Precio de un software de clínica dental: cómo se calcula

1. Por qué casi nadie publica el precio

Buscar cuánto cuesta un programa dental y no encontrar una cifra no es casualidad ni mala fe: es una consecuencia de cómo está construida la oferta de este sector.

1.1. Porque el precio depende de cinco variables a la vez

Una misma clínica puede recibir dos propuestas muy distintas del mismo proveedor según cuántos usuarios tenga, cuántos gabinetes, cuántas sedes, qué módulos contrate y si paga mensual o anual. Publicar una cifra única obligaría a elegir un caso tipo que no se parece a casi ninguna clínica real, y eso genera más conversaciones difíciles que las que evita.

1.2. Porque el servicio de puesta en marcha varía mucho

Migrar una clínica que viene de papel y migrar una que viene de un programa con quince años de historial no se parecen en nada, ni en horas ni en riesgo. Esa parte es un servicio y se presupuesta caso a caso, así que aunque la licencia tuviera precio público, el total seguiría sin tenerlo.

1.3. Y porque el precio es también una herramienta comercial

Dicho sin rodeos: no publicar permite ajustar según el interlocutor, el momento del trimestre y el tamaño del cliente. Eso no convierte la oferta en mala, pero sí significa que la primera cifra que te dan casi nunca es la última, y que llegar con una comparación preparada cambia la conversación. El mapa completo de la decisión está en el software para clínicas dentales y cómo elegirlo.

2. Los modelos de cobro del mercado dental

Hay cuatro formas de cobrar un programa de gestión dental y cada una reparte el gasto de una manera distinta en el tiempo. Confundirlas es el origen de casi todas las comparaciones mal hechas.

2.1. Suscripción: predecible y creciente

Es el modelo dominante y el más fácil de presupuestar, porque todo va en una línea que incluye programa, alojamiento, copias, actualizaciones y soporte. Su punto ciego es que crece sola: cada persona que entra en la clínica añade cuota, y en tres años una clínica que pasa de dos a cinco usuarios puede duplicar el gasto sin haber cambiado de producto.

2.2. Licencia perpetua: barata después y cara antes

Se paga una vez y el derecho de uso no caduca. Lo que casi siempre sí es recurrente es el mantenimiento anual, que da acceso a versiones nuevas y a soporte; sin él, el programa sigue funcionando y se va quedando atrás. Comparar una licencia perpetua con una suscripción mirando el primer año da la vuelta al resultado: hay que mirar tres.

2.3. Gratuito: el coste está en otro sitio

Existe y a veces es la decisión correcta, pero nunca es coste cero. Dónde aparece la factura —topes, funciones reservadas, soporte inexistente o exportación de pago— está desarrollado en el coste real de un software dental gratis.

3. Los cuatro multiplicadores que disparan la cuota

Sea cual sea el modelo, el importe final lo deciden cuatro variables. Saberlas permite pedir la oferta bien planteada desde el principio.

3.1. Usuarios, que casi nunca son los que parecen

Es el multiplicador principal y el peor estimado. La regla práctica es una cuenta por persona que escriba algo en el sistema, porque compartir clave destruye la trazabilidad. En una clínica con dos dentistas, una higienista, una auxiliar y recepción son cinco cuentas, no dos. Conviene contarlas antes de pedir precio, y preguntar expresamente qué cuesta añadir una a mitad de año.

3.2. Gabinetes y sedes

Muchos proveedores cobran por gabinete o por centro, además de por usuario. Si tienes previsto abrir un tercer sillón o una segunda sede en el horizonte del contrato, el precio de ese salto es parte de la comparación, no una conversación para más adelante. Lo que cambia al pasar de un gabinete a varios está en software dental para policlínicas con varios gabinetes.

El importe final lo deciden cuatro variables, y la que más se subestima es cuántas personas escriben en el sistema.

3.3. Módulos y periodicidad de pago

Los dos últimos son más fáciles de manejar. Los módulos se cuentan uno a uno y se tratan en el apartado 5. La periodicidad suele traer descuento por pago anual, que puede ser interesante o no según la caja de la clínica: un descuento del diez por ciento a cambio de adelantar once meses no siempre compensa cuando se está invirtiendo en equipamiento.

4. Lo que se paga una sola vez

Es la columna que más se olvida al comparar y la que más varía entre proveedores, porque no todos incluyen lo mismo bajo la palabra «implantación».

4.1. Migración de datos

El traslado desde el programa anterior se presupuesta según qué haya que traer y de dónde. Es la partida con más dispersión de todas y conviene pedir que detalle qué bloques incluye: pacientes, historia clínica, odontogramas, periodontogramas, imágenes, presupuestos y facturación. Una migración «incluida» que solo trae pacientes y facturación no es la misma que una completa. El detalle está en migrar odontogramas, periodontogramas y radiografías sin perderlos.

4.2. Formación y puesta en marcha

Algunos proveedores la incluyen, otros la venden por horas y otros la sustituyen por vídeos. La diferencia se nota en las tres primeras semanas, que es cuando el equipo va más lento pase lo que pase. Pregunta cuántas horas incluye, si son presenciales o a distancia y si hay sesiones de refuerzo al mes de arrancar, que es cuando aparecen las dudas reales.

4.3. Integraciones con los equipos del gabinete

Conectar el sistema con el equipo de rayos, con el escáner intraoral o con cualquier otro aparato es un trabajo por equipo y por fabricante: no es una casilla que se activa. Se presupuesta aparte, depende del modelo concreto y conviene pedir el importe por equipo antes de firmar, no después.

5. Los módulos, que es donde crece la factura

Casi toda la oferta del sector está organizada en un paquete base más complementos, y ahí es donde dos ofertas aparentemente iguales se separan.

5.1. Qué suele estar en el paquete base

Lo habitual es que el base traiga agenda, ficha de paciente, odontograma, presupuestos y facturación. Es suficiente para funcionar y no siempre suficiente para funcionar bien: conviene comprobar en qué nivel están el periodontograma, la gestión documental y los permisos por perfil, porque son tres cosas que se necesitan antes de lo que parece.

5.2. Qué suele ir aparte

Los complementos más frecuentes son el visor de imagen, los recordatorios automáticos, el portal del paciente, los informes avanzados, la firma de documentos y la integración con equipos. No todos hacen falta, y por eso la comparación correcta no es paquete contra paquete: es sumar, en cada oferta, el base más exactamente los módulos que tu clínica va a usar el primer año.

5.3. La trampa de comparar paquetes con nombres parecidos

Dos proveedores pueden llamar «avanzado» a cosas muy distintas. La única comparación que funciona es por función: se escribe la lista de lo que tu clínica necesita —las de las funcionalidades que un software dental necesita— y se marca en qué plan de cada proveedor está cada una. Ahí es donde aparece que el paquete barato de uno equivale al medio del otro.

6. Lo que no factura nadie y cuesta igual

Tres partidas que no aparecen en ninguna propuesta y que hay que meter en la hoja porque se pagan con dinero o con tiempo.

6.1. El tiempo del equipo, que es la más cara

No aparece en ninguna factura y es la partida con más peso. Se estima con una medida sencilla durante la demostración: cuántos clics cuesta la operación que más se repite, que en una clínica dental es registrar un hallazgo en el odontograma. Cómo se mide en la propia reunión está en qué preguntar en una demo dental.

6.2. La infraestructura, si el programa se instala

Con un programa instalado en la clínica hay que sumar el equipo servidor y su renovación, las licencias del sistema, el sistema de copias, la alimentación ininterrumpida y las horas de quien lo administra. Con una aplicación de navegador, casi todo eso desaparece de la hoja. La comparación completa está en software dental en la nube o local.

6.3. Y el coste de salida, que se paga al final

Si algún día cambias, el coste de sacar los datos depende por completo de lo que el contrato te deje exportar. Conviene tratarlo como una partida de la comparación y no como un asunto lejano: una exportación completa y utilizable vale dinero aunque no aparezca en ninguna línea. Está desarrollado en los datos de la clínica son tuyos.

7. Cómo se comparan dos ofertas a tres años

Con todo lo anterior, la comparación se reduce a una hoja con dos columnas y las mismas filas para los dos candidatos.

• El mismo número de usuarios en las dos, contando a todo el que escriba.
• El mismo conjunto de funciones, marcado por función y no por nombre de paquete.
• Tres años de recurrente, con las subidas previstas si están escritas.
• Todas las partidas de una sola vez: migración, formación e integraciones.
• La infraestructura, cuando el programa se instala en la clínica.
• Las horas del equipo, estimadas con los clics de la operación más repetida.

7.1. El horizonte de tres años, y por qué tres

Es el plazo en el que se amortiza una implantación y en el que se estabiliza el equipo. Con un año, la licencia perpetua sale siempre cara y la suscripción siempre barata; con cinco, se meten demasiadas hipótesis sobre cómo será la clínica. Tres años es el punto donde las dos columnas se pueden comparar sin inventar mucho.

7.2. Qué hacer cuando una oferta no detalla

Pedir el desglose por escrito, y si no llega, apuntarlo como riesgo en la hoja. Una propuesta con un importe global y sin detalle no se puede comparar, y esa imposibilidad ya es información: el mismo nivel de detalle que dan al vender suele ser el que dan al facturar un servicio adicional.

7.3. Y la conversación que conviene tener antes de firmar

Con la hoja delante, la última pregunta es qué pasa si la clínica crece un cincuenta por ciento durante el contrato. La respuesta a eso distingue una oferta pensada de una oferta ajustada para ganar la comparación de hoy. El resto de criterios, ordenados para puntuar candidatos, están en los criterios del mejor programa de gestión dental.

8. Qué se puede negociar y qué no

Con precios no publicados hay margen, y conviene saber dónde suele estar y dónde no.

Un descuento del primer año se agota; una cláusula de salida garantizada dura todo el contrato.

8.1. Donde suele haber margen

Lo que más se mueve es la parte de una sola vez: horas de formación, alcance de la migración y arranque. También suele admitir conversación el compromiso de permanencia a cambio de estabilidad de precio, y el número de usuarios incluidos en el primer año mientras el equipo se organiza. Pedirlo por escrito no es agresivo: es lo normal en una compra a tres años.

8.2. Donde no suele haberlo

La cuota por usuario de los productos con tarifa publicada rara vez baja, porque bajarla obliga a bajarla a todos. Y los módulos suelen tener precio cerrado. En esos dos frentes se gana más ajustando lo que de verdad necesitas que discutiendo el importe unitario.

8.3. Y las tres cláusulas que conviene dejar cerradas

Más allá del importe, hay tres cosas que valen más que un descuento: que la exportación completa de datos esté garantizada, sin coste y disponible aunque haya un impago; que las subidas de precio tengan un tope y un preaviso escrito; y que el tiempo de respuesta del soporte esté comprometido con un plazo concreto. Un descuento del primer año se agota; esas tres cláusulas duran todo el contrato.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

Los criterios anteriores aplicados a un caso concreto, para que sirvan de referencia al rellenar la hoja de comparación.

9.1. El modelo de cobro, publicado

obeliOmed trabaja con suscripción y tiene su tarifa publicada, de modo que la primera columna de la hoja se puede rellenar sin pedir una reunión: los planes, lo que incluye cada uno, el coste por tipo de usuario y el precio de cada módulo están en abierto. Eso no la hace la más barata ni la más cara: la hace comparable, que es lo que este artículo pide a cualquier candidato.

9.2. Qué no es un módulo aparte

El registro clínico dental completo forma parte del producto y no de un plan superior: odontograma con notación FDI por superficie, histórico de cada cambio con su autor y su fecha, índice CAOD, periodontograma de seis sitios comparable entre exploraciones, plan de tratamiento desde el odontograma y presupuesto con aceptación por líneas y su firma. Los consentimientos dentales y el trabajo de laboratorio y prótesis cuelgan del mismo plan.

9.3. Y las partidas que no se pagan

Al ser aplicación de navegador, no hay servidor, ni licencias de sistema, ni sistema de copias que comprar: la infraestructura hace copias cada tres horas, además de diarias, semanales y mensuales. Los datos del programa anterior se importan al empezar, y en cualquier momento puedes descargarte una copia completa de lo tuyo sin coste añadido, de modo que el coste de salida del apartado 6 no existe. Los servidores están en España y los documentos y los campos marcados van cifrados con AES-256-GCM.