Ratio de aceptación de presupuestos dentales: cómo calcularlo bien

1. Qué es el ratio de aceptación y por qué en importe

El ratio de aceptación de presupuestos es la proporción del trabajo que la clínica propone que los pacientes aceptan hacer. En odontología es uno de los indicadores más útiles, porque entre el diagnóstico y el ingreso hay una decisión del paciente que la clínica no controla del todo.

1.1. Importe aceptado sobre importe propuesto

La fórmula útil es sencilla: importe aceptado dividido entre importe propuesto, en el mismo periodo, multiplicado por cien. Dice qué parte del trabajo diagnosticado se convierte en trabajo comprometido. No dice cuántos pacientes dijeron que sí, sino cuánto del plan asumieron.

1.2. Por qué en dental no vale contar presupuestos

En dental casi ningún paciente acepta todo o nada. Acepta la endodoncia y deja el implante; acepta la fase 1 y aplaza la 2. Si se cuenta un presupuesto como aceptado porque el paciente dijo que sí a una parte, el ratio sale inflado. Si se cuenta como rechazado, sale hundido. Solo el importe refleja la aceptación parcial como lo que es: una proporción del plan.

1.3. Lo que el ratio no mide

No mide si el plan era el adecuado, ni si el precio es correcto, ni si el tratamiento se terminó. Un ratio alto con planes mínimos puede esconder diagnósticos cortos; uno bajo con planes completos puede ser perfectamente sano. Por eso se lee junto a otros indicadores, como el importe medio, del que se habla en el ticket medio de la clínica dental.

2. La fórmula, paso a paso

Calcular el ratio es fácil; decidir qué entra en cada parte de la fracción es donde se equivocan casi todas las clínicas.

2.1. El numerador: lo aceptado

La suma del importe de todos los actos que los pacientes aceptaron en el periodo, línea a línea. Si un paciente aceptó tres de los cinco actos que se le propusieron, entran esos tres, con su precio. No entra lo que el paciente «se lo pensará».

2.2. El denominador: lo propuesto

La suma del importe de todos los actos propuestos en el periodo, se aceptaran o no. Incluye lo aceptado, lo rechazado y lo que sigue pendiente de respuesta. Lo que no conviene incluir son presupuestos caducados de periodos anteriores, que inflan el denominador sin decir nada del periodo que se mide.

2.3. El periodo

Mensual para seguir la evolución, trimestral para tomar decisiones. Un mes suelto con dos planes grandes rechazados puede dar una cifra alarmante que no significa nada; un trimestre ya tiene volumen suficiente para mostrar una tendencia.

Contado por presupuestos, este mes saldría con dos de tres aceptados, un 67 %. En importe, el 21 %. La diferencia es exactamente lo que el paciente A dejó sin hacer.

3. La aceptación parcial dentro de la cuenta

La aceptación parcial es la razón por la que el ratio dental se mide distinto al de otras especialidades. Hay que decidir cómo se cuenta y mantener el criterio.

3.1. Una fase aceptada, otra pendiente

Si el paciente acepta la fase 1 y dice que la fase 2 «más adelante», la fase 2 no está rechazada: está pendiente. En el ratio del periodo cuenta en el denominador y no en el numerador. Si la acepta en otro periodo, entra entonces. El detalle de cómo se registra la decisión acto a acto está en la aceptación parcial del presupuesto dental.

La aceptación parcial se cuenta por lo que el paciente aceptó, pieza a pieza, no como un sí entero.

3.2. Lo que se acepta meses después

Hay dos formas coherentes de contarlo: atribuirlo al periodo en que se propuso, que mide la calidad de la propuesta, o al periodo en que se aceptó, que mide el trabajo comprometido de cada mes. Las dos valen. Lo que no vale es mezclarlas, porque entonces el ratio sube y baja por cómo se cuenta y no por lo que pasa en la clínica.

4. Los desgloses que sirven

El ratio global dice poco. Desglosado, dice dónde actuar.

4.1. Por profesional

Cada odontólogo propone y explica de forma distinta. Un ratio muy distinto entre dos profesionales con pacientes parecidos casi siempre habla de cómo se presenta el plan. No es para comparar a nadie en público: es para aprender de quien lo hace mejor.

4.2. Por tramo de importe

Es el desglose más accionable. Casi siempre hay una cifra a partir de la cual la aceptación cae de golpe. Saber dónde está en tu clínica te dice a partir de qué importe conviene ofrecer pago en plazos o dividir el plan en fases.

4.3. Por tipo de tratamiento

Conservadora, prótesis, implantes, ortodoncia, estética. Cada familia tiene su propia aceptación, y un ratio global que mezcla endodoncias con implantes esconde en cuál de ellas está el problema. Qué otros indicadores conviene mirar junto a este está en los indicadores de una clínica dental.

5. De dónde salen los datos

El ratio vale lo que valgan los datos de los que sale. Y en muchas clínicas esos datos no existen como tales.

5.1. Del plan, línea a línea

Para medir en importe hace falta que cada acto propuesto tenga su estado —propuesto, aceptado, rechazado, realizado— y su precio. Si el plan no está en líneas, el ratio en importe no se puede calcular, y la clínica acaba contando presupuestos porque es lo único que tiene.

5.2. Sin caducados que inflen el denominador

Los presupuestos sin fecha de validez se quedan para siempre como propuestos y el denominador no para de crecer. Con una validez escrita, lo vencido sale de la cuenta del periodo. Los criterios están en cuánto tiempo es válido un presupuesto dental.

5.3. Las urgencias, fuera de la cuenta

Una endodoncia de urgencia se acepta siempre: el paciente tiene dolor y no hay nada que decidir. Si entra en el ratio, lo infla con aceptaciones que no dicen nada de cómo se presenta un plan. Muchas clínicas la excluyen, o la miden aparte. Sea cual sea la decisión, tiene que ser la misma todos los meses, porque un mes con muchas urgencias parecería de repente un mes excelente.

6. Cómo leer el ratio

Una cifra sola no dice si la clínica lo está haciendo bien. Hay que leerla con contexto.

6.1. Un ratio bajo no siempre es malo

Una clínica que diagnostica de forma completa y propone el plan ideal tendrá un ratio más bajo que una que propone solo lo mínimo. La primera puede estar haciendo mejor odontología y ganando más. El ratio no se mejora proponiendo menos: se mejora explicando mejor.

6.2. Tendencia, no foto

Lo útil es ver cómo evoluciona: si baja después de una subida de tarifa, si sube cuando se empieza a ofrecer pago en plazos, si cambia con un profesional nuevo. Un ratio que se mira una vez al año no sirve para tomar decisiones.

6.3. Cruzarlo con lo realizado

Aceptar no es hacer. Un paciente que acepta y no vuelve cuenta en el ratio como un éxito y en la caja como nada. Por eso conviene mirar, junto al ratio de aceptación, cuánto de lo aceptado se ha realizado ya y cuánto lleva meses parado. Esa segunda cifra habla de tratamientos abandonados, y se trabaja con otros criterios, como se cuenta en el tratamiento dental abandonado a medias.

7. Qué mejora la aceptación

Hay palancas que suben la aceptación sin tocar el precio ni el diagnóstico. Casi todas tienen que ver con cómo se presenta el plan.

7.1. Presentar con la boca delante

El mismo presupuesto, explicado con el paciente sentado, con su boca en la pantalla y las prioridades dichas en voz alta, se acepta mucho más que entregado en papel en el mostrador. Presentar bien no cuesta dinero. Cómo encaja en el circuito completo está en el presupuesto de clínica dental, del plan al cobro.

El mismo presupuesto se acepta mucho más cuando se explica con la boca del paciente en la pantalla.

7.2. Aceptación parcial, plazos y seguimiento

Dejar aceptar por partes convierte los «me lo pienso» en síes parciales. Ofrecer plazos a partir del tramo en que cae la aceptación convierte rechazos en tratamientos. Y revisar cada semana lo pendiente, con una rutina, recupera una parte de lo que se habría perdido, como se cuenta en el seguimiento de presupuestos dentales pendientes.

7.3. Lo que no conviene hacer

Presionar para cerrar el día de la primera visita, rebajar el precio en el mostrador para arrancar un sí o recortar el plan para que parezca más barato. Todas suben la cifra a corto plazo y cuestan confianza o margen. El paciente dental compara presupuestos con normalidad, y un plan honesto, bien explicado y desglosado por actos es el que gana esa comparación con el tiempo.

8. Errores de medición

Estos son los errores que hacen que el ratio de una clínica dental no signifique nada, aunque se calcule todos los meses.

8.1. Contar presupuestos en lugar de importe

Es el más frecuente. Da ratios altos y tranquilizadores que no se corresponden con la facturación. Si tu ratio sube y tu facturación baja, probablemente estás contando presupuestos.

8.2. Cambiar el criterio a mitad de año

Pasar de contar por periodo de propuesta a periodo de aceptación, o dejar de incluir los rechazados, rompe la serie. Un ratio solo se compara consigo mismo si se calcula siempre igual. La comparación con otros sectores tampoco sirve: un ratio de conversión a cirugía, por ejemplo, se mide con otra lógica, como se explica en el ratio de conversión de una clínica de cirugía.

• Medir en importe, nunca en número de presupuestos.
• Contar la aceptación parcial por lo que se aceptó.
• Excluir lo caducado de periodos anteriores.
• Un criterio de periodo, y mantenerlo.
• Desglosar por profesional, tramo y tipo de tratamiento.

9. Qué aporta obeliOmed

Medir el ratio en importe exige que los datos existan línea a línea. obeliOmed los tiene; la cuenta la haces tú.

9.1. Cada acto con su estado y su precio

El plan nace del odontograma y el paciente acepta o rechaza cada acto por separado, así que cada línea tiene su estado y su precio. Lo rechazado se conserva, que es lo que permite medirlo. El presupuesto emitido lleva exactamente lo aceptado.

9.2. El importe de cada plan, por estado

Bajo cada plan se ve en importe cuánto hay propuesto, aceptado, pendiente de presupuestar, presupuestado y realizado. Esos importes son la materia prima del ratio. Y el presupuesto caduca con el plazo que configura tu clínica, así que lo vencido deja de figurar como pendiente.

9.3. Lo que no hacemos

• El ratio de aceptación no sale como informe. Los importes por estado están; la división la haces tú, con tu criterio de periodo.
• No desglosamos solos por tramo ni por profesional. Los datos lo permiten; el cuadro lo montas tú.

Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed.