Incorporar un odontólogo a la clínica: el primer mes, para que registre como la casa

1. Qué se juega en la incorporación

Incorporar a un odontólogo parece sencillo: es un profesional formado, sabe tratar y la clínica lo necesita. Lo que no sabe es cómo trabaja esta clínica, y eso es lo que se juega en las primeras semanas.

1.1. Producir no es lo primero

La tentación es llenarle la agenda desde el primer día, porque para eso se le ha contratado. Pero un odontólogo que registra con otros criterios, propone con otros actos y presupuesta con otros precios genera trabajo para los demás durante meses. Una primera semana más tranquila ahorra un trimestre de correcciones.

1.2. Los errores del principio se quedan

Un odontograma registrado con otra convención, un plan con actos escritos a mano o un presupuesto con un precio distinto no desaparecen cuando el profesional aprende. Se quedan en la historia de esos pacientes y hay que corregirlos uno a uno. Por eso lo que conviene cuidar al principio es cómo registra, no cuánto produce.

1.3. De plantilla o colaborador

El proceso es parecido para un odontólogo de plantilla y para un colaborador, pero el colaborador suele venir con hábitos de otras clínicas donde sigue trabajando. Con él es aún más importante dejar claro desde el principio qué es propio de esta clínica. Cómo se plantea la contratación de personal sanitario está en cómo contratar personal sanitario en una clínica.

2. Antes del primer paciente: lo que se comprueba

Hay cosas que se comprueban antes de que el odontólogo toque a ningún paciente, no después.

• Su titulación, con el título o su homologación si es de fuera.
• Su colegiación en el colegio profesional que corresponda.
• Su seguro de responsabilidad civil profesional, vigente y con cobertura suficiente.
• El contrato o el acuerdo de colaboración, firmado antes de empezar.
• El esquema de retribución, por escrito y entendido por las dos partes.

2.1. Titulación y colegiación

La clínica tiene que poder acreditar que cada profesional que trata a sus pacientes tiene la titulación que le habilita. Pedir una copia del título y comprobar la colegiación antes de empezar es un trámite de minutos que evita un problema grave. Si el título es extranjero, su homologación o reconocimiento tiene que estar resuelto, no en trámite.

2.2. El seguro de responsabilidad civil

Conviene comprobar que el profesional tiene su seguro de responsabilidad civil vigente y qué cubre, y cómo encaja con el seguro de la clínica. La duda sobre quién cubre qué se resuelve antes del primer paciente, no cuando llega la primera reclamación.

2.3. El contrato y la retribución

El tipo de relación, laboral o de colaboración, lo decide la clínica con su asesor laboral. El esquema de retribución —porcentaje, por tipo de tratamiento, fijo más variable— tiene que estar escrito antes de empezar. Los esquemas y lo que incentiva cada uno están en las comisiones de odontólogos por tratamiento.

3. El acceso: cuenta, rol, sede y horario

El primer día, el odontólogo necesita poder trabajar en el sistema con lo que le corresponde. Ni más ni menos.

3.1. Una cuenta propia

El profesional nuevo tiene su propia cuenta desde el primer día, nunca la de otro ni una compartida. Así cada anotación, cada plan y cada presupuesto que hace quedan atribuidos a él, lo que protege al paciente, a la clínica y al propio profesional.

3.2. El rol que le toca

Se le asigna el rol de odontólogo, u ortodoncista si es su caso, con los permisos que ese rol tiene en la clínica. Si es colaborador, conviene revisar que su acceso a la información de gestión sea el que corresponde. Cómo se diseñan esos accesos está en los permisos por rol en la clínica dental.

3.3. Sede y horario en la agenda

Su horario, sus días y, si hay varias sedes, dónde trabaja cada día tienen que estar en la agenda antes de que recepción empiece a darle citas. Si el horario no está, alguien le citará cuando no está, y la primera impresión de sus pacientes será una espera.

4. El catálogo y la tarifa de la clínica

El odontólogo nuevo trae en la cabeza el catálogo y los precios de su clínica anterior. Lo primero es que conozca los de esta.

4.1. Los actos de la clínica, no los suyos

Cada clínica tiene su catálogo de actos, con sus nombres y su forma de agrupar. El profesional nuevo tiene que proponer con ese catálogo, no con actos escritos a mano ni con los nombres que usaba antes. Un acto escrito a mano no se puede sumar, comparar ni liquidar, y rompe la estadística de toda la clínica.

4.2. El precio no se negocia en el sillón

El precio de cada acto lo fija la tarifa de la clínica, y el profesional nuevo tiene que conocerla y respetarla. Si puede hacer descuentos, cuánto y en qué casos tiene que estar decidido y ser igual para todos. Cómo se construye la tarifa está en cómo montar la tarifa de actos de la clínica dental.

4.3. Las aseguradoras

Si la clínica trabaja con aseguradoras, el odontólogo nuevo tiene que saber qué actos cubre cada una, cuáles necesitan autorización previa y qué paga el paciente. No hace falta que se lo sepa de memoria, pero sí que sepa que existe y dónde mirarlo antes de proponer.

5. Cómo se registra en esta clínica

Cada odontólogo registra un poco a su manera. En una clínica con varios profesionales, eso hace que la historia de un paciente sea ilegible para el siguiente.

5.1. El odontograma: símbolos, colores y criterio

Qué color significa hallazgo y cuál tratamiento hecho, cómo se marca una pieza ausente o un implante, qué se registra por superficie. La convención de la clínica tiene que ser la de todos. Los símbolos y colores habituales están en los colores y símbolos del odontograma.

5.2. Qué se registra en cada visita

Los antecedentes, la exploración, lo que se hizo, lo que se propuso y lo que el paciente aceptó o rechazó. El profesional nuevo tiene que saber qué espera la clínica de cada visita y dónde se anota cada cosa. La referencia está en qué registrar en la historia clínica dental.

Registrar como la casa es lo que conviene cuidar en las primeras semanas.

5.3. Los consentimientos

Qué tratamientos llevan consentimiento escrito en esta clínica, qué modelo se usa y cuándo se firma. El odontólogo nuevo no debería tener que improvisar un consentimiento ni descubrir con el paciente sentado que el suyo no es el de la clínica.

6. Cómo se propone un plan de tratamiento

El plan de tratamiento es el punto donde el criterio del profesional se convierte en trabajo y en dinero para la clínica. Conviene que el nuevo lo haga como el resto.

6.1. Del odontograma al plan

El plan nace de lo que el odontograma registró, con los actos del catálogo y ordenado por fases razonables. Cómo se estructura un plan en etapas está en el plan de tratamiento dental por fases.

6.2. El presupuesto y la aceptación

El paciente acepta unas líneas y rechaza otras; el presupuesto que se le entrega lleva exactamente lo aceptado. El profesional nuevo tiene que conocer este circuito y saber qué hace él y qué hace recepción, para no prometer al paciente algo distinto de lo que después se le entrega.

6.3. Derivar a los especialistas de la casa

Si la clínica tiene endodoncista, implantólogo u ortodoncista, el odontólogo nuevo tiene que saber a quién deriva cada caso, cómo se hace la derivación y que la cita con el especialista se da antes de que el paciente salga. Una derivación que termina en «ya llamará para pedir cita» es un tratamiento que muchas veces no se hace.

7. El equipo y los circuitos

El odontólogo no trabaja solo, y la mitad de lo que tiene que aprender en una clínica nueva es cómo encaja con los demás.

7.1. Su auxiliar

Si trabaja con una auxiliar fija, las primeras semanas son las de conocerse: cómo le gusta el gabinete, qué necesita en cada acto, cómo trabaja a cuatro manos. Una auxiliar veterana en la clínica es, además, la mejor guía de cómo se hacen las cosas en la casa.

7.2. El laboratorio

Con qué laboratorio trabaja la clínica, cómo se hace la orden de trabajo, qué plazos tiene y cómo se registra lo que llega. El profesional nuevo suele tener su laboratorio de confianza; si la clínica trabaja con otro, conviene explicarle por qué y cómo.

7.3. Recepción y agenda

Cómo le da citas recepción, qué duración tiene cada acto, cómo se le avisa de un cambio y a quién pide que mueva una cita. Si el profesional nuevo cambia citas por su cuenta sin pasar por recepción, la agenda deja de ser fiable en pocas semanas.

8. El primer mes de un odontólogo nuevo en la clínica

Un primer mes bien planteado tiene tres momentos: acompañamiento, revisión y conversación.

8.1. Semana uno: acompañado y con menos agenda

La primera semana, el odontólogo nuevo trabaja con una agenda más ligera y con alguien de referencia a quien preguntar: un odontólogo veterano o la dirección clínica. Así puede aprender el catálogo, la tarifa y la forma de registrar sin la presión de una agenda llena.

8.2. Revisar sus primeros registros

Al final de la primera y la segunda semana, alguien revisa una muestra de sus odontogramas, planes y presupuestos. Corregir diez registros en la segunda semana es mucho más fácil que corregir cien en el tercer mes. No es desconfianza: es la forma de que se adapte rápido.

Revisar sus primeros registros no es desconfianza: es la forma de adaptarse rápido.

8.3. La conversación al mes

Al mes, una conversación entre la dirección y el profesional: qué le ha costado, qué ha visto que se podría hacer mejor y qué le falta. El profesional nuevo ve la clínica con ojos que el equipo ya no tiene. Cómo se organiza la incorporación de personal sanitario en general está en la incorporación de personal sanitario en la clínica.

9. Qué aporta obeliOmed

Incorporar a un odontólogo es más rápido cuando el sistema ya lleva dentro el catálogo, la tarifa y la forma de registrar de la clínica. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. Su cuenta, con su rol y su horario

El odontólogo nuevo tiene su propia cuenta con el rol que le corresponde entre los cuatro roles dentales, con permisos por rol y por pantalla, y acceso a las sedes donde trabaja. Su horario y sus ausencias van en la agenda, que no deja citarle fuera de ellos. Cada cambio queda registrado con su autor, su fecha y el valor anterior.

9.2. El catálogo y el odontograma de la clínica

El plan de tratamiento nace del odontograma, con los actos del catálogo de tu clínica y el precio de su tarifa: el profesional nuevo propone con lo mismo que los demás. El presupuesto se acepta línea a línea y se firma. El resto de circuitos, en la gestión de la clínica dental por circuitos.

9.3. Lo que no hacemos

• No comprobamos títulos, colegiación ni seguros. Esa comprobación la hace tu clínica.
• No redactamos contratos. El tipo de relación lo decide tu asesor laboral.
• No formamos al profesional en tu protocolo. El sistema lo aplica; enseñarlo es de tu equipo.