Precio del software de oftalmología: qué lo encarece de verdad

1. Por qué aquí el precio no se compara igual

1.1. Lo que la tarifa de un generalista no cuenta

Un programa de gestión para cualquier especialidad se cobra por lo que sabe contar: personas, sedes y tramos de tamaño. En oftalmología esos tres números explican la mitad de la factura. La otra mitad la deciden cosas que no aparecen en ninguna página de precios: cuántas salas de exploración tienes trabajando a la vez, cuántas pruebas complementarias salen de cada visita y qué pesan esas pruebas cuando hay que conservarlas durante años. Comparar tarifas sin esos tres datos delante es comparar la portada de tres folletos.

1.2. Gabinetes, no profesionales

Una consulta de dos oftalmólogos puede tener tres puestos trabajando: el del médico, el de optometría y la sala de pruebas. Cada uno necesita su hueco en la agenda, su usuario y, muchas veces, su pantalla abierta al mismo tiempo. Si tu proveedor cobra por profesional, esos puestos te salen al precio de un médico aunque quien los ocupa no facture consulta. Si cobra por tramos, te empujan a la franja siguiente antes de que crezca la plantilla clínica. El número que hay que llevar a la demo es el de gabinetes.

1.3. Las pruebas ocupan, y ocupar se paga

Una retinografía de campo amplio, un OCT con todos sus cortes y una campimetría de los dos ojos son megabytes, no líneas de texto. Una consulta de volumen medio genera en una semana más archivo que una consulta de psicología en un año entero. Casi todas las tarifas traen un tramo de espacio incluido y venden ampliaciones por paquetes, y ese detalle, que en otras especialidades no se mira nunca, aquí acaba siendo una línea fija del presupuesto. Lo desarrollamos en el almacenamiento de las retinografías de fondo.

2. Las tres formas de cobrar

2.1. Por profesional

La cuota base cubre a una persona y cada profesional que entra suma una cantidad fija al mes. Es el modelo más extendido entre los programas pensados para consulta pequeña y el más fácil de leer: con un médico solo, pagas exactamente lo que usas. El problema aparece cuando el tercer usuario no es un médico, sino la optometrista o quien pasa las pruebas. En oftalmología eso llega antes que en casi cualquier otra especialidad, y a partir de ahí la factura crece en línea recta y no se detiene.

2.2. Por tramos de usuarios

Precio único por franja: hasta tantos usuarios, tanto al mes. Es cómodo de presupuestar y suele ser el más barato en cuanto hay gente dentro, porque la franja alta reparte el coste entre muchos. Tiene dos trampas conocidas. El salto de franja llega de golpe, y quien lo provoca puede ser el auxiliar del gabinete. Y algunos publican el precio con el impuesto dentro o en otra divisa, lo que hace imposible poner dos tarifas una al lado de la otra sin rehacer las cuentas primero.

2.3. Por centro, con módulos

Se paga una licencia del centro y se añade lo que hace falta: quién trabaja dentro, qué especialidades y qué funciones. La primera factura parece más alta, porque incluye cosas que un oftalmólogo solo no usa. A cambio, el puesto administrativo no cuesta lo mismo que un especialista y el salto de tres a seis personas no multiplica la licencia. Es el modelo que usamos nosotros, y los planes están en la página de precios por centro, desde 29 €/⁠mes.

3. Lo que pide hoy cada tarifa pública

3.1. Los que cobran por persona

Eholo publica tres planes —32,90 €, 54,90 € y 79,90 € al mes sin impuestos— y el precio cubre a un profesional; cada profesional adicional son 20 € al mes. flowww anuncia licencia por clínica —Boss 59 €, Star 119 €, Ultimate 249 €— con los usuarios dentro, pero su propia base de conocimiento deja en un complemento de 19 € por usuario que cada profesional vea solo su agenda y que sus formularios queden privados. En un centro con varios médicos, eso vuelve a ser coste por persona con otro nombre.

3.2. Los que van por tramos

Docfav tiene un solo plan y cobra por trabajador: 39,90 € el primero y 10 € cada uno de los siguientes, hasta treinta. Nubimed parte de 27,40 € y suma 5,10 € por cada agenda adicional en su plan alto, y no cobra los usuarios que no llevan agenda, que es justo el caso del mostrador. DriCloud también va por franjas, pero publica con el impuesto incluido y factura en dólares: su plan de centro médico, de cuatro a treinta usuarios, ronda los 206 € al mes sin impuestos.

3.3. Los verticales de oftalmología

Los programas específicos de oftalmología casi no publican precio: se pide por formulario y se cierra por centro, con versiones distintas según si hay quirófano u hospitalización. La excepción que hemos encontrado es IA Clini, que anuncia 77 € al mes hasta siete profesionales. Que un proveedor no publique tarifa no es mala señal por sí sola —muchos ajustan por equipos y por sedes—, pero te obliga a pedir el presupuesto por escrito y con las líneas separadas. Lo ordenamos en la comparativa de programas para oftalmología.

Todas las cifras son de tarifas públicas de septiembre de 2026 y sin impuestos, salvo las de DriCloud, que se han convertido porque su web las publica con el impuesto dentro. Son el punto de partida de una negociación, no el precio final de nadie.

4. El número de gabinetes cambia la cuenta

4.1. Una agenda por sala, no solo por médico

La pregunta que descuadra presupuestos en esta especialidad es si la agenda se organiza por profesional o también por sala. Un centro con dos oftalmólogos y dos gabinetes necesita cuatro huecos simultáneos que no se pisen, y en varios programas eso se resuelve creando usuarios de más. Pide que te enseñen una mañana real: dos médicos pasando consulta mientras el gabinete hace una campimetría, sin que la sala aparezca libre para otra cita. El reparto del trabajo, en los tiempos del gabinete de optometría.

4.2. El optometrista que no factura consulta

Quien pasa las pruebas entra al programa todos los días, registra datos clínicos y no emite una factura de consulta. En una tarifa por profesional ocupa una plaza completa; en una por tramos, puede ser quien te sube de franja. Es el puesto peor calculado de los presupuestos que se ven en oftalmología, porque nadie lo cuenta al pedir precio y aparece el día del alta. Pregunta cuánto cuesta ese puesto concreto y si el programa tiene un tipo de usuario propio para él.

4.3. Los usuarios que no ven pacientes

Detrás quedan los que no atienden a nadie: quien factura, quien cuadra las mutuas, quien mira la ocupación y quien revisa los accesos. En nuestro caso el administrativo es un tipo de usuario distinto y cuesta bastante menos de la mitad que un especialista, con uno ya incluido en el plan. Si tu proveedor cobra igual por todos, cuenta esas plazas desde el primer presupuesto: no vas a dejar de necesitarlas, y a fin de año suman más que el módulo que estabas negociando.

5. El almacenamiento: lo que de verdad pesa

5.1. Qué pesa cada prueba

No todas las pruebas ocupan igual, y la diferencia es de órdenes de magnitud. Una agudeza visual o una tonometría son unos pocos números. Una campimetría es un informe con su mapa. Un OCT exportado con todos sus cortes, una retinografía de campo amplio o una angiografía con su secuencia son archivos pesados, y aquí se repiten por paciente y por ojo varias veces al año. Multiplícalo por tus pacientes de seguimiento: el glaucoma y la retina generan archivo cada pocos meses durante décadas.

Las pruebas de imagen no ocupan sitio en la consulta: ocupan sitio en la factura del segundo año.

5.2. El tramo incluido se agota antes de lo que parece

Casi todas las tarifas traen un tramo de espacio en el plan y venden ampliaciones por paquetes. En el sector se ven desde un par de gigas en los planes de entrada hasta ofertas sin tope declarado en los planes altos, pasando por quien cobra por giga suelto. Nuestro plan trae su tramo incluido y las ampliaciones son módulos con su precio en la tarifa. Lo importante no es el tramo: es a qué precio está el paquete siguiente, porque el día que lo necesites ya no vas a estar negociando.

5.3. Qué preguntar antes de firmar

Tres preguntas resuelven este bloque. ¿Qué espacio trae el plan y qué cuesta ampliarlo, por escrito? ¿El archivo pesado vive dentro del expediente o hay que dejarlo en una carpeta de la red? Y la que casi nadie hace: si me voy, ¿me llevo las imágenes o solo los informes de texto? Un programa que exporta la historia en documentos y deja las pruebas de imagen fuera ata más que cualquier cláusula. El caso de varios equipos, en centralizar los OCT de varias marcas.

6. El visor de imagen y sus límites

6.1. Ver la prueba dentro del expediente

Abrir una imagen sin salir de la historia del paciente parece un detalle y son minutos en cada visita. El visor que llevamos en el expediente abre DICOM y las imágenes corrientes, recorre las series de un estudio, permite medir, anotar y poner dos fechas una frente a otra. Se vende como módulo aparte, con su precio en la tarifa, porque no toda consulta lo necesita: quien trabaja con refracción y poco más vive bien sin él. Las dos formas de montarlo, en el visor DICOM web frente al local.

6.2. Lo que un visor no es

Y ahora los límites, que conviene tener claros antes de firmar nada. No es un servidor de imagen médica: no se queda esperando a que los equipos le manden estudios por su cuenta, ni sustituye al archivo de un hospital. Los estudios llegan porque alguien los exporta, o porque se recogen de una carpeta que el equipo escribe y el sistema vigila. Y no está declarado para uso diagnóstico: sirve para consultar, comparar y dejar constancia de lo que se vio, no para informar desde ahí.

6.3. Cuándo hace falta y cuánto suma

Merece la pena si haces seguimiento de imagen: glaucoma con campo visual y OCT, retina con angiografías, córnea con topografías. Si tu caso es ese, pregunta por tres cosas concretas. Si el estudio se abre en el navegador sin instalar nada en cada puesto. Si puedes comparar dos fechas en la misma pantalla. Y si la imagen queda atada a la visita en la que se pidió. Un visor que abre archivos pero no sabe a qué consulta pertenecen deja el trabajo a medias.

7. La conexión con la maquinaria del gabinete

7.1. Por qué no hay catálogo de compatibles

Cada aparato del gabinete saca los datos a su manera: unos dejan un fichero en una carpeta, otros abren una base de datos propia, otros solo imprimen. Por eso desconfía de quien te enseña una lista de modelos compatibles sin haber visto el tuyo: no basta la marca, manda la versión del programa del equipo y cómo esté configurado. Nosotros no vendemos conexiones de catálogo. Se mira cómo exporta cada aparato y se lleva a campos de la historia lo que de verdad hace falta.

7.2. Cómo se presupuesta

La conexión se presupuesta por equipo, como un pago único que figura en la tarifa, y se hace cuando se ha comprobado cómo saca los datos ese aparato concreto. Es la forma honesta de cobrarlo: no hay dos gabinetes iguales y un precio de catálogo tendría que cubrir el peor caso para todos. En el presupuesto tiene que aparecer qué datos se traen, a qué campos van y qué pasa cuando el fabricante actualice el equipo, que es lo que rompe estas conexiones.

7.3. Qué responder si te prometen un plazo

Si alguien te da una fecha para conectar tu OCT sin haber visto una exportación tuya, anótalo y pide el compromiso por escrito. Lo mismo con «somos compatibles con todos los aparatos», que no significa nada. La respuesta buena suena aburrida: depende del equipo y del fabricante, lo miramos y te lo decimos. Y hay una comprobación que no cuesta dinero: enseña una exportación de una prueba de la semana pasada y que te digan delante qué campos podrían leer de ese fichero.

8. Las cuentas por tamaño

8.1. Un oftalmólogo solo

Con un médico y sin gabinete aparte, las tarifas quedan pegadas: entre unos cuarenta y unos cien euros al mes según lo que metas dentro, y la decisión no la va a tomar el precio. Aquí el modelo por profesional es el más eficiente por definición, porque no pagas plazas vacías. Mira dos cosas y olvídate del resto: que las pruebas que repites se guarden como datos comparables y no como notas, y que el consentimiento se pueda firmar sin que el paciente venga a firmarlo.

Consulta, centro de tres o clínica de seis: la cuenta cambia de bandeja en cada tamaño.

8.2. Centro de tres con dos gabinetes

Tres oftalmólogos, una optometrista, recepción y dos gabinetes son seis o siete usuarios, no tres. En una tarifa por profesional eso significa cinco plazas sobre la cuota: con Eholo, el plan alto más cinco usuarios adicionales se pone en torno a 180 € al mes. En una por tramos entras de lleno en la franja media. En una por centro, lo que se añade es la persona y el módulo, no la licencia. Es la franja donde más se paga por no haber hecho la cuenta antes.

8.3. Clínica de seis que además opera

Seis médicos, dos salas de pruebas, actividad quirúrgica y alguien que pelea con las mutuas: aquí el coste del programa deja de ser el problema principal. Lo caro son los huecos sin cubrir, las intervenciones que se caen por falta de material y el mes que no cierra. La cuota se va a tres cifras en cualquier proveedor, y a esa altura toca pedir presupuesto con las líneas abiertas: plazas, módulos, espacio, conexiones y migración. Lo último lo calculamos en cuánto cuesta migrar de software clínico.

9. Cómo comparar sin equivocarte

9.1. Pon el mismo suelo de funciones

Escribe en una hoja lo que tu consulta usa cada semana y exígeselo a los tres candidatos: pruebas guardadas como datos con su historial por ojo, recordatorio por WhatsApp con paso a correo cuando no llega, consentimiento firmado a distancia, factura a mutua con el precio pactado y algún indicador de ocupación. Después mira en qué plan de cada proveedor cae esa lista. Casi nunca es el del escaparate, y ahí está la mitad del sobrecoste que se descubre en la segunda factura. Ayuda a ordenarlo la guía de precios del software clínico.

9.2. Calcula a tres años y con tus gabinetes

Suma cuota, plazas de médico, plazas de gabinete, puesto administrativo, mensajes al paciente, ampliación de espacio, conexión por equipo, puesta en marcha y migración. Multiplica por treinta y seis meses y repite la cuenta con el equipo y los gabinetes que esperas tener el tercer año, no con los de hoy. Con esa cifra delante la conversación cambia de sitio: ya no discutes una cuota mensual, discutes lo que va a costar tu centro. Y pides las líneas por escrito, que es lo que después se consulta.

9.3. Las cinco preguntas que sitúan

Con estas cinco en la mano, tres demos se parecen mucho menos entre sí de lo que parecían en la web. Si alguna respuesta llega con un «eso lo vemos luego», escríbelo al margen: es la que va a aparecer en la factura del segundo año.

• ¿Cuánto cuesta el tercer usuario, y cuánto si es la optometrista?
• ¿Qué plan necesito para tener lo que me acabas de enseñar?
• ¿Qué espacio trae el plan y qué cuesta el paquete siguiente?
• ¿Qué se presupuesta por cada aparato del gabinete, y con qué condiciones?
• Si me voy, ¿me llevo las imágenes o solo los informes?