Pago fraccionado de ortodoncia: cómo organizarlo en la clínica

1. Qué es el pago fraccionado de ortodoncia

El pago fraccionado de ortodoncia es la fórmula por la que la propia clínica cobra el tratamiento en varios pagos a lo largo de los meses, sin que intervenga ninguna entidad financiera. La familia paga a la clínica; la clínica asume el riesgo de que deje de hacerlo.

1.1. La clínica cobra en plazos, sin terceros

A diferencia de la financiación, aquí no hay un contrato de crédito con un banco o una financiera. La relación sigue siendo entre la familia y la clínica, y las condiciones las pone la clínica. Eso da flexibilidad, pero también responsabilidad: si algo falla, no hay nadie más a quien reclamar. Cuándo conviene más la otra fórmula está en la financiación de tratamientos dentales en la clínica.

1.2. Por qué la ortodoncia se presta a fraccionar

Es un tratamiento largo, de precio alto y con visitas periódicas. El paciente viene cada mes o cada pocas semanas, así que el cobro puede acompañar a las visitas. Además, en muchos casos el paciente es un menor y quien paga es su familia, que prefiere repartir el esfuerzo en el tiempo antes que asumir el importe completo al empezar.

2. Las fórmulas habituales

Hay tres maneras frecuentes de fraccionar una ortodoncia. Ninguna es mejor en abstracto; cada una encaja con un tipo de clínica y de paciente.

2.1. Entrada y cuotas fijas

Es la fórmula más habitual: una entrada al colocar la aparatología y cuotas mensuales iguales hasta completar el precio total. Es previsible para la familia y para la clínica, y funciona bien si las cuotas reparten el precio total y no dependen de cuántos meses dure el tratamiento.

2.2. Pago por fases del tratamiento

El precio se reparte por fases —colocación, tratamiento activo, retención— y se paga al empezar cada una. El cobro sigue al trabajo hecho, lo que protege a la clínica si el paciente abandona, pero los importes son irregulares y la familia lo nota.

2.3. Cuota por visita

Se cobra una cantidad en cada control. Es muy sencilla de explicar, pero deja el precio total abierto: si el tratamiento se alarga, la familia paga más. Si se elige esta fórmula, conviene poner un techo para que el precio total no dependa de cuántas veces venga el paciente.

3. Cómo se calcula la cuota

Calcular la cuota es sencillo; lo difícil es decidir de qué depende. La recomendación general es que dependa del precio pactado, no de la duración real.

3.1. Precio total, entrada y número de cuotas

Un ejemplo: una ortodoncia de 3.600 euros con una entrada de 600 euros deja 3.000 euros por repartir. En veinticuatro cuotas, son 125 euros al mes. El presupuesto tiene que decir las tres cosas —precio total, entrada, número e importe de las cuotas— y desde qué mes empiezan a pagarse.

Las cuotas reparten el precio total en un número fijo de pagos, no en los meses que dure el tratamiento.

3.2. Cuotas que no dependen de la duración

Si las cuotas se atan a los meses de tratamiento, un tratamiento que termina antes deja cuotas pendientes difíciles de explicar, y uno que se alarga genera cuotas que nadie presupuestó. Lo más limpio es que las cuotas repartan el precio total en un número fijo de pagos, y que el tiempo extra más allá de lo pactado se presupueste aparte, como se cuenta en qué incluir en un presupuesto de ortodoncia completo.

3.3. El redondeo y la última cuota

Cuando el importe no se divide exacto, la diferencia tiene que ir a algún sitio. Lo habitual es redondear las cuotas y ajustar la última, o sumar los céntimos a la entrada. Parece un detalle, pero una familia que revisa sus pagos y encuentra una cuota final distinta sin explicación pregunta. Si el presupuesto dice cómo se ajusta, nadie tiene que preguntar, y la recepción no tiene que improvisar una respuesta.

4. La entrada

La entrada es el primer pago del fraccionado y el que más protege a la clínica, porque cubre lo que se gasta antes de empezar.

4.1. Por qué pedir entrada

Al empezar una ortodoncia la clínica asume costes inmediatos: el estudio, la aparatología, los alineadores encargados al laboratorio. Si el paciente abandona en el segundo mes sin haber pagado entrada, esos costes se quedan sin cubrir. Una entrada razonable los compensa desde el primer día.

4.2. Qué cubre la entrada

Conviene decir a qué corresponde: estudio, aparatología o las dos cosas. Así, si el paciente abandona pronto, está claro qué parte de lo pagado corresponde a trabajo ya hecho o material ya encargado. Los criterios generales del cobro por adelantado están en el anticipo en los tratamientos dentales.

5. Si la familia deja de pagar

El impago es el riesgo propio del fraccionado. No se puede eliminar, pero sí detectar pronto y resolver con criterio.

5.1. Detectarlo a tiempo

Una cuota que no se paga es un aviso; tres seguidas son un problema. La clínica tiene que ver, sin buscarlo, qué cuotas están pendientes y desde cuándo. Cuanto antes se habla con la familia, más fácil es encontrar una salida, y más difícil que la deuda crezca sin que nadie la mire.

5.2. Un plan antes que una ruptura

Un paciente con aparatología en boca no puede quedarse sin atender. Ante un impago, lo razonable es hablar con la familia y pactar un nuevo calendario, antes que interrumpir el tratamiento. Si no hay acuerdo, conviene tener previsto por escrito cómo se cierra el tratamiento de forma segura para el paciente y qué parte del precio queda pendiente.

6. Si el paciente abandona o se traslada

Abandonar y trasladarse son situaciones distintas, pero las dos obligan a hacer la misma cuenta: qué se ha hecho y qué se ha pagado.

6.1. Lo hecho frente a lo pagado

Si lo pagado supera el valor de lo hecho, hay que devolver o regularizar la diferencia; si es al revés, queda un importe pendiente. La cuenta solo se puede hacer bien si el presupuesto estaba desglosado por partidas y si cada acto se marcó al hacerlo. Cómo se trata el caso está en el tratamiento dental abandonado a medias.

6.2. El traslado a otra ciudad

Una familia que se muda no está abandonando: necesita que otra clínica continúe el tratamiento. Conviene cerrar la cuenta con la misma lógica y entregar la documentación del caso para que la nueva clínica pueda seguir. Un traslado bien resuelto es un paciente que recomienda la clínica aunque ya no la visite.

6.3. Cuando el tratamiento se alarga

No es abandono, pero también descuadra el fraccionado: las cuotas pactadas se terminan y el paciente sigue viniendo. Si el retraso se debe a la biología del paciente, muchas clínicas lo asumen; si se debe a la falta de colaboración o a roturas repetidas, lo razonable es presupuestar el tiempo extra aparte, con cuotas nuevas. Lo que no funciona es seguir cobrando cuotas «porque el tratamiento sigue» sin que nada lo diga por escrito.

Si el paciente se va a mitad, la cuenta es lo hecho frente a lo pagado, partida por partida.

7. Qué escribir en el presupuesto y en el contrato

El fraccionado se sostiene en dos documentos. Si uno de los dos falta, la cuota once se discute de memoria.

7.1. En el presupuesto

El precio total, la entrada, el número e importe de las cuotas, el calendario y qué ocurre si el tratamiento dura más de lo pactado. Todo lo económico va aquí, con cada partida del tratamiento desglosada.

7.2. En el contrato

Las obligaciones de cada parte durante el tratamiento: la colaboración del paciente, la asistencia a los controles, qué pasa si deja de pagar, si abandona o si se traslada. Su contenido está desarrollado en qué debe incluir el contrato de ortodoncia. El contrato tiene que remitir al presupuesto para lo económico, sin repetir cifras que luego pueden no coincidir.

• Precio total del tratamiento, con sus partidas.
• Entrada: importe y a qué corresponde.
• Cuotas: número, importe y fecha de la primera.
• Tiempo extra: cómo se presupuesta si el tratamiento se alarga.
• Impago, abandono y traslado: qué pasa en cada caso.

8. Fraccionar sin hacer de financiera

El fraccionado propio es una ventaja comercial, pero tiene un límite: la clínica no es una entidad financiera y no debería comportarse como tal.

8.1. Plazos razonables

Fraccionar a lo largo del tratamiento es razonable, porque el cobro acompaña al trabajo. Extender las cuotas mucho más allá de la retirada de la aparatología convierte a la clínica en prestamista de un tratamiento terminado, con todo el riesgo y ninguna herramienta para gestionarlo.

8.2. Cuándo es mejor otra fórmula

Si la familia necesita plazos mucho más largos de los que la clínica puede asumir, lo sensato es que la clínica lo diga y que la familia valore por su cuenta otras formas de pago. La clínica no tiene que recomendar ningún producto financiero. Cómo se organiza el circuito completo del cobro está en el presupuesto de clínica dental, del plan al cobro.

9. Qué aporta obeliOmed

El fraccionado de una ortodoncia deja de depender de una hoja de cálculo cuando el presupuesto y las cuotas viven en el mismo sistema.

9.1. Presupuesto por partidas y firmado

El plan se construye con los actos de tu catálogo, así que cada partida de la ortodoncia puede ir en su línea con su precio. El paciente acepta o rechaza cada acto por separado, el presupuesto lleva exactamente lo aceptado y, si tu clínica lo exige, no se aprueba hasta que la familia lo firma en su móvil. La entrada puede registrarse como anticipo contra ese presupuesto. Y el contrato de ortodoncia queda atado al caso clínico del paciente, junto al tratamiento que regula.

9.2. Las cuotas se calculan y se programan solas

El cobro recurrente da de alta una cuota periódica —mensual, trimestral o anual— para el paciente, y calcula qué toca, cuándo toca la siguiente y a qué precio según la tarifa. Como el precio sale de la tarifa en cada periodo, la cuota de una ortodoncia a precio cerrado conviene que sea un artículo propio que no se toque al revisar la tarifa general. Y las cuotas de la ortodoncia quedan atadas al caso clínico, igual que su contrato.

9.3. Lo que no hacemos

• Las cuotas no se facturan solas. Se calculan y se programan; la factura de cada una la emite la clínica.

Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed.