Migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos

1. Por qué lo clínico es lo frágil

No es mala suerte ni descuido del proveedor: hay una razón estructural por la que estos tres bloques se pierden y la facturación no.

1.1. Una tabla viaja sola; una estructura, no

Una factura es una fila con fecha, concepto, importe e impuesto, y eso significa lo mismo en cualquier programa del mundo. Un odontograma es una malla de piezas por superficies con estados que cada fabricante nombra a su manera, un periodontograma son seis valores por diente con convenciones de signo propias, y una radiografía es un fichero más un vínculo que dice a quién y a qué pieza pertenece. Trasladar eso exige que alguien traduzca, y traducir es trabajo.

1.2. Y no hay un formato de intercambio del sector

En odontología no existe un estándar de intercambio del estado bucal comparable a lo que hay para la imagen médica o para la mensajería clínica. Cada programa guarda su odontograma a su manera, así que cualquier migración de este bloque pasa por una conversión hecha a medida entre origen y destino. No es imposible: es un trabajo que hay que pedir, presupuestar y comprobar.

1.3. Por eso esto se pacta antes de fijar fechas

El alcance de estos tres bloques determina si el proyecto es «cambiar de programa» o «cambiar de programa asumiendo que el estado bucal se recarga desde hoy», que son dos proyectos distintos con calendarios distintos. El orden completo de los pasos está en cambiar de software dental sin parar.

2. El odontograma: qué tiene que viajar

Es el bloque de mayor valor clínico y el que más se degrada al migrar, porque es fácil que llegue una versión aplanada que parece correcta y no lo es.

2.1. La pieza, la superficie y el estado

El mínimo aceptable es que cada pieza llegue identificada con una notación reconocible —la FDI de dos dígitos es la habitual— y que su estado esté desglosado por superficie, no por diente entero. Un odontograma que llega con el diente marcado como «tratado» pierde precisamente la información que hacía falta: cuál de las cinco caras y con qué.

2.2. La fecha y el autor de cada cambio

El segundo nivel, que se pierde casi siempre, es el histórico. Sin fecha no se puede saber si una obturación es de hace tres meses o de hace ocho años, y eso cambia decisiones clínicas. Si el histórico no puede viajar, la alternativa razonable es que al menos llegue el estado actual fechado en el momento del corte, para que quede claro que lo anterior a esa fecha está en el sistema antiguo.

Un diente marcado entero ha perdido justo la información que hacía falta: cuál de sus caras y con qué.

2.3. El diccionario de estados, que hay que pedir aparte

Cada programa usa sus propios códigos para «caries», «obturado», «ausente», «corona» o «implante». La conversión necesita la equivalencia, y esa equivalencia conviene revisarla: es donde se cuelan los errores silenciosos, como que un estado del origen que no existe en el destino acabe convertido en el más parecido sin que nadie lo advierta. Qué debe hacer un odontograma bien resuelto está en las funcionalidades que un software dental necesita.

3. El periodontograma y sus valores por sitio

Es el bloque que menos veces llega completo, y también el que menos se echa de menos hasta que hace falta comparar.

3.1. Seis sitios por diente, con su medida

Lo que tiene que viajar es cada punto de sondaje con su valor: profundidad y recesión como mínimo, y la posición concreta a la que corresponde alrededor del diente. Si llega un valor por diente en lugar de seis, el dato ha dejado de ser un periodontograma y se ha convertido en un resumen que no permite seguir nada.

3.2. Las convenciones de signo, que no son universales

La recesión y el nivel de inserción se registran con criterios de signo que no todos los programas comparten. Es un detalle muy pequeño y con consecuencias grandes: unos valores migrados con el signo cambiado producen una comparación entre exploraciones que dice exactamente lo contrario de lo que pasó. Merece la pena revisar tres casos a mano después de la carga.

3.3. Si no puede viajar, qué se hace

La salida práctica cuando el periodontograma no es migrable es conservar la última exploración de cada paciente periodontal como documento consultable, y planificar una exploración nueva en el sistema nuevo en la siguiente revisión. Se pierde la serie histórica y se recupera la capacidad de comparar hacia adelante, que es lo que orienta el tratamiento.

4. Las radiografías y su vínculo con la pieza

El bloque más voluminoso, el que menos se pierde del todo y el que peor llega si nadie se ocupa del detalle correcto.

4.1. Dónde vive realmente la imagen

Antes de planificar conviene comprobar si las radiografías están en el programa de gestión o en el software del equipo de rayos o del escáner, que a menudo mantiene su propio archivo. Si es lo segundo, la extracción es una conversación con el fabricante del equipo, con su propio interlocutor y su propio calendario, y eso cambia el plan del proyecto.

4.2. El formato, y por qué aquí hay más suerte

La imagen dental suele guardarse en formatos que cualquier sistema puede abrir, y muchos equipos trabajan con el estándar de imagen médica, que además lleva parte de los datos dentro del propio fichero. Es la razón por la que este bloque, bien pedido, es el que mejor sobrevive de los tres.

4.3. El volumen, que condiciona el método de entrega

Este bloque suele pesar más que todos los demás juntos, así que la entrega puede no ser una descarga sino un soporte físico o una transferencia de varios días. Preguntar el volumen aproximado al principio evita descubrirlo en la última semana. Cómo se pide todo esto al proveedor actual está en cómo exportar los datos de tu Gesden.

5. Qué exigir por escrito, bloque a bloque

El documento que evita casi todos los problemas cabe en una página y se firma antes de empezar.

5.1. Y las tres preguntas de cada fila

Por cada bloque: en qué formato exacto se entrega, si el contenido viaja estructurado o como documento de lectura, y qué plazo hay desde la solicitud. Con esas tres respuestas escritas, el alcance deja de ser una incógnita y el calendario se puede fijar con fundamento.

5.2. Quién responde si falta algo tras el corte

Es la cláusula que nadie escribe y la que decide cómo acaban las migraciones difíciles. Tiene que quedar claro a quién se reclama, en qué plazo y qué se hace: repetir la carga, entregar el bloque por otra vía o dar el asunto por cerrado. Sin eso, el problema aparece cuando ya no hay contrato con nadie.

5.3. Y el acceso de lectura al sistema antiguo

Negociar por escrito unas semanas de acceso de solo lectura al programa que dejas es la red que resuelve los huecos de los primeros días. Cuesta poco pedirlo al principio y es imposible conseguirlo después. Los plazos realistas están en cuánto tarda de verdad una migración dental.

6. Cómo se comprueba la carga antes del corte

La verificación no es opcional y no es cara: son unas horas bien repartidas y es lo primero que se recorta cuando la fecha se fijó antes de tiempo.

• Contar pacientes, presupuestos e imágenes y compararlo con el origen.
• Revisar a mano tres pacientes con historia complicada, de principio a fin.
• Comprobar un odontograma con varias superficies marcadas en la misma pieza.
• Comparar dos periodontogramas migrados y ver si la evolución cuadra.
• Abrir varias radiografías desde la pieza a la que deberían pertenecer.
• Verificar un presupuesto con unas líneas aceptadas y otras rechazadas.

6.1. El recuento detecta lo que falta en bloque

Es la comprobación más rápida y caza el error más común: un filtro aplicado sin avisar que ha dejado fuera a los pacientes inactivos o a los datos anteriores a cierta fecha. Si los números no cuadran, hay una conversación pendiente, y conviene tenerla antes del corte.

6.2. El caso a mano detecta lo que llega vacío

El recuento no ve un odontograma que migró con la malla correcta y todos los estados en blanco, ni unos periodontogramas con los signos cambiados. Eso solo lo ve alguien que conoce el caso mirando la pantalla. Por eso los tres pacientes de prueba los elige un profesional, no el proveedor.

6.3. Y todo esto ocurre antes de dar de baja nada

La regla que ordena el proyecto entero: se extrae, se carga, se verifica y solo entonces se comunica la baja del sistema anterior. Invertir ese orden convierte cualquier hallazgo en una urgencia sin margen de reclamación.

7. Qué se puede dar por perdido, y cómo se decide

No todo se salva y no todo hace falta. Esta decisión es clínica y conviene tomarla de forma consciente y escrita, no por omisión.

7.1. El criterio: qué cambia una decisión de mañana

Lo que hay que preguntarse de cada bloque es si su ausencia va a cambiar lo que se le hace a un paciente. El estado bucal actual, sí. La serie periodontal de un paciente en mantenimiento, sí. El histórico de anotaciones administrativas de hace ocho años, casi nunca. Ese criterio ordena las prioridades mejor que cualquier otro.

7.2. Lo que suele decidirse dejar atrás

Lo habitual es conservar en el sistema antiguo, como consulta, el histórico anterior a cierta fecha y los pacientes sin actividad en varios años, y migrar completo lo activo. Es una decisión legítima siempre que se documente y siempre que el archivo antiguo siga siendo accesible durante los plazos de conservación que exige la normativa.

7.3. Lo que no se deja atrás nunca

El estado bucal actual de los pacientes activos y los consentimientos informados firmados. Lo primero porque sin él la primera visita de cada paciente se convierte en una exploración completa desde cero. Lo segundo porque su conservación es una obligación derivada de la Ley 41/2002 y no depende de qué programa uses.

8. Cómo convivir con un histórico incompleto

Si parte del histórico se queda atrás, hay tres medidas que evitan que eso se convierta en un problema recurrente.

Si parte del histórico se queda atrás, lo que evita el problema es una fecha de corte visible en la historia.

8.1. Una fecha de corte visible en la historia

Que quede claro, en el propio expediente, desde cuándo el registro es completo y dónde está lo anterior. Un profesional que abre una historia y no ve nada antes de una fecha necesita saber si es que no pasó nada o es que está en otro sitio. Sin esa marca, en pocos meses nadie lo recuerda.

8.2. Un plan de recarga oportunista

En lugar de un proyecto de recuperación masiva, lo que funciona es completar el registro cuando el paciente vuelve: en la siguiente revisión se hace la exploración completa y a partir de ahí el sistema nuevo ya tiene la serie. En un año, la mayoría de los pacientes activos han pasado por consulta y el problema se ha disuelto solo.

8.3. Y el archivo antiguo, accesible y documentado

Sea en forma de acceso de lectura al programa anterior o de una copia de listados y documentos, tiene que quedar claro dónde está, quién puede consultarlo y durante cuánto tiempo se conserva. Es una obligación y es la garantía de que la decisión del apartado 7 fue una decisión y no una pérdida. Cómo encaja todo esto en el conjunto está en el software para clínicas dentales y cómo elegirlo y en migrar historiales clínicos a un software nuevo.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Qué resuelve obeliOmed de los tres bloques, tanto al recibirlos como en el uso posterior.

9.1. La entrada de los tres bloques

Los datos del programa anterior se importan al empezar. Lo que conviene fijar por escrito, aquí y con cualquier proveedor, es el detalle de la tabla del apartado 5: qué llega de cada bloque, en qué forma y quién responde si falta algo tras el corte. Eso se pacta en el presupuesto de migración, con la lista delante, y no se da por supuesto.

9.2. Dónde aterriza cada cosa

El odontograma trabaja con notación FDI y guarda el estado de cada pieza por superficie, con el historial de cada cambio y su autor, y calcula el índice CAOD a partir de él. El periodontograma recoge los seis sitios de sondaje de cada diente y compara una exploración con la anterior. Las radiografías quedan asociadas a la pieza que documentan, y se abren desde el propio odontograma.

9.3. Y la salida, que evita repetir esto dentro de unos años

En cualquier momento puedes descargarte una copia completa de tus datos, sin solicitarla y sin coste añadido. Como el estado bucal, los valores de sondaje y el vínculo de cada imagen con su pieza están guardados como información estructurada y no como documentos, lo que sale es lo mismo que entró: esa es la diferencia entre una futura migración y otra recarga desde cero. Está desarrollado en los datos de la clínica son tuyos.