Qué incluye un presupuesto dental: la lista completa, línea a línea

1. Para qué sirve cada parte de un presupuesto dental

Saber qué incluye un presupuesto dental no es una cuestión de formato. Cada parte del documento responde a una pregunta que alguien va a hacer más adelante: el paciente, la recepción, el odontólogo que retoma el caso o la aseguradora. Si la respuesta no está escrita, se reconstruye de memoria, y la memoria de cada uno recuerda algo distinto.

1.1. Un documento, no una cifra

Un presupuesto que solo dice el total sirve para el día que se entrega. Un presupuesto que dice qué se hace, dónde, a qué precio, qué queda fuera y hasta cuándo vale sirve también para el día que hay un desacuerdo, que es precisamente cuando más falta hace.

1.2. Tres lectores con preguntas distintas

El paciente quiere saber cuánto va a pagar y por qué. La clínica necesita saber qué aceptó y qué queda pendiente. La aseguradora, si la hay, quiere ver qué actos se hacen y en qué piezas para autorizarlos. Un buen presupuesto contesta a los tres sin que haga falta llamar a nadie.

2. Quién, a quién y cuándo

Es la parte más aburrida y la que más problemas evita. Un presupuesto sin fecha o sin nombre de quien lo emite pierde casi todo su valor en cuanto pasan unas semanas.

2.1. Paciente, clínica y profesional

Los datos del paciente, los de la clínica que emite el presupuesto y, muy recomendable, el profesional que ha hecho el plan. Cuando el paciente vuelve meses después y lo atiende otro odontólogo, saber quién propuso el tratamiento ahorra una conversación incómoda y permite consultar el criterio original.

2.2. Fecha de emisión y número

La fecha es imprescindible: es la que marca desde cuándo cuenta la validez. El número o código del presupuesto permite distinguirlo de otro emitido al mismo paciente semanas después, que en dental es lo normal: un plan por fases produce varios presupuestos. Cómo se ordenan esas fases está en el plan de tratamiento dental por fases.

3. Las líneas: acto, pieza y superficie

El corazón del presupuesto son sus líneas. Cada una tiene que poder leerse sola: qué se hace, dónde y cuánto cuesta. Si una línea necesita que alguien la explique, está mal escrita.

3.1. Un acto por línea

«Endodoncia», «corona de zirconio», «obturación», «tartrectomía». Un acto por línea y con el nombre del catálogo de la clínica, no con una descripción inventada cada vez. Los paquetes cerrados que esconden qué cuesta cada acto parecen más sencillos, pero impiden aceptar por partes y generan desconfianza cuando el paciente compara con otra clínica.

3.2. La pieza, en numeración de dos dígitos

Cada acto que se hace en un diente concreto lleva su número: 36, 14, 46. En España se usa la numeración de dos dígitos, en la que el primero indica el cuadrante y el segundo la posición. Una corona «en un molar inferior» no identifica nada; una corona en el 36, sí.

3.3. La superficie, cuando el acto la pide

Una obturación es de una o varias superficies concretas: mesial, distal, oclusal, vestibular o palatina. Una corona es de la pieza entera, y una limpieza es de toda la boca. Anotar la superficie solo cuando el acto la necesita es lo que hace que el presupuesto sea preciso sin llenarse de datos que no significan nada.

• Nombre del acto, tal como está en el catálogo.
• Pieza, en numeración de dos dígitos, si el acto es de un diente.
• Superficie, si el acto es de una cara concreta.
• Cantidad, cuando el mismo acto se repite.
• Precio unitario y total de la línea.

4. Precios, impuestos y total

La parte económica tiene que cuadrar a la vista. El paciente debería poder sumar las líneas y llegar al total sin sorpresas.

4.1. Precio de cada línea y precio total

Cada línea con su precio, y un total al final. Si el plan tiene fases, conviene mostrar el total de lo que se presupuesta ahora y, aparte, la referencia del plan completo. Y el precio que se escribe es el que se respeta: si la tarifa sube después, lo presupuestado no cambia mientras el presupuesto esté vigente.

4.2. El impuesto de cada línea

Los tratamientos dentales con finalidad sanitaria van exentos de IVA; los puramente estéticos, sin indicación médica, llevan el tipo general. Un mismo presupuesto puede tener las dos cosas, y por eso el impuesto tiene que ir en cada línea, no en el total. Los casos frontera, como el blanqueamiento o las carillas, están en el IVA de los tratamientos dentales estéticos.

4.3. Descuentos, a la vista

Si hay descuento, se escribe como tal: precio de tarifa, descuento aplicado y precio final. Un descuento escondido en un precio más bajo impide saber después cuánto costaba de verdad el acto, y complica cualquier comparación con presupuestos futuros del mismo paciente.

5. Lo que el presupuesto no incluye

Casi todas las reclamaciones por presupuestos dentales nacen aquí: el paciente entendió que algo estaba incluido y no lo estaba. Escribir las exclusiones es incómodo y es lo que más discusiones ahorra.

Lo que no está incluido se escribe igual que lo que sí: el provisional, el pilar, los ajustes.

5.1. Provisionales, laboratorio y repeticiones

¿La corona incluye el provisional? ¿El implante incluye el pilar y la corona, o solo la cirugía? ¿Qué pasa si hay que repetir una impresión? Son preguntas que el paciente no se hace hasta que le cobran algo que no esperaba. Lo que no está incluido se escribe, acto por acto, igual que lo que sí.

5.2. Revisiones y ajustes posteriores

Los ajustes de una prótesis en las semanas siguientes, las revisiones de un implante o los controles de una ortodoncia pueden estar incluidos o no. Cualquiera de las dos opciones es válida si se dice. La ortodoncia, con meses de controles y una retención al final, tiene su propia lista en qué incluir en un presupuesto de ortodoncia completo.

6. Forma de pago y aseguradora

Un presupuesto dental caro casi nunca se paga de una vez. Si el documento no dice cuándo se paga cada parte, el calendario se improvisa en el mostrador y cada paciente acaba con un acuerdo distinto.

6.1. Cuándo se paga cada parte

Al terminar cada acto, con un anticipo antes de encargar la prótesis, en plazos o con financiación de una entidad. Lo que se elija tiene que quedar escrito en el propio presupuesto, con su calendario si lo hay. Cómo se decide entre esas formas está en el presupuesto de clínica dental, del plan al cobro.

6.2. Lo que cubre la aseguradora y lo que paga el paciente

Si el paciente tiene seguro dental, el presupuesto tiene que usar la lista de precios de su compañía y dejar claro qué parte paga él. En los seguros con franquicias, muchos actos tienen un precio pactado que no es el de particular. Cómo funcionan está en las franquicias de las aseguradoras dentales.

• Cuándo se paga: al acto, por fases o con un calendario.
• Si hay anticipo, a qué actos corresponde y qué pasa si no se hacen.
• Si hay plazos, cuántos, de qué importe y desde cuándo.
• Qué paga la aseguradora y qué paga el paciente, por separado.
• Si hace falta autorización previa, antes de citar el primer acto.

7. Validez y firma

Las dos últimas piezas del presupuesto dicen hasta cuándo vale y que el paciente lo aceptó. Sin ellas, el documento es una propuesta abierta que cualquiera puede interpretar a su manera.

7.1. La fecha en la que deja de valer

El plazo de validez se escribe como fecha, no como «30 días» sin más, para que nadie tenga que contar. Al vencer, lo razonable es volver a revisar la boca y emitir uno nuevo. Qué plazo poner y qué pasa cuando vence está en cuánto tiempo es válido un presupuesto dental.

7.2. La firma sobre lo que se aceptó

La firma del paciente prueba que conoció el precio y lo aceptó. Tiene que ir sobre el documento con las líneas aceptadas, no sobre una hoja genérica. Si el paciente acepta solo una parte, lo que firma es esa parte. Cómo se registra la aceptación de una parte del plan está en la aceptación parcial del presupuesto dental.

Lo que el paciente firma tiene que ser exactamente lo que aceptó, con sus líneas y su total.

8. Los errores que acaban en reclamación

La mayoría de los conflictos con presupuestos dentales se repiten. Conocerlos permite revisar la plantilla una vez y no pelearse con cada paciente.

8.1. El presupuesto a mano o en una hoja de cálculo

Funciona con diez pacientes y se rompe con cien. Una hoja de cálculo no sabe qué aceptó el paciente, no marca lo vencido y no se conecta con lo que se hace en el sillón. Cada presupuesto es una copia de otro con cambios, y los errores se copian también.

8.2. El presupuesto que no sale del plan

Cuando el presupuesto se escribe aparte del plan de tratamiento, alguien transcribe. Cada transcripción es una ocasión de cambiar de pieza o de olvidar un acto. Lo que conviene exigir es que el presupuesto salga del propio plan, con las líneas que el paciente aceptó.

8.3. El presupuesto que no se puede rehacer igual

Si el paciente pierde el papel y la clínica no puede volver a imprimir exactamente el mismo documento, con los mismos precios y la misma fecha, el presupuesto no está guardado: está archivado en un cajón. La prueba es sencilla: pide una copia de un presupuesto de hace un año.

9. Qué aporta obeliOmed

Un presupuesto completo no depende de que la recepción recuerde todos los apartados. Depende de que el programa los rellene desde el plan. Es lo que hace obeliOmed.

9.1. Las líneas salen del plan

El presupuesto se emite desde el plan de tratamiento, que nace del odontograma con los actos de tu catálogo. Cada línea lleva el acto, y la pieza y la superficie cuando el acto las exige. El precio queda fijado en la línea tal como se propuso, y el presupuesto lleva exactamente lo que el paciente aceptó, nada más.

9.2. Precio, impuesto y tarifa

Cada acto lleva su impuesto en el artículo: los sanitarios, exentos, y los de estética, con el tipo general, que tu clínica revisa con su asesor. El precio se resuelve contra la tarifa del paciente, así que el mismo acto cuesta distinto al paciente particular y al de cada aseguradora.

9.3. Validez y firma

El presupuesto lleva su fecha de fin de oferta, con el plazo que configura tu clínica, y al vencer deja de aparecer como pendiente. Si tu clínica lo exige, no se aprueba hasta que el paciente lo firma en su móvil, con un enlace de un solo uso que se le entrega por QR en el gabinete, por URL o por mensaje. Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed.