Quién controla el stock del quirófano: el reparto que falta

1. El descuadre no es un problema de honradez

Conviene decirlo pronto porque condiciona todo lo demás: en una clínica el material no desaparece por sustracción, desaparece por movimientos legítimos que nadie anotó. Diseñar el control como si el problema fuera de confianza lleva a soluciones que molestan a todo el mundo y no arreglan nada.

1.1. La cadena de decisiones razonables

Se adelanta un caso y alguien coge la lente prevista para el siguiente. Se repone el carro con lo que había en una caja abierta. Alguien devuelve al estante una unidad que ya no hace falta y la deja donde hay hueco. Ninguna de las tres personas ha hecho nada mal, y el inventario ya está mal en tres sitios.

1.2. Por qué la solución intuitiva falla

La reacción natural es cerrar el armario con llave. Funciona un mes: después aparece la llave colgada de un clavo, porque la actividad no puede depender de que una persona concreta esté disponible. Un control que compite con la asistencia lo pierde siempre, y lo pierde en silencio.

1.3. Lo que sí funciona

Que coger material sea fácil y que quede dicho quién lo cogió y para qué. La diferencia entre control y registro es la clave de este post: el control impide, el registro explica. En un quirófano, lo segundo vale mucho más que lo primero, y estorba mucho menos.

Hay además una razón práctica para preferir el registro: el control solo actúa sobre lo que previó quien lo diseñó, mientras que el registro captura también lo que nadie había anticipado. La mayoría de los movimientos raros de un almacén quirúrgico —el préstamo entre salas, la unidad que se lleva a otra sede, el material que se aparta para un caso complejo— no estaban en ninguna lista y son exactamente los que más descuadran.

2. Los cuatro momentos en que alguien toca el stock

Antes de repartir responsabilidad hay que saber qué se reparte. Son cuatro momentos, y suelen recaer en personas distintas.

2.1. Entrada y reposición

Llega material y alguien lo coloca. Es el momento con menos prisa y donde más se gana registrando bien, porque lo que entra identificado no hay que identificarlo después. Es el circuito del albarán de lentes con lote y qué exigirle al proveedor.

2.2. Preparación del caso y consumo

Alguien saca del almacén lo previsto para una intervención, y en quirófano se usa o no se usa. Aquí hay dos movimientos que suelen anotarse como uno solo, y de ahí sale buena parte del descuadre: lo que salió no siempre es lo que se implantó.

2.3. Retorno y baja

Lo que no se usó vuelve, se devuelve al proveedor o se da de baja. Es el momento peor cubierto de los cuatro y el que más unidades pierde, porque ocurre al final de la jornada, con el equipo cansado y sin nadie esperando ese dato. Está desarrollado en la devolución de una lente no implantada.

3. «Que lo haga cualquiera» también es una decisión

La mayoría de las clínicas no ha decidido que el stock sea de todos: simplemente nunca ha decidido que sea de alguien. El resultado es el mismo y conviene mirarlo de frente.

3.1. Lo que cuesta no decidir

Sin dueño, nadie revisa las caducidades, nadie mira la bandeja de devoluciones pendientes y nadie se entera de que un modelo se está quedando corto hasta que falta. No son fallos de nadie en particular, que es exactamente el problema: una tarea sin responsable no se hace mal, no se hace.

3.2. El coste que sí se ve

Suspensiones de cirugía por falta de material, caducidades tiradas, devoluciones fuera de plazo y horas de gente buscando una unidad que estaba en otro sitio. Todas se contabilizan como incidencias aisladas y todas tienen la misma raíz. Sumarlas un trimestre suele bastar para justificar el cambio, como en evitar la suspensión de cirugías por falta de lentes.

Conviene hacer esa suma en euros y en horas por separado. El dinero convence a quien decide el presupuesto; las horas convencen al equipo, que es quien tiene que cambiar de hábito. Presentar solo una de las dos cifras suele ser el motivo de que una propuesta razonable se quede sin apoyo en una de las dos direcciones.

3.3. Lo que no hay que hacer

Nombrar a un responsable único de todo el stock y de todos los turnos. Es la reacción típica y crea un cuello de botella que la actividad rodea en cuanto esa persona libra. El reparto tiene que sobrevivir a las vacaciones de cualquiera, o no es un reparto: es una dependencia.

4. El reparto que funciona: tres papeles

No hacen falta más. Son papeles, no puestos: una misma persona puede llevar dos, y cada uno debe tener suplente.

4.1. Quien custodia

Responde de que el almacén esté ordenado, contado y sin caducidades sorpresa. Es quien recepciona, quien coloca, quien lleva el ciclo de recuento y quien mira la bandeja de pendientes. Su trabajo es de rutina y de calendario, no de urgencia, y encaja bien en enfermería de quirófano o en una figura de logística si la clínica tiene volumen. El detalle está en el recuento del inventario quirúrgico.

4.2. Quien consume

Cualquiera del equipo quirúrgico, y aquí no hay que restringir a nadie. Su única obligación es que cada unidad que coge quede anotada en el momento, con dos datos: qué unidad y para qué caso. Si anotarlo cuesta más de unos segundos, el circuito está mal diseñado y va a fallar por mucho que se insista.

4.3. Quien decide qué se compra

Fija mínimos, negocia con proveedores y decide qué modelos se mantienen en stock. Necesita datos de consumo, no de intuición, y por eso depende directamente de que los dos papeles anteriores registren bien. Es donde acaba convirtiéndose todo esto en dinero, junto con el resto de la gestión del bloque quirúrgico de cataratas.

5. Lo que no se arregla restringiendo el acceso

Restringir tiene su sitio, que es pequeño y concreto. Conviene saber cuál para no gastar energía donde no rinde.

5.1. Dónde sí tiene sentido

En el material de altísimo valor y baja rotación, y en la capacidad de modificar registros pasados. Que cualquiera pueda coger una lente está bien; que cualquiera pueda cambiar el identificador de una lente ya implantada, no. Ahí la restricción cuesta poco y protege mucho.

5.2. Dónde no

En el acceso físico al material de uso corriente durante la actividad. Un armario cerrado en horario quirúrgico produce dos efectos: retrasos, y una llave compartida que anula el control. Se pierde la comodidad y no se gana la seguridad, que es el peor de los resultados posibles.

5.3. La pregunta que ordena la decisión

Ante cada restricción que alguien proponga, conviene preguntar: si esto se salta, ¿me entero? Si la respuesta es sí, la restricción probablemente sobra y basta con el registro. Si es no, entonces sí hace falta, porque un incumplimiento invisible no se corrige nunca.

6. El registro es lo que sustituye al candado

Si el registro va a hacer el trabajo del control, tiene que cumplir tres condiciones. Si falla una, el equipo dejará de registrar en una semana.

6.1. Tiene que costar segundos

Anotar una salida debe ser leer una etiqueta y elegir el caso. Nada de rellenar un formulario, ni de ir a otra sala, ni de esperar a que cargue una pantalla. Todo lo que pase de unos segundos se aplaza al final del turno, y lo que se aplaza al final del turno no se hace.

6.2. Tiene que poder hacerse donde ocurre

En el antequirófano, no en el despacho de administración. Un registro que obliga a desplazarse convierte a la persona en mensajera de su propio dato, y esa es la fricción que rompe cualquier circuito por bien diseñado que esté sobre el papel.

6.3. Tiene que servir para algo visible

Si nadie usa nunca lo que se registra, el equipo lo nota y deja de hacerlo. Enseñar una vez al mes el consumo por modelo, o las suspensiones evitadas, cierra el círculo: la gente registra cuando ve que el dato vuelve convertido en algo útil para ella, no solo para dirección.

7. Qué debe permitirte el sistema

Cinco criterios, todos comprobables con lo que ya tienes instalado.

7.1. Los tres del movimiento

• Anotar una salida en segundos, identificando unidad y caso, desde donde ocurre.
• Separar salida de consumo: que salga del almacén no significa que se haya implantado.
• Dejar toda salida abierta hasta que se cierre, con una lista visible de las que siguen sin destino.

7.2. Los dos de la responsabilidad

• Guardar quién hizo cada movimiento, sin que nadie tenga que escribir su nombre.
• Conservar el valor anterior cuando alguien corrige un registro, con su autor y su fecha.

7.3. La prueba de los diez segundos

Cronometra a alguien del equipo anotando una salida de material tal como se hace hoy. Si pasa de diez o quince segundos, ya sabes por qué el inventario no cuadra, y no hace falta buscar más lejos. Ese número explica más que cualquier auditoría de procedimientos.

8. Qué medir para saber si el reparto funciona

Tres indicadores que no miden a las personas, sino al circuito.

8.1. Salidas sin cerrar

Cuántas unidades salieron del almacén y siguen sin destino explicado, y cuánto llevan así. Es el indicador más directo de todos: si la lista está vacía, el circuito funciona; si crece cada semana, hay un momento del proceso donde el registro no está ocurriendo.

8.2. Movimientos registrados fuera de plazo

Qué proporción se anota más de una hora después de ocurrir. Un porcentaje alto no significa que la gente sea descuidada: significa que registrar en el momento es incómodo, y eso es un problema de diseño que se puede arreglar.

8.3. Diferencias del recuento por familia

Es el resultado final y el que confirma si lo demás está sirviendo. Conviene mirarlo con el reparto delante: si descuadra el implantable pero no el fungible, el problema está en el momento del consumo. Si descuadra todo por igual, está en la reposición. La lectura conjunta se ve mejor con los datos que ya reúne un software médico multisede cuando hay más de un centro.

9. Qué aporta obeliOmed en el control del stock

La idea es que registrar sea más cómodo que no registrar, porque es la única forma de que ocurra.

9.1. La salida se anota donde pasa

Sacar una unidad es identificarla y asociarla al caso, desde el propio antequirófano y sin cambiar de herramienta. No hay un paso administrativo posterior, que es donde se perdía la información. Quién lo hizo queda anotado sin que nadie tenga que escribirlo.

9.2. Nada se queda sin destino

Una salida permanece abierta hasta que consta si se implantó, si volvió, si se devolvió o si se dio de baja. Esa lista de abiertas es lo que sustituye al candado: no impide coger material, pero hace visible lo que falta por explicar mientras todavía alguien lo recuerda.

9.3. Corregir se puede, borrar no

Cuando alguien corrige un registro, el valor anterior se conserva junto al nuevo con su autor y su fecha. No se trata de impedir la corrección, que es necesaria, sino de que sea visible. El circuito completo está en el software de quirófano y trazabilidad de implantes.