Migrar desde Gesden a otro software dental sin parar los sillones

1. Los tres papeles que van encima de la mesa

1.1. El contrato, que manda sobre el calendario

Migrar desde Gesden empieza en un cajón, no en una demostración. Sus condiciones generales de venta establecen prórroga automática con un mes de preaviso, subida anual por el índice de precios y una ventana de un mes tras la resolución para recuperar el contenido antes de que se elimine.

De ahí sale el único plazo que no se negocia: si el preaviso se pasa, el contrato se renueva un año más. Y la ventana posterior es corta para descargar, comprobar y volver a pedir lo que salió mal. Anota las dos fechas en un calendario compartido antes de hacer nada más.

1.2. La factura del último mes

Es el documento que más información da por menos esfuerzo. Dice qué módulos estás pagando de verdad, cuántas licencias, qué consumos y qué servicios de custodia. Casi siempre aparece algo que nadie recordaba, y casi siempre ese algo es lo que hay que replicar en el destino.

Cuidado con un detalle que la factura no dice: hay elementos que no se llevan. El número desde el que se envía la mensajería es del proveedor, así que el día del cambio el paciente verá otro remitente. Avísalo antes, o la primera tanda de recordatorios parecerá una estafa.

1.3. Quién te lo instaló, y si sigue estando

En una instalación local hay una tercera parte: el técnico o el distribuidor que montó el servidor. Es quien sabe dónde está la base de datos, quién hace la copia y con qué contraseña se entra. Localízalo al principio, porque su agenda no depende de la tuya y su respuesta puede tardar una semana.

2. Saber qué versión tienes: G5 o One

2.1. Cómo se distingue en un minuto

Son dos productos distintos y el proyecto de salida no se parece en nada. G5 es un programa de Windows instalado en la clínica, con su servidor en la sala de al lado. One es la versión web, que el equipo abre en el navegador y que se ejecuta en la infraestructura del proveedor.

La prueba rápida es mirar cómo entra el equipo: si hay un icono que abre una ventana de Windows, es G5; si hay una dirección de internet, es One. Está explicado con más detalle en saber si tienes Gesden G5 o One.

2.2. Por qué cambia todo el proyecto

Con una instalación local, los datos están físicamente en tu clínica: eso es una ventaja para sacarlos y un riesgo mientras no los saques, porque la copia depende de que alguien la haga y la compruebe. Con la versión web, los datos están en casa del proveedor y todo lo que te lleves pasa por lo que su panel permita descargar o por lo que su soporte te entregue.

La consecuencia práctica: en local puedes trabajar sobre una copia del servidor sin tocar el sistema en producción; en la nube dependes de plazos ajenos y conviene abrir la petición antes, no después.

2.3. Lo que no tiene manual público

Hay una asimetría útil de conocer. El proveedor publica manuales en su web, y el principal de G5 es una revisión de 2020 sobre la versión 5.26; el de configuración es todavía anterior. De la versión web no hay manual de uso público. Traducido: cuanto menos documentado esté, más cosas hay que preguntar por escrito en lugar de darlas por hechas.

3. Qué se lleva y qué no: las cuatro capas

3.1. Los listados, que están documentados

El manual de G5 documenta la exportación de listados a Word, Excel, PDF, HTML y texto. Con eso salen pacientes, citas y los informes de gestión, que es la capa fácil y la que casi todo el mundo da por hecha. El recorrido completo, pantalla por pantalla, está en cómo se exportan los datos de Gesden.

Una advertencia del propio manual que conviene no pasar por alto: la exportación contable no viene incluida en la instalación estándar. Si la asesoría espera un fichero para su programa, eso se comprueba antes de prometerle nada.

3.2. La parte clínica, que hay que pedir

Aquí está el riesgo real. Odontograma, periodontograma, planes de tratamiento con lo aceptado y lo pendiente, anamnesis y evoluciones no son un listado: son la historia clínica, y su formato de salida no está publicado. No des por hecho en qué formato sale nada de esto, porque no hay fuente pública que lo diga. Se pregunta y se pide una muestra.

La diferencia entre que salga como datos o como un PDF por paciente decide el proyecto entero: lo primero se carga, lo segundo se archiva. Cómo se conserva cada pieza está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

3.3. Lo que se queda, y lo que se paga aparte

Hay una cuarta capa incómoda: lo que existe pero no viene en el paquete. Según sus condiciones, la entrega de los documentos firmados tiene un precio propio, con una alternativa de custodia mensual. Presupuéstalo desde el principio, porque los consentimientos son justo lo que no se puede rehacer si un paciente ya no vuelve.

4. Las preguntas que van por escrito

4.1. Por qué por correo y no por teléfono

No es desconfianza: es que la respuesta hay que poder releerla dentro de dos meses, cuando la carga falle y nadie recuerde qué se dijo. Un correo deja fecha, deja quién contestó y deja constancia de que lo pediste dentro de plazo. Una llamada no deja nada.

4.2. La lista para el correo

Estas son las que cambian decisiones. Si alguna se contesta con un «eso lo vemos luego», anótalo como riesgo:

• ¿En qué formato sale la historia clínica completa, y hay una muestra de veinte fichas?
• ¿Salen el odontograma y el periodontograma como datos o solo como imagen?
• ¿Incluyen los planes de tratamiento lo presupuestado, lo aceptado y lo ejecutado?
• ¿Cómo se entregan las imágenes y con qué relación a cada paciente y fecha?
• ¿Qué se entrega de los documentos firmados, en qué plazo y con qué coste?
• ¿Qué pasa con los pendientes de cobro y los presupuestos aún abiertos?

4.3. A quién le toca cada una

Reparte antes de escribir. El formato de salida y los plazos son del proveedor. Dónde está la base de datos, quién hace la copia y cómo se restaura son del técnico que instaló el servidor. Y lo que la asesoría necesita para cerrar el ejercicio se pregunta a la asesoría, que suele pedir algo distinto de lo que la clínica imagina.

5. Las radiografías, que viajan por su cuenta

5.1. Dónde están y cuánto pesan

Las imágenes casi nunca están dentro de la base de datos del programa de gestión: están en carpetas del servidor o en el módulo de imagen, y la ficha guarda la referencia. Por eso una copia de la base de datos puede parecer completa y no contener una sola panorámica.

Y pesan. Diez años de radiografías de una clínica con dos gabinetes ocupan bastante más de lo que la gente estima, y moverlas no se hace en una tarde. Empieza por aquí en cuanto la decisión esté tomada, no la semana del cambio.

5.2. El orden de descarga

• Primero los pacientes en tratamiento, que son los que vas a abrir la primera semana.
• Después los casos con seguimiento: periodontal con varios exámenes, implantes con control.
• Al final el archivo histórico, que se puede seguir moviendo con el sistema nuevo ya en marcha.
• Una carpeta por paciente, con su número de ficha y la fecha en el nombre del archivo.

5.3. Qué comprobar en cada estudio

Que se sepa de quién es, de qué día y de qué tipo. Un archivo sin fecha vale menos que la mitad, porque en odontología casi todo lo clínico se lee comparando dos momentos. Y nadie hace limpieza de archivos mientras dure la descarga: una imagen borrada no se recupera, se repite, con su radiación y su coste.

6. Los plazos legales que marcan el calendario

6.1. Lo que obliga a conservar

El cambio de programa no reduce ninguna obligación. La Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente obliga al centro a conservar la documentación clínica durante los plazos que fija, y ese deber sigue siendo del centro aunque el programa que la guardaba ya no esté. Si algo se queda en un archivo consultable en vez de migrarse, tiene que seguir siendo legible y localizable.

6.2. Los papeles de cada uno

El proveedor de software trata datos por cuenta de la clínica, y el Reglamento General de Protección de Datos prevé que, al terminar la prestación, los devuelva o los suprima. Esto es lo que respalda tu petición de una copia completa, y también lo que obliga a hacerla dentro de plazo. La titularidad no está en discusión: sus propias condiciones reconocen que los datos introducidos son del cliente, algo que desarrollamos en los datos de tu clínica son tuyos.

6.3. El contador que corre más rápido

Entre el plazo legal de conservación, que se mide en años, y la ventana contractual de un mes para recuperar el contenido, manda la segunda. El calendario del proyecto lo fija siempre el plazo más corto, y ese plazo empieza a contar cuando cursas la baja, no cuando tienes tiempo de mirarlo.

7. El orden del cambio para no parar los sillones

7.1. La fecha de corte y quién la conoce

Se elige un día a partir del cual lo que se escriba en el programa viejo habrá que repetirlo o trasladarlo a mano. Esa fecha la saben todos: recepción, higienistas, doctores y la asesoría. Sin fecha de corte la exportación envejece mientras se revisa, y nadie sabe qué versión de un dato es la buena.

El aviso a la asesoría tiene su propio motivo: si el corte cae a mitad de mes hay que decidir qué serie de facturas se emite en cada sistema antes de que alguien rompa la numeración. Es un problema de diez minutos si se habla antes y de un trimestre si se habla después.

7.2. La semana que se elige

Ninguna clínica dental para, así que el cambio se cuela por donde menos duele: un puente, la semana con menos cirugías programadas, el cierre de agosto. Lo que no se hace es un lunes de octubre con la agenda llena y el laboratorio esperando trabajos. Está desarrollado en el calendario de una semana de cambio, día por día.

7.3. Los dos programas a la vez, y hasta cuándo

Durante unas semanas conviven: el nuevo para todo lo que entra y el viejo en modo consulta para mirar historiales que aún no estén cargados. Se fija de antemano cuándo se apaga y quién decide que ya se puede apagar. Sin esa fecha, la convivencia dura un año, el equipo trabaja en dos sitios y los datos se parten en dos mitades incompletas.

8. La carga de prueba: una muestra pequeña

8.1. Qué fichas entran en la muestra

Nunca se carga todo de golpe. Se eligen unas cincuenta fichas que representen lo difícil, no lo fácil: un paciente con muchas radiografías, uno periodontal con varios exámenes, uno con un presupuesto a medio aceptar, un menor con su tutor, alguien con pendientes de cobro y un caso con dos apellidos compuestos o una letra con tilde.

La muestra sale mejor si la eligen recepción y un doctor, no quien hace la carga. Quien migra elige los casos que sabe que funcionan; quien atiende elige los que dan guerra.

8.2. Qué se mira ficha a ficha

• Los acentos y la ñ, que son el fallo de codificación más común y el más molesto de arreglar tarde.
• El formato de fecha: un día y un mes intercambiados no se ven hasta que alguien calcula una edad.
• Los importes, con su coma decimal y su moneda, cuadrados contra el listado de origen.
• Las imágenes, abiertas de verdad, no contadas: un archivo que pesa cero también cuenta como archivo.

8.3. Los números que tienen que cuadrar

Tres cuentas y se sabe casi todo: pacientes totales, citas de un mes cerrado y cobros de un trimestre cerrado, cada uno comparado con el listado exportado del sistema viejo. Si las tres cuadran y las cincuenta fichas están bien, el resto suele estarlo. Y hasta que la clínica dé el visto bueno a esa muestra, no se carga nada más.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

9.1. Quién hace la migración

La lleva nuestro equipo: pedimos la exportación de prueba, decimos por escrito qué se trae y qué no, cargamos la muestra y no se mueve nada más hasta que la clínica da el visto bueno. La salida también está resuelta desde el primer día: la exportación de tus datos no cuesta nada, hay un mes de prueba y en la modalidad mensual no hay permanencia. Los planes están en los planes y módulos de obeliOmed, desde desde 29 €/⁠mes por centro.

Otras dos diferencias que importan al venir de una instalación local: la base de datos es propia de cada clínica, los servidores están en España y la infraestructura hace copias cada tres horas, además de diarias, semanales y mensuales, sin que nadie de la clínica tenga que acordarse.

9.2. Lo que no prometemos

Conviene decirlo, porque una migración se juzga por lo que falta. No hay ortodoncia, ni gestión de laboratorio, ni cefalometría, ni fusión automática de fichas duplicadas. Si tu clínica vive de la ortodoncia, esa parte la seguirás llevando aparte, y es mejor saberlo antes de firmar que descubrirlo la segunda semana.

9.3. Lo que se nota el primer mes

El periodontograma comparado con el examen anterior, el presupuesto aceptado línea a línea, el consentimiento firmado a distancia con un enlace de un solo uso y atado a la versión exacta del texto, y el registro de quién ha visto y quién ha cambiado cada dato, con el valor anterior y el nuevo. Los criterios para comparar el destino con calma están en cómo comparar una alternativa a Gesden y en qué debe hacer un software dental.