Presupuesto de ortodoncia completo: qué incluir para no discutir al final

1. Por qué el presupuesto de ortodoncia es distinto

Un presupuesto de ortodoncia completo no se parece al de una endodoncia o una corona. No presupuesta un acto, sino un proceso de muchos meses que puede cambiar por el camino. Por eso hay que decir qué está dentro del precio con más detalle que en ningún otro tratamiento dental.

1.1. Un tratamiento de meses o años

Entre el estudio inicial y la retención pueden pasar dieciocho meses, dos años o más. Durante ese tiempo habrá decenas de visitas, algún bracket despegado, quizá un alineador perdido y, en los menores, un cambio de colegio o de ciudad. Cada una de esas situaciones tiene que tener respuesta en el presupuesto, porque el día que ocurra nadie recordará qué se habló.

1.2. Un precio cerrado para algo que evoluciona

La mayoría de las clínicas presupuestan la ortodoncia a precio cerrado, para que la familia sepa cuánto va a pagar. Es razonable, pero obliga a definir el perímetro: qué incluye ese precio, durante cuánto tiempo y qué pasa si el tratamiento se alarga. Un precio cerrado sin perímetro es una promesa abierta.

2. El estudio inicial y los registros

El presupuesto de ortodoncia empieza antes del tratamiento, con el estudio que permite diagnosticar y planificar. Conviene decidir si forma parte del precio o si se cobra aparte.

2.1. Qué entra en el estudio

Suele incluir la exploración, las fotografías, las radiografías necesarias, los modelos o el escaneado y el análisis del caso, y termina con la explicación del plan a la familia. Esos registros son además la referencia contra la que se medirá el resultado al final, así que conviene que el presupuesto diga que forman parte del tratamiento y que quedan en la historia del paciente, se siga o no.

2.2. ¿Se cobra aparte si el paciente no sigue?

Hay dos formas habituales: cobrar el estudio aparte y descontarlo del precio si el paciente empieza el tratamiento, o incluirlo en el precio total y cobrarlo solo si decide no seguir. Cualquiera de las dos vale si está escrita. Lo que genera conflicto es que el paciente descubra que el estudio se cobraba cuando decide no seguir.

3. La aparatología: brackets o alineadores

La aparatología es la parte más visible del precio y la que más varía según la técnica. El presupuesto tiene que decir cuál es y qué cubre.

3.1. La técnica, con su nombre

Brackets metálicos, estéticos, linguales o alineadores transparentes: cada técnica tiene su coste y su forma de trabajar. El presupuesto tiene que nombrar la técnica elegida y, si hay varias opciones, dar el precio de cada una. Cómo se decide entre ellas, en alineadores o brackets en la clínica.

Brackets que se despegan y arcos que se rompen: cuántas reposiciones entran en el precio.

3.2. Reposiciones y roturas

Brackets que se despegan, arcos que se rompen, un alineador que se pierde. Pasa en casi todos los tratamientos. El presupuesto tiene que decir cuántas reposiciones entran en el precio y cuánto cuesta cada una a partir de ahí. Sin esa línea, cada rotura es una negociación.

3.3. Refinamientos en los alineadores

Con alineadores, es frecuente que haga falta una o varias tandas adicionales para ajustar el resultado. Conviene decir si están incluidas en el precio, cuántas, o si se presupuestan aparte cuando se necesiten.

4. Los controles y las urgencias

Los controles periódicos son el grueso de las visitas de una ortodoncia. Si el presupuesto no dice cuántos incluye, la clínica no sabe qué cobrar cuando el tratamiento se alarga.

4.1. Cuántos controles incluye el precio

Se puede presupuestar por número de controles o por duración estimada del tratamiento. Lo importante es que haya un límite escrito y que se diga qué pasa al superarlo. En menores conviene además prever las faltas: un control al que no se acude no se recupera solo, y si el presupuesto cuenta visitas, la familia tiene que saber que las que se pierden no se devuelven.

4.2. Urgencias entre controles

Un alambre que pincha o un bracket suelto obligan a una visita que no estaba prevista. Muchas clínicas las incluyen en el precio; otras cobran las que superan un número. Cualquiera de las dos opciones es razonable si la familia la conoce desde el primer día. Lo que no conviene es decidirlo sobre la marcha, porque la segunda familia que pregunte por qué a ella se le cobra y a otra no tendrá razón.

5. La retención

La retención es la parte del tratamiento que más se olvida en el presupuesto y la que más discusiones provoca al final, porque llega cuando la familia cree que la ortodoncia ha terminado.

5.1. Retenedores fijos y removibles

Al retirar la aparatología, casi siempre se coloca un retenedor fijo, uno removible o los dos. El presupuesto tiene que decir si los retenedores están incluidos, cuáles, y cuánto cuesta reponerlos si se rompen o se pierden. Qué implica la retención a largo plazo está en la retención tras la ortodoncia.

5.2. Las revisiones de retención

Después de retirar los aparatos hay revisiones durante meses. Pueden estar dentro del precio durante un tiempo determinado, o cobrarse aparte. Lo que no puede pasar es que la familia descubra en la primera revisión que ya no estaba incluida. Una línea con el número de revisiones de retención incluidas, y el precio de las siguientes, basta para evitarlo.

Tras la última tanda llega la retención, y también tiene que estar escrita en el presupuesto.

6. Lo que queda fuera

Un presupuesto de ortodoncia completo dice también lo que no es ortodoncia, aunque forme parte del plan del paciente.

6.1. Tratamientos previos y paralelos

Extracciones indicadas por la ortodoncia, higienes, empastes o tratamientos de la encía que haya que hacer antes o durante. Son actos distintos con su propio precio. Si no se dice, la familia puede entender que el precio de la ortodoncia los cubre. Cómo encajan en el plan completo, en el plan de tratamiento dental por fases.

6.2. Si el tratamiento se alarga

A veces el tratamiento dura más de lo previsto: por la biología del paciente, por falta de colaboración o por roturas repetidas. El presupuesto tiene que decir a partir de cuándo se cobra el tiempo extra y cómo. Una ortodoncia sin límite de duración escrita es un precio sin techo para la clínica.

• Extracciones y tratamientos previos, con su precio aparte.
• Reposiciones por encima del número incluido.
• Refinamientos no incluidos, si son con alineadores.
• Retenedores de reposición por pérdida o rotura.
• Tiempo extra más allá de la duración pactada.

7. Precio, forma de pago y calendario

El precio total de una ortodoncia rara vez se paga de una vez. Casi siempre hay una entrada y cuotas, y el presupuesto tiene que decir cómo.

7.1. Entrada y cuotas

La fórmula más habitual es una entrada al colocar la aparatología y cuotas mensuales durante el tratamiento. El presupuesto tiene que decir el importe de cada cuota, cuántas son y desde cuándo. Cómo se organiza el fraccionado sin que la clínica haga de financiera está en el pago fraccionado de la ortodoncia.

7.2. Si el tratamiento termina antes o después

Si el calendario de cuotas está atado a meses y el tratamiento termina antes, ¿se pagan las cuotas que faltan? Si termina después, ¿se sigue pagando? Lo más limpio es que las cuotas repartan el precio total, independientemente de la duración, y que el tiempo extra más allá de lo pactado se presupueste aparte. La validez del precio, en cuánto tiempo es válido un presupuesto dental.

8. Presupuesto y contrato: dos documentos

En ortodoncia, muchas clínicas firman además un contrato de tratamiento. Conviene no mezclar lo que va en cada uno.

8.1. Lo que va en el presupuesto

El presupuesto dice qué se hace y cuánto cuesta: la técnica, las partidas incluidas, lo que queda fuera, el precio total, la forma de pago y la validez. Es el documento económico, y es el que el paciente acepta.

8.2. Lo que va en el contrato

El contrato recoge las obligaciones de cada parte durante el tratamiento: la colaboración del paciente, la asistencia a los controles, qué pasa si abandona o si se traslada. Su contenido está desarrollado en qué debe incluir el contrato de ortodoncia.

8.3. Abandono y traslado

Son las dos situaciones que más ponen a prueba el presupuesto. Si el paciente abandona, se cobra lo hecho con el precio aceptado, como se cuenta en el tratamiento dental abandonado a medias. Si se traslada a otra ciudad, hay que decidir qué parte del precio corresponde a lo hecho, y eso se resuelve mejor con un presupuesto por partidas que con un precio único. El caso, en el traslado de un paciente de ortodoncia.

9. Qué aporta obeliOmed

Un presupuesto de ortodoncia se sostiene si cada partida está en su línea y si las cuotas no dependen de una hoja de cálculo. Es lo que ofrece obeliOmed.

9.1. Partidas, aceptación y firma

El plan de tratamiento se construye con los actos de tu catálogo, cada uno con su precio, así que el estudio, la aparatología, las reposiciones y la retención pueden ir en líneas separadas. El paciente acepta o rechaza cada acto por separado y el presupuesto lleva exactamente lo aceptado. Si tu clínica lo exige, no se aprueba hasta que la familia lo firma en su móvil, con un enlace de un solo uso. El presupuesto tiene la validez que configura tu clínica. Y el contrato de ortodoncia queda atado al caso clínico del paciente, junto al tratamiento que regula, en lugar de vivir en una carpeta aparte.

9.2. Las cuotas se calculan y se programan solas

El cobro recurrente permite dar de alta una cuota periódica —mensual, trimestral o anual— para el paciente: calcula qué toca, cuándo toca la siguiente y a qué precio según su tarifa. En ortodoncia, las cuotas quedan atadas al caso clínico, igual que el contrato. Si el paciente tiene seguro, el precio de cada acto se resuelve contra la tarifa de su compañía.

9.3. Lo que no hacemos

• Las cuotas no se facturan solas. Se calculan y se programan; la factura de cada una la emite la clínica.

Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed. El circuito completo, en el presupuesto de clínica dental, del plan al cobro.