Precio del software de psicología por terapeuta: las cuentas reales

1. Las tres formas de cobrar

1.1. Por profesional

La cuota base cubre a una persona y cada terapeuta que entra suma una cantidad fija. Es el modelo más común entre los programas pensados para consulta pequeña, y el más fácil de entender: lo que ves es lo que pagas mientras seas tú solo. Su problema aparece después, porque el crecimiento es lineal y no para: seis terapeutas cuestan seis veces algo.

1.2. Por centro, con módulos

Se paga una licencia del centro y se añade lo que cada uno necesita: quién trabaja dentro, qué especialidades y qué funciones. Al principio parece más caro que el modelo por profesional, porque la primera factura incluye cosas que un terapeuta solo no usa. A cambio, el salto de tres a seis personas no multiplica la cuota, y el administrativo no cuesta lo mismo que un clínico.

1.3. Por tramos

Precio plano por franjas: hasta tantos profesionales, tanto al mes. Es cómodo de presupuestar y suele ser el más barato en equipos grandes, porque el tramo alto reparte el coste entre muchos. Tiene dos trampas conocidas: el salto de tramo llega de golpe, y a menudo el precio se publica con el impuesto incluido o en otra divisa, lo que hace imposible compararlo de un vistazo.

2. Lo que pide cada uno por terapeuta

2.1. Los que cobran por persona

Eholo publica tres planes —32,90 €, 54,90 € y 79,90 € al mes sin impuestos— y el precio cubre a un profesional; cada profesional adicional son 20 € al mes, en mensual o en anual. Su plan de entrada limita los pacientes activos a veinte por profesional, y las estadísticas y la agenda embebida en la web del centro están solo en el plan alto, según su propia ayuda. Lo desglosamos en la comparativa con Eholo para psicología.

2.2. Los que dicen incluir los usuarios

flowww anuncia licencia por clínica con los usuarios gratis: Boss 59 €, Star 119 €, Ultimate 249 €. La letra pequeña está en su base de conocimiento: que cada terapeuta vea solo su agenda y que sus formularios médicos sean privados es flowww doctor, 19 € al mes por usuario. Así que, para un centro de psicología, sí hay coste por persona; solo cambia de nombre. Más detalle en nuestra comparativa con flowww.

2.3. Los de tramos y el nuestro

Docfav funciona por tramos y es el más barato del grupo, de 39,90 € a 139,90 € según tamaño. DriCloud también va por tramos, aunque publica con el impuesto dentro y factura en dólares, así que sus cifras hay que convertirlas antes de comparar. obeliOmed cobra por centro: el plan trae el primer especialista y un administrativo, y desde ahí se añade lo que falte. Nuestros planes están en la página de precios y planes, desde 29 €/⁠mes.

3. Las cuentas: uno, tres, seis y diez

3.1. Qué se está comparando

Para que la comparación valga algo hay que fijar qué necesita el centro, porque cada tarifa reparte las funciones en planes distintos. Tomamos lo que pide una consulta de psicología que trabaja de verdad: recordatorios por WhatsApp, reserva de cita por parte del paciente, consentimiento firmado, facturación y alguna estadística. Con ese suelo, varios de los planes de entrada se caen solos.

3.2. Un terapeuta solo

Aquí las cuatro tarifas quedan pegadas, entre unos 40 y unos 105 € al mes, y la decisión no la va a tomar el precio. Con una sola persona, el modelo por profesional es el más eficiente por definición: no pagas plazas vacías. Si tu plan es seguir solo, no te dejes vender capacidad de crecimiento: la vas a pagar todos los meses sin usarla.

3.3. Tres, seis y diez

A partir de tres, el modelo por profesional empieza a separarse. Con Eholo, tres terapeutas sobre el plan alto suman 119,90 € y seis, 179,90 €. flowww con su complemento por usuario se pone en 141 € con tres y en 198 € con seis. Los programas de tramos siguen por debajo. En el modelo por centro el salto es más suave, porque lo que se añade es la persona, no la licencia: con diez terapeutas la cuenta se hace a medida y toca pedir presupuesto.

4. La plaza de recepción

4.1. El detalle que descuadra los presupuestos

Casi nadie pregunta cuánto cuesta la persona que coge el teléfono, y en varios programas cuesta lo mismo que un terapeuta. Eholo no tiene un usuario administrativo aparte: cada usuario es un profesional con permisos, y su ayuda explica que el permiso de facturar a nombre del centro se suele dar a perfiles de administración. Traducido: recepción ocupa una plaza de 20 € al mes.

4.2. Cómo lo resolvemos nosotros

En obeliOmed el administrativo es un tipo de usuario distinto y cuesta bastante menos de la mitad que un especialista, porque no consume lo mismo. El plan ya trae uno incluido. En un centro con dos personas en mostrador y turnos, esa diferencia cambia la cuenta del año entero, y es de las primeras cosas que conviene preguntar en la demo.

4.3. Los usuarios que no atienden pacientes

Hay más gente que entra al programa sin ver a nadie: la persona que factura, quien revisa las estadísticas, el coordinador que cuadra agendas. Si tu proveedor cobra por usuario sin distinguir el papel, cuenta esas plazas desde el primer presupuesto. Si no las distingue, lo estás pagando igual; cómo se organiza el trabajo del mostrador lo tratamos en organizar la agenda de un centro de psicología.

5. Los extras que no salen en el escaparate

5.1. Mensajes al paciente

El recordatorio por WhatsApp casi nunca está del todo incluido. Eholo da una cuota por profesional y mes según el plan, y cobra 0,05 € por mensaje a partir de ahí. flowww vende la conexión por 5 € y los envíos en paquetes cuyo precio no publica, con lo que Meta cobra por conversación aparte. Pregunta siempre por el coste por mensaje, no por el del complemento.

5.2. Cobros y pasarela

Si el paciente paga por internet hay comisión. Eholo Pay son un 2 % más 0,34 € por cobro, la comisión de la pasarela que no rebajan. No es caro ni barato en sí: es que hay que sumarlo al coste mensual antes de comparar tarifas, sobre todo si cobras sesión a sesión en lugar de por bonos.

5.3. Puesta en marcha y almacenamiento

flowww cobra la puesta en marcha entre 190 y 390 € según licencia, una sola vez. Otros programas la incluyen. El almacenamiento también tiene techo, y los adjuntos de una consulta de psicología crecen despacio pero no paran: informes, escalas, grabaciones autorizadas. Merece la pena mirar cuánto cuesta el siguiente paquete de espacio antes de necesitarlo.

6. Anual, promociones y permanencia

6.1. El descuento por pagar el año

Casi todos rebajan por pago anual: Eholo un 10 % con pago único por adelantado; flowww cobra diez meses por doce. La rebaja es real y, si el programa ya te encaja, es dinero que te ahorras. La pregunta no es cuánto descuentan, sino qué pasa si a los cuatro meses decides que no era lo tuyo.

6.2. La permanencia, que no es lo mismo

Las condiciones generales de flowww describen una licencia de doce meses que se prorroga sola salvo aviso con treinta días, sin devolución del tiempo no disfrutado. Su web, en cambio, enseña el precio al mes. Antes de firmar cualquier cosa, pide por escrito la cláusula de duración y la de baja; lo que debe traer ese documento está en la guía de precios del software clínico.

6.3. Promociones con fecha

Hay descuentos de bienvenida, de colegiado y de primeros meses. Son legítimos, pero conviene calcular siempre con el precio de la cuota décimo tercera, no con la del primer trimestre. Un 50 % durante tres meses ahorra poco si el año siguiente pagas la tarifa completa por seis terapeutas que entonces no tenías.

7. Cuando hay un segundo despacho

7.1. Los que cobran otra licencia

flowww necesita una licencia por sede, según su propia documentación, de modo que el segundo local no cuesta un poco más: cuesta otra vez lo mismo, complementos incluidos. Para un centro de seis terapeutas repartidos en dos direcciones, esa regla decide la comparación antes de mirar ninguna pantalla.

7.2. Los que no lo publican

De varios programas no hemos encontrado cómo cobran el segundo local, y eso también es un dato: significa que lo negocia el comercial. Si estás a punto de abrir, pregúntalo ahora, con el presupuesto del primer local todavía sobre la mesa, porque después ya no tienes la misma conversación.

7.3. Una instalación, varias sedes

En obeliOmed las sedes van dentro de la misma instalación, como un módulo, y comparten pacientes, agenda y facturación. Eso evita el doble mantenimiento y, sobre todo, que un paciente exista dos veces con dos historias distintas. También permite que conviva psicología con otra especialidad sin contratar dos programas.

8. Cómo comparar sin equivocarte

8.1. Pon el mismo suelo de funciones

Escribe en una lista lo que tu centro usa cada semana y exígelo a todos: recordatorio por WhatsApp, reserva del paciente, consentimiento firmado a distancia, factura, bono de sesiones, estadística de ocupación. Después mira en qué plan de cada proveedor cae esa lista. Casi siempre no es el plan del escaparate, y esa es la mitad del sobrecoste que la gente descubre tarde.

8.2. Calcula a tres años, no a un mes

Suma cuota, plazas de terapeuta, plaza de recepción, mensajes, comisiones de cobro, puesta en marcha y almacenamiento; multiplica por treinta y seis y añade el equipo que esperas tener el tercer año. Así se ve qué modelo te conviene de verdad. Si ya tienes un programa, cuenta también el coste de migrar de software clínico.

8.3. Las cinco preguntas que sitúan

• ¿Cuánto cuesta el terapeuta número cuatro, y el administrativo?
• ¿Qué plan necesito para tener lo que me acabas de enseñar?
• ¿Cuánto vale el mensaje al paciente por encima de la cuota?
• ¿El plan mensual tiene permanencia? ¿Y si me voy al cuarto mes?
• ¿Qué cuesta el segundo local?

9. Qué modelo te conviene

9.1. Si eres uno o dos

El precio por profesional gana, y probablemente lo mejor sea la tarifa más sencilla que cubra lo que haces. Vigila solo dos cosas: el límite de pacientes activos, que en algunos planes de entrada es bajo, y que el consentimiento se pueda firmar sin que el paciente venga a firmarlo.

9.2. Si sois de tres a ocho

Es la franja donde los modelos se cruzan y donde más se paga por no haber hecho la cuenta. Aquí pesa lo que no aparece en la tarifa: si el administrativo cuesta menos, si los bonos de sesiones se consumen solos, si la cuota recurrente se emite sin que nadie la persiga. Los bonos, en el control de bonos de sesiones.

9.3. Si sois más de ocho o tenéis dos sedes

El modelo por centro suele salir mejor, y el de tramos también si el tramo alto te coge. A partir de ese tamaño el coste del programa deja de ser el problema principal: lo caro es el tiempo de recepción y los huecos vacíos. Ahí conviene mirar qué automatiza cada uno, como en la automatización de cobros y citas en psicología.