Verifactu: qué es el sistema de facturación verificada de la Agencia Tributaria

1. Qué es Verifactu, en una frase

Verifactu es el sistema técnico de la Agencia Tributaria que introduce requisitos obligatorios sobre los programas informáticos de facturación —generación, encadenamiento, firma e integridad de los registros— con la posibilidad opcional de remitir en tiempo real cada registro a la propia Agencia como garantía adicional para el emisor, en desarrollo del artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria y del Real Decreto 1007/2023.

1.1. Requisito de todo software de facturación

Verifactu no es un producto ni un servicio contratable, es un conjunto de requisitos técnicos que debe cumplir cualquier software de facturación utilizado por sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de la norma. Los proveedores de software deben adecuar sus programas para cumplir el estándar, y los usuarios deben usar programas adecuados. Ambas obligaciones son independientes y ambas conllevan régimen sancionador propio.

1.2. Reforma del Real Decreto 1007/2023

El desarrollo reglamentario está en el Real Decreto 1007/2023, que aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales. Ese reglamento y las órdenes ministeriales de desarrollo son la referencia técnica principal para conocer el detalle concreto de las obligaciones aplicables.

2. Por qué existe Verifactu

La norma responde a un objetivo declarado y a un contexto europeo.

2.1. La Ley Antifraude

La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal introdujo en la Ley General Tributaria el mandato de que los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Verifactu es el desarrollo reglamentario de ese mandato y el estándar técnico común que asegura ese cumplimiento en todo el ecosistema de software fiscal de nuestro país.

2.2. Lucha contra el software de doble uso

El objetivo declarado de la norma es acabar con el software de doble uso —programas que permiten ocultar ventas, borrar registros o alterar el histórico— que la Agencia Tributaria ha identificado como facilitador de fraude fiscal a lo largo de los últimos años. Verifactu obliga a que el software de facturación deje trazabilidad estructural que hace inviable ese tipo de manipulación posterior de los registros originalmente generados por el sistema.

2.3. Alineación con el modelo europeo

El diseño de Verifactu se alinea conceptualmente con otros modelos europeos de control fiscal en tiempo real —como el TicketBai vasco o los sistemas de e-invoicing implantados en distintos países de la Unión Europea— y anticipa el modelo europeo unificado que se está discutiendo a escala comunitaria. La transición a la facturación electrónica obligatoria B2B, prevista también en la Ley Crea y Crece, se articulará sobre esta misma base técnica.

3. Cómo funciona el sistema

Los cuatro elementos técnicos principales que caracterizan la operativa Verifactu.

3.1. Registro de facturación por cada operación

Cada operación de facturación genera un registro de facturación en formato estructurado, con la información completa que la operación incluye. Ese registro es inmutable una vez generado y queda encadenado con el registro anterior por medio de una huella criptográfica que impide alterar retroactivamente ninguno de los registros de la cadena sin que la ruptura de la cadena sea detectable objetivamente.

3.2. Huella hash encadenada

Cada registro incluye la huella hash del registro inmediatamente anterior, formando una cadena secuencial. Esta técnica —análoga a la que se usa en otros contextos de integridad de datos— garantiza que cualquier alteración de un registro pasado invalida todos los registros posteriores, con lo que la manipulación selectiva del histórico se hace técnicamente inviable en la práctica operativa habitual.

3.3. QR y URL de verificación

Cada factura emitida por un sistema Verifactu incluye un código QR que enlaza con una URL de verificación en el sistema de la Agencia Tributaria. El destinatario de la factura puede escanear el QR y comprobar en tiempo real que la factura ha sido efectivamente emitida por el remitente indicado, con la garantía institucional que ese circuito de verificación aporta a la operación.

3.4. Remisión opcional a la Agencia Tributaria

El sistema contempla la remisión opcional en tiempo real de cada registro a la Agencia Tributaria a través de un servicio web específico, lo que constituye el modo Verifactu propiamente dicho. Los emisores que se acogen a ese modo obtienen ventajas comparativas y presunción de cumplimiento reforzada, aunque asumen la remisión sistemática de todos los registros que generen desde su sistema de facturación.

