Tarifa de actos de la clínica dental: cómo se construye y se mantiene

1. Qué es la tarifa de actos y por qué no se copia

La tarifa de actos de una clínica dental es la lista de todo lo que la clínica hace, con el precio de cada cosa. Es la base de cada presupuesto, de cada cobro y de cada liquidación. Si está mal, todo lo que se construye encima hereda el error.

1.1. Catálogo y precio, dos cosas distintas

La tarifa tiene dos partes que conviene separar. El catálogo dice qué actos existen y cómo se llaman; cambia poco. El precio dice cuánto cuesta cada uno; cambia cada año o cuando cambian los costes. Mezclarlos, por ejemplo creando «endodoncia 2025» y «endodoncia 2026», rompe cualquier comparación histórica.

1.2. Por qué no vale copiar la de otra clínica

La tarifa de la clínica de enfrente refleja sus costes, no los tuyos: su alquiler, su plantilla, su laboratorio y sus horas de sillón. Mirarla sirve para saber dónde está el mercado. Copiarla sirve para cobrar lo que cuesta a otro. Un precio que no sale de tus costes es una apuesta, y en una tarifa de cien actos se pierden muchas.

2. El catálogo: qué actos y con qué nombre

Antes de poner precios hay que decidir qué se cobra por separado. Un catálogo bien hecho es el que permite presupuestar con precisión sin convertirse en una lista imposible de mantener.

2.1. Un acto, un nombre

Cada acto tiene un único nombre en el catálogo, y es ese el que aparece en todos los presupuestos. Si cada profesional describe la misma endodoncia con palabras distintas, la clínica no puede saber cuántas hizo ni a qué precio. El catálogo es lo que permite sumar, comparar y revisar.

2.2. Qué actos piden pieza y superficie

Una obturación se cobra por superficie o por pieza; una corona, por pieza; una higiene, por boca. El catálogo tiene que saber qué necesita cada acto para que el presupuesto pida la pieza o la superficie solo cuando corresponde. Una higiene guardada «en el 36» es una línea que miente.

2.3. Cuántos actos tener

Demasiado pocos obligan a meter en un mismo precio cosas de coste muy distinto: una endodoncia de un incisivo y la de un molar no cuestan lo mismo. Demasiados convierten la tarifa en un documento que nadie revisa. La medida razonable es separar lo que tiene un coste distinto, y agrupar lo demás.

3. Cómo se calcula el precio de un acto

El precio de un acto dental tiene tres componentes: el tiempo de sillón que ocupa, el material y el laboratorio que consume, y el margen que la clínica quiere ganar. Los dos primeros se calculan; el tercero se decide.

3.1. El coste de la hora de sillón

Es la pieza clave. Se suman los costes fijos anuales de la clínica —alquiler, personal no productivo, amortizaciones, suministros, software— y se dividen entre las horas de sillón realmente productivas en el año. Una clínica con 170.000 euros de costes fijos y 1.500 horas productivas tiene una hora de sillón de unos 113 euros, casi 1,90 por minuto. Sin esta cifra, cualquier precio es una intuición. El cálculo por sillón está en la rentabilidad por sillón dental.

Una hora de sillón tiene un coste, y cada minuto de un acto se paga con esa cifra.

3.2. Material

El material directo de cada acto —composites, limas, implantes, anestesia, desechables— se calcula por acto y se revisa cuando cambia el proveedor. En implantología pesa mucho: el propio implante y sus aditamentos pueden ser una parte grande del coste.

3.3. Margen y mercado

El margen no se calcula: se decide. La clínica mira dónde está el mercado de su zona, qué posicionamiento quiere y qué actos le traen pacientes. Lo importante es que la decisión se tome sabiendo cuánto cuesta el acto, no sin saberlo. Cómo se refleja todo esto en la cuenta de la clínica está en la guía de rentabilidad de la clínica dental.

4. El laboratorio dentro de la tarifa

En prótesis, coronas y ortodoncia removible, el laboratorio es una parte grande del coste, y la que más se olvida al fijar precios.

4.1. El coste de laboratorio de cada acto

Cada acto que lleva laboratorio tiene que llevar su coste dentro del cálculo. Si el laboratorio sube y la tarifa no, el margen de todas las coronas baja sin que nadie lo decida. Revisar la tarifa sin mirar la lista del laboratorio es revisar la mitad del precio. El detalle está en el coste de laboratorio en el presupuesto dental.

4.2. Repeticiones y ajustes

Una parte de los trabajos de laboratorio se repite: una impresión que no sale, un color que no convence. Si la tarifa no tiene en cuenta un porcentaje razonable de repeticiones, cada repetición sale del margen. Conviene medir cuántas hay y cargarlas en el precio, o dejar escrito en el presupuesto cuándo se cobran aparte.

5. Varias listas: particular, aseguradoras y convenios

El mismo acto no cuesta lo mismo a todos los pacientes. La tarifa de una clínica dental es, en realidad, varias listas de precios sobre un mismo catálogo.

5.1. La tarifa de particular es la base

Es la que la clínica decide libremente y la que sale del cálculo de costes. Todas las demás se comparan con ella: sirve para saber cuánto se deja la clínica en cada acuerdo.

