Precio del software clínico: los modelos comerciales del mercado

1. Los cinco modelos comerciales del mercado

El sector del software clínico ha probado varios modelos durante los últimos años, y hoy conviven cinco tipos comerciales con lógicas distintas. Ninguno es objetivamente mejor: cada uno beneficia a un tipo de cliente y perjudica a otro. La regla útil no es evitar tal o cual modelo, sino entender qué esconde cada uno y a quién favorece antes de firmar.

1.1. La lista corta

Por usuario, por sede, por módulos, por transacción y por porcentaje de facturación. Muchos proveedores combinan dos o tres: un plan base por usuario más módulos adicionales, o una tarifa por sede con módulos a la carta. Los cinco puros existen y sirven para entender los mixtos.

1.2. La comparación honesta

Comparar dos modelos comerciales distintos exige convertir cada uno al mismo escenario del centro: número de usuarios, sedes, volumen de citas, facturación al pagador. La comparación directa del precio anunciado no sirve de nada porque los dos precios miden cosas distintas.

1.3. La regla que atraviesa los cinco

Todos los modelos comparten un principio: cuanto más crece el centro dentro del año, más se paga. La diferencia entre modelos es dónde aparece ese aumento y cómo se puede controlar. Un modelo previsible con crecimiento medido puede ser mejor que uno barato al arrancar y caro al escalar.

2. Por usuario: el más habitual y sus trampas

El modelo dominante en el sector. El proveedor cobra por usuario activo al mes o al año, con un plan base que a veces incluye funciones y otras solo el acceso. Es fácil de entender y por eso se usa mucho; sus trampas son también las más conocidas.

2.1. Qué se paga y cómo se cuenta

Un usuario es cada persona que accede al sistema. Cuenta el médico, cuenta la persona de recepción, cuenta el administrativo. Algunos proveedores distinguen entre usuarios «llenos» —con acceso completo— y usuarios «limitados» —solo agenda, solo facturación—, con precios distintos para cada tipo. La distinción importa cuando el equipo del centro tiene roles muy distintos.

2.2. Trampa uno: el usuario invitado

Cuando un médico externo colabora ocasionalmente con el centro, ¿cuenta como usuario o entra bajo el usuario del profesional que colabora con él? Los proveedores varían mucho en esto y algunos cobran usuario completo por cualquier acceso puntual. La pregunta se hace por escrito antes de firmar y se documenta la respuesta.

2.3. Trampa dos: el usuario que se va

Un usuario que deja el centro sigue contando en la factura hasta que se da de baja explícitamente. Suena obvio, pero en centros con rotación alta se convierte en cifra real. La política razonable es incluir en el procedimiento del centro dar de baja el usuario del sistema el mismo día que se firma la baja laboral.

2.4. Trampa tres: el suelo mínimo

Muchos planes por usuario tienen un mínimo de tres, cinco o diez usuarios facturables independientemente de los reales. Una consulta individual acaba pagando cinco usuarios porque el plan no baja de ahí. En centros pequeños el modelo por usuario puede ser el más caro por profesional; en centros con equipo mediano es habitualmente el más razonable.

3. Por sede: cuando la clínica crece de edificio, no de plantilla

El modelo por sede tiene sentido cuando la clinica crece de edificio, no de plantilla.

Modelo alternativo o complementario al de usuario. El proveedor cobra por cada sede física —edificio con dirección propia— con usuarios y funciones incluidos hasta ciertos límites.

3.1. Cómo funciona

La primera sede se factura con una tarifa base que cubre los usuarios habituales y las funciones básicas. Cada sede adicional se factura como fracción de la primera —a veces la mitad, a veces menos, según el proveedor—. La consolidación de datos entre sedes suele estar incluida y accesible desde cualquier sede.

3.2. Cuándo tiene sentido

Cuando el centro tiene o prevé varias sedes con equipos operativos parecidos y coordinación central. Un centro con tres sedes de similar tamaño paga habitualmente menos con el modelo por sede que con el modelo por usuario. En centros con una sola sede, el modelo por sede es equivalente al plan base por usuario.

3.3. Trampa a vigilar: el subarriendo interno

Cuando el centro alquila espacio a otros profesionales sin ser socios, algunos proveedores consideran esa colaboración como sede adicional y cobran por ello. La política razonable es aclarar por escrito qué se considera sede a efectos de facturación, incluyendo consultorios compartidos, salas alquiladas por horas o centros satélite que no tienen la marca del centro principal.

4. Por módulos: el pago por lo que activas

El precio se descompone en módulos —agenda, historia clínica, facturación, imágenes, quirófano, portal del paciente— y el centro paga por los que activa. El plan base cubre unos pocos módulos elementales y los demás se contratan aparte.

4.1. Cómo se estructura

El proveedor publica un catálogo de módulos con su precio y descripción. El centro elige inicialmente los que necesita, con la opción de activar más después. Cada módulo activo suma a la factura mensual, y la desactivación suele ser posible con un preaviso razonable.

4.2. Ventajas cuando el centro es pequeño

Una consulta que no factura al pagador puede prescindir del módulo de facturación al pagador y ahorrarse la cifra correspondiente. Una consulta sin imagen médica no necesita el módulo de imagen. El pago por módulo permite ajustar el coste a la realidad del centro y crece según el centro añade complejidad.

4.3. Desventajas cuando el centro es maduro

Cuando el centro activa siete u ocho módulos, la factura total suele ser mayor que la de un plan base «completo». Los proveedores con modelo por módulos usan a veces el plan «todo incluido» como oferta para centros grandes. Merece la pena calcular las dos opciones para el centro concreto antes de firmar.

4.4. Trampa: la función que salta al módulo caro

Una función que empezó en el módulo básico se «promociona» al módulo avanzado tras una actualización, y la factura sube sin cambio operativo. La política razonable es exigir por escrito la lista de funciones incluidas en cada módulo en el momento de firmar, con un plazo de estabilidad antes de que la lista pueda modificarse.

5. Por transacción: pago por lo que produces

Modelo menos común, sobre todo en facturación electrónica: el proveedor cobra por cada factura emitida, por cada receta electrónica generada, por cada comunicación con el pagador procesada.

5.1. Cómo funciona

Sin volumen no hay factura del proveedor. Con volumen creciente, la factura del proveedor crece proporcionalmente. Suele combinarse con un plan base por usuario o por sede que cubre el uso general del sistema, y las transacciones son el añadido variable.

5.2. Ventajas cuando el volumen es bajo

Un centro con pocas facturas al mes no paga por infraestructura que no usa. Una consulta con volumen estacional —muchas facturas en unos meses, pocas en otros— también se beneficia porque la factura del proveedor se ajusta al patrón real. Es especialmente atractivo para centros que arrancan.

5.3. Desventajas cuando el volumen crece

El modelo por transacción es caro proporcionalmente cuando el volumen supera los umbrales que el proveedor haya definido. Un centro con volumen alto acaba pagando por transacción más de lo que pagaría por un plan por usuario ilimitado. La revisión del modelo cuando el volumen crece es una conversación honesta con el proveedor, no un cambio silencioso.

5.4. Trampa: el mínimo de transacciones

Algunos planes por transacción tienen un mínimo mensual —cierto número de transacciones facturadas aunque no se usen—. La política razonable es preguntar por el mínimo por escrito y calcular el punto en que el mínimo empieza a compensar el uso real.

6. Por porcentaje de facturación: el modelo agresivo

El proveedor cobra un porcentaje sobre la facturación bruta del centro que pasa por su sistema. Es el modelo más agresivo comercialmente y también el que más levanta suspicacias.

6.1. Cómo funciona

El sistema procesa la facturación al pagador y al paciente, y el proveedor recibe un porcentaje —típicamente entre el 1 y el 5 % según el proveedor y el volumen— sobre lo facturado. El proveedor gana cuando el centro factura más, lo cual alinea intereses aparentemente y produce fricción real cuando el centro crece.

6.2. Ventajas cuando el centro arranca

Un centro sin volumen no paga casi nada. El proveedor cobra solo cuando el centro genera ingresos, y el arranque es virtualmente gratuito. Es un modelo atractivo para consultas nuevas que no quieren asumir coste fijo antes de tener paciente.

6.3. Desventajas al escalar

Cuando el centro alcanza cierto volumen, el porcentaje se convierte en factura muy alta comparada con cualquier plan por usuario o por sede. Un centro con facturación anual significativa puede acabar pagando por el software una cifra desproporcionada, y la salida al modelo por usuario suele exigir renegociación completa. Merece la pena calcular a partir de qué volumen el porcentaje deja de ser competitivo.

6.4. Trampa: el porcentaje sobre bruto

El porcentaje suele calcularse sobre la facturación bruta, incluyendo los costes de terceros que el centro adelanta y recobra. Un centro que gestiona materiales facturados por su cuenta paga porcentaje sobre esos materiales aunque su margen sobre ellos sea mínimo. La política razonable es aclarar si el porcentaje aplica sobre el ingreso propio del centro o sobre el bruto que pasa por el sistema.

7. Qué debe hacer un proveedor serio con su modelo

El precio contratado se congela por un plazo; los aumentos posteriores tienen que avisarse con antelacion razonable.

Cuatro criterios verificables sobre cualquiera de los cinco modelos.

7.1. Publica el modelo con claridad

El modelo comercial, con sus variables y sus letras pequeñas, está disponible en la página del proveedor sin necesidad de pedirlo por correo. Un proveedor que solo enseña el precio en la reunión comercial y no lo publica está apostando a la asimetría de información entre él y el cliente.

7.2. Simula el coste anual con datos del centro

El proveedor prepara una simulación del coste total anual usando los datos que el centro le facilita: usuarios, sedes, módulos, volumen esperado. La simulación se entrega por escrito y forma parte de la propuesta comercial. Sin simulación, el centro compara precios anunciados que no significan lo mismo.

7.3. Garantiza el precio por un plazo

El precio contratado se mantiene por un plazo mínimo —normalmente un año, a veces más— y los aumentos posteriores tienen que anunciarse con antelación razonable. Un proveedor que se reserva la modificación del precio sin condición es un proveedor con demasiado poder sobre la relación.

7.4. Permite bajar de plan sin fricción

Cuando el centro necesita reducir usuarios, desactivar módulos o cambiar a un plan inferior, el proveedor lo permite con un preaviso razonable, sin penalizaciones desproporcionadas ni bloqueos administrativos. La flexibilidad a la baja es una prueba de la calidad de la relación comercial, y muchos proveedores fallan aquí precisamente porque el crecimiento a la alza es cómodo y la reducción es incómoda.

8. Errores frecuentes al leer una propuesta comercial

• Comparar precios anunciados de dos proveedores con modelos distintos. Cada precio mide algo distinto, y la comparación directa engaña.
• Olvidar el suelo mínimo del plan. Con equipo pequeño, muchos planes por usuario cobran más de los usuarios reales.
• Firmar sin conocer la política de aumentos. El precio del primer año no se mantiene al segundo si no se ha pactado.
• Contratar todos los módulos «por si acaso», sin tener planes concretos de uso.

8.1. El error que más caro sale: no simular el coste al segundo año

El centro contrata con un plan atractivo, disfruta del primer año a precio razonable y descubre en el segundo que crecer un poco dispara la factura. La simulación del coste al segundo y tercer año con el crecimiento previsto del centro es tan importante como la del primero. Un proveedor serio la entrega junto con la propuesta inicial; el centro que la exige detecta a los proveedores que apostaban al desconocimiento del cliente.

8.2. Confundir precio publicado con precio negociable

Los precios publicados suelen ser negociables, especialmente para centros con equipo mediano o grande. Aceptar la primera cifra sin conversación es dejar dinero sobre la mesa. La negociación no siempre baja el precio unitario pero sí puede mejorar condiciones —periodo de precio congelado más largo, módulos incluidos, cláusula de salida más flexible—.

8.3. Ignorar el coste de salida del sistema

Cuando el centro contrata sin comprobar cómo se salen los datos, se descubre atrapado si más adelante quiere cambiar. La cláusula de salida —plazo, formato, coste, obligaciones del proveedor— es parte del precio implícito del contrato. Un proveedor que dificulta la salida está cobrando indirectamente por retenerte, y esa cifra oculta no aparece en la propuesta pero pesa.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

9.1. Modelo publicado con simulación disponible

El modelo comercial de obeliOmed está publicado en la página de precios y planes con sus variables y sus condiciones. La herramienta de cálculo del precio del software clínico permite simular el coste con los datos del centro antes de la conversación comercial. Ninguna cifra concreta se maneja fuera de las herramientas que actualizan cuando el modelo cambia; el equipo comercial trabaja sobre esa misma simulación.

9.2. Precio congelado por escrito y baja flexible

El precio contratado se mantiene durante el plazo pactado y los aumentos se anuncian con antelación razonable. La reducción de plan —desactivar módulos, bajar usuarios— se permite con preaviso simple, sin bloqueos ni penalizaciones que no estén en la letra pequeña del contrato desde el principio.

9.3. Lo que no hace, dicho antes de que lo preguntes

obeliOmed no manejamodelo por porcentaje de facturación. La política del producto es que el cliente sepa exactamente cuánto va a pagar en función de las variables que controla —usuarios, módulos, sedes—, no en función de su facturación bruta. Es una decisión que reduce nuestras variantes comerciales pero mejora la previsibilidad para el cliente, que en este sector suele valorarse más que la flexibilidad de arranque agresivo.