Liquidación de odontólogos colaboradores: el cierre de mes sin hoja de cálculo

1. Qué es la liquidación de un colaborador

La mayoría de las clínicas dentales trabaja con odontólogos que no son plantilla y cobran una parte de lo que producen: el endodoncista, el implantólogo, el ortodoncista, el periodoncista. La liquidación es la cuenta que, cada mes, dice cuánto le corresponde a cada uno.

1.1. Producción, porcentaje y periodo

En su forma más simple, la liquidación es la producción del colaborador en un periodo multiplicada por el porcentaje pactado. El problema es que ninguna de las tres cosas es tan simple como parece: qué cuenta como producción, a qué se aplica el porcentaje y qué entra en cada periodo son decisiones que, si no se toman antes, se discuten cada mes.

1.2. Por qué da problemas cada mes

Porque la información está repartida: los actos en la agenda o en la historia, los cobros en la caja, el laboratorio en los albaranes, los descuentos en los presupuestos. Quien liquida tiene que cruzar todo eso a mano, y cada cruce es una ocasión de error. El colaborador, por su parte, no puede comprobar nada si no ve lo mismo que la clínica.

1.3. Lo que no es: la fiscalidad y el contrato

La liquidación es la cuenta de lo que corresponde a cada profesional. Cómo factura el colaborador a la clínica, qué impuestos o retenciones lleva su factura y si la relación es mercantil o laboral son cuestiones que tiene que resolver tu asesor. Aquí se trata cómo se organiza la cuenta para que sea la misma para las dos partes.

2. La base: realizado, cobrado o facturado

La primera decisión, y la que más discusiones evita, es sobre qué se calcula el porcentaje. Hay tres opciones habituales y ninguna es incorrecta.

2.1. Sobre lo realizado

El colaborador cobra por lo que ha hecho en el mes, se haya cobrado o no. Es la base más cómoda para él y la que más riesgo traslada a la clínica: si el paciente no paga o abandona, la clínica ya ha liquidado. Exige que cada acto quede marcado como realizado, con su fecha y su profesional.

2.2. Sobre lo cobrado

La clínica solo liquida lo que ha ingresado. Es la más prudente para la clínica, pero en tratamientos que se pagan en cuotas —la ortodoncia es el caso típico— el colaborador cobra su parte a lo largo de meses o años, y eso tiene que estar claro desde el principio.

2.3. Sobre lo facturado

La liquidación se apoya en las facturas emitidas a los pacientes por actos del colaborador. Tiene la ventaja de que el documento ya existe y es el mismo para las dos partes. Lo que hay que decidir es qué pasa con una factura que después no se cobra, que es la pregunta que convierte esta base en una variante de las otras dos.

3. Lo que se descuenta antes del porcentaje

La segunda decisión es qué se resta de la producción antes de aplicar el porcentaje. Es donde más discusiones hay, porque cambia mucho la cifra final.

3.1. El laboratorio

En coronas, puentes o prótesis, el laboratorio es una parte importante del precio. Lo habitual es descontarlo antes del porcentaje, porque el colaborador no debería cobrar un porcentaje de lo que cobra el laboratorio. Para eso el coste del laboratorio tiene que estar anotado contra el acto concreto, no como gasto general del mes. Cómo se imputa está en el coste de laboratorio dentro del presupuesto dental.

3.2. El material y los implantes

El implante, los componentes protésicos y los biomateriales tienen un coste alto y variable. Hay clínicas que los descuentan como el laboratorio y otras que los incluyen en un porcentaje más bajo. Las dos cosas funcionan si están pactadas; lo que no funciona es decidirlo caso a caso.

3.3. Descuentos al paciente y tarifas de aseguradora

Si la clínica hace un descuento a un paciente, o si el acto se cobra con la tarifa más baja de una aseguradora, ¿el porcentaje se aplica sobre el precio de tarifa o sobre lo que de verdad se cobró? Lo razonable suele ser sobre lo que se facturó, pero tiene que estar escrito, y el colaborador tiene que saber de antemano que un paciente de aseguradora le produce menos.

4. Atribuir cada acto a quien lo hizo

Sin atribución no hay liquidación. Cada acto tiene que estar asociado al profesional que lo hizo, y eso es menos evidente de lo que parece.

4.1. El acto realizado, con su profesional

El acto se marca como realizado cuando se hace, con la fecha y el profesional que lo hizo, no el que lo planificó. Si la clínica marca los actos días después o en bloque, la liquidación hereda los errores. Cómo se registra el tratamiento hecho está en cómo registrar el tratamiento realizado en el odontograma.

Cada acto se atribuye al profesional que lo hizo, no al que lo planificó.

4.2. Actos que empieza uno y termina otro

Una endodoncia que empieza el odontólogo general por la urgencia y termina el endodoncista, o una corona que prepara uno y coloca otro. Si el acto es uno solo en el sistema, solo puede ir a un profesional. Conviene decidir de antemano cómo se reparte o, mejor, partir el acto en fases con su propio profesional cuando el caso es habitual.

4.3. Lo que hace el equipo alrededor

La auxiliar, la higienista o el uso del gabinete son costes de la clínica que el porcentaje del colaborador ya tiene en cuenta: por eso el colaborador no cobra el cien por cien. Si un colaborador trae su propia auxiliar o su propio material, el porcentaje suele ser distinto, y así tiene que constar.

5. Tratamientos largos, cuotas y anticipos

Los tratamientos que se cobran de forma distinta a como se hacen son los que más complican la liquidación.

5.1. La ortodoncia en cuotas

Un tratamiento de ortodoncia de dos años se cobra en cuotas mensuales y se hace en controles. Si el ortodoncista es colaborador, hay que decidir si cobra por cuota facturada, por control realizado o por fases del tratamiento. Cómo se organiza el cobro en cuotas está en el pago fraccionado de la ortodoncia en la clínica.

5.2. Los anticipos

Un anticipo cobrado antes de una cirugía no es producción del colaborador hasta que el acto se hace. Liquidar sobre anticipos obliga a regularizar si el acto no llega a hacerse. Lo prudente es que el anticipo quede registrado contra el presupuesto y entre en la liquidación cuando el acto se realice; los criterios, en el anticipo en los tratamientos dentales.

5.3. Los tratamientos que se abandonan

El paciente que deja un plan a medias deja actos hechos y otros sin hacer. El colaborador cobra lo que hizo, según la base pactada; lo que no se hizo no se liquida. Qué se cobra al paciente en ese caso está en el tratamiento dental abandonado a medias.

6. Impagos, devoluciones y repeticiones

La liquidación no termina el día que se paga. A veces hay que volver sobre ella.

6.1. El impago después de liquidar

Si se liquidó sobre lo realizado o lo facturado y el paciente no paga, la clínica ha adelantado la parte del colaborador. La regla sobre qué pasa entonces tiene que estar escrita: si se descuenta en la liquidación siguiente, si se espera a un plazo o si la clínica asume el riesgo.

6.2. La devolución al paciente

Una devolución por un tratamiento que no se terminó o que no fue conforme afecta a una producción que ya se liquidó. Igual que con el impago, lo sano es una regularización en la liquidación siguiente, con el motivo a la vista, no una discusión.

6.3. La repetición de un trabajo

Cuando una corona hay que repetirla, ¿quién paga el segundo laboratorio y el tiempo de sillón? Depende del motivo: un fallo del laboratorio, un error de impresión o una decisión clínica. Conviene tener pactado qué parte asume el colaborador en cada caso, porque se repite más de lo que parece.

7. El cierre de mes, paso a paso

Con las reglas escritas, la liquidación mensual es una rutina. Sin ellas, es una negociación.

7.1. Cortar el periodo

La liquidación se hace sobre un periodo cerrado: todo lo del mes, marcado antes de una fecha límite. Si los actos del día treinta se marcan el día cinco del mes siguiente, van al mes que les toca o al siguiente, pero siempre con el mismo criterio.

• Todos los actos del periodo marcados como realizados, con su profesional.
• El laboratorio y el material anotados contra cada acto.
• Los cobros, impagos y devoluciones del periodo, identificados.
• Las regularizaciones pendientes de liquidaciones anteriores.

7.2. Revisar con el colaborador

Antes de pagar, el colaborador revisa su liquidación con el detalle de los actos. Si ve lo mismo que la clínica, las dudas se resuelven en minutos. Si solo recibe una cifra, cada mes habrá una conversación incómoda.

El laboratorio se descuenta antes del porcentaje si está anotado contra el acto.

7.3. El documento que queda

La liquidación queda en un documento con el periodo, los actos, la base, los descuentos, el porcentaje y el resultado, que ambas partes pueden consultar después. Es la referencia cuando surge una duda meses más tarde, y la base sobre la que el colaborador emite su factura según le indique su asesor.

8. Los errores que más discusiones generan

La mayoría de los conflictos con colaboradores no son por el porcentaje. Son por tres errores de organización.

8.1. Reglas que no estaban escritas

El porcentaje se pacta el primer día; lo demás se va decidiendo sobre la marcha. Cada decisión improvisada crea un precedente que alguien interpretará de otra manera. Las respuestas a las preguntas de este artículo, escritas antes de empezar, evitan casi todos los conflictos.

8.2. Liquidar desde la agenda

La agenda dice qué citas hubo, no qué actos se hicieron ni cuánto se facturó de ellos. Liquidar desde la agenda obliga a reconstruir el resto a mano. La liquidación tiene que salir de los actos realizados y facturados, no de las citas.

8.3. Una sola persona que sabe hacerla

Cuando la liquidación depende de una hoja de cálculo que solo entiende una persona, el día que esa persona falta nadie sabe rehacerla. Es el proceso paralelo más caro de una clínica con colaboradores. Por qué los programas de gestión para centros con varios profesionales tienen que resolverlo está en el software dental para policlínicas.

9. Qué aporta obeliOmed

La liquidación sale del sistema cuando cada acto está atribuido, facturado y con su coste de laboratorio al lado. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. El acto, con su profesional y su laboratorio

El plan de tratamiento nace del odontograma y cada acto se marca como realizado, lo que lo pinta en el odontograma y lo pasa a realizado. El trabajo de laboratorio va dentro del plan, en la línea del acto, con su laboratorio y su coste. Cada profesional tiene su cuenta y su rol, así que cada acto queda atribuido a quien lo hizo.

9.2. Las comisiones, en el núcleo contable

Las comisiones de los colaboradores las calcula el núcleo contable sobre el que funciona obeliOmed, sobre lo facturado y con un porcentaje por profesional y por tipo de acto. La facturación y la contabilidad viven en el mismo sistema que la historia clínica. El resto de circuitos, en la gestión de la clínica dental por circuitos.

9.3. Lo que no hacemos

• No decidimos tus reglas de liquidación. Base, descuentos e impagos los pacta tu clínica.
• No resolvemos la fiscalidad del colaborador. Su factura y sus retenciones son cosa de su asesor y del tuyo.
• No valoramos si la relación es mercantil o laboral. Eso es materia de tu asesor laboral.