4. A quién obliga y cuándo

El ámbito de aplicación y el calendario están regulados por el Real Decreto 1007/2023 y por las órdenes ministeriales de desarrollo.

4.1. Sujetos incluidos

Están sujetos al cumplimiento las personas y entidades que desarrollen actividades económicas empresariales o profesionales en territorio de aplicación del impuesto y que utilicen sistemas informáticos para el registro de sus operaciones de facturación. El ámbito es amplio y cubre a la práctica totalidad del tejido empresarial que use software para gestionar la facturación, con las excepciones específicas que la propia norma establece expresamente.

4.2. Sujetos excluidos

Están excluidos, entre otros, los contribuyentes en régimen de estimación objetiva del IRPF que no facturen, los sujetos ya obligados al Suministro Inmediato de Información con carácter general, los territorios forales del País Vasco y Navarra —que tienen sus propios sistemas equivalentes como TicketBai— y otros supuestos específicos previstos reglamentariamente. La exclusión es objetiva y depende del régimen fiscal aplicable, no de la voluntad del sujeto.

4.3. Calendario de aplicación

El calendario exacto de aplicación depende del tipo de sujeto y ha sido objeto de sucesivas modificaciones reglamentarias que han ido escalonando la entrada en vigor efectiva de la obligación en distintos momentos. Para conocer con precisión el plazo aplicable a un supuesto concreto es imprescindible consultar la normativa vigente actualizada y las últimas modificaciones aprobadas por la Agencia Tributaria en las fechas más recientes disponibles públicamente.

5. Los dos modos: verificado y no verificado

La norma contempla dos formas de cumplir la obligación, con implicaciones distintas.

5.1. Modo Verifactu

En el modo Verifactu propiamente dicho, cada registro de facturación se remite a la Agencia Tributaria en tiempo real por servicio web. Los sujetos que se acogen a este modo se benefician de una presunción reforzada de cumplimiento y ven simplificadas ciertas obligaciones formales, y las facturas emitidas incluyen la mención explícita de haber sido remitidas al sistema Verifactu de la Agencia Tributaria en la propia factura entregada.

5.2. Modo no verificado

En el modo no verificado, los registros se generan cumpliendo todos los requisitos técnicos —encadenamiento, hash, integridad— pero no se remiten en tiempo real a la Agencia Tributaria. Los registros quedan conservados y disponibles ante requerimiento, sin la remisión sistemática. Este modo cumple igualmente la obligación legal pero sin la presunción reforzada del modo Verifactu remitido en tiempo real al sistema oficial.

5.3. La elección del modo

La elección entre uno y otro modo es una decisión operativa que cada sujeto adopta en función del análisis de coste-beneficio para su caso concreto. La ventaja de la presunción reforzada del modo Verifactu se compensa con la carga técnica y operativa que la remisión sistemática impone, y la decisión debe tomarse con asesoramiento profesional adecuado que valore las circunstancias específicas del centro concreto.

6. Obligaciones de una clínica frente a Verifactu

Las clínicas privadas están sujetas al régimen general con las particularidades del sector.

6.1. Uso de software homologado

La clínica debe usar software de facturación que cumpla el estándar Verifactu, con el certificado del proveedor de conformidad con los requisitos reglamentarios. El uso de software no adecuado es infracción específica prevista en la norma, con régimen sancionador propio, y la responsabilidad de la elección del software recae en el sujeto emisor, no en el proveedor del programa concreto que se esté utilizando en cada momento.

6.2. Conservación de registros

Los registros de facturación generados por el sistema deben conservarse por los plazos legales aplicables, con la integridad y la accesibilidad que la norma exige. La destrucción intencionada o negligente de registros es infracción grave con sanción propia, con independencia del resto de obligaciones tributarias que pueda haber respecto a las operaciones a las que esos registros se refieren.

6.3. Respuesta a requerimientos

Ante requerimiento de la Agencia Tributaria, la clínica debe poder aportar los registros de facturación en el formato estructurado que la Agencia requiera, con la información completa y con la trazabilidad de la cadena. La incapacidad de responder a un requerimiento por deficiencias del sistema es circunstancia agravante en la valoración del cumplimiento global de las obligaciones fiscales y de gestión del centro.

7. Qué debe cumplir tu software con Verifactu

Cinco criterios técnicos comprobables antes de asumir que el software es apto.

7.1. Los tres criterios de integridad

• Generación de registros estructurados con toda la información que la norma exige.
• Encadenamiento hash entre registros consecutivos que impide manipular el histórico.
• QR de verificación en cada factura emitida por el sistema.

7.2. Los dos criterios operativos

• Remisión opcional a la AEAT configurable para el modo Verifactu propiamente dicho.
• Certificado del proveedor de conformidad con los requisitos reglamentarios.

7.3. La prueba con una factura simulada

Emite una factura de prueba con el sistema y comprueba tres cosas: que el registro se genera con el encadenamiento hash, que la factura incluye el QR de verificación y que el sistema puede aportar el registro estructurado ante requerimiento. Si todo cierra con evidencia técnica objetiva, la infraestructura funciona. Si algo se hace a mano o falta, el sistema no está en cumplimiento reglamentario.

8. Errores frecuentes al hablar de Verifactu

Tres confusiones habituales en la conversación con proveedores y en la contratación de software.

8.1. «Verifactu es opcional»

El cumplimiento del estándar Verifactu es obligatorio para los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de la norma. Lo que es opcional es el modo Verifactu propiamente dicho —la remisión en tiempo real a la Agencia Tributaria—, pero el cumplimiento de los requisitos técnicos del software es obligatorio para todos los incluidos. Confundir la opcionalidad del modo con la opcionalidad del cumplimiento es un error habitual que puede llevar a incumplimiento sancionable de la propia norma.

8.2. «Mi software actual sirve, ya emito facturas»

El software que actualmente emite facturas correctamente puede no cumplir los requisitos técnicos específicos de Verifactu, que son concretos y detallados. La comprobación exige el certificado del proveedor de conformidad con el reglamento, no la mera funcionalidad aparente de emisión de facturas. Un software que emite facturas correctamente sin ese certificado técnico específico puede ser insuficiente para el cumplimiento reglamentario del estándar Verifactu concreto que la norma exige.

8.3. «Con TicketBai ya cumplo, no necesito Verifactu»

Los sujetos sometidos a TicketBai —régimen foral vasco— están excluidos de Verifactu por la exclusión reglamentaria expresa. Pero para el resto de sujetos, TicketBai no sustituye a Verifactu. Cada régimen aplica a su territorio y a sus sujetos correspondientes, y las opciones no son intercambiables. Un sujeto de territorio común no puede optar por cumplir TicketBai en lugar de Verifactu para su régimen fiscal ordinario aplicable en cada caso concreto.

9. Qué aporta obeliOmed con esto

El módulo de facturación del sistema está diseñado para cumplir el estándar Verifactu desde su concepción.

9.1. Registros con encadenamiento hash

Cada factura emitida genera un registro estructurado con el encadenamiento hash frente al anterior, garantizando la integridad de la cadena histórica de facturación del centro. Los registros son inmutables una vez generados y quedan conservados por los plazos legales con la trazabilidad completa que la norma exige, sin margen para manipulaciones posteriores del histórico.

9.2. QR de verificación en cada factura

Las facturas emitidas por el sistema incluyen el QR de verificación que enlaza con el circuito oficial de la Agencia Tributaria. El destinatario puede verificar en tiempo real la autenticidad de la factura recibida, con la garantía institucional que ese circuito aporta y con la comodidad de un simple escaneo del código impreso.

9.3. Modo verificado configurable

El sistema soporta tanto el modo verificado —con remisión en tiempo real a la AEAT— como el modo no verificado, y la elección se configura desde la administración del centro. Los cambios de configuración quedan trazados con quién y cuándo se hicieron, y el sistema respeta el modo elegido para todas las facturas emitidas a partir del cambio con la coherencia técnica que la norma exige.