Tratamiento realizado en el odontograma: qué tiene que cambiar cuando se hace un acto

1. Qué significa marcar un tratamiento como realizado

Marcar un tratamiento realizado en el odontograma parece un gesto administrativo: un clic al terminar la cita. En realidad es el momento en que tres registros distintos tienen que ponerse de acuerdo: la boca del paciente, el plan de tratamiento y el dinero.

1.1. Los tres tiempos de una pieza

Una pieza tiene lo que había cuando llegó el paciente, lo que se planificó y lo que se hizo. Son tres cosas distintas y no pueden mezclarse. Una corona planificada no es una corona colocada, y si el odontograma pinta igual las dos, dentro de un año nadie sabrá cuál de las dos pasó. Cómo se registra cada tiempo en la historia está en qué registrar en la historia clínica dental.

1.2. Realizado es un hecho, no una intención

Aceptado significa que el paciente dijo que sí. Presupuestado, que tiene el papel. Realizado significa que el acto está hecho en su boca. Es el único de los tres que cambia la historia clínica, y el único que justifica cobrar el acto. Por eso conviene que marcarlo sea un gesto deliberado, con su fecha y su autor.

2. Qué tiene que cambiar en el odontograma

La primera consecuencia de un acto realizado está en la boca. El odontograma tiene que reflejar la pieza como queda después del tratamiento, no como estaba ni como se planificó.

2.1. El estado de la pieza, con fecha y autor

Cuando se coloca una corona en el 36, la pieza pasa a tener corona, con la fecha y el profesional que la colocó. Si antes tenía una endodoncia, la endodoncia sigue: una pieza lleva varias cosas a la vez y anotar la corona no puede borrar lo que había debajo. Qué exigirle al odontograma en este punto está en lo que debe tener un odontograma digital.

2.2. Lo propuesto no pinta la boca

Mientras un acto está solo propuesto o aceptado, el odontograma puede mostrarlo como plan —en la convención habitual, en rojo—, pero no como estado de la pieza. Solo el realizado cambia la boca. Si el programa deja pintar como hecho lo que solo está planificado, el odontograma afirma algo falso sin que nadie haya mentido.

2.3. La radiografía del acto hecho

Muchos actos terminan con una radiografía de control: la endodoncia con su conductometría, el implante con su imagen tras la cirugía. Esa imagen es la prueba del acto, y tiene que quedar con la pieza que muestra, no en una carpeta del ordenador del sensor. Una periapical que no dice de qué diente es no sirve para comparar dentro de dos años.

La radiografía de control es la prueba del acto, y tiene que quedar con la pieza que muestra.

3. Qué tiene que cambiar en el plan y en el cobro

La segunda consecuencia está en el plan. El mismo gesto que cambia la pieza tiene que mover el importe del acto, porque a partir de ese momento es trabajo hecho.

3.1. De aceptado a realizado

En el plan, la línea del acto pasa de aceptada a realizada. Con ella se mueve su importe: deja de ser un compromiso del paciente y pasa a ser trabajo hecho. Si el odontograma y el plan se actualizan por separado, antes o después dejan de coincidir, y la clínica acaba con piezas tratadas que el plan cree pendientes, o al revés.

3.2. Lo realizado es lo que se cobra

El importe realizado es lo que la clínica puede facturar o liquidar. Si un paciente abandona a mitad, es lo que se le cobra con el precio que aceptó. Si el acto no se marca, no aparece en ninguna de esas cuentas. Cómo se trata el caso del paciente que no vuelve está en el tratamiento dental abandonado a medias y su cobro.

• La pieza cambia de estado en el odontograma, con fecha y autor.
• La línea del plan pasa de aceptada a realizada.
• El importe pasa a trabajo hecho, listo para cobrar.
• La radiografía de control, si la hay, queda en su pieza.
• El profesional que lo hizo queda registrado para su liquidación.

4. Quién lo marca y cuándo

Un registro de realizado vale lo que valga la disciplina con que se hace. Dos reglas lo sostienen.

4.1. El profesional que lo hizo

Quien hace el acto es quien mejor sabe qué se hizo y en qué superficie. Cuando lo marca la recepción a partir de una nota en papel, se pierde precisión y se pierde el autor. El autor del registro tiene que ser el autor del acto, o al menos tiene que quedar dicho quién lo hizo.

4.2. El mismo día, no a final de mes

Marcar lo realizado al terminar la cita es la única forma de que no se olvide. Cuando se hace por lotes a final de mes, se pierden actos, se confunden piezas y la liquidación de los colaboradores se discute. El odontograma de hoy tiene que reflejar la boca de hoy.

5. Actos que se hacen en varias citas

No todos los actos empiezan y terminan en la misma cita. Los que se hacen en varias sesiones son los que más dudas generan al marcar el realizado.

5.1. Endodoncias y coronas en varias sesiones

Una endodoncia puede requerir más de una cita, y una corona pasa por preparación, impresión, prueba y cementado. La regla más limpia es marcar el acto como realizado cuando está terminado, y registrar las sesiones intermedias como evolución de la historia. Así el importe no se mueve hasta que el trabajo está hecho.

5.2. Implantes: cirugía y prótesis

El implante es el caso típico de acto en dos tiempos: la cirugía y, meses después, la corona sobre el implante. Conviene que sean dos actos distintos en el plan, cada uno con su importe, porque se hacen, se cobran y a veces los hacen profesionales distintos en momentos distintos.

5.3. Laboratorio: encargado, recibido y colocado

Coronas, puentes y prótesis tienen detrás un trabajo de laboratorio. Hasta que la prótesis está colocada en boca, no está realizada, aunque el laboratorio ya la haya entregado. Encargado, recibido y colocado son tres momentos distintos, y solo el último cambia el odontograma.

6. Urgencias: hecho antes de presupuestar

Hay actos que se hacen antes de que exista un presupuesto: la endodoncia de urgencia, la extracción inevitable. Es correcto hacerlos así, siempre que queden dentro del plan.

6.1. La urgencia también entra en el plan

El acto urgente se añade al plan con su pieza y su precio, se acepta y se marca como realizado el mismo día. No hace falta esperar al papel para hacerlo. Lo que no conviene es hacerlo «fuera del plan», porque entonces el odontograma y el cobro no saben de él.

6.2. Precio y cobro de la urgencia

La urgencia se cobra como cualquier otro acto realizado, con el precio de la tarifa. Si después el paciente acepta el resto del plan, el presupuesto que se emita llevará lo nuevo, no la urgencia ya hecha. Cómo se organizan las fases a partir de ahí está en el plan de tratamiento dental por fases.

7. Lo realizado es la base de la liquidación

En muchas clínicas dentales trabajan odontólogos colaboradores que cobran por lo que hacen. Para ellos, el realizado no es un dato clínico: es su nómina.

7.1. Se liquida lo hecho, no lo presupuestado

El colaborador cobra por actos realizados, casi siempre con un porcentaje sobre su importe. Si la clínica liquida sobre lo presupuestado, paga por trabajo que quizá nunca se haga; si liquida sobre lo cobrado, retrasa el pago por causas ajenas al colaborador. El realizado es la base más justa, y solo funciona si se marca bien. El método está en la liquidación de odontólogos colaboradores.

Cada acto realizado tiene un autor, y es lo que sostiene la liquidación de cada colaborador.

7.2. Por quién y en qué fecha

Para liquidar hace falta saber qué profesional hizo cada acto y en qué fecha. Si el realizado no guarda el autor, la liquidación se reconstruye con la agenda, y la agenda no dice qué se hizo, solo quién tenía la cita. Las fórmulas habituales de comisión están en las comisiones de odontólogos por tratamiento.

8. Errores al registrar lo realizado

Los errores al marcar lo realizado se repiten en casi todas las clínicas, y casi todos nacen de lo mismo: el acto se registra en un sitio y no en el otro.

8.1. Un solo gesto para la boca y el dinero

La solución de fondo es que marcar el realizado sea un único gesto que actualice a la vez el odontograma y el plan. Cuando son dos pasos en dos pantallas, alguien se salta uno.

8.2. Corregir sin borrar

Si un acto se marcó en la pieza equivocada, hay que poder corregirlo. Lo que no puede pasar es que la corrección borre el rastro: cada cambio tiene que quedar con su autor, su fecha y el valor anterior. Es lo que sostiene la historia ante una reclamación.

9. Qué aporta obeliOmed

En obeliOmed, marcar un acto como realizado es un solo gesto que cambia la boca y el dinero a la vez.

9.1. El realizado pinta la boca

Marcar un acto del plan como realizado lo pinta en el odontograma, con su fecha y su autor. El estado de la pieza se guarda por capas, de modo que la corona no borra la endodoncia, y cada cambio queda con el valor anterior. En cada pieza dental se puede subir su radiografía.

9.2. El importe pasa a realizado

El mismo gesto mueve el importe del acto. Bajo cada plan se ve cuánto hay propuesto, aceptado, pendiente de presupuestar, presupuestado y realizado. Una urgencia puede marcarse como realizada sin esperar al presupuesto, y la prótesis y su trabajo de laboratorio van dentro del mismo plan.

9.3. Lo que no hacemos

• No decidimos cuándo un acto está terminado. Lo marca quien lo hizo.
• No marcamos nada por lotes. Cada acto se marca el día que se hace.

Todo ello dentro del software para clínicas dentales de obeliOmed. El circuito completo, en el presupuesto de clínica dental, del plan al cobro.