Precio del software de historia clínica electrónica en España: las partidas que nadie pone en la portada

1. Qué se compra cuando se compra una historia clínica electrónica

1.1. No es solo el expediente: es el sistema que lo rodea

Una historia clínica electrónica no es un archivo digital donde se guardan informes. Es el sistema que conecta la ficha del paciente con la agenda, la facturación, los consentimientos, la prescripción y la comunicación con el paciente. Cuando un proveedor dice «historia clínica electrónica», puede estar vendiendo desde un editor de texto con campos hasta una plataforma completa con flujo de trabajo integrado. La diferencia de precio entre uno y otro es real, pero no se ve en la tabla comparativa.

1.2. El alcance funcional define el precio, no la etiqueta

Dos productos que se llaman igual pueden cubrir funcionalidades completamente distintas. Uno puede incluir agenda, facturación y gestión de consentimientos; otro puede limitarse al registro de la consulta y cobrar el resto como módulos adicionales. La primera pregunta antes de comparar precios no es «cuánto cuesta», sino «qué incluye»: sin esa respuesta, la comparación es entre unidades que no se miden igual.

2. Los tres modelos de precio que conviven en el mercado español

2.1. Licencia perpetua con mantenimiento anual

El modelo tradicional: se paga una licencia inicial —que puede oscilar entre varios cientos y varios miles de euros— y después un mantenimiento anual que suele rondar el quince o el veinte por ciento de la licencia. La clínica es propietaria del software, pero no de las actualizaciones: si deja de pagar el mantenimiento, se queda con la versión que tiene y sin soporte. Es el modelo que más dinero exige el primer día y el que menos cuesta a partir del tercer o cuarto año, si no se necesitan cambios.

2.2. Suscripción mensual por usuario o por centro

El modelo dominante en el mercado actual: se paga una cuota mensual que suele calcularse por número de usuarios, de profesionales o de centros. No hay inversión inicial alta, pero la factura acumulada a cinco años puede superar con creces la de una licencia perpetua. La ventaja es que las actualizaciones y el soporte suelen estar incluidos; el riesgo es que el coste escala con cada profesional que se incorpora.

2.3. Freemium con módulos de pago

Algunos proveedores ofrecen una versión gratuita con funcionalidades básicas y cobran por los módulos que la clínica necesita activar. El problema es que las funcionalidades que una clínica considera básicas —agenda con confirmación, facturación a mutuas, cumplimiento RGPD— suelen estar en la versión de pago. El «gratis» se convierte en un periodo de prueba con limitaciones que obligan a pagar o a migrar, y migrar tiene su propio coste.

3. El precio visible: la cuota mensual o anual

3.1. Lo que dice la web del proveedor y lo que no dice

La cifra que aparece en la página de precios de un proveedor suele ser la cuota mensual del plan más básico, sin IVA, y calculada para el pago anual. Eso significa que el precio real es más alto: con IVA, con pago mensual en lugar de anual, y con las funcionalidades que la clínica realmente necesita en lugar de las del plan de entrada. Calcular el precio real antes de contratar requiere sumar todas las partidas, no quedarse con la primera cifra.

3.2. El precio por usuario frente al precio por centro

Un precio de cuarenta euros por usuario al mes parece razonable hasta que la clínica tiene seis profesionales, dos administrativos y un gerente: nueve usuarios a cuarenta euros son trescientos sesenta euros al mes, más de cuatro mil euros al año. Un precio por centro, en cambio, no escala con el número de personas que usan el sistema, pero puede incluir un límite de profesionales que, si se supera, activa una tarifa superior. Saber cuál de los dos modelos es más barato para tu clínica depende de cuántas personas van a usar el sistema, no del precio unitario.

4. Los costes que no aparecen en la landing page

4.1. Activación, onboarding y formación

La mayoría de proveedores cobran un fee de activación o de puesta en marcha que puede ir desde un par de cientos de euros hasta varios miles, dependiendo de la complejidad de la configuración. Además, la formación del equipo no siempre está incluida: puede ser un webinar grabado que nadie ve o una sesión presencial con un coste por hora que se factura aparte. Una implementación exitosa requiere formación real, y esa formación tiene un precio que conviene preguntar antes de firmar.

4.2. Almacenamiento, copias de seguridad y cumplimiento normativo

Algunos proveedores incluyen un volumen de almacenamiento en el precio base y cobran un extra por gigabyte adicional. Otros incluyen copias de seguridad básicas pero no la retención legal que la normativa exige para los historiales clínicos. Y la mayoría no especifica dónde están los servidores ni quién tiene acceso a los datos, que son preguntas que el RGPD obliga a responder y cuya respuesta puede tener un coste adicional si el proveedor necesita ajustar su infraestructura.

5. Cuánto pesa la migración en la factura del primer año

5.1. Exportar los datos del sistema anterior tiene un coste

Si la clínica viene de un sistema anterior, migrar los historiales clínicos al nuevo software es una partida que puede igualar o superar el coste de la suscripción anual. No todos los sistemas exportan en un formato que el nuevo pueda importar directamente: puede hacer falta un trabajo de transformación de datos que se cobra por horas o por volumen de registros.

5.2. El coste de la convivencia entre el sistema viejo y el nuevo

Durante el periodo de transición, la clínica puede necesitar mantener ambos sistemas en paralelo: el viejo para consultar los historiales que aún no se han migrado y el nuevo para los pacientes que entran a partir de la fecha de corte. Eso implica pagar dos suscripciones durante meses, formar al equipo en ambos, y gestionar la confusión de no saber en cuál de los dos está el dato que se busca. Ese periodo de solapamiento es un coste real que casi nadie presupuesta.

6. Soporte y mantenimiento: lo que pagas cuando algo falla

6.1. No todo el soporte es igual ni cuesta lo mismo

Un proveedor puede ofrecer soporte «incluido» que consiste en un formulario web con respuesta en cuarenta y ocho horas, y otro puede ofrecer soporte telefónico con respuesta en cuatro horas pero a un precio adicional. La diferencia importa cuando es viernes a las siete de la tarde y el sistema no deja facturar: el tiempo que tarda el proveedor en responder es directamente proporcional al tiempo que la clínica pierde. Preguntar qué tipo de soporte incluye el precio y cuánto cuesta el nivel superior es una de las preguntas que más dinero ahorra a largo plazo.

6.2. Las actualizaciones que cambian el precio

Algunos proveedores incluyen todas las actualizaciones en la suscripción; otros cobran por las actualizaciones mayores. Y hay un tercer grupo que incluye las actualizaciones pero no la adaptación a cambios normativos —como la obligación de VeriFactu— que pueden requerir un desarrollo específico con un coste adicional. Saber qué se incluye y qué se cobra aparte evita la sorpresa de recibir una factura extra porque la normativa cambió.

7. Qué preguntar al proveedor antes de comparar precios

7.1. Las siete preguntas que igualan la comparación

Para que la comparación entre proveedores se haga con los mismos números, hay que preguntar al menos esto: cuánto cuesta la activación; si la formación está incluida y, si no, cuánto cuesta por hora; cuánto almacenamiento incluye y a qué precio el adicional; qué nivel de soporte está incluido y cuánto cuesta el superior; si las actualizaciones normativas van aparte; qué pasa con los datos si se deja de pagar; y cuánto cuesta la migración de entrada. Con esas siete respuestas, la clínica puede sumar el coste total del primer año y del tercero, que son los dos hitos donde los modelos divergen.

7.2. El coste total de propiedad a tres y cinco años

Un software barato el primer mes puede ser caro el tercer año, y uno caro de entrada puede ser el más barato a cinco años si incluye todo. El retorno de la inversión en los primeros doce meses depende de cuánto ahorra el sistema en tiempo, en errores y en cobros perdidos, no solo de cuánto cuesta. Comparar precios sin comparar lo que se ahorra es ver la mitad de la ecuación.

8. Cuándo el precio más bajo sale más caro

8.1. El sistema que no incluye lo que la clínica necesita

Si el sistema más barato no incluye facturación a mutuas y la clínica trabaja con aseguradoras, la clínica tendrá que facturar por otro lado: con una herramienta adicional, con un proceso manual o con la gestoría. Ese coste indirecto no aparece en la comparativa de precios, pero aparece en la cuenta de resultados. Lo mismo ocurre con la agenda sin confirmación, con el expediente sin firma de consentimientos o con la historia sin trazabilidad de accesos: cada funcionalidad que falta es un proceso que alguien tiene que cubrir manualmente.

8.2. El coste de cambiar cuando el barato no funciona

Migrar de un sistema que no funcionaba a otro tiene un coste doble: el de la migración en sí y el del tiempo perdido intentando que el primero funcionara. Las clínicas que eligen por precio y cambian de software en los primeros dieciocho meses acaban pagando más que si hubieran elegido el sistema correcto desde el principio. El precio de entrada es una cifra; el coste de equivocarse es una factura mucho mayor que incluye migración, formación, tiempo del equipo y la frustración de empezar de cero.

9. Qué incluye obeliOmed en su precio

9.1. Un precio que incluye el sistema completo

obeliOmed parte de desde 29 €/⁠mes al mes con la historia clínica electrónica, la agenda con confirmaciones, la facturación con baremos de mutua y el cumplimiento RGPD integrado. No hay fee de activación, la formación está incluida, las actualizaciones normativas van en el precio y el soporte no tiene niveles: es el mismo para todos los planes. La página de precios y planes detalla qué incluye cada opción sin letra pequeña.

9.2. Sin sorpresas en la factura del primer año

La migración de datos desde el sistema anterior se presupuesta antes de firmar, con un importe cerrado que no cambia a mitad de camino. Los datos se alojan en servidores situados en España, los campos sensibles van cifrados con AES-256-GCM, y la retención legal de los historiales está cubierta sin coste adicional por almacenamiento. Lo que se paga es lo que cuesta: la clínica puede calcular el coste a tres y cinco años con la misma cifra, sin partidas que aparezcan después.