida a quien la hace. Cómo se diseñan esos accesos está en los permisos por rol en la clínica dental.

3.3. Cuando el profesional alterna dos sillones

Si el odontólogo trabaja con dos gabinetes a la vez, el auxiliar es quien hace posible el sistema: prepara y recibe en un sillón mientras el profesional trata en el otro, y recoge cuando termina. Con un solo auxiliar para dos sillones, el sistema se atasca en cuanto coinciden las fases. Cómo se organiza está en cómo se organiza la agenda por sillón dental.

4. Entre citas: recogida, desinfección y esterilización

Entre paciente y paciente hay un trabajo que no ve nadie y que no admite atajos.

4.1. Recoger y desinfectar

Retirar el material usado, desechar lo de un solo uso, desinfectar las superficies y cambiar las protecciones. Este tiempo tiene que estar en la duración de la cita; si no, se hace deprisa o retrasa al siguiente paciente.

4.2. El circuito del instrumental

El instrumental usado sigue un circuito: limpieza, empaquetado, esterilización, almacenamiento y vuelta al gabinete. El auxiliar suele ser quien lo lleva. Cómo tiene que ser ese protocolo, y lo que mira la inspección, está en el protocolo de esterilización de la clínica dental.

4.3. Poder saber qué se esterilizó y cuándo

Cada ciclo del autoclave y cada paquete esterilizado tienen que poder identificarse, para saber qué instrumental se usó con qué paciente si alguna vez hace falta. La trazabilidad del instrumental empieza en quien carga el autoclave, y conviene que esté organizada, no improvisada al final del día.

5. Material y almacén

El material de una clínica dental es mucho, variado y con caducidades. Alguien tiene que llevarlo, y casi siempre es el auxiliar.

5.1. El stock de cada gabinete

Cada gabinete tiene su dotación de material de uso diario: guantes, gasas, eyectores, anestesia, materiales de obturación. Reponerla a diario evita que un tratamiento se pare porque falta algo. Una lista de dotación por gabinete, revisada al empezar o terminar el día, es lo que mejor funciona.

5.2. Pedidos y caducidades

Los pedidos al proveedor y el control de las caducidades son tareas pequeñas que, si no tienen dueño, fallan. El material caducado que se descubre al ir a usarlo, o el que se acaba sin haber pedido más, cuestan tiempo de sillón.

5.3. El material de un tratamiento concreto

Hay tratamientos que necesitan material específico para un paciente —un implante de un diámetro concreto, un componente protésico, un biomaterial—. El auxiliar comprueba unos días antes de la cita que está recibido, porque sin él la cita no se puede hacer.

6. El laboratorio: lo que entra y lo que sale

En muchas clínicas, el auxiliar es el punto de contacto diario con el laboratorio. Es un trabajo que conecta el sillón con un proveedor externo.

6.1. Preparar lo que se envía

Las impresiones, los registros de mordida, los modelos y la orden de trabajo se preparan para que viajen al laboratorio en condiciones y con la información completa. Una impresión mal desinfectada o una orden incompleta vuelven, y con ellas el paciente. Qué tiene que llevar la orden está en la orden de trabajo para el laboratorio dental.

6.2. Recibir y comprobar lo que llega

Cuando llega un trabajo, alguien tiene que comprobar que es el que se pidió, para el paciente correcto, que viene con su documentación y que llega a tiempo para la cita. Descubrir el error con el paciente en el sillón es lo más caro que puede pasar.

Una dotación revisada a diario evita que un tratamiento se pare por falta de material.

6.3. Dejar constancia de lo recibido

El trabajo recibido se anota en su sitio, unido al tratamiento del paciente: qué llegó, cuándo y con qué documentación. Si queda en una caja en la recepción, nadie sabe si está listo para la cita y la declaración que lo acompaña acaba perdida.

7. Cómo repartir las funciones del auxiliar dental en el equipo

Con más de un auxiliar, la clínica tiene que decidir cómo reparte su trabajo. Hay dos modelos básicos y combinaciones de los dos.

7.1. Asignado a un profesional o a un gabinete

Asignar cada auxiliar a un profesional crea parejas que se conocen y trabajan muy coordinadas; el problema es que, si el profesional no está, el auxiliar queda sin función clara. Asignarlo a un gabinete lo hace responsable de ese espacio sea quien sea el profesional; el problema es que tiene que adaptarse a formas de trabajar distintas. Lo sano es decidirlo y escribirlo.

7.2. Rotaciones y coberturas

Vacaciones, bajas y días de más actividad obligan a cubrir. Un auxiliar que solo sabe trabajar con un profesional es difícil de mover. Que todos los auxiliares conozcan los montajes estándar de todos los gabinetes es lo que hace posible cubrir sin que la agenda se hunda. Cómo se cuadra con el resto del equipo está en los turnos del equipo dental por sillones.

7.3. La esterilización como puesto

En clínicas con varios gabinetes, dedicar a una persona a la esterilización y al material durante parte de la jornada suele funcionar mejor que repartirlo entre todos. El circuito del instrumental se hace con más orden y los auxiliares de gabinete no tienen que salir del sillón.

8. Protocolo e incorporación

El trabajo del auxiliar se apoya en muchos detalles que cada clínica hace a su manera. Si esos detalles no están escritos, cada incorporación empieza de cero.

8.1. El protocolo de la casa, por escrito

Los montajes de cada tipo de acto, el circuito de esterilización, la dotación de cada gabinete, cómo se recibe un trabajo del laboratorio. Escrito, se puede enseñar, revisar y mejorar. En la cabeza de una persona, se pierde cuando esa persona se va.

8.2. La primera semana

Un auxiliar nuevo aprende mejor acompañando a otro durante unos días que leyendo un manual. Con el protocolo escrito como guía y alguien que le enseñe, en una o dos semanas trabaja con autonomía. Cómo se organiza la incorporación de personal sanitario en general está en la incorporación de personal sanitario en la clínica.

8.3. Revisar lo que se hace

De vez en cuando conviene revisar si el protocolo se sigue y si sigue siendo el adecuado: un material nuevo, un profesional con otra forma de trabajar o un cambio en el circuito de esterilización pueden dejarlo anticuado.

9. Qué aporta obeliOmed

El auxiliar trabaja mejor cuando la agenda dice qué viene en cada gabinete y lo que depende de la cita está en el mismo sitio. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. Su rol, con lo que necesita ver

El auxiliar es uno de los cuatro roles dentales, junto con el odontólogo, el ortodoncista y el higienista, con permisos por rol y por pantalla: ve lo que necesita del gabinete y del paciente sin acceder a lo que no le corresponde. El sillón y el gabinete se agendan como recurso, así que la agenda dice qué cita ocupa cada gabinete y a qué hora.

9.2. El laboratorio, dentro del plan

El trabajo de laboratorio va dentro del plan de tratamiento, en la línea del acto que lo necesita, con su laboratorio, su fecha de envío y de entrega, el estado del trabajo y la declaración de conformidad adjunta. Lo que llega queda unido al tratamiento del paciente. El resto de circuitos, en la gestión de la clínica dental por circuitos.

9.3. Lo que no hacemos

• No decidimos las funciones de cada persona. Las fija su titulación y las organiza tu clínica.
• No llevamos el almacén de material del gabinete. La dotación y los pedidos son de tu equipo.
• No estamos conectados con ningún laboratorio. Lo que se envía y lo que llega se registra en la clínica.