5.2. Los baremos de las aseguradoras

Cada aseguradora con la que trabaja la clínica tiene su lista, que la clínica no decide: la acepta o no. En los seguros con franquicias, algunos actos están incluidos y el resto tiene un precio pactado más bajo que el de particular. Lo importante es saber, acto por acto, cuánto se cobra con cada compañía y compararlo con el coste. Cómo funcionan esas listas está en las franquicias de las aseguradoras dentales.

Un mismo catálogo, varias listas de precios: la de particular, la de cada aseguradora y la de cada convenio.

5.3. Convenios y colectivos

Empresas, colegios profesionales o asociaciones con precios preferentes son otra lista más. Si el convenio es una cuota periódica a cambio de actos o descuentos, es una iguala, y se calcula de otra manera, como se cuenta en la iguala dental en la clínica.

• Un solo catálogo, con varias listas de precios encima.
• La lista correcta para cada paciente, aplicada sola.
• El coste de cada acto a la vista, para comparar con cada lista.
• Las listas de aseguradoras actualizadas cuando la compañía cambia su baremo.

6. El impuesto de cada acto

La tarifa no está completa si no dice qué impuesto lleva cada acto. En una clínica dental hay dos grupos claros.

6.1. Lo sanitario, exento; lo estético, con IVA

Los actos con finalidad sanitaria —empastes, endodoncias, extracciones, implantes, prótesis, ortodoncia funcional— van exentos de IVA. Los puramente estéticos, sin indicación médica, como el blanqueamiento aislado o las carillas sin finalidad de salud, llevan el tipo general. Los casos frontera están en el IVA de los tratamientos dentales estéticos.

6.2. Se decide en el acto, no en el presupuesto

El impuesto tiene que estar definido en cada acto del catálogo, no elegido a mano al hacer cada presupuesto. Si depende de que la recepción se acuerde, antes o después un blanqueamiento sale exento o una endodoncia sale con IVA. Definido una vez en el catálogo, con el asesor, se aplica igual en todos los documentos.

7. Cuándo y cómo revisar la tarifa

Una tarifa que no se revisa pierde valor cada año. Una que se revisa sin método descuadra lo que ya se ha prometido a los pacientes.

7.1. Una revisión al año, con los costes delante

Lo razonable es una revisión anual, con la cuenta del año cerrado: cuánto costó la hora de sillón, cuánto subió el laboratorio, qué actos se hicieron más. Revisar no significa subirlo todo un porcentaje: significa corregir los actos cuyo precio se ha quedado por debajo del coste o muy por encima del mercado.

7.2. Lo ya presupuestado no cambia

Cuando la tarifa cambia, los presupuestos vigentes mantienen su precio. El precio que se enseñó al paciente es el que vale mientras dure su validez, aunque la tarifa suba al día siguiente. Lo que se acepte después se presupuesta con la tarifa nueva. Los criterios, en cuánto tiempo es válido un presupuesto dental.

8. Errores de tarifa que se pagan cada día

Los errores de tarifa no se ven en un presupuesto: se ven en la cuenta de resultados, al final del año, cuando ya se han cobrado cientos de actos a un precio equivocado.

8.1. Precios redondos que no cubren el sillón

Muchas tarifas están hechas de precios redondos puestos a ojo. El problema no es el redondeo, sino que nadie comprobó que el precio cubre el tiempo que el acto ocupa. Los actos largos con precios bajos son los que más sillón consumen y menos dejan.

8.2. La tarifa en una hoja de cálculo aparte

Cuando la tarifa vive en una hoja de cálculo y el presupuesto se escribe en otro sitio, alguien transcribe los precios, y cada transcripción es un error posible. Además, la hoja no sabe qué precio tiene cada aseguradora ni qué impuesto lleva cada acto. La tarifa tiene que estar donde se hacen los presupuestos, no al lado. Lo que tiene que llevar cada presupuesto está en qué incluye un presupuesto dental.

• Coste por minuto de sillón, recalculado con el año cerrado.
• Duración real de cada acto, no la que se supone.
• Material y laboratorio por acto, con la lista vigente del proveedor.
• Precio de cada aseguradora comparado con el coste del acto.
• Impuesto definido en cada acto del catálogo.

9. Qué aporta obeliOmed

La tarifa sirve si está donde se presupuesta y si cada paciente recibe automáticamente el precio de su lista. Es lo que hace obeliOmed.

9.1. Un catálogo propio, con el precio que decide tu clínica

Cada acto dental es un artículo con su precio, que fija tu clínica: el catálogo de partida llega sin precios, porque lo que cuesta una endodoncia en tu clínica lo decides tú. Los actos que exigen pieza o superficie la piden en el plan, y los que no, no la guardan. La prótesis y su trabajo de laboratorio van dentro del mismo plan.

9.2. Una lista de precios por compañía

El precio de un acto se resuelve contra la tarifa del paciente, así que el mismo acto cuesta distinto al paciente particular y al de cada aseguradora, sin que la recepción tenga que buscarlo. Si la compañía lo exige, la autorización previa se registra por presupuesto, con su código, el importe autorizado y su caducidad.

9.3. Precio fijado e impuesto por acto

El precio queda fijado en la línea del plan tal como se propuso, así que subir la tarifa no cambia lo ya presupuestado. Cada acto lleva su impuesto en el artículo: el catálogo de partida trae los sanitarios exentos y los de estética con el tipo general, y tu clínica lo revisa con su asesor. Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed.