Recuento de inventario quirúrgico sin parar el quirófano

1. Por qué el recuento se pospone siempre

No es dejadez. El recuento compite con la actividad asistencial y pierde todas las veces, porque su beneficio es invisible hasta el día que hace falta. Entender por qué se aplaza es lo que permite diseñarlo para que no se aplace.

1.1. Se plantea como un evento, y los eventos se cancelan

Cuando el recuento es «un sábado al año», depende de que ese sábado no se cruce con nada. Y siempre se cruza. Un procedimiento que exige parar la actividad y reunir a varias personas en un día concreto tiene todas las papeletas de no ocurrir, y cuando ocurre se hace con prisa, que es la peor manera de contar.

1.2. Nadie ve el beneficio hasta que llega el problema

El valor de un inventario cuadrado aparece el día que se suspende una cirugía por falta de material o el día que hay que localizar un lote. Los dos son días malos, y para entonces ya es tarde. Es el mismo desfase entre esfuerzo y recompensa que hace que se descuide el control de caducidades del almacén de lentes.

1.3. El recuento que solo sirve para ajustar

Si el resultado del recuento es «ajustamos el sistema a lo que hay», entonces el recuento es un trámite contable y no una herramienta de gestión. Ajustar sin explicar la diferencia borra la única información que el ejercicio produce, que es por qué el dato estaba mal. Se cierra el ejercicio y se garantiza que el año que viene volverá a pasar lo mismo.

2. Qué se cuenta, y qué no merece la pena contar

Contarlo todo con el mismo detalle es la forma más rápida de que el recuento no se haga. El almacén quirúrgico tiene familias muy distintas y cada una pide un trato.

2.1. Lo que se cuenta unidad a unidad

Los implantables: lentes, anillos, cualquier cosa que vaya a quedarse dentro de un paciente. Aquí no vale contar cajas ni estimar: se cuenta cada unidad con su identificador, porque el objetivo no es solo saber cuántas hay sino cuáles. Es el mismo dato que sostiene la trazabilidad del stock de lentes intraoculares.

2.2. Lo que se cuenta por unidad de consumo

Viscoelásticos, suturas, gasas, campos, fungibles de facoemulsificación. Aquí se cuenta el envase de consumo, no el contenido, y el lote importa para los que lo tienen. La diferencia con la familia anterior es que un descuadre de dos unidades es tolerable y no dispara ninguna alarma legal, aunque sí cuesta dinero.

2.3. Lo que no se cuenta y hay que decir que no se cuenta

Material de coste ínfimo y consumo continuo. La decisión legítima es no inventariarlo y reponer por punto de pedido visual. Lo que no es legítimo es que esa decisión no esté escrita: entonces no se sabe si algo no aparece porque no se cuenta o porque se ha perdido, y esa ambigüedad contamina el recuento entero.

3. Recuento total frente a recuento cíclico

La alternativa al sábado anual existe, está probada en almacenes de todo tipo y encaja mucho mejor con una clínica.

3.1. Qué es el recuento cíclico

En lugar de contarlo todo una vez al año, se cuenta una parte pequeña cada semana, rotando, de modo que a lo largo del año todo se ha contado al menos una vez y lo importante varias. El esfuerzo semanal es de minutos y no compite con nada, que es precisamente lo que hace que se realice.

3.2. Por qué encaja mejor en una clínica

Porque un almacén quirúrgico oftalmológico tiene pocas referencias críticas y muchas irrelevantes. Contar las lentes cada semana y las gasas dos veces al año es proporcional al riesgo, y da algo que el recuento anual no da: diferencias pequeñas y recientes, que sí se pueden explicar porque nadie ha olvidado todavía lo que pasó.

3.3. Cómo se reparte el ciclo

Un reparto que funciona: implantables cada semana, fungible de alto valor cada mes, resto cada trimestre. No hace falta más sofisticación. Lo que sí hace falta es que el calendario exista y tenga dueño, porque un ciclo sin responsable es exactamente igual de imaginario que el sábado anual que nunca llega.

4. Cómo se cuenta sin cerrar el quirófano

La actividad no se para: se elige el momento y el orden para que el conteo y el quirófano no se pisen.

4.1. La ventana correcta

El mejor momento no es fuera de horario, sino después del último caso y antes de la reposición. En ese hueco el material no se mueve, no hay que quedarse por la noche y además cuentas la situación real de cierre del día, que es la que interesa. Contar a primera hora, con la reposición recién hecha, mide lo que acaba de entrar y no lo que se consumió.

4.2. El orden: de lo caro a lo barato

Se empieza por implantables, se sigue por fungible de valor y se termina por el resto. La razón es práctica: si el recuento se interrumpe —y se interrumpe—, lo que queda sin contar es lo que menos importa. Ordenarlo al revés significa que cada interrupción se lleva por delante justo la parte que había que hacer.

4.3. Dos personas, y por qué

Cuenta una y anota otra, o cuenta una y verifica otra las diferencias. No es desconfianza: es que contar y apuntar a la vez multiplica el error, y un recuento con errores de anotación produce diferencias falsas que consumen más tiempo del que ahorraron. Con material caro, la segunda persona se paga sola.

5. Lo que se mueve mientras estás contando

Este es el punto que rompe la mayoría de los recuentos, y el que casi nunca se planifica.

5.1. El problema, en una frase

Si mientras cuentas alguien saca una lente para un caso, tu conteo dice una cosa y el sistema otra, y la diferencia no es un descuadre real: es un desfase. Sin una regla clara, ese desfase se apunta como diferencia y contamina el resultado, que es como acabar «ajustando» un inventario que estaba bien.

5.2. Las dos salidas posibles

La primera es congelar: durante la ventana de recuento no se mueve nada de esa zona, y si hace falta material se coge y se anota en una hoja aparte que se aplica al terminar. La segunda es contar contra una foto: se toma la posición del sistema a una hora concreta y se comparan movimientos posteriores. La primera es más simple y suele bastar.

5.3. El material que está fuera del almacén

Lo que está en el carro de quirófano, lo que está preparado para el caso de mañana y lo que está en depósito son existencias que alguien tiene que contar. Si el recuento solo mira la estantería, las diferencias que salgan serán todas falsas. Y el depósito merece atención propia, como se ve en automatizar el depósito de lentes con proveedores.

6. Las diferencias: qué se hace con ellas

La diferencia no es el final del recuento: es su producto. Lo que hagas con ella decide si el ejercicio ha servido de algo.

6.1. Primero se explica, después se ajusta

Antes de tocar el inventario hay que intentar explicar cada diferencia relevante. La mayoría tienen causa localizable: una salida no registrada, una devolución que no se anotó, material trasladado a otra sala, un envase abierto y no consumido. Ajustar sin buscar la causa convierte un dato en ruido, y el año siguiente la misma diferencia volverá a aparecer.

6.2. Las causas que más se repiten

• Salidas de material que se registraron al día siguiente, o nunca.
• Devoluciones al proveedor sin apunte, tratadas en la devolución de una lente no implantada.
• Depósito contado como propio, o no contado en absoluto.
• Unidades rotas o caducadas retiradas sin baja.
• Errores de anotación del propio recuento anterior.

6.3. El umbral de investigación

No todo merece investigarse. Conviene fijar por familia a partir de qué diferencia se busca la causa y por debajo de cuál se ajusta sin más. Para implantables ese umbral es una sola unidad: si falta una lente, hay que saber dónde está. Para gasas, evidentemente no. Escribir ese umbral evita las dos patologías: investigarlo todo y no investigar nada.

7. Qué debe permitirte el sistema

Seis criterios verificables, que puedes probar con el software que ya tienes antes del próximo recuento.

7.1. Los tres criterios del conteo

• Sacar la posición a una fecha y hora concretas, no solo la de ahora, para poder comparar contra lo contado.
• Contar por zonas: estantería, carro, depósito y preparado, cada uno por separado.
• Registrar el conteo sin machacar el histórico: la cifra contada se guarda como tal, junto a la teórica.

7.2. Los tres criterios de la diferencia

• Guardar la diferencia con su motivo, elegido de un catálogo y no escrito a mano.
• Dejar rastro del ajuste: quién lo hizo, cuándo y con qué autorización.
• Comparar recuentos entre sí, para ver si una referencia descuadra siempre.

7.3. La prueba de una tarde

Pide a tu sistema la posición de existencias de las lentes al cierre del martes pasado. Si te da la de hoy y no la de aquel día, tu próximo recuento va a producir diferencias que no vas a poder explicar, y no porque el almacén esté mal. Ese detalle sale caro justo cuando ya no se puede arreglar.

8. Qué medir del propio recuento

El recuento también se mide a sí mismo, y sus indicadores dicen más del circuito que del almacén.

8.1. Exactitud por familia

Qué porcentaje de referencias cuadró a la primera, separado por familia. Un almacén donde los implantables cuadran al cien por cien y el fungible descuadra un poco está sano. Uno donde descuadran los implantables tiene un problema de registro en quirófano, no de almacén, y ahí es donde hay que mirar.

8.2. Diferencias explicadas frente a ajustadas

De las diferencias encontradas, cuántas acabaron con una causa identificada. Es el indicador que dice si el recuento es una herramienta o un trámite. Subirlo no exige más tiempo de conteo: exige registrar mejor los movimientos durante el año, que es donde está el verdadero trabajo.

8.3. Tiempo empleado

Cuánto costó en horas de persona. Sirve para dimensionar el ciclo y para defenderlo: cuando alguien propone volver al sábado anual, tener el dato de que el ciclo semanal cuesta veinte minutos cierra la conversación. Y encaja con el resto de indicadores de gestión de un ERP médico que automatiza la administración.

9. Qué aporta obeliOmed en el recuento

La idea es que el recuento deje de ser un ejercicio aparte y pase a ser una comprobación de lo que el sistema ya sabe.

9.1. La posición se puede pedir a una fecha

El estado de existencias no es solo el de ahora: se puede reconstruir a la fecha y hora que necesites, porque lo que se guarda son los movimientos y no una cifra que se sobrescribe. Eso es lo que permite contar por la tarde y comparar contra el cierre, sin discutir después si la diferencia era real o de calendario.

9.2. Las zonas están separadas

Estantería, carro y depósito son ubicaciones distintas del mismo material, así que se cuentan por separado y se suman cuando interesa. Es lo que evita el descuadre más común de todos, que es contar la estantería y comparar contra el total.

9.3. La diferencia queda con su causa

Cada ajuste se guarda con su motivo del catálogo, su autor y su fecha, y los recuentos anteriores siguen consultables. Así se puede ver si una referencia concreta descuadra sistemáticamente, que es la información que convierte el recuento en una mejora y no en un cierre contable. El circuito quirúrgico completo está en el software de quirófano y trazabilidad de implantes.