Cuánto tarda una migración de software dental

1. Días de trabajo y semanas de calendario

Casi toda la frustración con los plazos de una migración viene de que las dos partes cuentan con relojes distintos y ninguna lo dice.

1.1. Qué mide cada reloj

El proveedor estima el esfuerzo: cuántas horas de su equipo cuesta convertir y cargar. Tú necesitas saber cuándo podrás trabajar en el sistema nuevo, que incluye además tus decisiones, tus comprobaciones, el preaviso de tu contrato actual y el tiempo que tarda tu equipo en manejarse. Son dos cifras legítimas y no se parecen.

1.2. Por qué la diferencia es tan grande

Porque casi todo el calendario lo ocupan esperas, no trabajo: esperar a que el proveedor actual entregue la extracción, esperar a que alguien de la clínica revise la carga entre paciente y paciente, esperar al día de corte adecuado. El trabajo técnico puede ser de días y el proyecto de semanas sin que nadie esté parado por culpa de nadie.

1.3. La pregunta que hay que hacer

No «cuánto tardáis» sino «qué necesitáis de mí, cuándo, y cuánto tardáis desde que lo tenéis». Con esa respuesta se puede construir un calendario real. El procedimiento completo del cambio está en cambiar de software dental sin parar.

2. Las cinco fases y lo que dura cada una

Un cambio de programa dental tiene siempre las mismas cinco fases. Las duraciones son orientativas para una clínica de uno a tres gabinetes; con más sedes, cada fase se alarga.

2.1. El total razonable

Sumando y solapando lo que se puede solapar, una migración dental de una clínica pequeña o mediana ocupa entre seis y diez semanas de calendario desde que se decide hasta que el equipo trabaja con normalidad. Las estimaciones de dos semanas que se oyen a veces se refieren a la fase 3 aislada.

2.2. Lo que se puede solapar

La formación del equipo puede correr en paralelo a la conversión, y la verificación puede empezar sobre una carga parcial antes de que esté todo. Lo que no se puede solapar es el corte con la verificación: primero se comprueba y después se corta, siempre.

2.3. Y la fase que se olvida en todas las estimaciones

La cuarta. No aparece en los presupuestos porque la hace la clínica, no el proveedor, y por eso nadie le pone horas. Es, sin embargo, la que decide si el cambio sale bien, y es lo primero que se sacrifica cuando la fecha se fijó antes de tiempo.

3. Fase 1: decidir el alcance

Una o dos semanas, se hace con documentos y es la fase que más tiempo ahorra después.

3.1. Qué sale del origen, por bloques

Se pide por escrito al proveedor actual qué exportación existe y qué incluye: pacientes, historia clínica, odontogramas, periodontogramas, imágenes, presupuestos con su estado y facturación, cada uno con su formato y su plazo. La respuesta a esto es lo que determina si el proyecto es un cambio de programa o un cambio con recarga del estado bucal. Cómo se plantea está en cómo exportar los datos de tu Gesden.

3.2. Qué se compromete a traer el destino

La otra mitad, y también por escrito: qué bloques carga, cuáles no, en qué formato los necesita, cuánto tarda desde que los recibe y quién responde si falta algo después del corte. Sin ese documento no hay calendario posible, solo una fecha inventada.

3.3. Y las fechas del contrato que dejas

Dos cláusulas condicionan todo: el preaviso que hay que dar para resolver y cuánto tiempo ponen tus datos a tu disposición tras la baja. Si el preaviso es de un mes, la comunicación de baja tiene su propio hueco en el calendario y no se puede improvisar al final.

4. Fases 2 y 3: extracción y conversión

Son las dos fases con más dispersión de todo el proyecto, y por motivos distintos.

4.1. La extracción depende de quien te deja

Aquí el plazo no lo controlas tú. Si la exportación es una función que lanzas desde el programa, son minutos. Si es una solicitud al proveedor, el plazo es el que él diga, y conviene pedirlo por escrito al principio y no cuando ya hay una fecha de corte comprometida. Es la fase que más se subestima y la que más veces rompe un calendario.

La fase que más rompe calendarios es la extracción del sistema antiguo, cuyo plazo no controla nadie del destino.

4.2. La conversión depende del alcance y casi siempre son dos vueltas

Una carga que solo trae pacientes y facturación se hace en días. Una que incluye el odontograma con el estado por superficie, los valores de sondaje y el vínculo de cada imagen con su pieza exige construir una equivalencia entre los códigos de origen y destino, y eso lleva más. Planificar una sola carga es lo que obliga a aceptar errores por falta de tiempo: lo que funciona es una primera carga, una revisión y una segunda.

4.3. Y el volumen de imágenes, que va por su cuenta

El bloque de imagen suele pesar más que todo lo demás junto, así que la entrega puede no ser una descarga sino un soporte físico o una transferencia de varios días. Preguntar el volumen aproximado en la fase 1 evita descubrirlo en la última semana. Qué se pierde por el camino está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

5. Fase 4: la verificación, que nadie presupuesta

Una semana de calendario y unas pocas horas de trabajo repartidas. Es barata y es la que decide el resultado.

5.1. El recuento, media hora

Contar pacientes, presupuestos e imágenes en el destino y compararlo con los listados del origen. Caza el error más común: un filtro aplicado sin avisar que ha dejado fuera a los pacientes inactivos o a los datos anteriores a cierta fecha.

5.2. Los tres casos a mano, dos horas

Tres pacientes con historia complicada, elegidos por un profesional y no por el proveedor, revisados enteros. Es lo único que detecta un odontograma que llegó con la malla correcta y los estados vacíos, o unos periodontogramas con los signos invertidos.

5.3. Por qué ocupa una semana si son dos horas de trabajo

Porque esas horas hay que sacarlas entre pacientes, porque la primera revisión genera correcciones que hay que rehacer y volver a comprobar, y porque conviene que la mire más de una persona. Programar la verificación para un martes por la tarde y dar el proyecto por cerrado el miércoles es lo que produce las migraciones que parecían buenas.

6. Fase 5: el corte y la adaptación

El corte dura minutos; la adaptación, dos o tres semanas. Es la fase más larga y la que menos depende de la tecnología.

6.1. El día del corte

Se elige el primer día laborable después de un cierre —el lunes tras un puente, la vuelta de vacaciones— para ganar el fin de semana para la carga final y que el equipo llegue descansado. El peor día es el viernes, porque cualquier problema se arrastra dos días sin poder resolverlo.

6.2. Las dos o tres semanas siguientes

El equipo tarda ese tiempo en manejarse con soltura, y no es un problema del software sino de las personas. Lo que funciona es planificarlo: dejar dos o tres huecos más al día durante la primera semana no es perder producción, es cambiarla de sitio para no acumular retrasos.

6.3. Y la formación, que va antes del corte

Una o dos semanas antes, con la copia ya cargada y datos reales, de modo que el día del corte cada persona haya hecho al menos una vez lo que va a hacer ese día. Formar después significa aprender con pacientes delante. Cómo se organiza está en implantar un software clínico sin frenar la consulta.

7. Lo que alarga una migración, por orden

Cinco factores explican casi toda la diferencia entre una migración de seis semanas y una de cuatro meses.

• Que la extracción del origen dependa de una solicitud sin plazo escrito.
• Que el alcance incluya el estado bucal y los valores de sondaje.
• Que haya varias sedes con criterios de registro distintos.
• Que el volumen de imágenes exija una entrega física.
• Que nadie de la clínica tenga tiempo asignado para verificar.

7.1. El primero es el que más rompe calendarios

Si la salida del sistema antiguo es una gestión y no una función, el plazo lo pone alguien que no tiene ningún incentivo en que sea corto. Por eso la solicitud se hace al principio del proyecto y por escrito, con fecha, y por eso el resto del calendario se construye a partir de su respuesta y no antes.

7.2. El último es el que menos se ve venir

La verificación la tiene que hacer alguien de la clínica que conozca los casos, y si no se le asigna tiempo no ocurre. Bloquear dos tardes en la agenda para ese trabajo es la medida más barata de todo el proyecto y la que más disgustos evita.

7.3. Y el factor que acorta: haber escrito el alcance

Las migraciones que se alargan casi nunca son las complejas: son las que empezaron sin saber qué se iba a traer. Con el alcance escrito por bloques, cada fase tiene un final reconocible y el proyecto avanza. Los criterios para elegir destino están en los criterios del mejor programa de gestión dental.

8. Cómo se construye el calendario

Con todo lo anterior, el calendario se monta hacia atrás desde el día de corte y no hacia adelante desde hoy.

Una semana de colchón absorbe la segunda vuelta de conversión que casi siempre aparece.

8.1. Se elige primero el día de corte candidato

Un lunes después de un cierre, en un mes sin picos de facturación ni vacaciones del equipo. Es un candidato, no un compromiso: se confirma cuando la fase 1 haya dado el alcance real y el plazo de extracción del origen.

8.2. Se retrocede fase a fase

Desde el corte hacia atrás: una semana de verificación, antes la conversión con sus dos vueltas, antes la extracción con el plazo que haya dado el origen, y antes la fase de alcance. La formación se encaja en las dos semanas previas al corte, y la comunicación de baja, en el hueco que exija el preaviso del contrato.

8.3. Y se deja un colchón, porque siempre hace falta

Una semana de margen entre la verificación y el corte absorbe la segunda vuelta de conversión que casi siempre aparece. Si no se usa, el corte se adelanta y no pasa nada. Si no existe, cualquier hallazgo obliga a elegir entre retrasar todo o cortar sin comprobar, y esa segunda opción es la que produce las migraciones que salen mal. El mapa completo está en el software para clínicas dentales y cómo elegirlo y el enfoque general en migrar historiales clínicos a un software nuevo.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Qué resuelve obeliOmed de las fases anteriores y qué sigue dependiendo del sistema que dejas.

9.1. La parte que sí depende del destino

Los datos del programa anterior se importan al empezar. Lo que conviene fijar por escrito, aquí y con cualquier proveedor, es el alcance por bloques de la fase 1: qué viaja, en qué formato lo necesita el destino, cuánto tarda desde que lo recibe y quién responde si falta algo tras el corte. Eso se pacta en el presupuesto de migración con esa lista delante.

9.2. La parte que no depende de nadie del destino

El plazo de la fase 2 lo pone el proveedor que dejas, y ahí ningún destino puede comprometerse por él. Por eso la recomendación práctica es siempre la misma: solicitar la extracción por escrito al principio del proyecto, con fecha, y construir el resto del calendario sobre su respuesta.

9.3. Y el día del corte

Como se usa desde el navegador, el día del corte no hay que instalar nada en los ordenadores de la clínica ni preparar un servidor: cada persona entra con su clave desde el puesto que tenga, y hay cuatro perfiles dentales con permisos distintos para repartir las cuentas desde el primer día. La infraestructura hace copias cada tres horas, además de diarias, semanales y mensuales, y en cualquier momento puedes descargarte una copia completa de tus datos, de modo que una futura migración empieza ya con la fase 2 resuelta.