Plazos de custodia del expediente del profesional sanitario: cuánto se guarda cada documento y por qué

No. Cada documento tiene su propio plazo porque cada uno responde a una normativa distinta. La documentación laboral sigue los plazos de prescripción laboral y tributaria — cuatro a cinco años —. La documentación de acreditación sigue los plazos de responsabilidad sanitaria — que pueden llegar a quince años o más —. El compromiso de confidencialidad se conserva indefinidamente. Aplicar un plazo único a todo el expediente es más simple de gestionar, pero obliga a elegir entre destruir antes de tiempo la acreditación o conservar sin necesidad la documentación laboral.

Si durante ese plazo surge una reclamación, una inspección o un procedimiento judicial que requiera ese documento, la clínica no podrá presentarlo. Eso no la hace automáticamente culpable, pero la priva de una prueba que podría haber demostrado que actuó con diligencia. En el caso de la documentación de acreditación, no poder demostrar que el profesional estaba habilitado cuando realizó el acto clínico es un hueco que un tribunal o una inspección notará, y que difícilmente se puede llenar con explicaciones verbales.

Sí. La normativa sanitaria está parcialmente transferida a las comunidades autónomas, y algunas han fijado plazos de conservación de la historia clínica superiores a los cinco años que establece la Ley 41/2002 como mínimo estatal. Esos plazos autonómicos afectan indirectamente al expediente del profesional: si la historia clínica se conserva quince años, la documentación que demuestra quién realizó los actos que la historia recoge debería conservarse al menos el mismo tiempo, para que la trazabilidad sea completa. De lo contrario, se conserva la historia pero no se puede demostrar quién la escribió.

Sí, siempre que la digitalización garantice la integridad del documento y que el proceso quede documentado. La copia digitalizada sustituye al original a efectos de archivo si cumple los requisitos de la normativa sobre administración electrónica — resolución suficiente, metadatos de fecha de digitalización y firma o sello del proceso —. Destruir el original después de digitalizar es una decisión que debería tomarse con asesoramiento legal, porque la copia digital puede no tener el mismo valor probatorio que el original en todos los contextos judiciales.

Puede ejercer su derecho de supresión bajo el RGPD, pero la clínica puede — y debe — negarse si la conservación está justificada por una obligación legal o por la defensa ante reclamaciones. Mientras la clínica tenga una base legal para conservar el expediente — obligación laboral, responsabilidad sanitaria, cumplimiento de la LOPDGDD —, el derecho de supresión no aplica. Lo que sí puede hacer el profesional es pedir acceso a su expediente para verificar que la información es correcta y que no se conservan datos innecesarios.

La LOPDGDD no exige un procedimiento formal con nombre y apellidos, pero sí exige que la supresión de datos personales sea efectiva. En la práctica, eso se traduce en un procedimiento: quién decide qué se destruye, cómo se destruye — trituración, borrado certificado —, cuándo y qué registro queda. Sin procedimiento, la destrucción depende de quien esté de turno ese día, y el riesgo es que se destruya algo antes de tiempo o que se conserve algo que debería haberse destruido. Un procedimiento escrito de una página evita ambos problemas.

Los plazos de la documentación laboral cambian — la relación con un autónomo no se rige por el Estatuto de los Trabajadores sino por la normativa mercantil —, pero los plazos de la documentación de acreditación profesional y del compromiso de confidencialidad son los mismos. La responsabilidad sanitaria por los actos que el profesional realizó no depende de si era empleado o autónomo: depende de que estuviera habilitado y de que la clínica lo verificara. Los plazos de custodia de esa verificación son idénticos.

El cierre de la clínica no extingue la obligación de custodia. Los expedientes de los profesionales — como las historias clínicas de los pacientes — deben transferirse a un custodio que garantice su conservación durante los plazos pendientes. Si la clínica es una sociedad mercantil, la responsabilidad recae sobre los liquidadores. Si no se designa un custodio, los expedientes quedan en un limbo que puede generar problemas tanto para la clínica como para los profesionales cuyos datos contienen. La planificación del cierre debería incluir la custodia documental como un punto más del proceso de liquidación.