Presupuesto de clínica dental: del plan de tratamiento al cobro

1. Por qué el presupuesto dental no se parece a ningún otro

En casi toda la sanidad privada el precio se conoce antes de entrar: una consulta, una prueba, una sesión. En odontología no. La primera visita suele ser un diagnóstico, y lo que sale de ella es un plan de varios actos, en varias piezas, que se hará en semanas o en meses. El presupuesto de clínica dental es la traducción económica de ese plan, y hereda todas sus complicaciones.

1.1. Un plan por piezas, no un servicio suelto

Una endodoncia en el 36, una corona sobre esa misma pieza, dos obturaciones en el 14 y el 15, una higiene y, más adelante, un implante en el 46. Cada línea tiene su acto, su pieza y a veces su superficie. El presupuesto no dice «tratamiento dental», dice qué se hace en cada diente y cuánto cuesta cada cosa.

Eso tiene una consecuencia práctica: el presupuesto dental es largo, cambia con la boca y se entiende mal si no se ve al lado del odontograma del que sale.

1.2. La decisión es de cada acto, no del plan

El paciente dental rara vez dice sí o no a todo. Acepta lo urgente, deja lo estético para después y pregunta si lo del implante puede esperar al año que viene. La unidad de decisión es la línea, y un sistema que solo sabe si «el presupuesto» está aceptado o no obliga a la recepción a llevar la cuenta en otro sitio.

1.3. El dinero llega meses después de la visita

Entre la primera visita y el último cobro de un plan grande pueden pasar seis meses o dos años. En medio hay aceptaciones parciales, presupuestos que caducan, tratamientos que se paran y pacientes que cambian de aseguradora. Por eso el presupuesto dental no se cierra al entregarlo: se sigue hasta que el último acto está hecho y cobrado. Cómo pesa esa espera en la cuenta de resultados lo cuenta la guía de rentabilidad de la clínica dental.

2. Del odontograma al plan: actos, piezas y un precio que no se mueve

Un presupuesto bien hecho empieza antes del presupuesto. Si el plan del que sale está mal registrado, el papel que se entrega al paciente hereda cada error: una pieza equivocada, un acto sin superficie, un precio que no es el de la tarifa.

2.1. El plan nace de lo que se exploró

El plan de tratamiento es la respuesta a lo que el odontograma encontró. Cuando los dos viven separados, alguien transcribe, y cada transcripción es una ocasión de equivocarse de diente. Lo que conviene exigir es que el plan se proponga desde el propio odontograma, pieza sobre pieza. El registro del que parte todo está en qué registrar en la historia clínica dental.

Cómo se ordena después ese plan en etapas razonables —lo urgente, la salud de base, la rehabilitación y el mantenimiento— está desarrollado en el plan de tratamiento dental por fases.

2.2. Un catálogo de actos con su precio

Cada línea del plan tiene que salir de un catálogo cerrado de actos, no de un texto libre. «Endodoncia molar», escrito de tres maneras en tres presupuestos, no se puede sumar, ni comparar, ni revisar cuando cambia la tarifa. El catálogo es lo que permite que el precio de un acto sea el mismo para todo el equipo y que se actualice en un solo sitio.

Cómo se construye esa lista de precios —tiempo de sillón, materiales, laboratorio y margen— está en cómo montar la tarifa de actos de tu clínica dental.

2.3. Pieza y superficie cuando el acto las pide

Una obturación es de una superficie concreta; una corona es de la pieza entera; una higiene es de toda la boca. Un buen catálogo sabe cuál es cuál y exige la pieza o la superficie solo cuando el acto las necesita. Si deja guardar una higiene «en el 36» porque ahí estaba el cursor, el presupuesto imprime una localización falsa. Y el precio de cada línea tiene que quedarse como se le enseñó al paciente, aunque la tarifa suba al mes siguiente.

3. Qué tiene que llevar un presupuesto dental, y cuánto IVA

Hay dos preguntas distintas: qué exige la norma de consumo y qué necesita la clínica para no discutir después. La primera es corta; la segunda es la que ahorra conflictos.

3.1. Lo que pide la norma de consumo

El texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios obliga en su artículo 60 a informar, antes de que el paciente quede vinculado, de las características principales del servicio y del precio total, incluidos todos los impuestos, y de cómo se determina cuando el precio depende de un presupuesto. También de los procedimientos de pago y de ejecución.

Y añade algo que conviene no olvidar: la carga de probar que se informó corresponde al empresario. Un presupuesto entregado de palabra no prueba nada. Uno por escrito, con fecha y con lo que el paciente aceptó, sí.

3.2. IVA: lo sanitario va exento, lo estético lleva el tipo general

La regla es sencilla. La Ley 37/1992 del IVA declara exentos en su artículo 20.Uno.5º los servicios de odontólogos, estomatólogos, protésicos y mecánicos dentistas, incluida la colocación de prótesis dentales, y en el 20.Uno.3º ciñe la exención sanitaria al diagnóstico, la prevención y el tratamiento de enfermedades. Empastes, endodoncias, extracciones, implantes, prótesis y la ortodoncia con fin funcional van sin IVA.

Lo que se hace por motivos puramente estéticos, sin indicación médica, tributa al tipo general del 21 % del artículo 90: el blanqueamiento que no forma parte de un tratamiento, las carillas sin finalidad de salud. Los casos frontera están en el IVA de los tratamientos dentales estéticos. Lo que importa en el presupuesto es que cada línea diga si lleva impuesto y cuál.

3.3. Lo que un presupuesto dental no puede dejar fuera

• Identificación del paciente y de la clínica, con la fecha de emisión.
• Cada acto en su línea, con pieza y superficie cuando corresponda.
• Precio de cada línea y total, con el impuesto de cada una.
• Qué no incluye: laboratorio aparte, revisiones posteriores, repeticiones.
• Forma de pago y, si se fracciona, el calendario.
• Plazo de validez, con la fecha en la que deja de valer.

La lista completa, con ejemplos de redacción, está en qué debe incluir un presupuesto dental. La ortodoncia, que dura años y tiene sus propias trampas, va aparte en qué incluir en un presupuesto de ortodoncia completo.

4. Aceptación parcial: el paciente decide acto a acto

La aceptación parcial del presupuesto dental no es la excepción, es lo normal. Y es la parte que mejor separa un software pensado para odontología de uno que no lo está.

4.1. El «me lo pienso» es casi siempre un sí parcial

El paciente que duda ante 4.800 euros no suele dudar de la endodoncia que le duele. Duda del implante, de la corona o de lo estético. Si la única respuesta posible es «todo o nada», la clínica pierde el sí a la parte urgente. Dejar aceptar por líneas convierte una duda en un tratamiento que empieza mañana, y deja escrito qué quedó pendiente para retomarlo.

El paciente acepta unos actos y deja otros: cada línea del plan se decide por separado.

4.2. Lo aceptado sale en el presupuesto; lo rechazado se conserva

El documento que se entrega al paciente tiene que llevar exactamente lo que aceptó, ni una línea más. Lo que rechazó no desaparece: que un paciente dijo que no a un tratamiento propuesto también es historia clínica, y es lo primero que se mira cuando vuelve con la pieza peor. El detalle de cómo se registra y se emite está en la aceptación parcial del presupuesto dental.

4.3. Una línea presupuestada ya no se reescribe

Una vez que una línea aceptada ha salido en un presupuesto, el paciente tiene ese papel. Cambiarle el precio o la pieza después deja dos versiones de la misma verdad. Si el paciente cambia de opinión, lo correcto es una línea nueva, no reescribir la que aceptó. Pregunta a tu software qué pasa si intentas editar una línea ya presupuestada: la respuesta buena es que no te deja.

Y al revés: si emites un segundo presupuesto sin haber aceptado nada nuevo, el sistema no debería generar un documento vacío o duplicado. Cada presupuesto tiene que corresponder a una decisión nueva del paciente.

5. Validez, firma y el presupuesto que se queda pendiente

Un presupuesto entregado empieza a envejecer ese mismo día. Cambian los precios, cambia la boca y cambia la aseguradora del paciente. Sin una fecha de validez, el papel se convierte en una oferta abierta que el paciente puede sacar un año después.

5.1. Por qué un presupuesto dental caduca

La validez protege a las dos partes. Al paciente le dice hasta cuándo se le respeta el precio; a la clínica, cuándo tiene que volver a explorar antes de tratar. Treinta días es una práctica frecuente para actos sencillos; en planes de rehabilitación compleja, algunas clínicas dan más margen. Lo importante no es la cifra, sino que la fecha esté escrita y que el sistema marque lo vencido. Los criterios, en cuánto tiempo es válido un presupuesto dental.

5.2. La firma: qué prueba y qué conviene pedirle

La firma del paciente sobre el presupuesto prueba que conoció el precio y lo aceptó. En tratamientos largos o caros, es la diferencia entre una reclamación que se resuelve con un papel y una que se discute de memoria. El criterio es sencillo: lo que se firma tiene que ser exactamente lo que se aceptó, con sus líneas y su total, y la firma tiene que quedar unida a ese documento y no a otro.

5.3. Los pendientes no se persiguen solos

Un presupuesto entregado y no aceptado es trabajo diagnosticado que no se hace. La clínica que no revisa sus pendientes cada semana los pierde, porque el paciente se va a la clínica que sí le llamó. Esa rutina —quién llama, cuándo y con qué argumento— se cuenta en el seguimiento de presupuestos dentales pendientes de aceptar.

6. Tarifas: particular, aseguradora e iguala

El mismo acto no cuesta lo mismo a todos los pacientes de una clínica dental. Hay precio de particular, precio pactado con cada aseguradora y, a veces, precios de iguala para empresas o colectivos. Un presupuesto que no sabe con qué lista está trabajando es un presupuesto que se equivoca.

6.1. Una tarifa, varias listas de precios

La tarifa de particular es la base. Encima se superponen los baremos de cada compañía, que la clínica no decide, y los acuerdos propios. La pregunta que decide si el presupuesto sale bien es de qué lista toma el precio cada línea para ese paciente en concreto, y si el paciente ve la diferencia entre lo que paga él y lo que cubre su seguro.

6.2. Franquicias de aseguradoras y autorización previa

En los seguros dentales con franquicias, algunos actos están incluidos sin coste y el resto los paga el asegurado según una lista de precios de la compañía, más baja que la de particular. Para la clínica, eso significa dos cosas: aplicar el precio de la lista correcta y, cuando la compañía lo exige, tener la autorización previa antes de empezar, con su código, el importe autorizado y la fecha en que caduca. El funcionamiento, en las franquicias de las aseguradoras dentales en la clínica.

6.3. La iguala: una cuota fija a cambio de qué

La iguala dental es una cuota periódica —mensual, trimestral o anual— que da derecho a un conjunto de actos o a precios preferentes. La paga el paciente o una empresa por sus trabajadores. Funciona si está claro qué cubre, qué no y qué pasa cuando alguien la usa mucho más de lo previsto. Cómo se calcula para que no pierda dinero está en la iguala dental en la clínica.

7. Cómo se cobra un tratamiento largo

Un plan de 4.800 euros no se cobra como una consulta. La clínica tiene que decidir cuándo cobra, cuánto por adelantado y quién asume el riesgo de que el paciente se pare a mitad. Hay cuatro formas habituales, y cada una deja algo distinto por escrito.

7.1. El anticipo: a qué actos se imputa

Pedir un anticipo tiene sentido cuando la clínica asume un coste antes de tratar, como una prótesis que se encarga a medida. Lo que no tiene sentido es un anticipo genérico que no se sabe a qué corresponde. Un anticipo tiene que ir atado a actos concretos, con lo que se devuelve si esos actos no se hacen dicho antes de cobrarlo. Los criterios, en el anticipo en los tratamientos dentales.

7.2. Fraccionar el pago o financiar el tratamiento

Fraccionar es que la clínica cobre en plazos y asuma ella el riesgo; financiar es que una entidad adelante el dinero y el paciente le deba a ella. La diferencia importa. Cuando el crédito sirve exclusivamente para pagar ese tratamiento, la Ley 16/2011 de contratos de crédito al consumo lo trata en su artículo 29 como un crédito vinculado: si el servicio no se presta o no es conforme a lo pactado, y el paciente reclamó sin éxito a la clínica, puede oponer lo mismo frente a la entidad.

Para la clínica, la conclusión es operativa: el presupuesto que se financia tiene que ser exactamente el que se va a hacer. El fraccionado propio, con la ortodoncia como caso típico, está en el pago fraccionado de la ortodoncia en la clínica, y cómo se organiza la clínica cuando trabaja con entidades, en la financiación de tratamientos dentales en la clínica.

7.3. Cobrar al ritmo del plan

La regla que más disgustos ahorra es la más simple: que lo cobrado no vaya muy por delante de lo hecho. Si el paciente para a mitad, lo que se tenga que devolver o regularizar será pequeño y fácil de explicar. Y si va por detrás, la clínica sabe exactamente cuánto tiene pendiente y de qué actos sale.

8. Del presupuestado al realizado: lo que queda a medias

El último tramo del circuito es el que menos se mira y el que más dinero esconde: la diferencia entre lo que el paciente aceptó, lo que se ha hecho y lo que se ha cobrado.

8.1. Marcar como realizado cambia la boca y el cobro

Cuando un acto se hace, tienen que pasar dos cosas a la vez: el odontograma tiene que reflejar la pieza tratada y el importe tiene que pasar de «aceptado» a «realizado», que es lo que ya se puede cobrar o liquidar al odontólogo que lo hizo. Si las dos cosas se apuntan en sitios distintos, antes o después dejan de coincidir. Está desarrollado en cómo registrar el tratamiento realizado en el odontograma.

8.2. El tratamiento que se queda a medias

El paciente que se hace la endodoncia y no vuelve para la corona deja una pieza en riesgo y un importe aceptado que nunca se hará. La clínica tiene que saber cuántos casos así tiene, desde cuándo y por cuánto, y cobrar lo hecho con el precio que se aceptó, no con otro. Cómo se trata cada caso, en el tratamiento dental abandonado a medias y su cobro.

Un tratamiento a medias deja una pieza en riesgo y un importe aceptado que nunca se cobra.

8.3. El ratio de aceptación, en importe

El ratio de aceptación de presupuestos se mide en importe aceptado sobre importe presentado, no en número de planes. Medido en número, diez aceptaciones pequeñas tapan un rechazo grande. En dental, además, hay que contar la aceptación parcial como lo que es: una parte del importe. La fórmula y de dónde salen los datos están en el ratio de aceptación de presupuestos dentales, y su relación con el importe medio, en el ticket medio de la clínica dental.

• Importe propuesto: lo que el dentista planteó, se acepte o no.
• Importe aceptado: lo que el paciente dijo que sí.
• Pendiente de presupuestar: aceptado y todavía sin papel.
• Presupuestado: aceptado y ya entregado por escrito.
• Realizado: lo que ya está hecho y se puede cobrar.

9. Qué aporta obeliOmed

El presupuesto dental se tuerce casi siempre en las costuras: entre el odontograma y el plan, entre lo aceptado y lo presupuestado, entre lo hecho y lo cobrado. Lo que resuelve es que las cinco cosas vivan en el mismo sitio. Lo que existe, y lo que no, dicho en el mismo apartado.

9.1. Del odontograma al presupuesto

El plan de tratamiento nace del odontograma, con los actos de tu propio catálogo y el precio del artículo que fija tu clínica. Los actos que exigen pieza o superficie la piden, y los que no, no la guardan. El precio queda fijado en la línea tal como se propuso. El paciente acepta o rechaza cada acto por separado, y el presupuesto que se emite lleva exactamente lo aceptado: si no hay nada nuevo aceptado, no se emite otro. Una línea que ya salió en un presupuesto no se reescribe.

Cada acto lleva su impuesto en el artículo: el catálogo de partida trae los actos sanitarios exentos y los de estética con el tipo general, y tu clínica lo revisa con su asesor. El presupuesto tiene fecha de fin de oferta con los días que decide la clínica, y el vencido se marca como caducado.

9.2. Dónde está cada euro del plan

Bajo cada plan se ve en importe cuánto hay propuesto, aceptado, pendiente de presupuestar, presupuestado y realizado. Marcar un acto como realizado lo pinta en el odontograma y lo pasa a realizado. En ortodoncia, el contrato queda atado al caso clínico del paciente: no vive en una carpeta aparte del tratamiento que regula. Todo ello con la agenda, los recordatorios por WhatsApp y email, la facturación de la clínica y el cuadro de mando. La foto completa del programa, en el software para clínicas dentales.

9.3. Lo que no hacemos, dicho antes de que lo preguntes

• No decidimos cuánto anticipo pedir ni qué devolver. El anticipo queda registrado contra el presupuesto; la política es de tu clínica.
• No estamos conectados con ninguna financiera. La financiación la tramita el paciente con la entidad.
• Las cuotas de un tratamiento fraccionado no se facturan solas.
• El presupuesto pendiente no se recuerda solo al paciente, y el ratio de aceptación no sale como informe: los importes por estado están, la cuenta la haces tú.